Cos’è Cloud ERP e come funziona?

Cloud ERP è un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) che viene eseguito sulla piattaforma cloud di un fornitore rispetto a una rete locale, consentendo alle organizzazioni di accedere tramite Internet. Il software ERP integra e automatizza le funzioni aziendali finanziarie e operative essenziali e fornisce un’unica fonte di dati, tra cui la gestione dell’inventario, degli ordini e della supply chain e aiuta con l’approvvigionamento, la produzione, la distribuzione e l’evasione.

Dato questo ambito, qualsiasi sistema ERP deve essere altamente disponibile per tutte le unità aziendali, ovunque i dipendenti possano lavorare, e fornire una visione unificata e aggiornata dei dati. L’ERP as a service basato su cloud soddisfa questi requisiti. Poiché le organizzazioni accedono al software su Internet, tutto ciò che serve è la connessione e un browser.

Che cos’è il software ERP Cloud?

Poiché è ospitato dal fornitore ERP e fornito come servizio alle aziende, il software ERP cloud supporta la stessa, o migliore, funzionalità dei sistemi on-premise senza la maggior parte degli aspetti negativi, come i costi di licenza iniziali.

Nel suo rapporto, IDC ha detto “la domanda di sistemi ERP basati su cloud continua a crescere a causa della loro capacità di accedere e analizzare enormi quantità di dati in tempo quasi reale.”

Ciò significa che le informazioni di inventario in tempo reale per i team di vendita e liberare i team finanziari per tenere d’occhio la pista di cassa e rispondere rapidamente agli audit o ad altre richieste di dati sulle prestazioni.

Video: Che cos’è Cloud ERP?

Componenti del software ERP Cloud

Tutti i software ERP basati su cloud offrono funzionalità finanziarie e contabili di base. Da lì, i tipi di moduli o applicazioni che un’organizzazione sceglie di implementare dipendono dal proprio settore e dalle specifiche esigenze aziendali. I moduli ERP cloud disponibili includono:

• Contabilità finanziaria e contabilità
• Human capital management (HCM) e/o di gestione delle risorse Umane software (HRMS)
• gestione di rapporto del Cliente (CRM)
• gestione dell’Inventario
• gestione Ordini
• Appalto
• gestione della catena di Approvvigionamento
• gestione del Progetto
• Material requirements planning (MRP)

Cloud ERP Concetti

e ‘ importante capire alcuni concetti di base associati con cloud ERP, come abbiamo approfondisci l’argomento:

1. strategia di Distribuzione: Il software ERP può essere distribuito on-premise/su server ospitati privati o acquistato in un modello “as a service”. Funzionalità ERP cloud di solito può essere consegnato più rapidamente, anche se in entrambi i casi, le aziende hanno bisogno di mettere da parte il tempo per la pianificazione, la migrazione dei dati, la personalizzazione e la configurazione e la formazione del personale.
2. ERP basato su cloud: software di pianificazione delle risorse aziendali ospitato fuori sede, sui server del fornitore ERP e fornito come servizio, accessibile tramite un browser Web.
3. ERP locale: Software di pianificazione delle risorse aziendali installato localmente, sui computer e sui server di un’azienda e gestito da personale IT interno o a contratto. Il software e la sua infrastruttura di supporto sono gestiti, memorizzati e mantenuti in-house.
4. Hosted ERP: un’azienda o un provider di hosting gestisce l’implementazione del software ERP e dell’infrastruttura associata. I modelli di distribuzione in hosting vengono spesso utilizzati quando le aziende cercano di esternalizzare le operazioni IT. Sebbene questa configurazione offra alcuni vantaggi cloud, non è un vero modello “as a service”.
5. Sicurezza end-to-end: Una connessione sicura e crittografata tra un fornitore ERP basato su cloud e i suoi clienti.
6. Licenza di abbonamento: L’azienda paga una quota fissa di abbonamento a intervalli di tempo specifici (annualmente o mensilmente) per utilizzare il software. Tale tariffa include normalmente tutta la manutenzione e gli aggiornamenti del software e può essere addebitata per utente o per organizzazione.

Cloud ERP vs. On-Premise ERP

La ripartizione di cui sopra probabilmente pone la domanda: Se i sistemi ERP basati su cloud e on-premise ERP forniscono funzionalità simili, perché scegliere il cloud?

Il software ERP locale è installato e gestito dal personale IT di un’azienda o da un provider di servizi gestiti. L’azienda concede in licenza la piattaforma software principale in anticipo e quindi acquista o affitta server, reti e storage di livello aziendale per eseguire fisicamente e ospitare il software e i dati associati. Le aziende che utilizzano ERP on-premise comportano costi aggiuntivi per manutenzione, risoluzione dei problemi, software aggiuntivo, aggiornamenti e personalizzazioni. Antivirus e software di sicurezza così come i sistemi di backup di storage e server sono anche costi aggiuntivi necessari.

L’ERP basato su cloud, al contrario, è ospitato e gestito dal fornitore, che fornisce il software in un modello “as a service” attraverso il cloud. Il fornitore è responsabile per l’applicazione, l’archiviazione dei dati, il sistema operativo sottostante, i server, l’infrastruttura fisica del data center e l’installazione di aggiornamenti di sicurezza e aggiornamenti delle funzionalità.

