Utiliser des aides visuelles lors d’une présentation ou d’une séance de formation

21 juin 2018 – Gini Beqiri

Les aides visuelles peuvent améliorer vos présentations – elles peuvent augmenter la compréhension du public de votre sujet, expliquer des points, avoir un impact et créer de l’enthousiasme. Il est devenu plus important de rendre l’information visuelle:

« Quelque chose se passe. Nous devenons une société à médiation visuelle. Pour beaucoup, la compréhension du monde s’accomplit, non pas par des mots, mais par la lecture d’images  » – (Lester, 2006)

Dans cet article, nous discutons de la façon d’utiliser les aides visuelles pour des présentations ou des sessions de formation.

Que sont les aides visuelles ?

Les aides visuelles sont des éléments d’une manière visuelle, tels que des graphiques, des photographies, des clips vidéo, etc. utilisés en plus des informations orales. Les aides visuelles sont choisies en fonction de leur objectif, par exemple, vous pouvez :

• Résumer les informations.
• Réduisez la quantité de mots prononcés, par exemple, vous pouvez afficher un graphique de vos résultats plutôt que de les lire.
• Clarifier et montrer des exemples.
• Créer plus d’impact, par exemple, si votre présentation porte sur les risques pour la santé du tabagisme, vous pouvez montrer des images des effets du tabagisme sur le corps plutôt que de décrire cela. Vous devez considérer le type d’impact que vous souhaitez avoir à l’avance – voulez-vous que le public soit triste, heureux, en colère, etc.?
• Soulignez ce que vous dites.
• Faites un point mémorable.
• Améliorez votre crédibilité.
• Engager le public et maintenir son intérêt.
• Rendre quelque chose plus facile à comprendre pour le public.

Préparation et utilisation d’aides visuelles

Une fois que vous avez décidé d’utiliser une aide visuelle, vous devez vous assurer que le public est capable de comprendre rapidement l’image – elle doit être claire. Ils peuvent être utilisés tout au long de votre discours, mais essayez d’utiliser uniquement des aides visuelles pour les points essentiels car il peut être fatigant pour le public de passer d’un visuel à l’autre.

Préparation

• Réfléchissez à la façon dont une aide visuelle peut soutenir votre message. Que voulez-vous que le public fasse?
• Assurez-vous que votre aide visuelle suit ce que vous dites, sinon cela déroutera le public.
• Évitez d’encombrer l’image car elle peut sembler désordonnée et peu claire.Les aides visuelles doivent être claires, concises et de haute qualité.
• Gardez le style cohérent, comme la même police, les mêmes couleurs, les mêmes positions, etc.
• Utilisez des graphiques et des tableaux pour présenter les données.
• Le public ne doit pas essayer de lire et d’écouter en même temps – utilisez des aides visuelles pour mettre en évidence vos points.
• Un message par aide visuelle, par exemple, sur une diapositive, il ne devrait y avoir qu’un seul point clé.
• Utilisez des aides visuelles avec modération – ce sont des ajouts destinés à souligner et à soutenir les points principaux.
• Assurez-vous que votre présentation fonctionne toujours sans vos aides visuelles en cas de problème technique.
• Entraînez-vous à utiliser les aides visuelles à l’avance et demandez des commentaires à vos amis et collègues. Demandez-leur s’ils peuvent voir clairement l’aide visuelle et comment ils l’interprètent.

Pendant la présentation

• Assurez-vous que les aides visuelles peuvent être vues par tout le monde dans le public.
• Face au public la plupart du temps plutôt qu’à l’image.
• Évitez de lire à partir de l’aide visuelle.
• Dès que vous montrez l’aide visuelle, l’attention du public sera attirée sur elle, vous devez donc l’expliquer immédiatement. Vous serez ignoré si vous parlez d’autre chose.
• Expliquez clairement au public pourquoi vous l’utilisez.
• Lorsque vous n’avez plus besoin de l’aide visuelle, assurez-vous que le public ne peut pas la voir.

