In Canada, ci sono molte sovvenzioni e opportunità di finanziamento aperte alle organizzazioni senza scopo di lucro e le imprese in crescita. Alcuni sono specificamente progettati per supportare l’assunzione o la formazione delle competenze, mentre altri sono orientati verso programmi di sviluppo sociale o progetti di ricerca innovativi.
Poiché le sovvenzioni sono fondi non rimborsabili forniti da una società, un trust, una fondazione o un dipartimento governativo, l’approvazione delle sovvenzioni è un processo competitivo. Il finanziatore si applica a vuole sapere come si sta progettando di spendere i loro soldi. Quindi, per motivare la tua domanda di sovvenzione, dovrai presentare un budget di sovvenzione di alta qualità come parte della tua proposta.
Che cos’è un budget di sovvenzione di alta qualità?
Un budget di sovvenzione di alta qualità è uno schema completo e accurato dei costi del programma o del progetto e della loro ammissibilità ai sensi della sovvenzione per cui stai facendo domanda.
Fornire un budget di alta qualità come parte della domanda di sovvenzione:
- Aumenta la vostra probabilità di ottenere approvato
- Rende più facile per eseguire il programma dal momento che si sa esattamente quanto si può spendere
- Consente di preparare un’accurata relazione del sussidio più veloce quando è il momento di riferire al vostro finanziatore
Scrivere un bilancio per una sovvenzione non è la stessa come la creazione dell’organizzazione bilancio di esercizio.
Mentre un budget operativo descrive le entrate e le spese previste per l’anno successivo, un budget di sovvenzione descrive i costi associati al progetto che stai cercando di finanziare per il periodo di tempo coperto dalla sovvenzione.
Non sai come preparare un budget per una proposta di sovvenzione? Questi 3 passi vi mostrerà la strada.
Come preparare un budget per la tua proposta di sovvenzione
Passo 1: Comprendere i requisiti del finanziatore
Prima di preparare il budget del programma o della borsa di ricerca, controlla il formato richiesto. Mentre alcuni finanziatori vi permetterà di utilizzare il proprio modello di bilancio, altri vi fornirà un modello che incorpora le loro linee di bilancio e categorie.
Suggerimento pro: Se non è necessario utilizzare il modello del finanziatore, allineare il budget della sovvenzione con il piano dei conti dell’organizzazione per semplificare i rapporti futuri.
Ecco alcuni altri punti chiave che vorrai chiarire prima di scrivere un budget per una sovvenzione.
Quali informazioni specifiche sul budget è necessario fornire?
Il finanziatore vuole:
- Informazioni relative solo alla sovvenzione che stai richiedendo,
- Informazioni sul programma o progetto che stai cercando di ottenere finanziato, O
- Il tuo budget operativo complessivo
Se la richiesta non è chiara sulla loro applicazione, cerca di ottenere chiarimenti dal finanziatore. In caso contrario, è meglio impostare il budget predefinito di un programma o di un progetto e fornire informazioni coerenti con la narrativa della sovvenzione (maggiori informazioni in seguito).
Che tipo di spese sono ammissibili e che periodo di tempo copre la sovvenzione?
- Se le spese generali sono ammissibili, considerare l’aggiunta di un importo aggiuntivo (~10%) per coprire costi come il vostro spazio ufficio, apparecchiature informatiche o sito web, o fornitori di servizi come il contabile o contabile in outsourcing. Alcuni finanziatori potrebbero impostare un limite sulle spese generali consentite. Pertanto, è necessario ottenere chiarezza dal finanziatore sulle spese generali prima di creare il budget.
- Comprendere il periodo di tempo coperto dalla sovvenzione ti consentirà di creare una cronologia simile per il tuo budget.
Quale livello di dettaglio sta cercando il finanziatore?
- Se hai bisogno di soldi per pagare uno stipendio, alcuni finanziatori vogliono sapere che il loro stipendio è pagato per, quanto tempo che stai spendendo per il vostro programma e il loro stipendio annuale
- Se hai bisogno di soldi per pagare per un evento o un incontro, alcuni finanziatori vogliono sapere i dettagli come la data specifica(s) e la precisa localizzazione
- Se il finanziatore non richiedono un preventivo dettagliato, l’obiettivo dovrebbe essere quello di mantenere il bilancio semplice. Il bilancio fornito costituirà la base della relazione finale che verrà presentata al finanziatore alla fine della sovvenzione. Pertanto, è nel vostro interesse mantenere il bilancio dritto in avanti e includere solo informazioni che aggiungono valore alla proposta.
