Assumere un assistente virtuale e iniziare a delegare

Arriva un momento nella vita di ogni piccolo imprenditore quando guardano la loro to-do list e si rendono conto che semplicemente non può ottenere tutto fatto. Troppe e—mail a cui rispondere, troppi clienti a bordo, troppe campagne di marketing per organizzare-in ogni caso, hai bisogno di aiuto. Inserisci: assistenti virtuali.

Assistenti virtuali (VAs) sono appaltatori remoti che possono assumere una serie di “lavoretti” nella vostra azienda. Essi potrebbero concentrarsi su una serie specifica di compiti amministrativi, o potrebbero servire come un jack-of-all-trades. In entrambi i casi, delegando ad un VA vi aiuterà a crescere il vostro business senza bruciare.

Come sapere se hai bisogno di un assistente virtuale

Può essere difficile identificare il punto critico per quando assumere un assistente virtuale, ma ci sono alcuni segni comuni che è il momento di iniziare a delegare:

• Stai lavorando per lunghe ore su base regolare. Soprattutto se un sacco di tempo è speso facendo compiti ripetitivi o noiosi come rispondere ai commenti dei social media o e-mail di servizio al cliente, si potrebbe desiderare di pensare a delegare a un VA. Stiamo parlando di più di una brutta settimana qui o là-cercare i modelli di queste lunghe, ore noiose accadendo per diverse settimane di fila.

• Stai perdendo clienti o clienti perché non puoi rispondere alle e-mail in modo tempestivo. Una volta che inizi a perdere denaro perché non riesci a tenere il passo con la tua email, hai assolutamente bisogno di aiuto. Perdere clienti non è un’opzione per un business in crescita.

• Stai spendendo il tuo tempo su attività di valore inferiore. Questa è la vostra azienda, e si dovrebbe spendere il vostro tempo aggiungendo valore alla società in un modo solo è possibile. Il lavoro amministrativo è un set di competenze specifico, ma è uno che puoi delegare. Il tuo cervello? Non e ‘ trasferibile.

• Stai facendo un lavoro che non ti piace. Se vi piace alcuni di quei compiti noiosi, poi con tutti i mezzi bastone con loro. Potrebbero eccitarti o innescare idee che altrimenti non avresti. Ma assicurati che ti piaccia il tuo lavoro. Fare attività che non ti piacciono può portare al burnout, che avrà un effetto negativo sulla tua produttività e sulla tua attività.

Eseguire i numeri

La vostra salute mentale è il fattore più importante qui, ma si esegue un business, quindi è necessario dare un’occhiata alla linea di fondo e pesare che contro qualsiasi burnout imminente. Quando si tratta di esso, è necessario essere sicuri che il vostro assistente vi farà risparmiare più soldi di quanto costano.

Inizia monitorando il tuo tempo. E una cosa che dovresti fare comunque: È un modo semplice per individuare le inefficienze e vedere esattamente dove sta andando il tuo tempo, rispetto a dove pensi che stia andando. Controlla la nostra lista dei migliori strumenti di time-tracking per iniziare e trovare la scelta migliore per voi. Una volta che sai quanto tempo stai spendendo per ogni attività, è il momento di fare un po ‘ di matematica.

Scenario #1: Trascorri da sei a otto ore / settimana a trattare le domande dei clienti via telefono ed e-mail. A $22 / ora, che costerebbe $132-176 / settimana di esternalizzare ad un assistente virtuale. In quelle stesse sei ore, potresti fare qualcos’altro (lavoro cliente fatturabile, aumentando gli sforzi di marketing su Instagram, qualunque cosa abbia senso per la tua attività) che ti farebbe 3 300-400. In questo caso, i numeri mostrano che ottenere un VA ha senso finanziario per te.

