E ‘ vero che correttamente riconoscendo email aziendali migliorerà il tasso di successo, fare affari nel 21 ° secolo. Innumerevoli numero di e-mail nel mondo degli affari viene inviato per ricevere informazioni, effettuare una richiesta, fare un reclamo o eseguire un piano. Per riconoscere queste varietà di e-mail professionalmente, è necessario riconoscerli in base alla richiesta del mittente.
Ci sono modi peculiari di riconoscere le e-mail che ricevi professionalmente. Nota questi dieci suggerimenti per riconoscere la ricezione di un’e-mail come imprenditore o individuo.
1 – Apprezza il Mittente
L’apprezzamento è un associato di riconoscimento. Come destinatario, puoi vincere il tuo mittente semplicemente inviando una risposta “grazie” per confermare la ricezione dell’e-mail. Ad esempio, il cliente ha inviato un’e-mail di reclamo. Il primo passo per vincere un tale cliente non è una reazione, ma apprezzamento. È possibile inviare una e – mail come questa:
Esempio I-Riconoscendo una e-mail professionalmente
‘Grazie, abbiamo ricevuto la tua e-mail.’
Le email che apprezzano un mittente creeranno sicuramente l’impressione che il destinatario non sia uno snob.
2 – Essere semplice
Essere diretto quando si desidera riconoscere una e-mail professionalmente. Rendere le vostre dichiarazioni chiare ed essere specifici. Conferma di aver ricevuto l’e-mail come individuo o rappresentante di un’azienda.
3 – Lavorare sul punto focale
Il punto focale dell’e-mail che hai ricevuto dovrebbe essere adeguatamente lavorato per mostrare che effettivamente riconosci di aver ricevuto l’e-mail. È possibile ricreare i punti focali in base alle informazioni aggiuntive che si desidera allegare come risposta al mittente.
4 – Invia un messaggio Time-bound
Un’azienda può rivelare il proprio livello di efficacia ed efficienza attraverso la sua risposta alle e-mail dei clienti.
Nel caso in cui un cliente invii un’e-mail di reclamo, puoi confermare l’e-mail inviando un limite di tempo su quando i problemi sollevati saranno affrontati. Troverete un esempio più avanti in questo post.
Se si riceve un’e-mail a cui non è possibile partecipare tempestivamente, riconoscere l’e-mail e comunicare al mittente l’ora in cui verrà risolto il problema.
5 – Presentazione educata
Il detto “ci sono due lati di una moneta” conferma il fatto che le condizioni delle cose possono essere positive o negative.
La tua risposta a un’e-mail dovrebbe essere basata sulle informazioni che l’e-mail presenta. Le informazioni potrebbero essere positive o negative. Riconoscendo la ricezione di una e-mail non dovrebbe riflettere le emozioni di rabbia e frustrazione. Presenta il tuo riconoscimento dell’e-mail educatamente per mostrarti le opinioni del tuo mittente.
6 – Dai i suggerimenti necessari
Ci sono volte in cui un destinatario riconosce un’e-mail perché i problemi non sono tali da poter essere risolti tramite un’e-mail. In casi di questa natura, dare suggerimenti necessari su come risolvere i problemi sollevati dal mittente. Al mittente potrebbe essere richiesto di venire in azienda o incontrare qualcuno. Tali suggerimenti dovrebbero essere chiaramente indicati.
Esempio II-Riconoscere un’email professionalmente
Caro John,
Ci dispiace che tu abbia avuto problemi con il trasferimento di denaro che inviamo al tuo conto bancario. Potrebbe essere necessario visitare la vostra banca per risolvere questo problema. Chiedi al tuo account officer di scriverci tramite la nostra e-mail di assistenza clienti, e lui o lei dovrebbe citare il tuo ID affiliato per permetterci di verificare la tua identità.
Se questo non risolve questo problema, fatecelo sapere in modo che possiamo prendere ulteriori misure. Ringraziamento.
Saluti,
7 – Rispondi alle domande
Ci sono e-mail che sono piene di domande. È possibile riconoscere la ricezione di tali e-mail dando risposte a tali domande senza esonerarne alcuna. Se non è possibile rispondere prontamente a queste domande, basta dare un limite di tempo che le risposte saranno inviate.
A volte, ci sono domande che richiedono risposte urgenti. Per domande di questa natura, le risposte dovrebbero essere date senza indugio.
8 – Coinvolgere il mittente
Ci sono alcune e-mail che richiedono di coinvolgere il mittente. Questo perché il mittente ha contribuito a voi in modo positivo e si desidera confermare la ricezione del loro contributo positivo. Coinvolgerli dando loro la possibilità di porre domande nelle email successive o fare alcune richieste è un modo di coinvolgere il mittente.
Puoi anche coinvolgere il mittente informandolo che può inviare i propri commenti sulle attività a cui ha contribuito tramite l’e-mail ricevuta.
Esempio III – Riconoscendo una e-mail professionalmente
Ciao James,
Grazie per una risposta rapida. Sono contento che hai trovato l’applicazione web molto utile. Scoprirai sicuramente più funzionalità nei prossimi giorni.
Non esitate a contattarmi per una richiesta di funzionalità, suggerimento o reclamo in qualsiasi momento. Sarò molto lieto di dare una mano in qualsiasi modo.
Cordiali saluti,
9 – Evidenziare l’unicità del mittente
È possibile ricevere una e-mail che mostra le capacità del mittente, ad esempio, una e-mail che si occupa di domanda di lavoro con il curriculum del mittente collegato ad esso. Il riconoscimento di tale e-mail dovrebbe indicare i risultati professionali del mittente per sottolineare il fatto che il curriculum del mittente è stato controllato e la società rispetta i risultati del mittente.
Esempio III-Riconoscere un’email professionalmente
Cara Ruth,
Siamo lieti che tu sia interessato a lavorare con la nostra azienda. Siamo lieti che tu abbia completato il tuo MBA in così giovane età.
Il tuo curriculum è stato passato al nostro dipartimento risorse umane. Potete contattarci se non ricevete un messaggio da loro entro i prossimi cinque giorni lavorativi.
Vi auguriamo il meglio nella vostra applicazione.
Saluti,
10 – Informazioni dettagliate
Informazioni dettagliate devono essere fornite nelle informazioni di conferma per evitare confusione. È necessario riconoscere l’e-mail del mittente fornendo alcune informazioni dettagliate come le date in cui verranno eseguite le procedure necessarie.
Ad esempio, un riconoscimento per un colloquio di lavoro dovrebbe fornire informazioni dettagliate sulla data del colloquio, l’ora e la sede.
Dopo che un’azienda ha inviato e-mail ai propri clienti chiedendo il livello di soddisfazione dei propri clienti sui loro beni e servizi, un cliente può inviare un’e-mail di conferma per apprezzare i servizi dell’azienda. Il cliente deve fornire informazioni adeguate come prodotti specifici che rendono i servizi della società meritano l’apprezzamento e-mail.
Conclusione
In conclusione, tieni presente che l’importanza di riconoscere professionalmente le e-mail non può essere sottovalutata. Facendo questo tutto il tempo vi aiuterà a stare fuori dal branco di concorrenti e mantenere i vostri clienti a tornare.