Mise à jour le 12 janvier 2021
La loi vous oblige à retenir les charges sociales au nom de vos employés, mais obtenir des retenues et toutes ces autres retenues salariales peut être difficile. Parmi les travailleurs américains, 82% déclarent avoir trouvé une erreur dans leur chèque de paie à un moment donné. Et quand l’Oncle Sam trouve quelque chose qui ne va pas, cela peut signifier une pénalité de 15% ou plus!
Bien que les calculs que vous devez faire pour calculer les déductions et les retenues ne soient pas très complexes, il peut être intimidant de garder toutes les pièces mobiles droites. C’est pourquoi nous avons élaboré ce guide détaillé avec tout ce que vous devez savoir. Et si vous cherchez des exemples plus précis de calcul de la paie, consultez notre guide détaillé.
Si vous cherchez quelque chose de spécifique, n’hésitez pas à cliquer sur l’un des sujets ci-dessous pour aller de l’avant:
- Rémunération brute, rémunération nette et salaires imposables
- Retenue à la source vs. déductions
- Retenues obligatoires sur la paie
- Retenues volontaires sur la paie
- Crédit supplémentaire! Employés exemptés par rapport aux employés non exemptés
Rémunération brute par rapport à la rémunération nette
Les retenues et retenues constituent la différence entre la rémunération brute et la rémunération nette. Le salaire brut est le montant total que votre employé gagne de son salaire ou de son salaire horaire plus les primes, commissions et autres formes de rémunération. Par exemple, si vous payez des employés deux fois par mois, un employé salarié qui gagne 48 000 per par année gagnera 2 000 wages en salaire brut par période de paie. Ce salaire brut est le point de départ de la plupart des calculs pour les « salaires soumis à retenue” de l’IRS pour les chèques de paie des employés.
Certaines retenues sur la paie sont obligatoires; d’autres retenues sont volontaires, ce qui signifie que votre employé a la possibilité de ne pas les payer. De nombreuses déductions volontaires comme l’assurance maladie ou les cotisations 401 (k) sont des déductions avant impôt qui ont pour effet de réduire le salaire brut imposable d’un employé. Une fois les retenues et les retenues effectuées, la rémunération nette restante est celle que vous payez à vos employés.
Retenue contre déductions
Les retenues et déductions sont souvent considérées comme des synonymes sur vos bulletins de paie. Techniquement, cependant, le terme retenue à la source fait spécifiquement référence aux impôts fédéraux ou étatiques que vous retirez des chèques de paie de vos employés et envoyez au gouvernement. Toutes les retenues sont obligatoires.
Les déductions sont généralement volontaires et comprennent l’épargne-retraite, l’assurance maladie ou les dons. Il y a aussi des déductions involontaires, comme lorsque les salaires sont saisis pour rembourser des impôts ou une pension alimentaire pour enfants. Certaines déductions sont avant impôt, ce qui signifie qu’elles réduisent votre salaire brut pour le calcul de l’impôt. D’autres sont prises après que les impôts ont été retenus. Ne vous inquiétez pas si cela prête à confusion — nous examinerons de plus près les déductions spécifiques ci-dessous.
Les retenues et les déductions ont deux éléments cruciaux en commun: prélever le montant correct pour chaque employé, puis envoyer ces fonds à l’agence fiscale ou au prestataire de services appropriés.
Retenues obligatoires sur la paie
Impôt fédéral sur le revenu
En tant que propriétaire d’entreprise, vous avez la responsabilité de retenir et de payer l’impôt fédéral sur le revenu de vos employés. Tout d’abord, n’oubliez pas que l’impôt sur le revenu repose sur deux facteurs: 1) la rémunération brute ou le salaire que vous payez à un employé et 2) les informations de retenue que les employés ont fournies sur leur formulaire W-4. Vous connaissez déjà leur taux de rémunération. Leur formulaire W-4 vous indiquera si vous devez retenir des impôts pour eux au taux marié ou célibataire, combien de personnes à charge elles ont demandé et tout montant supplémentaire que l’employé souhaite retenir de ces gains.
Impôt sur le revenu d’État et local
Tout comme l’impôt sur le revenu fédéral, vous utiliserez la rémunération brute comme base pour le montant de l’impôt sur le revenu d’État et local à retenir. Chaque État fixe ces taux individuellement (certains États n’ont aucun impôt sur le revenu), vous devrez donc vous familiariser avec les règles qui s’appliquent à votre emplacement et à vos employés. Vous devez également vous assurer d’être à jour sur les derniers taux d’imposition sur les salaires.
FICA
La FICA, la Loi fédérale sur les cotisations d’assurance, oblige les employeurs à retenir les taxes de sécurité sociale et d’assurance-maladie sur les salaires des employés. Vous devez non seulement retenir un pourcentage de la rémunération brute imposable de l’employé, mais également faire correspondre cette contribution à la limite de base salariale maximale. Ces pourcentages changent, alors assurez-vous toujours de retenir et de faire correspondre le montant correct pour l’année d’imposition. Pour 2021, le taux FICA pour les employeurs se décompose à 6,2% pour la Sécurité sociale et 1.45% pour l’assurance-maladie, ou 7,65% au total pour chacun. En savoir plus sur la façon dont FICA et la retenue en détail ici.