Scenario #2: Trascorri tre ore / settimana a gestire un’attività amministrativa di livello superiore che richiede una certa conoscenza di base sia del settore che della tua attività/prodotto (ad esempio, parlando con i produttori). Dovresti trovare un VA che abbia lo stesso livello di conoscenza di base che fai (e pagare tassi più alti di conseguenza—ad esempio, $30-35/ora), e non hai un compito immediatamente redditizio che potresti fare con il tempo che risparmieresti. In questo caso, l’assunzione di un VA non vale la pena per voi-ancora. Una volta che hai abbastanza altri compiti da delegare, puoi consegnarlo, ma per ora ha il senso più finanziario di mantenere autotrasporti lungo te stesso.

Scenario #3: Hai analizzato i tuoi timelog e hai scoperto che stai spendendo da cinque a sette ore/settimana per il lavoro amministrativo. Hai circa due o tre ore di lavoro redditizio si potrebbe fare in quel lasso di tempo, così si sarebbe più o meno essere rottura anche assumendo un assistente. Questa è spesso la posizione più difficile in cui essere, dal momento che non c’è alcun guadagno monetario immediato da avere. Se odi il lavoro dell’amministratore e lo vuoi semplicemente fuori dal tuo piatto, assumere un assistente ne vale la pena, se solo per la tua tranquillità e per evitare il burnout. Potrebbe anche essere una buona idea di assumere un assistente ora se si dispone di una stagione intensa in arrivo in tre mesi: Con il tempo che colpisce occupato stagione, avrete il vostro VA completamente onboarded. Se, tuttavia, ti piace usare quelle attività amministrative per rilassarti alla fine di una giornata lavorativa, allora la pressione delegante è spenta.

Assistente virtuale vs assistente di persona

Se hai deciso che hai bisogno di aiuto, vale comunque la pena decidere: un assistente virtuale è la strada da percorrere? A volte, un assistente di persona potrebbe essere quello che stai cercando. Ecco alcune cose da considerare quando si prende questa decisione:

• Tipi di attività: Se la tua attività comporta un sacco di imballaggio di articoli per la spedizione o l’esecuzione di commissioni locali, allora avrai bisogno di un assistente di persona.

• La tua forma preferita di comunicazione: Se sei totalmente comodo comunicare via SMS, e-mail, Slack, e il telefono occasionale o videochiamata, poi un VA remoto farà il trucco. Se si scopre che prosperare con la comunicazione faccia a faccia, si potrebbe avere difficoltà a gestire un assistente virtuale.

• Disponibilità e costo del talento: a seconda di dove vivi, potresti non essere in grado di trovare un assistente locale con lo skillset richiesto. In alternativa, potresti non essere in grado di permetterti un assistente locale con lo skillset richiesto. Sarebbe un buon momento per rivolgersi a un VA.

Come trovare e assumere un assistente virtuale

Sai che hai bisogno di un VA e hai una buona idea di che tipo di lavoro dovrebbero fare per te. Il prossimo passo: trovare qualcuno. Trovare, assumere e onboarding un appaltatore è un processo approfondito, ma qui ci sono alcune linee guida per iniziare.

Dove cercare un assistente virtuale

Il modo migliore per trovare un assistente virtuale è quello di chiedere alla rete per i rinvii. Proprio come con qualsiasi posizione, le persone che vengono con una raccomandazione sono molto più propensi ad avere quello che stai cercando. Inizia pubblicando su LinkedIn, così come qualsiasi gruppo Slack o Facebook per i proprietari di imprese. Assicurati di includere i tipi di attività che stai cercando aiuto e che tipo di attività si sta eseguendo. Il più specifico sei, la migliore qualità dei rinvii persone possono inviare.

Se non sei in grado di assumere tramite referral, ecco alcune altre opzioni:

Utilizzare un servizio di assistente virtuale.

I servizi di assistente virtuale sono fondamentalmente agenzie online per assistenti virtuali. Ciò significa che non devi procurarti l’assistente da solo, il che può farti risparmiare un po ‘ di tempo. Il rovescio della medaglia, ovviamente, è che hai meno probabilità di ottenere qualcuno specializzato nel tuo specifico tipo di modello di business o industria.