Adaptez-vous à votre public

Choisissez vos aides visuelles tactiquement pour attirer votre public. Cela signifie trouver des images auxquelles votre public peut se rapporter, des images qu’il trouvera familières et des images qu’il aimera. Pensez également au style d’aide visuelle qui convient au public; est-ce une présentation assez sérieuse? Pouvez-vous être humoristique? Est-ce plus formel ou informel?

Exemple d’utilisation d’aides visuelles

Types d’aides visuelles

Il existe une variété de différents types d’aides visuelles, vous devez décider laquelle conviendra à votre présentation et à votre public.

PowerPoint

Microsoft PowerPoint est largement utilisé pour les présentations car il est facile de créer des présentations attrayantes et professionnelles et il est simple de modifier et de réorganiser le contenu par rapport à d’autres aides visuelles. Vous pouvez insérer une gamme d’éléments visuels dans les diapositives, ce qui améliorera l’attention du public. De plus, le public peut généralement mieux voir les diaporamas que les autres aides visuelles et vous n’avez pas à vous en éloigner. Cependant, votre présentation peut sembler non professionnelle si ce logiciel est mal utilisé.

Conseils:

1. Avoir un arrière-plan clair et simple.
2. Évitez d’utiliser trop de types de polices ou de tailles de polices différentes.
3. N’utilisez les animations que dans un but, par exemple, pour révéler les étapes d’un processus, sinon cela peut être distrayant et avoir l’air amateur.
4. Utilisez une grande taille de police – un minimum de 24pt.
5. Utilisez des puces pour résumer les points clés.
6. Pensez à fournir des documents de diagrammes car le public trouvera les diagrammes plus faciles à lire.
7. Évitez de mettre trop de texte sur une diapositive.
8. Évitez d’utiliser du texte rouge ou vert car il est difficile à lire.
9. Il ne devrait y avoir qu’un seul point clé pour chaque diapositive.
10. Ayez toujours un plan de sauvegarde en cas de problème technique et vous ne pouvez pas montrer les visuels le jour, par exemple, apportez des documents ou une affiche.

Tableaux blancs

Les tableaux blancs sont parfaits pour fournir des explications supplémentaires, telles que montrer l’ordre d’un processus, créer des diagrammes ou expliquer des mots ou des phrases complexes. Ils sont souvent utilisés pour afficher des en-têtes et noter les suggestions d’audience. Les tableaux blancs sont également idéaux pour afficher des informations importantes pendant toute la durée de la présentation, telles que les définitions clés, car le public peut simplement jeter un coup d’œil au tableau blanc pour un rappel.

Conseils:

• Assurez-vous que le public a suffisamment de temps pour prendre des notes avant de frotter quelque chose du tableau blanc.
• Écrivez de manière concise pour éviter de vous éloigner trop longtemps du public.
• L’écriture manuscrite doit être grande et lisible.
• Entraînez-vous à l’avance car vous pourriez vous sentir nerveux à l’idée d’écrire devant un public à ce moment-là.

Documents à distribuer

Les documents à distribuer sont des documents qui contiennent des informations clés de votre présentation ou qui peuvent fournir des informations supplémentaires. Ils vous empêchent d’accabler le public car il y aura moins d’informations sur les diapositives et donc moins d’informations dont ils ont besoin pour écrire.

Conseils:

Vous devez considérer quand vous voulez donner les documents au public:

• S’il est donné au début et au milieu de votre présentation, le public peut lire plutôt que de vous écouter ou ne pas prêter attention à ce que vous dites car il a déjà les informations.
• S’il est donné à la fin de votre présentation, le public peut essayer de prendre beaucoup de notes, ce qui peut réduire la quantité d’informations qu’il comprend réellement.

