Un project Management office (PMO) è un gruppo — interno o esterno a un’azienda — che stabilisce, mantiene e garantisce standard per la gestione dei progetti in tutta l’organizzazione. Sono i custodi delle migliori pratiche, lo stato del progetto e la direzione — tutto in un unico punto.
“Alla fine della giornata, i PMOS sono in atto per aiutare le ORG a fornire valore ai loro stakeholder per progetti e programmi”, afferma Brian Weiss, vice President, practitioner career development del Project Management Institute.
Secondo PM Solutions research, l ‘ 85% delle aziende ha avuto un PMO nel 2016, in aumento del cinque % rispetto al 2014. Hanno anche scoperto che la percentuale di 30 delle aziende senza un piano PMO per implementarne uno.
Il ruolo del PMO potrebbe cambiare man mano che l’intelligenza artificiale e la trasformazione digitale prendono piede, ma nel clima aziendale di oggi, ecco cosa dovrebbe fare un PMO, quali tipi dovresti considerare e chi ne ha davvero bisogno.
Ruoli e responsabilità di un PMO
Un PMO assicura che le procedure, le pratiche e le operazioni aziendali vadano bene — in tempo, sul budget e tutto allo stesso modo. ” I PMO sono lì per garantire il successo di progetti e programmi, e questo è fondamentale perché le organizzazioni forniscono valore attraverso progetti e programmi”, ha affermato Weiss. “Il modo in cui lo fanno dipende da come si trovano all’interno dell’organizzazione.”
Secondo l’impulso della professione 2017 di PMI, quelle aziende che allineano il loro PMO a livello aziendale alla strategia avevano il 38% in più di progetti che soddisfano gli obiettivi originali e l’intento aziendale rispetto a quelli che non lo facevano. Avevano anche 33 per cento in meno progetti ritenuti fallimenti.
Michael Fritsch, vice presidente PMO di Confoe, che fornisce entrambi i servizi PMO e aiuta le aziende a creare i propri PMO interni, afferma che un buon PMO:
- Fornisce un concreto, ripetibile, benefici a lungo termine per il business
- Allinea con la strategia aziendale e la cultura
- È agile abbastanza per adattarsi come strategia turni
- È un fattore chiave per l’organizzazione altamente performante
- Integra dati e informazioni aziendali progetti strategici/supporta la balanced scorecard
- Consente la condivisione di risorse, metodologie, strumenti e tecniche per il successo del progetto in tutta l’azienda
- Identifica e sviluppa la metodologia di project management, di best practice e standard
- Allenatori, istruttori, treni e fornisce supervisione per project manager e personale
Mentre tutto quanto sopra è importante, Fritsch afferma che l’ultimo elemento è anche un modo per le aziende di sviluppare talenti, anche al di fuori del PMO.
” Quel centro di eccellenza può anche essere il percorso di carriera”, ha detto. “Si pastori gente attraverso la progressione di carriera.”Non è raro, dice, che i project manager salgano al livello esecutivo in un’azienda. Anche questa è una parte fondamentale della conservazione, in modo che i project manager all’interno del PMO non vedano quell’ufficio come il punto finale delle loro carriere (e, possibilmente, un vicolo cieco, e se ne vadano).
Per ulteriori informazioni sulla creazione di un PMO di successo, vedere “Come sviluppare un piano strategico PMO.”
Diversi tipi di PMO
In ordine di minor supporto alla maggior parte del supporto, i tre tipi generali di PMO sono di supporto, Controllo e Direttiva.
- Un PMO di supporto è il tipo di PMO “kumbaya”, dice Fritsch, dove un PMO fornisce aiuto se necessario. “Entra, ti daremo idee, ti daremo le migliori pratiche e puoi ignorarci completamente e non diremo nulla.”
- Un PMO di controllo non è del tutto privo di mani, ma non è nemmeno un task master. ” Mette in una certa misura il controllo dei progetti”, ha detto Fritsch. Fornisce modelli aziendali, procedure e reporting. È ” quel punto centrale di far rispettare alcuni standard, fornendo tutto quel supporto, ma il PMO non è responsabile di tutto”, ha detto, aggiungendo che questo è il tipo più comune di PMO.
- Un PMO di direttiva è dove il PMO dirige la gestione del progetto del lavoro, supporta e controlla il mondo, e non lascia spazio a margini di manovra sul seguire i modelli, le procedure e i requisiti di reporting delineati dal PMO. Questi sono più comuni in ambienti altamente regolamentati e ad alto rischio.
I PMOS possono essere rivolti anche all’interno o all’esterno. I PMO interni ” colmano il divario tra i team che stanno facendo uno sviluppo agile e uno sviluppo molto iterativo”, ha affermato Jeff Grieshaber, senior manager di World Wide Technology. Sono anche comuni nelle organizzazioni che eseguono programmi di grandi dimensioni nella trasformazione dei processi aziendali.
I PMO esterni hanno molte delle stesse qualità di quelli interni, ma sono anche “davvero bravi a comunicare con i clienti e gli stakeholder e i team di prodotto che stanno facendo lo sviluppo del lavoro che stai gestendo”, ha affermato Grieshaber.
I PMOS, come tutto, si evolveranno e cambieranno durante la rivoluzione digitale. Gartner si aspetta che il ruolo del PMO cambi a causa della trasformazione digitale, soprattutto perché l’intelligenza artificiale diventa più pervasiva e assume le funzioni PMO tradizionali. Entro il 2030, prevedono che più PMO che possono ora esistere all’interno di un’organizzazione “si amalgameranno in un’unica funzione interessata al cambiamento, alla strategia, all’evoluzione del progetto e alla governance dell’organizzazione”, secondo un rapporto di aprile 2017.
Hai bisogno di un PMO?
Il posto migliore per iniziare quando si considera se è necessario o meno un PMO è dare un’occhiata a come opera la propria azienda e vedere se diversi segmenti di esso stanno già lavorando insieme tra sistemi e gruppi in armonia, o se operano come silos con sistemi diversi e non parlano spesso tra loro. Se la tua azienda è la seconda, allora un PMO può aiutarti. Inoltre, se stai per implementare progetti significativi o modifiche strategiche — o la strategia che hai già non viene soddisfatta, un PMO potrebbe essere giusto per la tua organizzazione.
“Se si eseguono progetti, i progetti hanno un livello significativo di costo o hanno un livello significativo di impatto, quindi si può davvero beneficiare del PMO”, ha affermato Fritsch. “Certamente, più grandi sono i progetti, più grande è il budget, più ci sono progetti, quindi più puoi beneficiare di un PMO.”
Ciò che le aziende riconoscono come PMOs oggi potrebbe non essere quello che vedono in futuro, però. Gartner si aspetta che il numero di PMO IT diminuisca a seguito della rivoluzione digitale, anche se alcuni si trasformeranno in funzioni di change management e diventeranno parte della funzione di strategia di livello C. La società di analisi prevede inoltre che, entro il 2030, le partnership tra esseri umani, macchine intelligenti e AI elimineranno “circa l ‘80% del” lavoro” che rappresenta la maggior parte della disciplina, delle pratiche e delle attività di gestione del progetto di oggi”, secondo il rapporto. Per i professionisti del PMO, ciò significa adattare comportamenti e pratiche. Per le aziende, ciò significa abbracciare i cambiamenti nella professione a beneficio delle loro organizzazioni e delle loro linee di fondo.