Qu’Est-Ce Que Le Remboursement?
Le remboursement est une compensation versée par une organisation pour les dépenses engagées ou le trop-payé effectué par un employé, un client ou une autre partie. Le remboursement des frais d’entreprise, des frais d’assurance et des taxes payées en trop sont des exemples courants. Cependant, contrairement à l’indemnisation typique, le remboursement n’est pas soumis à taxation.
Principaux points à retenir
- Le remboursement est une somme versée à un employé ou à un client, ou à une autre partie, à titre de remboursement d’une dépense d’entreprise, d’une assurance, de taxes ou d’autres coûts.
- Les remboursements de frais d’affaires comprennent les dépenses personnelles, telles que les frais de voyage et de nourriture.
- Les taux journaliers sont des taux journaliers payés aux employés à titre de remboursement pour les voyages d’affaires.
- Les remboursements d’impôt sont une forme de remboursement.
- Les organisations ont tout intérêt à ce que les remboursements ne soient fournis que pour des raisons légitimes.
Comprendre le remboursement
Le remboursement est le plus souvent associé aux dépenses d’entreprise. De nombreuses entreprises ont des politiques indiquant à quel moment elles rembourseront aux employés les dépenses engagées. En règle générale, ces dépenses sont liées aux voyages et peuvent inclure les coûts associés aux hôtels, à la nourriture, au transport terrestre et aux vols (remboursement du voyage). Les entreprises peuvent également rembourser aux employés d’autres types de dépenses, telles que le remboursement des frais de scolarité pour des cours collégiaux ou des cours de formation continue.
Types de remboursement
Assurance
Au-delà des frais professionnels, le remboursement est également utilisé dans le secteur de l’assurance. Lorsqu’un titulaire d’assurance maladie a besoin de soins médicaux urgents, il est peu probable qu’il ait le temps de contacter l’assureur pour déterminer dans quelle mesure la police couvre les dépenses. Le preneur d’assurance peut avoir à payer les médicaments, les services médicaux ou les dépenses connexes de sa poche.
Alternativement, la police d’assurance peut exiger que le preneur d’assurance couvre certaines dépenses de sa poche avant de demander un remboursement. Ceci est courant dans le cas du remboursement de remise en forme. Un assureur peut rembourser jusqu’à un certain montant chaque année si un titulaire d’assurance paie et participe activement à un programme de remise en forme dans un centre de remise en forme qualifié. Dans les deux cas, la partie qui a payé les dépenses de sa poche peut demander à la compagnie d’assurance le remboursement de toutes les dépenses engagées couvertes par la police d’assurance.
Impôts
Le remboursement est également courant avec les impôts payés aux gouvernements des États et du gouvernement fédéral. La plupart des contribuables ont des impôts fédéraux retenus à chaque période de paie au moyen de retenues sur la paie, ce qui ne tient pas compte des crédits auxquels un contribuable peut avoir droit en raison d’autres impôts payés ou dépenses effectuées. Les entrepreneurs paient leurs impôts en paiements d’impôts estimés trimestriels. Les remboursements d’impôt accordés au contribuable par le gouvernement sont une forme de remboursement, car l’argent qui lui est retourné est dû à un trop-payé antérieur.
Juridique
Un type de remboursement appelé pension alimentaire de remboursement s’applique au secteur juridique. La pension alimentaire de remboursement est ordonnée par un juge et est un paiement versé à un ex-conjoint à titre de remboursement du temps et de l’argent investis dans les perspectives financières et la croissance du conjoint. Une personne dans un règlement de divorce qui a travaillé à temps plein pour subvenir aux besoins de son conjoint par l’intermédiaire de l’université peut avoir droit à une pension alimentaire si le conjoint a obtenu son diplôme et gagne maintenant un revenu.
Exigences de remboursement
Aux États-Unis, les entreprises utilisent souvent les taux journaliers créés par la General Services Administration (GSA). La GSA compile les taux de remboursement pour différentes villes et États. L’entreprise peut également choisir d’utiliser sa propre méthodologie pour fixer les taux journaliers en prenant le taux journalier de la GSA comme point de base et en l’ajustant en tenant compte des facteurs spécifiques à l’entreprise. Par exemple, une entreprise peut vouloir fixer un taux de remboursement plus élevé pour les cadres ou les vendeurs qui divertissent les clients. Les entreprises peuvent également choisir de fournir aux employés un taux journalier fixe.
Considérations particulières
Les organisations, qu’il s’agisse d’entreprises, d’assureurs ou de gouvernements, ont tout intérêt à ce que les remboursements ne soient fournis que pour des raisons légitimes. Les employés, les titulaires de polices d’assurance et les contribuables peuvent déclarer une dépense qui n’a jamais eu lieu ou gonfler la valeur d’une dépense. Pour ce faire, l’organisme de remboursement doit mettre au point des processus de contrôle interne pour tenter de détecter les demandes de remboursement frauduleuses.
Une autre situation où une entreprise pourrait se retrouver à rembourser une dépense frauduleuse se produit dans le secteur bancaire. Par exemple, si un titulaire de compte est victime d’un vol d’identité ou d’une violation de données. Dans ce cas, la banque procéderait à une enquête pour s’assurer que le compte a bien été compromis avant de rembourser au client les fonds retirés du compte de débit ou de crédit du titulaire du compte.