Pour gérer cela, fournissez au public des documents partiellement remplis afin qu’il doive écouter ce que vous dites pour pouvoir combler les lacunes. Fournir au public des graphiques et des tableaux à l’avance est également bénéfique car le public les trouvera plus faciles à lire que, par exemple, à partir d’une diapositive.

• Conseils pour créer des documents pour votre présentation

Les clips vidéo

L’utilisation de vidéos est une grande attente pour engager le public et augmenter son intérêt. Utilisez la vidéo pour introduire du mouvement, des images et du son dans votre présentation.

Conseils:

• Assurez-vous que les vidéos utilisées sont pertinentes pour le contenu de la présentation.
• Ne montre que la partie de la vidéo nécessaire.
• Ne montrez jamais un clip vraiment long.Les vidéos peuvent être difficiles à intégrer dans la structure d’une présentation, alors assurez-vous de dire à ce public pourquoi vous lui montrez un clip et de lui dire ce qu’il faut rechercher.
• Informez le public de la durée de la vidéo.

Tableau à feuilles mobiles

Les tableaux à feuilles mobiles offrent une solution peu coûteuse et peu technologique pour enregistrer et transmettre des informations pendant que vous parlez. Ils sont plus bénéfiques pour un public plus restreint et ils sont privilégiés pour les sessions de remue-méninges car vous pouvez facilement rassembler des idées. Les tableaux à feuilles mobiles sont également largement utilisés pour résumer les informations et, comme avec un tableau blanc, vous pouvez les utiliser pour afficher des informations de fond permanentes.

Conseils:

• Avant votre présentation, placez le tableau à feuilles mobiles dans un endroit auquel vous pouvez facilement accéder.
• Préparez toutes les feuilles que vous pouvez à l’avance, même si vous ne pouvez que noter les en-têtes.
• Les tableaux à feuilles mobiles peuvent être déplacés afin que vous puissiez éviter de faire face à l’auditoire – tenez-vous à côté et continuez à faire face au public.
• N’ont qu’une seule idée principale par feuille.
• Écrivez lisiblement, en grande partie et en majuscules pour que ce soit plus visible.
• Vérifiez auprès du public qu’il peut lire le texte – n’utilisez pas de tableau à feuilles mobiles s’il y a un grand public.
• N’écrivez qu’à l’encre noire et bleue. L’encre rouge est bonne pour encercler ou souligner.
• À l’aide d’un crayon, écrivez-vous des notes à l’avance pour vous rappeler ce qu’il faut inclure – le public ne verra pas cette écriture. En outre, dessiner des lignes au crayon à l’avance peut garder votre écriture droite.
• Retournez à travers les feuilles pour consolider les points.
• Entraînez-vous à écrire sur le tableau à feuilles mobiles, car vous pourriez vous sentir nerveux au moment de la présentation.

Affiches

Les panneaux d’affichage peuvent être créés à l’aide de divers dispositifs visuels, tels que des graphiques et des images. Ils sont généralement assez portables et vous pouvez les rendre aussi élaborés que vous le souhaitez. Cependant, ils peuvent être coûteux à produire si l’affiche est assez complexe.

Conseils:

• Une affiche par message ou thème
• Utilisez la couleur
• Utilisez des majuscules de blocs
• Évitez d’utiliser des affiches lors de la présentation à un large public car ils ne pourront pas voir le contenu

Produit, objets ou artefacts

Les objets peuvent être des outils utiles pour avoir un impact ou même pour rendre un sujet terne plus intéressant. Parfois, ils seront nécessaires pour des raisons techniques et pratiques, telles que la présentation d’un modèle ou la conduite d’une expérience.

