Aggiornato il 12 gennaio 2021
Sei tenuto per legge a trattenere le imposte sui salari per conto dei tuoi dipendenti, ma ottenere ritenute e tutte quelle altre deduzioni sui salari può essere difficile. Tra i lavoratori statunitensi, l ‘ 82% riferisce di aver trovato un errore nel loro stipendio ad un certo punto. E quando lo zio Sam trova qualcosa di sbagliato, può significare una penalità del 15% o più!
Mentre la matematica che devi fare per calcolare detrazioni e ritenute non è molto complessa, può essere scoraggiante mantenere tutte le parti mobili diritte. Ecco perché abbiamo messo insieme questa guida dettagliata con tutto quello che c’è da sapere. E se stai cercando esempi più specifici su come calcolare il libro paga, consulta la nostra guida dettagliata.
Se stai cercando qualcosa di specifico, sentiti libero di fare clic su uno qualsiasi degli argomenti qui sotto per andare avanti:
- Retribuzione lorda, retribuzione netta e salari imponibili
- Ritenuta vs. deduzioni
- Ritenute obbligatorie sui salari
- Deduzioni volontarie sui salari
- Credito extra! Dipendenti esenti contro dipendenti non esenti
Retribuzione lorda contro retribuzione netta
Le detrazioni e le ritenute costituiscono la differenza tra retribuzione lorda e retribuzione netta. La retribuzione lorda è l’importo totale che il dipendente guadagna dal proprio stipendio o salario orario più eventuali bonus, commissioni e altre forme di compensazione. Ad esempio, se si paga i dipendenti due volte al mese, un dipendente stipendiato che fa $48.000 all’anno guadagnerà wages 2.000 in salari lordi ogni periodo di paga. Questa retribuzione lorda è dove la maggior parte dei calcoli iniziano per l’IRS “salari soggetti a ritenuta” per stipendi dei dipendenti.
Alcune ritenute sui salari sono imposte obbligatorie sui salari; altre detrazioni sono volontarie, il che significa che il dipendente ha la possibilità di non pagarle. Molte deduzioni volontarie come l’assicurazione sanitaria o 401 (k) contributi sono deduzioni al lordo delle imposte che hanno l’effetto di ridurre la retribuzione lorda imponibile di un dipendente. Una volta che sono state effettuate ritenute e deduzioni, la retribuzione netta rimanente è ciò che si paga ai dipendenti.
Ritenuta contro detrazioni
Le ritenute e le detrazioni sono spesso trattate come sinonimi sui tuoi paystubs. Tecnicamente, però, il termine trattenuta si riferisce specificamente alle tasse federali o statali che si prendono dalle buste paga dei dipendenti e inviare al governo. Tutte le ritenute sono obbligatorie.
Le detrazioni sono di solito volontarie e includono risparmi pensionistici opt-in, assicurazione sanitaria o donazioni. Ci sono anche alcune deduzioni involontarie, come quando i salari sono guarniti per pagare le tasse arretrate o il mantenimento dei figli. Alcune detrazioni sono al lordo delle imposte, nel senso che riducono i salari lordi per i calcoli delle imposte. Altri sono presi dopo che le tasse sono state trattenute. Non preoccuparti se questo è confuso — daremo un’occhiata più da vicino alle deduzioni specifiche di seguito.
Le ritenute e le detrazioni hanno due elementi cruciali in comune: prelevare l’importo corretto per ciascun dipendente e quindi inviare questi fondi all’agenzia fiscale o al fornitore di servizi appropriati.
Ritenute obbligatorie del libro paga
Imposta federale sul reddito
È tua responsabilità in quanto imprenditore trattenere e pagare l’imposta federale sul reddito per i tuoi dipendenti. In primo luogo, ricordate che l’imposta sul reddito si basa su due fattori: 1) la retribuzione lorda o salari si paga un dipendente e 2) le informazioni trattenute che i dipendenti forniti sul loro modulo W-4. Sai già il loro tasso di paga. Il loro modulo W-4 vi dirà se avete bisogno di trattenere le tasse per loro al tasso sposato o singolo, quanti dipendenti hanno sostenuto, ed eventuali importi aggiuntivi il dipendente vuole essere trattenuto da tali guadagni.
Imposta sul reddito statale e locale
Proprio come l’imposta sul reddito federale, utilizzerai la retribuzione lorda come base per l’importo dell’imposta sul reddito statale e locale da trattenere. Ogni stato imposta queste tariffe individualmente (alcuni stati non hanno alcuna imposta sul reddito a tutti), quindi sarà necessario acquisire familiarità con le regole che si applicano alla vostra posizione e dipendenti. Dovresti anche assicurarti di essere aggiornato sulle ultime aliquote fiscali sui salari.
FICA
FICA, il Federal Insurance Contributions Act, richiede ai datori di lavoro di trattenere le tasse di sicurezza sociale e Medicare dai salari dei dipendenti. È necessario non solo trattenere una percentuale della retribuzione lorda imponibile del dipendente, ma anche corrispondere tale contributo fino al limite massimo di base salariale. Queste percentuali cambiano, quindi assicurati sempre di trattenere e abbinare l’importo corretto per l’anno fiscale. Per il 2021, il tasso FICA per i datori di lavoro scende al 6,2% per la sicurezza sociale e 1.45% per Medicare, o 7.65% totale per ciascuno. Per saperne di più su come FICA e ritenuta in dettaglio qui.