Passo 2: Lavora con i tuoi compagni di squadra per determinare i costi
Creare la giustificazione del budget per le sovvenzioni richiede di lavorare con i membri del team che eseguiranno il tuo programma o progetto per capire le loro esigenze previste e i costi associati.
Si noti che i costi per l’esecuzione del programma sono considerati costi diretti, mentre le spese generali che supportano l’infrastruttura dell’organizzazione sono costi indiretti. Assicurati di utilizzare “numeri reali” che riflettono accuratamente questi costi mentre determini cosa includere nel budget della sovvenzione.
Qui ci sono alcuni elementi da considerare:
- spese per il personale: Includere i dettagli su quanto tempo il vostro programma o membri dello staff di ricerca sarà necessario spendere per il tuo progetto
- Materiale spese: Fornire un’analisi dei tipi e gli importi delle forniture di cui avrete bisogno
- i costi di Viaggio: Includere informazioni come il numero di viaggi previsti e il numero di giorni e di persone per ogni viaggio
- costi di Evento: Questi possono includere il costo di affittare uno spazio per il vostro evento o il noleggio di apparecchiature audio e video provider
- le spese di Catering: Se il tuo evento o programma saranno soddisfatte, fornire dettagli come il numero di persone partecipanti e il costo a testa
- Dono spese: anche se spesso trascurato, fringe benefit come volontario, i regali di grazie e onorari per i diffusori dovrebbero essere inclusi
Ecco un esempio di ciò che è possibile includere in un budget per la tua proposta di sovvenzione:
Non dimenticare che potrebbero esserci dei costi per garantire che il tuo programma o evento sia accessibile. Se il tuo programma aiuta i nuovi canadesi a lavorare sul loro inglese, ad esempio, potrebbe essere necessario un budget per l’assistenza all’infanzia per i partecipanti che sono genitori o un traduttore per facilitare il tuo programma.
Ricorda: Più tempo si investe nella ricerca dei prezzi, ottenere preventivi da fornitori e verificare che tutti i costi si sommano, più accurata e affidabile sarà la preparazione del budget. Rivedere a fondo le informazioni che hai assemblato assicura anche avrete le risorse e la tecnologia necessarie per portare a termine con successo il vostro progetto o programma.
Punto 3: Assicurati che il tuo budget si allinei con la tua narrativa
Oltre al tuo budget, la maggior parte dei finanziatori vorrà ricevere una narrativa della proposta di sovvenzione che spieghi lo scopo e gli obiettivi del tuo programma o progetto, come verrà eseguito e il tuo risultato previsto.
Per migliorare le tue possibilità di ottenere l’approvazione, assicurati che il tuo budget di sovvenzione sia coerente con la tua narrativa di sovvenzione. Puoi farlo controllando che qualsiasi cosa nella tua narrativa con un costo collegato ad essa si rifletta nel budget che hai preparato.
Per esempio:
- Se il vostro è un programma annuale, il tuo racconto deve essere indicato chiaramente che il programma avrà una durata di un anno, e il bilancio dovrebbe riflettere le spese di quello stesso anno
- Se il tuo racconto si afferma che il programma prevede lezioni di inglese per i nuovi immigrati, assicurarsi che il vostro budget include qualsiasi traduttore spese per il personale, programma dedicato del tempo del personale, o i costi di affitto per lo spazio per ospitare il vostro costituenti
Con le numerose opportunità di finanziamento disponibili per l’organizzazione, vale la pena di prendere il tempo di capire come preparare un budget per una sovvenzione proposta. Se hai bisogno di aiuto per creare un budget accurato per la tua domanda di sovvenzione, Enkel può aiutarti. Contattaci per scoprire come assistiamo le imprese e le organizzazioni non profit in tutto il Canada con la loro contabilità, rendicontazione finanziaria e budgeting.