Assurance chômage d’État (SUI)
Chaque État fixe son propre taux d’assurance chômage, il n’y a donc pas de norme à travers les États-Unis. Lorsque vous vous inscrivez auprès de votre État en tant qu’employeur, ils vous obligeront également à vous inscrire auprès de l’agence de chômage d’État. La chose importante à retenir lors du calcul des IU est que vous devez payer ces impôts en fonction de l’endroit où vit votre employé, et non de l’endroit où vous exploitez votre entreprise. Si vous avez une équipe de travailleurs à distance, cela peut devenir un peu compliqué, mais la plupart des États disposent de ressources en ligne pour vous aider à trouver votre chemin.
Assurance invalidité de l’État
Actuellement, cinq États ont une forme d’assurance invalidité de l’État qui est retenue sur les chèques de paie des employés: Californie, Hawaï, New Jersey, New York et Rhode Island. Chacun a des exigences différentes pour les taux de retenue ainsi que la façon dont ils définissent les salaires et plus encore.
Taxe fédérale sur le chômage (FUTA)
Cette taxe finance les allocations de chômage pour les employés qui perdent leur emploi. En tant qu’employeur, vous devrez calculer 6% du salaire que chaque employé gagne pour déterminer le montant que vous devez en impôts fédéraux sur le chômage. Cependant, le FUTA n’est pas retenu sur le salaire de l’employé, alors ne faites pas cette erreur.
Les employeurs sont tenus par la loi de payer des impôts sur le chômage jusqu’à ce qu’un employé atteigne 7 000 wages en salaires imposables pour l’année civile. Après cela, votre responsabilité pour l’année pour eux est remplie. Les impôts fédéraux sur le chômage sont payés trimestriellement. Vous ne savez pas si vous devez payer FUTA? Jetez un coup d’œil détaillé aux taxes fédérales sur le chômage.
Dépôt des charges sociales obligatoires
Après avoir terminé la paie, vous devez déposer les impôts fédéraux sur le revenu, la sécurité sociale et les fonds d’assurance-maladie que vous avez retenus auprès de l’IRS. Il existe deux calendriers de dépôt – semi-hebdomadaires ou mensuels – pour ces paiements. En savoir plus sur le calendrier correct pour votre entreprise dans la publication 15-T de l’IRS. N’oubliez pas de déposer votre rapport trimestriel sur le formulaire 941 ou annuellement sur le formulaire 944 indiquant les salaires que vous avez payés, les pourboires que vos employés vous ont déclarés et vos impôts sur l’emploi. Vous devrez également vous conformer aux règles de dépôt fiscal de l’État.
Retenues volontaires sur la paie
Cotisations au régime de retraite
En tant qu’employeur, vous avez quelques options pour les plans d’épargne-retraite pour les employés des petites entreprises: SEP-IRA, SIMPLE-IRA ou un 401k traditionnel. La plupart des cotisations de retraite sont avant impôt et sont souvent assorties par l’employeur jusqu’à un pourcentage spécifique. Pour 2021, les employés peuvent cotiser jusqu’à 19 500 $ à un régime de 401 000k. Les travailleurs de plus de 50 ans peuvent ajouter une contribution de rattrapage supplémentaire de 7 000 $ pour les amener à 26 000 annually par année.
Prestations de santé
Les petites entreprises comptant moins de 50 employés équivalents temps plein ne sont pas tenues de fournir des prestations de santé à leurs employés, mais c’est le principal avantage recherché par les employés. Le plus souvent, la collecte des coûts des prestations de santé se fait sous forme de déduction salariale avant impôt. N’oubliez pas que les retenues sur la paie du régime d’assurance-maladie, y compris les paiements pour des comptes de dépenses flexibles ou des comptes d’épargne-santé, doivent être établies sous la forme d’un montant en dollars et non d’un pourcentage ou de la rémunération de l’employé.
Assurance-vie ou assurance-invalidité
De nombreux employeurs offrent des programmes d’assurance-vie collective ainsi qu’une couverture d’invalidité à court et à long terme pour s’assurer que les employés reçoivent toujours une partie de leur salaire même s’ils deviennent invalides. Comme les régimes de soins de santé, ces programmes sont souvent administrés par une grande compagnie d’assurance qui peut gérer les inscriptions pour vous. Vous devrez vous assurer que les déductions appropriées sont effectuées et payées pour chaque employé qui opte pour le programme.
Stationnement ou transport quotidien
Les avantages pour les navetteurs vous permettent de déduire les frais de stationnement ou de transport en commun avant impôts pour vos employés. Veuillez noter que ces fonds ne peuvent pas être utilisés pour compenser les frais liés aux dépenses liées au vélo, au carburant ou à l’assurance automobile. À partir de 2021, la limite IRS sur les frais de transport ou de stationnement est de 270 $ par employé et par mois, et les cotisations ne sont plus déductibles d’impôt pour l’employeur.