Mentre la differenza più evidente tra on-premise e cloud ERP è dove viene eseguito il software e chi lo gestisce, ci sono altre importanti distinzioni.

Tipi di software ERP Cloud

Per cominciare, non tutte le nuvole sono uguali. Alcuni fornitori ERP legacy hanno adattato il loro software per l’esecuzione dai propri data center connessi a Internet. Le aziende che implementano questi sistemi ERP potrebbero perdere tutti i vantaggi dell’ERP basato sul cloud, come gli aggiornamenti semplificati e la forza del modello di data center cloud, in cui un enorme pool di risorse supporta le applicazioni anziché dedicare l’infrastruttura ai singoli componenti software.

Esistono anche diversi tipi di software ERP cloud:

• Multi-tenant SaaS: una singola versione del software ERP e la relativa infrastruttura associata servono più organizzazioni. Tuttavia, mentre ogni organizzazione utilizza lo stesso software ed è ospitato sugli stessi server, i dati di una società rimane inaccessibile ad altri. Un vero sistema ERP cloud è in genere un SaaS multi-tenant.
• Single-tenant SaaS: una singola versione del software ERP e la sua infrastruttura associata serve una sola organizzazione. In altre parole, i dati di un’organizzazione sono ospitati su server privati che eseguonoun’istanza software unica. Alcuni fornitori di ERP cloud offrono ai clienti la possibilità di eseguire un’istanza privata o un’istanza condivisa.
• Cloud pubblico: di proprietà del fornitore di servizi, più organizzazioni condividono servizi di cloud computing. Tuttavia, i dati e le applicazioni di ciascuna organizzazione sono inaccessibili agli altri. Esempi di cloud pubblico includono Amazon Web Services, Google Cloud, Microsoft Azure e Oracle Cloud.
• Cloud privato: un servizio che non è condiviso con qualsiasi altra organizzazione.
• ERP ibrido: proprio come sembra, un approccio ERP ibrido combina software on-premise con un cloud privato o cloud pubblico per l’elaborazione, lo storage e i servizi.

8 Vantaggi del software ERP Cloud

Infrastruttura iniziale e costi operativi. Uno dei maggiori vantaggi di una soluzione ERP basata su cloud è la riduzione complessiva dei costi, che inizia dall’implementazione. Con l’ERP locale, un’azienda sosterrà costi iniziali per l’acquisto di server, creazione di database, implementazione iniziale, consulenti, personale IT, sicurezza e backup.

Le aziende con un sistema ERP locale si troveranno ad affrontare costi aggiuntivi per la manutenzione, risorse specializzate interne o a chiamata, aggiornamenti e aggiornamenti, nonché server aggiuntivi man mano che l’azienda cresce. L’ERP cloud generalmente costa circa il 30% in meno rispetto all’ERP on-premise. Poiché il fornitore ERP cloud ospita e gestisce il software sui propri server, le aziende evitano costi di infrastruttura iniziali e costi aggiuntivi per il personale IT, la manutenzione, la sicurezza e gli aggiornamenti. Il fornitore fornisce supporto IT continuo.

Velocità di implementazione. Uno dei maggiori ostacoli di qualsiasi nuova soluzione ERP è il tempo di implementazione, che può influenzare direttamente i tempi di inattività aziendali e il time to value—in uno studio, circa la metà delle aziende ha dichiarato che le loro implementazioni sono terminate nel tempo previsto. Un’azienda può normalmente ottenere installato e funzionante più rapidamente su un sistema ERP basato su cloud che on-premise in quanto non richiede la selezione e la configurazione di hardware o l’assunzione e la formazione del personale IT.

Accessibilità. Gli utenti ERP basati su cloud possono accedere alle informazioni aziendali in tempo reale, da qualsiasi luogo e su qualsiasi dispositivo. Ciò garantisce che i dipendenti di tutta l’organizzazione lavorino con gli stessi dati, indipendentemente dalla business unit o dalla posizione, e possano prendere decisioni più velocemente e con maggiore sicurezza.

Scalabilità. Senza le sfide di aggiungere più server per più utenti, sedi o filiali, le soluzioni ERP basate su cloud semplificano la scalabilità di un’azienda. Come un business cresce, il cloud ERP cresce.

Un’organizzazione può iniziare con la funzionalità di base e aggiungerne altre, se necessario, senza aggiungere altro hardware. Per non parlare, una soluzione ERP cloud consente agli utenti di tutto il mondo di accedere alle informazioni aziendali semplicemente collegandosi a Internet. Non sono necessari server locali, così come una società cresce per fusione o acquisizione, nuove unità possono essere portati in linea rapidamente. I fornitori di cloud in genere possiedono data center in tutto il mondo e manterranno i dati di ciascun cliente in più sedi, fornendo un servizio migliore e più affidabile di quanto la maggior parte delle aziende possa gestire da sole. Fornitori di software cloud in genere si sforzano per 99.disponibilità del 999%, che si traduce in meno di otto minuti di inattività non pianificata ogni anno.

