Se si possiede una piccola impresa, prima o poi, si sta andando ad avere bisogno di monitorare le spese quotidiane della vostra azienda come si costruisce la vostra impresa da zero.
Può sembrare inutile quando stai iniziando, poiché le tue spese in conto capitale più piccole potrebbero apparire prive di fondamento e avere scarso effetto sulla tua attività. Ma prima si inizia il mantenimento di una nota spese di business su un intervallo regolare, il meno lavoro che dovete fare durante la stagione fiscale e momenti in cui il capitale operativo è basso.
Che cos’è una nota spese aziendale?
Se il nome è un’indicazione, le note spese aziendali sembrano tenere traccia di ogni centesimo speso durante l’esecuzione della tua azienda, ma sebbene ciò sia vero in una certa misura, non è esattamente quello che sono. Le note spese sono essenzialmente forme che corrispondono a tutti i soldi spesi per viaggi, pasti, alloggio, formazione, spese accessorie e intrattenimento che un dipendente o un imprenditore acquista di tasca propria invece di utilizzare una diaria precedentemente fornita.
Il modulo o il rapporto viene compilato regolarmente (in genere mensilmente o trimestralmente), quindi inviato al contabile della società, al reparto contabilità fornitori o al proprietario. Una volta che le spese sono state giustificate con una ricevuta per l’acquisto e l’approvazione della società, alla persona che ha presentato il rapporto viene inviato un assegno per il rimborso delle spese sostenute.
Motivi per cui è necessario utilizzare una nota spese aziendale
Le note spese possono essere un lavoro noioso, ma alla fine servono i migliori interessi dell’azienda in caso di controversia finanziaria o audit. Archiviando questi rapporti su base regolare, è possibile garantire che voi ei vostri dipendenti sono budgeting correttamente per le spese necessarie per mantenere il vostro business finanziariamente sicuro, così come mantenere il morale aziendale e buona volontà.
Nessun dipendente (o imprenditore) vorrebbe mai utilizzare i propri fondi personali per fare il lavoro che sono assunti per fare per uno stipendio. Quindi mantenere e archiviare una nota spese lascia tutte le parti coinvolte in una situazione finanziaria migliore rispetto a consentire che tali costi siano assunti dal dipendente o dal proprietario anziché dalla società.
Se sei un solopreneur o se si esegue un micro-business, note spese possono sembrare sciocco, ma ancora una volta, sono altrettanto importanti per la vostra azienda come lo sono per un dipendente di una società come Apple o Disney. Monitoraggio dove si spendono i fondi per impegnarsi in attività professionali della vostra piccola impresa sono una parte del controllo fiscale del vostro business e deve essere utilizzato al momento del deposito delle tasse per tenere conto con precisione per quanti soldi la vostra azienda ha speso durante tutto l’anno.
Come fare una nota spese che è su misura per il vostro business
Singoli settori possono dettare ciò che i moduli di nota spese della vostra piccola impresa devono contenere in base a quali costi sono standard per la vostra azienda a fare affari. Ad esempio, se un certo numero di dipendenti sono in vendita, e si prevede di prendere di tanto in tanto potenziali e affermati clienti a pranzo oa cena, il modulo di nota spese della vostra azienda dovrebbe riflettere l’opportunità per il membro del team di vendita di presentare una ricevuta per il cibo e intrattenimento e i dettagli della spesa facilmente in modo che possano essere rimborsati per l’importo speso wining e pranzo di un cliente. Pertanto, l’ingresso o il codice per i pasti dovrebbero essere standard sul modulo di nota spese della tua azienda.
Un altro esempio di personalizzare efficacemente le note spese della tua piccola impresa per le tue esigenze è quello di consentire un codice o una voce dedicata alle spese di formazione o conferenze. In molti settori oggi, rimanere in cima alla nuova tecnologia, sessioni di brainstorming think-tank, o rinnovi di certificazione è necessario per rimanere competitivi. Se la tua azienda non tiene regolarmente conto di tali eventi e workshop nel budget annuale, includere tale opzione in una nota spese personalizzata per il rimborso è una scelta conveniente e ragionevole.
Modelli o esempi di note spese generali aziendali possono essere trovati online facilmente, ma ogni piccola impresa è unica e si dovrebbe tentare di modificare i modelli per rispecchiare le vostre esigenze aziendali specifiche. A volte questi modelli sono solo in un formato di carta stampata e altri sono tutti digitali. In entrambi i casi, ricordarsi di assicurarsi che tutti i costi richiesti per il rimborso sono supportati da una fattura o ricevuta. Questo non è solo una misura sana per i file di contabilità, ma può anche essere necessario un audit fiscale essere necessario.
Se non hai mai utilizzato una nota spese prima e non riesci a determinare se desideri utilizzare un modulo cartaceo o un’opzione online, inizia con un rapporto cartaceo fino a quando non hai l’abitudine di compilarne uno prima di passare a un servizio basato su cloud o un’applicazione digitale.
Un esempio di una nota spese di base per le piccole imprese è incluso di seguito:
Questo modello può essere semplicistico, ma cattura il minimo di ciò che le note spese della tua azienda dovrebbero tenere traccia e può essere facilmente modificato per includere più categorie o una varietà di eventi. I dipendenti che spesso viaggiano a conferenze, intrattengono i clienti o partecipano a diversi workshop e sessioni di formazione ogni anno dovrebbero essere in grado di inserire tutte le loro informazioni per il mese (o più) su ciascun modulo.
Se il modello di cui sopra è troppo rudimentale, una semplice ricerca online può rivelare una vasta selezione di carta e digitale note spese opzioni tra cui scegliere. Se sei interessato ai servizi di monitoraggio delle note spese basati su cloud, aziende come Procurify, Zoho Expense e Rydoo offrono sistemi popolari che rendono la registrazione delle spese semplice e intuitiva.
Come prendere il controllo fiscale della vostra piccola impresa
Proprietari di piccole imprese sarebbe saggio iniziare a utilizzare note spese, non appena sono in grado nel processo di ottenere la loro azienda da terra. Oltre a fornire con l’opportunità di tenere traccia di dove i soldi della vostra piccola impresa sta andando in un dato momento, essi consentono di preparare per la stagione fiscale e rimanere davanti a un audit, così come assicura i dipendenti si sentono valutati sapendo che la loro azienda copre le spese sostenute mentre erano concentrati sul fare il loro lavoro.
Una società di successo è quella in cui il controllo fiscale è saldamente fissato nelle mani dell’imprenditore, e un sistema di report di spesa aziendale stabilito può aiutare a raggiungere questo obiettivo.