Santé&bien-être
Ces programmes peuvent être un moyen d’aider à promouvoir le bien-être en milieu de travail et comprennent souvent des retenues salariales pour les adhésions à un gymnase à prix réduit, des programmes de perte de poids, des programmes de sevrage tabagique et des examens de santé préventifs. Ils peuvent également avoir des paiements pour atteindre certains objectifs. Les avantages peuvent être exempts d’impôt, mais les remboursements et les récompenses pour les employés ne le sont pas. Les subventions pour les frais d’adhésion au gymnase peuvent être déduites par les employeurs à titre de frais d’entreprise pour l’année d’imposition au cours de laquelle elles ont été payées.
Uniformes
Si votre entreprise exige des uniformes et facture des employés pour ceux-ci, rappelez-vous que les retenues salariales pour couvrir le coût ne peuvent pas réduire le taux de rémunération horaire d’un travailleur en dessous du salaire minimum de 7,25 per l’heure ou avoir un impact sur son salaire d’heures supplémentaires en vertu de la Loi sur les normes du travail équitables. Cependant, vous êtes autorisé à répartir la déduction au prorata sur une période de temps tant que leur taux horaire n’est pas réduit.
Cotisations syndicales
Les cotisations syndicales sont généralement calculées comme un pourcentage prédéterminé du salaire brut du travailleur et versées régulièrement à votre syndicat local. La décision de la Cour suprême de 2018 Janus c. Fédération américaine des employés des États, des comtés et des municipalités (AFSCME) a modifié les règles de perception des frais des employés non syndiqués travaillant dans les magasins syndicaux. Désormais, les employés non syndiqués doivent s’inscrire activement pour que ces cotisations soient perçues. La plupart des syndicats ont également des exigences spécifiques pour les échelles salariales et la paie, alors prenez le temps de revoir les règles et règlements avec votre partenaire syndical. Les cotisations syndicales ne sont pas admissibles à titre de déductions avant impôt.
529 régimes d’épargne-études
Presque tous les États ont maintenant une forme de régime d’épargne-études 529 à impôt différé qui offre un moyen pratique pour les employés d’épargner. Certains régimes d’État ont des exigences de cotisation minimales ainsi que d’autres règles de régime 529. La plupart sont gérés par de grandes sociétés d’investissement, mais chaque État dispose d’un site Web utile rempli d’informations sur 529 retenues sur la paie.
Dons en milieu de travail ou contributions caritatives
Les dons automatiques permettent aux employés de soutenir leur cause préférée en faisant déduire un montant présélectionné de leur chèque de paie tout au long de l’année. N’oubliez pas d’obtenir un consentement écrit ou électronique pour ce type de déduction et de travailler avec un partenaire réputé comme Centraide.
Saisie-arrêt des salaires
Bien que les employés n’aient pas à consentir aux ordonnances de saisie-arrêt de leur salaire, ils sont toujours considérés comme volontaires puisqu’ils ne font pas partie des retenues d’impôt obligatoires du gouvernement. Un tribunal peut exiger qu’un employeur rembourse son salaire pour non-paiement d’une dette ou d’une pension alimentaire pour enfants, ou pour d’autres raisons. En règle générale, une ordonnance de saisie-arrêt sera accompagnée d’instructions sur la façon dont vous devrez envoyer ces paiements.
Crédit supplémentaire! Employés exemptés par rapport aux employés non exemptés
La Loi sur les normes du travail équitables a établi le salaire minimum actuel, les règles sur les heures supplémentaires et d’autres normes du travail que vous devez connaître pour obtenir la bonne paie. Il a également défini des catégories d’employés qui se rapportent principalement à la protection des heures supplémentaires.
- Les employés « non exemptés” peuvent gagner une rémunération des heures supplémentaires au taux de 1,5 fois leur taux horaire normal et doivent être payés au moins le salaire minimum fédéral de 7,25 per l’heure.
- Les employés » exemptés » (ceux qui sont exemptés de faire des heures supplémentaires) doivent être salariés, gagner au moins 455 $ par semaine et exercer des fonctions telles que des fonctions de direction, administratives ou professionnelles.
Comprendre cette distinction est essentiel pour votre paie (et en fin de compte vos retenues) car vous devez calculer la rémunération des heures supplémentaires dans le cadre de la rémunération brute des employés non exonérés. Sans oublier que les violations peuvent coûter cher; les employeurs qui violent les lois sur le salaire minimum ou la rémunération des heures supplémentaires de la LSF peuvent être légalement responsables à la fois du manque à gagner salarial et des dommages-intérêts. Le gouvernement offre ce guide pratique pour vous aider à vous assurer que vous êtes conforme. N’oubliez pas de vérifier ici également les exigences en matière d’heures supplémentaires de votre État.
Comment cela prend-il en compte les retenues sur la paie? Dans certaines circonstances, les employeurs peuvent déduire la rémunération lorsque les employés exemptés manquent au travail.
C’est (enfin) tout, les gars !
Les retenues sur la paie ne sont pas toujours amusantes, mais les faire correctement est une partie importante de la réussite de votre entreprise. Nous espérons que ce guide vous aura été utile lors de la planification de votre prochaine campagne de paie et de la constitution de l’équipe qui vous aidera à atteindre tous vos objectifs.