• Zirtual si rivolge specificamente a imprenditori e professionisti. I piani partono da $398 / mese per 12 ore di attività da un assistente universitario con sede negli Stati Uniti.

• UAssistMe è più conveniente, ma ha più di un focus sul lavoro strettamente amministrativo (e.g., contabilità, servizio clienti, trascrizioni e gestione e-mail). I piani partono da $299 / mese per 20 ore di attività.

Utilizzare un marketplace freelance generale.

I marketplace freelance consentono agli appaltatori di presentare essenzialmente il loro lavoro a te. È possibile inviare le attività che avete bisogno fatto, e la gente risponderà con le loro informazioni e tariffe. Utilizzando un mercato si può aprire fino a un sacco di appaltatori qualificati, ma che viene fornito con un rovescio della medaglia: dovrete vagliare attraverso un numero enorme di applicazioni, molte delle quali non così grande. (Messaggi popolari otterrà ovunque da 25 a 100 offerte, e talvolta più). Sei anche costretto a passare attraverso il sistema di messaggistica dell’azienda e gli strumenti di fatturazione perché gli appaltatori sono penalizzati per lo spostamento al di fuori del sistema integrato. Il fatto che gli appaltatori devono tenere conto delle tasse che il mercato li addebita spesso significa che è possibile ottenere tariffe migliori altrove.

• Guru ha oltre tre milioni di appaltatori in tutto il mondo, che coprono una vasta gamma di competenze. Le opzioni di pagamento di Guru includono il pagamento per attività, per pietra miliare o oraria; oppure si può pagare su un programma ricorrente, che potrebbe funzionare bene per un accordo appaltatore in corso.

• Task Il marketplace virtual assistant di Pigeon è una propaggine del suo marketplace general task. Anche se questo non è il business primario di Compito Pigeon, si ottiene l’affidabilità di un team di gestione delle attività di fiducia vagliare gli assistenti. Per il pagamento, si pre-acquisto ore e quindi specificare quali sono le vostre esigenze.

• PeoplePerHour consente di pubblicare un lavoro o sfogliare liberi professionisti esistenti, e il pool di talenti copre una vasta gamma di servizi professionali, dalla progettazione allo sviluppo web al lavoro amministrativo. I prezzi sono orari o fissi, a seconda del progetto.

• Freelancer è un po ‘ più orientato verso liberi professionisti specializzati (si pensi designer, copywriter, ecc.), quindi è un ottimo posto dove andare se stai cercando qualcuno con uno sfondo specifico. Le opzioni di pagamento includono pagamenti milestone o pagamenti al completamento.

Cosa puoi aspettarti di pagare per un assistente virtuale

Come per la maggior parte delle professioni, le tariffe per VAS sono su tutta la mappa. Ecco alcune cose da tenere a mente mentre stai guardando gli assistenti virtuali e le loro tariffe:

Tipo di lavoro: Se stai guardando il lavoro amministrativo entry-level (gestione della posta elettronica, servizio clienti di base, ecc.), probabilmente pagherai $15-25 / ora. Se stai cercando attività di livello superiore (gestione del progetto, strategia dei contenuti, ecc.), potresti guardare 5 50 / ora o più. Upwork ha pubblicato i loro tassi medi per varie attività, che possono aiutarti a ottenere una stima migliore.

Velocità: tieni presente quando guardi le tariffe orarie che alcune persone lavorano più velocemente di altre. Qualcuno che carica $50 / ora potrebbe completare un progetto tre volte più veloce-e con la stessa qualità—di qualcuno che carica $25/ora, rendendolo più vantaggioso finanziariamente per te. Non fatevi ingannare dalle tariffe orarie ultra-basse.

