Il rimborso non può superare il tasso IRS per viaggi d’affari. Parcheggio e pedaggi sono detrazioni aggiuntive in quanto non sono inclusi nella tariffa standard chilometraggio.
Che cos’è un “periodo di tempo ragionevole”? L’IRS afferma che si tratta di una situazione di fatti e circostanze. Tuttavia, ha linee guida che specificano ciò che costituisce un periodo di tempo ragionevole.
Se il dipendente ha ricevuto un anticipo, deve essere stato dato entro 30 giorni dalla data del viaggio. La spesa deve essere motivata entro 60 giorni dal pagamento della spesa.
Rimborso in eccesso-Qualsiasi rimborso in eccesso deve essere restituito entro 120 giorni dal ricevimento di una dichiarazione del datore di lavoro che elenca gli anticipi in sospeso.
Queste sono le linee guida IRS, e una società è libera di implementare regole più restrittive. Ad esempio, la società può richiedere la prova per le spese superiori a $25, piuttosto che l’IRS limit 75 limite.
Allo stesso modo, la società può pagare per il chilometraggio ad un tasso inferiore alla tariffa standard IRS. I rimborsi nell’ambito di un piano responsabile non sono reddito imponibile per i dipendenti e non sono indicati su 1040s dei dipendenti. Spese non rimborsate non possono più essere dedotti dai dipendenti.
Piani non imputabili
L’alternativa a un piano responsabile è un piano di indennità o non imputabile. Per definizione, un piano non imputabile è uno che non soddisfa i requisiti di un piano responsabile.
Di routine questi piani coinvolgono il datore di lavoro che fornisce un determinato importo, o un’indennità, al dipendente per il viaggio. Il dipendente non tiene conto al datore di lavoro della spesa di questi fondi.
L’importo dell’indennità è reddito imponibile e dovrebbe essere incluso sul W-2 del dipendente. Come accennato in precedenza, il TCJA ha modificato in modo significativo l’effetto delle spese out-of-pocket sul ritorno di un dipendente, in quanto non sono più deducibili come deduzione dettagliata.
Ciò aumenta l’importanza di rivedere i piani di rimborso e garantire che i dipendenti siano consapevoli di come questi cambiamenti possano influenzarli
Ordinario e necessario
Se una spesa viene rimborsata dal datore di lavoro o ricade sul dipendente, si applicano le stesse linee guida IRS. Una spesa deve essere ordinaria e necessaria secondo le regole IRS.
I termini “ordinario” e “necessario” hanno significati specifici ai fini fiscali e l’uso comune di queste parole non è applicabile qui.
Le spese ordinarie sono spese comunemente utilizzate e accettate dagli standard generali del settore, ovvero le spese per le cose tipicamente necessarie per gestire un’azienda. Una spesa è necessaria se è utile e appropriato nella gestione del business.
Concentrarsi sulla parola ” utile.”La spesa è utile, ma non necessaria, per condurre correttamente un’occupazione o un’attività commerciale.
Ciò che è ordinario e necessario dipende anche dalla situazione individuale. Può essere ordinario e necessario discutere di affari con un cliente in un ristorante costoso e fornire un servizio di limousine nella negoziazione di un contratto multimilionario. Al contrario, fare lo stesso per un cliente che acquista annually 500 ogni anno non sarebbe considerato ordinario e necessario.
Una spesa deve essere sia ordinaria che necessaria per essere deducibile o rimborsabile. L’IRS ha anche il diritto di applicare un criterio “sontuoso” per le spese aziendali e può impedire qualsiasi spesa che ritiene sontuoso o stravagante. Questo criterio viene normalmente applicato solo in circostanze estreme.
È importante dal punto di vista IRS, così come da un punto di vista etico, che tutti i rimborsi dei dipendenti siano gestiti correttamente ed equamente. Questa zona può essere facilmente abusata. Impostazione e seguendo le politiche per queste spese è una necessità per consentire un business di essere finanziariamente responsabile ed evitare richieste IRS. Se avete domande si prega di contattare Victor Evans a [email protected], Ross Walker a [email protected] o il tuo consulente fiscale VonLehman.