State Unemployment Insurance (SUI)
Ogni stato imposta il proprio tasso di assicurazione contro la disoccupazione, quindi non esiste uno standard negli Stati Uniti Quando ti registri con il tuo stato come datore di lavoro, ti richiederà anche di iscriverti all’agenzia di disoccupazione statale. La cosa importante da ricordare quando si calcola SUI è che si deve pagare queste tasse in base a dove vive il dipendente, non dove si opera il vostro business. Se hai un team di lavoratori remoti, questo può diventare un po ‘ complicato, ma la maggior parte degli stati ha risorse online per aiutarti a trovare la tua strada.
Assicurazione invalidità statale
Attualmente, cinque stati hanno una qualche forma di assicurazione invalidità statale che viene trattenuta dagli stipendi dei dipendenti: California, Hawaii, New Jersey, New York e Rhode Island. Ognuno ha requisiti diversi per i tassi di ritenuta, nonché come definiscono i salari e altro ancora.
Federal Unemployment Tax (FUTA)
Questa imposta fondi sussidi di disoccupazione per i dipendenti che perdono il lavoro. Come datore di lavoro, è necessario calcolare il 6% dei salari ogni dipendente guadagna per determinare quanto si deve in tasse di disoccupazione federali. Tuttavia, la FUTA non viene trattenuta dagli stipendi del dipendente, quindi non commettere quell’errore.
I datori di lavoro sono tenuti per legge a pagare le tasse di disoccupazione fino a quando un dipendente raggiunge $7.000 in salari imponibili per l’anno solare. Dopo di ciò, la tua responsabilità per l’anno per loro è soddisfatta. Le tasse federali di disoccupazione sono pagate trimestralmente. Non sei sicuro se sei tenuto a pagare FUTA? Date un’occhiata dettagliata alle tasse di disoccupazione federali.
Depositare le imposte obbligatorie sui salari
Dopo aver completato il libro paga, è necessario depositare le imposte sul reddito federali, sicurezza sociale, e fondi Medicare che si trattenuto con l’IRS. Ci sono due programmi di deposito – semi-settimanale o mensile – per questi pagamenti. Scopri di più sulla pianificazione corretta per la tua attività nella pubblicazione IRS 15-T. Ricordati di presentare il tuo rapporto trimestrale sul modulo 941 o annualmente sul modulo 944 che mostra gli stipendi che hai pagato, i suggerimenti che i tuoi dipendenti ti hanno segnalato e le tasse sul lavoro. Sarà inoltre necessario rispettare le regole di deposito fiscale dello stato.
Deduzioni volontarie del libro paga
Contributi del piano pensionistico
Come datore di lavoro, hai alcune opzioni per i piani di risparmio pensionistico per i dipendenti delle piccole imprese: SEP-IRA, SIMPLE-IRA o un tradizionale 401k. La maggior parte dei contributi pensionistici sono al lordo delle imposte e sono spesso abbinati dal datore di lavoro Per il 2021, i dipendenti possono contribuire fino a $19.500 a un piano di 401k. I lavoratori di età superiore ai 50 anni possono aggiungere un ulteriore contributo di recupero di $7.000 per portarli a annually 26.000 all’anno.
Benefici per la salute
Le piccole imprese con meno di 50 dipendenti equivalenti a tempo pieno non sono tenuti a fornire benefici per la salute ai propri dipendenti, ma è il vantaggio superiore dipendenti cercano. Molto spesso, la raccolta dei costi delle prestazioni sanitarie viene effettuata come detrazione del libro paga al lordo delle imposte. Ricorda che le detrazioni sul libro paga del piano sanitario, inclusi i pagamenti per conti di spesa flessibili o conti di risparmio sanitari, dovrebbero essere impostati come un importo in dollari e non una percentuale o la retribuzione del dipendente.
Assicurazione sulla vita o assicurazione invalidità
Molti datori di lavoro offrono programmi di assicurazione sulla vita di gruppo così come la copertura disabilità a breve termine ea lungo termine per garantire che i dipendenti ricevono ancora una parte del loro stipendio, anche se diventano disabili. Come i piani di assistenza sanitaria, questi programmi sono spesso amministrati da una grande compagnia di assicurazioni in grado di gestire le registrazioni per voi. Sarà necessario assicurarsi che le deduzioni corrette sono fatte e pagate per ogni dipendente che opta nel programma.
Parcheggio o pendolarismo
I vantaggi per i pendolari consentono di detrarre il costo delle tasse di parcheggio o di transito su base ante imposte per i dipendenti. Si prega di notare, questi fondi non possono essere utilizzati per compensare i costi delle spese legate alla bicicletta, carburante, o assicurazione auto. A partire dal 2021, il limite IRS sulle spese di trasporto o di parcheggio è di $270 per dipendente al mese, e contributi non sono più deducibili dalle tasse per il datore di lavoro.