Livello di esperienza: prendere in considerazione il livello di esperienza del VA. Si potrebbe essere tentati di andare per l’opzione più economica a trovare, ma una vasta esperienza può essere la differenza tra il lavoro di qualità e il lavoro che si finisce per dover rifare da soli.

Testimonianze dei clienti: Guarda le testimonianze dei clienti sul sito Web del VA e / o le loro raccomandazioni LinkedIn e chiedi alcuni riferimenti ai clienti da contattare via e-mail. Se qualcuno non è in grado di metterti in contatto con almeno due o tre persone per cui hanno lavorato prima, potrebbe significare che sanno che non riceveranno raccomandazioni brillanti.

Prepararsi a delegare

Prima dell’avvio del nuovo VA, è necessario essere preparati con due tipi di documentazione che semplificheranno il processo di onboarding e delega.

Procedure operative standard

Le procedure operative standard (SOP) sono essenzialmente manuali pratici per le attività che chiederai all’assistente di affrontare. Essi dovrebbero dare l’assistente tutte le informazioni di cui hanno bisogno per essere in grado di ottenere il lavoro fatto.

Potresti, ovviamente, scriverlo in un documento, ma ti suggeriamo di iniziare con uno screencast. Se ti registri mentre stai completando l’attività, puoi assicurarti che non ci siano passaggi persi nella documentazione. Se stai scrivendo qualcosa dalla memoria, è facile perdere i piccoli dettagli.

• Jing è gratuito e veloce da configurare. Una volta registrato il tuo screencast, puoi caricarlo sul loro server e ottenere uno screencast.com link da inviare al tuo assistente—oppure puoi scaricarlo come file. Jing ha un limite di tempo di cinque minuti, ma se per lo più si vuole fare screencast veloci—e non si vuole pagare per il servizio—è la scelta migliore.

• Snagit ti dà la possibilità di aggiungere annotazioni ai tuoi video per una maggiore chiarezza. Se hai compiti complicati che richiedono più di qualche minuto per essere spiegati, o vuoi essere in grado di evidenziare parti specifiche dello schermo o aggiungere segnali sullo schermo, questa è una buona opzione. Prezzi: $49.95 senza limite di tempo screencasting.

Una volta che hai fatto lo screencast, puoi scegliere di trascrivere le istruzioni se vuoi averlo anche per iscritto. (Vale la pena chiedere al tuo assistente se ciò sarebbe vantaggioso per loro.) Non dimenticate di mettere i link a tutti gli screencast in una cartella di Google Drive o Evernote notebook e condividere che con l’assistente, in modo che possano facilmente cercare.

Modelli

Se non hai già modelli per il tuo lavoro, ti consigliamo di avviare quel processo di documentazione. Dovresti anche fornire al tuo nuovo assistente esempi di modelli completati in modo che possano comprendere meglio il tuo stile di comunicazione quando si interfaccia con parti esterne.

Usando l’automazione come VA

Dopo un’attenta considerazione, potresti decidere di non essere ancora pronto ad assumere un assistente virtuale, o perché non ha senso finanziario o perché non hai abbastanza da delegare. O forse hai bisogno di togliere un po ‘ di lavoro dal tuo piatto immediatamente mentre cerchi un assistente. In entrambi i casi, automatizzare i processi è un buon punto di partenza.

Zapier può automatizzare quasi tutti i processi, ma qui ci sono alcuni suggerimenti già pronti per le attività che altrimenti si potrebbero consegnare a un VA.

• Aggiungi automaticamente i post del tuo blog ai social media.

• Semplifica il processo di onboarding del nuovo client.

• Aggiorna l’inventario senza l’immissione manuale dei dati.

Assumere un assistente virtuale è un grande impegno, ma può pagare a picche, sia finanziariamente che mentalmente. Se fate la vostra ricerca, assumere bene, e gettare le basi, sarete impostati per il successo. E una volta che il vostro nuovo VA è installato e funzionante, avrete più tempo ed energia da spendere per le cose che contano di più per voi e il vostro business.

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