La comunicazione e-mail è iniziata nel 1971 quando Ray Tomlinson ha inviato la prima e-mail a se stesso. Mentre questa tecnologia ha già 43 anni, miliardi di email vengono inviate ogni giorno. A volte leggiamo ogni giorno e inviare più e-mail di incontrare persone reali. Tuttavia, nella comunicazione via e-mail commettiamo gli stessi errori, che dovremmo evitare per il nostro bene. Quindi, come migliorare le nostre e-mail?
Di seguito sono riportati 10 suggerimenti per una comunicazione e-mail efficace:
Sii chiaro e conciso
La maggior parte delle persone ha troppo poco tempo nel corso della giornata per leggere e rispondere alle e-mail. Il corpo dell’e-mail dovrebbe essere informativo e diretto. Mantieni le tue e-mail brevi e chiare, il tuo lettore lo apprezzerà. Considerare l’utilizzo di punti puntati o scrivere una e-mail separata per ogni argomento è necessario comunicare con qualcuno.
Ricorda: le lunghe e-mail succhiano la vita alle persone.
Sii educato
A meno che tu non sia in buoni rapporti con qualcuno, evita linguaggio informale, gergo, gergo e abbreviazioni inappropriate. Pensa a come la tua e-mail “si sente” emotivamente. Se le tue emozioni potrebbero essere fraintese, trova un altro modo per pronunciare le tue parole. Sii amichevole, rispettoso e grato.
Vuoi sapere quando usare un tono casual, formale, serio o amichevole?
Utilizzare un oggetto chiaro
Sulla base di un oggetto persone decidono se aprire una e-mail o meno. Molte persone ricevono un’enorme quantità di e-mail, è importante descrivere ciò che il lettore troverà all’interno.
Presta attenzione all’ortografia e alla grammatica
Questo è un modo semplice per dimostrare che ti interessa. Prova a leggere il tuo messaggio ad alta voce per aiutarti a cogliere eventuali errori grammaticali o fraseggi scomodi che altrimenti potresti perdere.
Tieni presente che l’email non è mai privata
Il tuo messaggio potrebbe essere inoltrato ad altre persone a tua insaputa. Se le tue informazioni sono altamente confidenziali, assicurati che si tratti della persona giusta.
Metti il tuo punto principale all’inizio
Se stai rispondendo a una domanda nell’e-mail di qualcuno, metti la risposta vicino all’inizio. La maggior parte delle persone non piace leggere lunghi paragrafi per ottenere il punto principale alla fine del messaggio.
Usa il tasto di RISPOSTA
Includi il messaggio precedente quando rispondi a un’e-mail. Non iniziare una nuova e-mail. Questa pratica consente di risparmiare tempo e il tempo del destinatario.
Essere Eco-friendly
Evitare di stampare e-mail quando possibile. Sarete in grado di mantenere le comunicazioni meglio organizzate e inoltre salvare gli alberi.
Evitare di URLARE
Non usare tutti i tappi, implica gridare. È ANCHE PIÙ DIFFICILE LEGGERE lettere digitate che hanno tutte le stesse dimensioni, quindi dai una pausa ai tuoi lettori.
Includi la tua firma
Non nasconderti dietro un’e-mail e includi il tuo nome. Chiudi il tuo messaggio con “Cordiali saluti”, “Saluti” o “Tutto il meglio”, a seconda della situazione. Non dimenticare di scrivere il nome di un’azienda sotto il tuo nome.
Renditi conto che una volta inviato il tuo messaggio, è impossibile da ricordare. Inviando il messaggio sbagliato a qualcuno si può danneggiare e rovinare il vostro business o di carriera. Controlla sempre il tuo messaggio e la riga del destinatario prima di inviare qualsiasi e-mail.
Suggerimento bonus: usa un modello di email!
Risparmiare tempo sulla creazione di belle campagne di posta elettronica utilizzando modelli di posta elettronica personalizzabili che vengono visualizzati correttamente su tutti i dispositivi!
Creare modelli mozzafiato