Personalizzazioni e agilità. Proprio come l’ERP basato su cloud può essere scalato con un’organizzazione, può anche essere personalizzato più facilmente per adattarsi alle esigenze aziendali, dall’inizio o nel tempo, man mano che un’azienda cresce e si evolve. Mentre il software ERP locale può essere personalizzato, tali personalizzazioni sono legate al software attuale e forse difficili da reimplementare con le versioni future, in particolare se le integrazioni sono state sviluppate internamente. Questo è uno dei motivi principali per cui alcune aziende evitano di aggiornare i propri sistemi ERP locali e continuano a rimanere a corto di tecnologia obsoleta.

Inoltre, i sistemi ERP cloud tendono ad integrarsi bene con altri prodotti basati su cloud e nuovi moduli possono essere aggiunti a un sistema ERP cloud senza tempi di inattività o hardware aggiuntivo. Questo tipo di agilità consente a un’azienda di rimanere proattiva anziché reattiva, adattandosi più rapidamente ai cambiamenti del settore, alle tendenze dei consumatori, alle circostanze impreviste e altro ancora.

Aggiornamenti. I fornitori di ERP cloud in genere gestiscono tutti gli aggiornamenti e gli aggiornamenti del sistema su base continuativa, tenendosi al passo con le esigenze aziendali in continua evoluzione e assicurando che i clienti utilizzino la tecnologia più aggiornata. L’aggiornamento o l’aggiornamento del software ERP locale richiede più tempo e può anche comportare l’assunzione di contractorsto gestire il processo. Con cloud ERP, gli aggiornamenti possono richiedere fino a 30 minuti e di solito si verificano durante le ore di riposo per evitare interruzioni aziendali.

Sicurezza, conformità e disaster recovery. Affidarsi a un fornitore esterno per ospitare in modo sicuro i dati aziendali di un’azienda è una preoccupazione comprensibile per molte organizzazioni. Tuttavia, i provider ERP basati su cloud possono offrire sicurezza e conformità migliori di quelle che le aziende potrebbero altrimenti permettersi. Inoltre, un’azienda può rimanere sicura che i suoi dati siano sempre sottoposti a backup e che il fornitore sia dotato di procedure di disaster recovery pianificate e praticate.

A meno che le organizzazioni non dispongano di un piano di disaster recovery e business continuity, le soluzioni ERP locali comportano il rischio di perdita di dati catastrofica in caso di guasto hardware o software o di disastro naturale, incendio o effrazione.

I provider cloud offrono in genere sicurezza di livello enterprise e crittografia end-to-end dei dati tra il fornitore e l’organizzazione. Si noti che le aziende sono responsabili per l’identità e la gestione degli accessi degli utenti ERP cloud e dispositivi di protezione, come PC o smartphone.

Resilienza e accesso allo storage. Se l’hardware locale fallisce, un’azienda potrebbe spendere una notevole quantità di tempo e denaro per trasferire i dati a un nuovo sistema di archiviazione. Con l’ERP basato su cloud, i dati sono alloggiati nei data center del provider, di solito in modo ridondante e geograficamente dispersi. Ciò è anche utile in termini di accesso alle informazioni e ai dati aziendali su Internet, una considerazione importante poiché più posti di lavoro e operazioni si spostano online e le aziende cercano di automatizzare e semplificare i processi aziendali.

Cloud ERP Challenges

Mentre la tendenza è chiaramente verso un maggiore utilizzo del cloud, ci sono potenziali sfide che le organizzazioni possono affrontare:

Sistemi legacy. Se un’azienda più grande che utilizza un sistema ERP locale da molti anni cerca di passare a un ERP basato sul cloud, la migrazione potrebbe essere impegnativa e richiedere tempo e competenze significative.

Resistenza al cambiamento. Le aziende più grandi con team IT e amministrativi di grandi dimensioni potrebbero essere respinte dai principali stakeholder. Spostando il software ERP fuori sede, gli amministratori perdono il controllo sui processi che diventano automatizzati e, con il fornitore che gestisce tutta la manutenzione e l’infrastruttura, i team IT perdono il controllo su determinati processi operativi.

Conformità normativa. Le aziende con politiche di sicurezza informatica particolarmente severe, restrizioni sull’hosting delle informazioni dei clienti nel cloud e problemi di conformità normativa potrebbero non sperimentare tutti i vantaggi di una soluzione ERP basata sul cloud. Tuttavia, i principali fornitori di software-as-a-service hanno fatto passi da gigante nel rispetto di regs come HIPAA e GDPR e di solito possono ospitare mandati intorno alla sovranità e alla località dei dati, quindi non dare per scontato che tu sia limitato all’ERP locale.

NetSuite ERP

NetSuite è stato costruito per il cloud e serve le piccole e medie imprese in tutti i settori, offrendo approfondimenti in tempo reale, un migliore servizio clienti e costi della supply chain ridotti integrando e automatizzando le funzioni finanziarie e operative essenziali. Scopri come NetSuite ERP può portare la tua organizzazione al livello successivo.