Conseils:

• Si vous présentez à un petit public, envisagez de faire passer l’objet mais prévoyez suffisamment de temps pour qu’il n’ait pas à partager son attention entre l’objet et ce que vous dites.
• Si le public est nombreux, assurez-vous de déplacer l’objet pour que tout le monde le voie.
• Le public sera plus distrait de ce que vous dites lorsqu’il regarde l’objet, alors gardez-le caché jusqu’au bon moment et fournissez les informations de fond avant de le révéler.
• Expliquez pourquoi vous utilisez l’objet.
• Si vous menez une expérience ou une démonstration, déplacez-vous lentement avec des mouvements exagérés pour que le public puisse suivre. Expliquez également précisément ce qui se passe.

Deux exemples de démonstrations de produits en direct:

Points clés pour l’utilisation des aides visuelles

Essayez de découvrir à l’avance à quoi ressemble la salle de présentation, par exemple la disposition de la salle, l’équipement, etc., afin que vous puissiez voir si vos aides visuelles sont appropriées et si elles le seront travaillez là-bas mais ayez toujours un plan d’urgence malgré tout. Rappelez-vous également que le public devrait être capable de comprendre une image presque immédiatement.

Pratique

Avant votre présentation, assurez-vous de vous entraîner avec vos aides visuelles afin de savoir comment utiliser l’équipement. Si quelque chose ne va pas, vous aurez de meilleures chances de résoudre le problème.

Utiliser la couleur

La recherche suggère que l’utilisation de la couleur augmente la motivation des gens à lire et leur enthousiasme pour une présentation. Un logiciel comme PowerPoint est idéal pour produire des visuels en couleur.

L’utilisation de la roue chromatique peut vous aider à choisir les couleurs de votre présentation:

• Les couleurs opposées dans la roue sont complémentaires et créent un contraste. L’utilisation de couleurs complémentaires rend votre texte plus lisible.
• Les couleurs les unes à côté des autres sont analogues et harmonieuses. L’utilisation de couleurs analogues rend votre présentation plus unifiée.

La roue chromatique Adobe, qui vous aide à choisir des couleurs complémentaires pour la conception de votre présentation.

Évitez d’utiliser trop de couleurs dans votre présentation car cela peut sembler encombré et non professionnel et gardez vos thèmes de couleurs continus, par exemple, si vous mettez en surbrillance tous les mots clés sur une diapositive en bleu, continuez à le faire tout au long de la présentation. Faites également attention aux associations de couleurs, par exemple, dans de nombreuses cultures, le rouge est lié au danger. Essayez de représenter vos mots et vos sujets avec des couleurs qui ont du sens et qui sont appropriées.

Beaucoup de gens sont daltoniens bleu-vert ou rouge-vert, évitez donc de mettre ces couleurs les unes à côté des autres dans, par exemple, un graphique. Si vous ne pouvez pas éviter de placer ces couleurs les unes à côté des autres, utilisez du texte pour étiqueter clairement les éléments.

Preuves

La recherche suggère que l’information affichée visuellement est bien mémorisée: « la conservation de l’information trois jours après une réunion ou un autre événement est six fois plus grande lorsque l’information est présentée par des moyens visuels et oraux que lorsque l’information est présentée par la seule parole. » (AMÉRICAIN. Ministère du Travail Bureau de la formation et de l’Éducation de l’OSHA, 1996)

Il existe également des preuves significatives suggérant que la plupart des apprentissages se font visuellement – certains chercheurs suggèrent que 83% des apprentissages humains se font visuellement. Le psychologue Bruner a mené plusieurs études qui suggèrent que les gens se souviennent de 80% de ce qu’ils voient et font, 20% de ce qu’ils lisent et seulement 10% de ce qu’ils entendent.

En résumé

Les aides visuelles méritent d’être incluses dans vos présentations car elles peuvent vous aider à expliquer les informations de manière plus cohérente, ce qui facilite la présentation pour vous et l’apprentissage pour le public. Ils aident également à ajouter de la variété à votre présentation, la rendant ainsi plus intéressante pour le public. Si le public comprend ce que vous dites et qu’il est plus engagé, il est plus susceptible d’être persuadé par vous.