Salute & benessere
Questi programmi possono essere un modo per contribuire a promuovere il benessere sul posto di lavoro e spesso includono deduzioni del libro paga per le appartenenze palestra scontati, programmi di perdita di peso, programmi di smettere di fumare, e screening di salute preventiva. Possono anche avere pagamenti per colpire determinati obiettivi. I benefici possono essere esentasse, ma i rimborsi e le ricompense per i dipendenti non lo sono. I sussidi per le spese di iscrizione alla palestra possono essere detratti dai datori di lavoro come spese aziendali per l’anno fiscale in cui sono stati pagati.
Uniformi
Se la tua azienda richiede uniformi e addebita ai dipendenti per loro, ricorda che le detrazioni sui salari per coprire il costo non possono ridurre la retribuzione oraria di un lavoratore al di sotto del salario minimo di $7,25 all’ora o influire sulla retribuzione degli straordinari ai sensi del Fair Labor Standards Act. Tuttavia, è consentito prorogare la detrazione per un periodo di tempo fino a quando la loro tariffa oraria non viene ridotta.
Quote sindacali
Le quote sindacali sono solitamente calcolate come una percentuale predeterminata del salario lordo del lavoratore e pagate regolarmente al sindacato locale. La sentenza della Corte Suprema 2018 Janus v. American Federation of State, County and Municipal Employees (AFSCME) ha cambiato le regole per la riscossione delle tasse da parte di dipendenti non sindacali che lavorano nei negozi sindacali. Ora, i dipendenti non sindacali devono attivamente opt-in per avere queste quote raccolte. La maggior parte dei sindacati ha anche requisiti specifici per le scale retributive e il libro paga, quindi prenditi il tempo per rivedere le regole e i regolamenti con il tuo partner sindacale. Le quote sindacali non si qualificano come detrazioni al lordo delle imposte.
529 piani di risparmio di istruzione
Quasi tutti gli stati hanno ora una qualche forma di piano di risparmio di istruzione 529 fiscale differita che offre un modo conveniente per i dipendenti di risparmiare. Alcuni piani statali hanno requisiti minimi di contribuzione insieme ad altre regole del piano 529. La maggior parte sono gestiti da grandi società di investimento, ma ogni stato ha un utile sito web pieno di informazioni su 529 deduzioni del libro paga.
Workplace giving o charitable contributions
La donazione automatica consente ai dipendenti di sostenere la loro causa preferita avendo un importo preselezionato detratto dal loro stipendio durante tutto l’anno. Ricordarsi di ottenere un opt-in scritto o elettronico per questo tipo di detrazione e lavorare con un partner affidabile come United Way.
Pignoramento dei salari
Mentre i dipendenti non devono acconsentire agli ordini di pignoramento dei loro salari, sono ancora considerati volontari poiché non fanno parte delle ritenute fiscali obbligatorie del governo. Un tribunale può richiedere che un datore di lavoro guarnire i salari per il mancato pagamento del debito o di mantenimento dei figli, o per altri motivi. In genere, un ordine di pignoramento verrà fornito con le istruzioni su come sarà necessario inviare questi pagamenti.
Credito extra! Exempt vs. Non-exempt employees
Il Fair Labor Standards Act ha stabilito l’attuale salario minimo, le regole di lavoro straordinario e altri standard di lavoro che è necessario avere familiarità con per ottenere il libro paga giusto. Ha anche definito le categorie di dipendenti che riguardano principalmente le protezioni straordinarie.
- I dipendenti”non esenti” possono guadagnare straordinari a un tasso di 1,5 volte la loro tariffa oraria regolare e devono essere pagati almeno il salario minimo federale di $7,25 all’ora.
- I dipendenti”esenti” (quelli esenti dal guadagno straordinario) devono essere stipendiati, guadagnare almeno $455 a settimana e svolgere funzioni lavorative come compiti esecutivi, amministrativi o professionali.
Comprendere questa distinzione è essenziale per il tuo libro paga (e in definitiva le tue detrazioni) perché devi calcolare la retribuzione straordinaria come parte della retribuzione lorda per i dipendenti non esenti. Per non parlare del fatto che le violazioni possono essere costose; i datori di lavoro che violano il salario minimo FLSA o le leggi di compensazione degli straordinari possono essere legalmente responsabili sia del deficit salariale che dei danni. Il governo offre questa guida a portata di mano per aiutare a garantire la conformità. Ricordatevi di controllare i requisiti straordinari stato anche qui.
Come fa questo fattore in deduzioni del libro paga? In determinate circostanze, i datori di lavoro possono detrarre paga quando i dipendenti esenti perdere il lavoro.
Questo è (finalmente) tutto, gente!
Le detrazioni sui salari potrebbero non essere sempre divertenti, ma farle bene è una parte importante della gestione della tua attività con successo. Speriamo che questa guida ti sia stata utile mentre pianifichi la tua prossima corsa alle buste paga e costruisci la squadra che ti aiuterà a raggiungere tutti i tuoi obiettivi.