La recherche archivistique est généralement plus complexe et prend plus de temps que la recherche secondaire, ce qui pose des défis pour identifier, localiser et interpréter les documents pertinents. Bien que les archives partagent des caractéristiques et des caractéristiques similaires, elles peuvent également varier de manière significative. Bien que les archives financées par des fonds publics puissent avoir des mandats qui exigent qu’elles soient aussi accessibles que possible, d’autres types, tels que les archives corporatives, religieuses ou privées, auront divers degrés d’accès et de découvrabilité. Certains documents peuvent être restreints d’autres manières, par exemple sur ceux contenant des informations sensibles ou classifiées, des œuvres non publiées, ou imposés par des accords avec le donateur de documents. De plus, les documents d’archives sont souvent uniques et le chercheur doit être prêt à voyager pour les atteindre. Même lorsque les documents sont disponibles en format numérique, il peut y avoir des restrictions qui interdisent leur accès hors site.
Localisation des collections d’archivesmodifier
Avant la recherche en ligne, les catalogues d’union étaient un outil important pour trouver des documents dans les bibliothèques et les archives. Aux États-Unis, le National Union Catalog et le National Union Catalog of Manuscript Collections ont été utilisés par les chercheurs pour localiser les archives, bien qu’une grande partie de ses informations aient depuis été migrées vers des systèmes en ligne.
Un nombre croissant d’institutions d’archives peuvent être trouvées via une recherche en ligne. En outre, des portails tels qu’Europeana, la Bibliothèque Publique numérique d’Amérique et le Trésor de la Bibliothèque nationale d’Australie fournissent des liens vers les institutions membres.
Au Royaume-Uni, le JISC héberge le ArchivesHub, tandis que l’ArchiveGrid de l’OCLC fournit un portail international pour les institutions basées principalement dans les bibliothèques, qui utilisent MARC comme outil de catalogage pour leurs fonds. L’Association des archivistes canadiens (ACA) s’est associée à la société de logiciels Artefactual pour créer ArchivesCanada, tandis que l’Australian Society of Archivists a utilisé le même logiciel pour son Répertoire des archives en Australie. De nombreux autres outils de recherche en ligne ont été mis à disposition pour faciliter la recherche et la découverte, notamment le Registre de localisation des manuscrits et lettres littéraires anglais, le Janus guide to archival materials in institutions in Cambridge, au Royaume-Uni, et CARTOMAC: Archives littéraires d’Afrique.
Si une archive ne peut être trouvée par le biais d’une recherche en ligne ou d’une collection cotée en bourse, un chercheur peut devoir retracer son existence par d’autres moyens, tels que suivre les citations et références d’autres chercheurs. Cela est particulièrement vrai pour les documents détenus par des sociétés ou d’autres organisations qui peuvent ne pas employer d’archiviste et donc ignorer l’étendue ou le contenu de leurs documents.
Dans les archives très restreintes, l’accès peut être limité uniquement aux personnes ayant certains diplômes ou affiliations avec des institutions comme les universités et ensuite uniquement à celles d’un certain niveau. Ceux qui n’ont pas les pouvoirs nécessaires peuvent avoir besoin de demander des lettres d’introduction d’une personne ou d’une institution à fournir aux archives.
Localisation des documents dans archivesEdit
Les archives contiennent généralement des documents uniques et leur organisation peut également être entièrement unique ou idiosyncratique à l’institution ou à l’organisation qui les conserve. Il s’agit d’une distinction importante avec les bibliothèques où le matériel est organisé selon des systèmes de classification normalisés. Traditionnellement, les archives ont suivi le principe du respect des fonds dans lequel la provenance et l’ordre d’origine sont conservés bien que certains réarrangements, physiques ou intellectuels, puissent être effectués par l’archiviste pour en faciliter l’utilisation. Une ligne directrice de base pour la description archivistique est la Norme Internationale de Description Archivistique (Générale) (ISAD/G ou ISAD), produite par le Conseil International des Archives (ICA). Les institutions américaines peuvent également être guidées par la Description des Archives : une norme de contenu (DAC) et au Canada par les Règles de Description archivistique (RAD). Comprendre comment les descriptions archivistiques et les instruments de recherche sont construits est connu sous le nom d’intelligence archivistique.
En plus de ces normes et règles de création de listes et de catalogues papier et en ligne, les archivistes peuvent également donner accès à leurs catalogues via des API ou via les normes de codage EAD (Description archivistique codée) (relatives aux fonds, séries et objets) et EAC (Contexte archivistique codé) (les organisations et personnes qui ont créé les archives).
Les outils de recherche sont un outil de référence commun créé par les archivistes pour localiser les matériaux. Ils se présentent sous diverses formes, telles que des registres, des catalogues de cartes ou des inventaires. De nombreux outils de recherche de documents d’archives sont maintenant hébergés en ligne sous forme de pages Web ou téléchargés sous forme de documents, comme dans les Collections spéciales de Livres rares & de la Bibliothèque du Congrès. Le niveau de détail des instruments de recherche peut varier de descriptions granulaires au niveau des articles à des descriptions grossières au niveau de la collection. Si une archive a un grand arriéré de documents non traités, il se peut qu’il n’y ait aucun type d’aide à la recherche. À partir de 2005 environ, une idéologie connue sous le nom de « Plus de produits, moins de processus », ou MPLP, a été adoptée par de nombreuses archives de collection nord-américaines cherchant à réduire le temps de traitement ou à alléger les arriérés pour donner accès plus tôt aux documents, dont les résultats peuvent être décrits de manière minimale. aides à la recherche.
Bien que la plupart des dépôts d’archives accueillent des chercheurs et disposent d’un personnel professionnel chargé de les aider, la grande quantité de documents signifie que les instruments de recherche peuvent n’avoir qu’une utilité limitée: le chercheur devra parcourir de grandes quantités de documents à la recherche de documents pertinents pour son enquête particulière. Certains documents peuvent être fermés à l’accès du public pour des raisons de confidentialité; et d’autres peuvent être rédigés dans une écriture archaïque, dans des langues anciennes ou étrangères, ou dans une terminologie technique. Les documents d’archives ont généralement été créés à des fins pratiques ou administratives immédiates, et non pour le bénéfice de futurs chercheurs, et des recherches contextuelles supplémentaires peuvent être nécessaires pour leur donner un sens. Beaucoup de ces difficultés sont exacerbées lorsque les documents sont encore sous la garde de l’organisme générateur ou entre des mains privées, lorsque les propriétaires ou les gardiens peuvent ne pas vouloir donner accès à des enquêteurs externes et lorsque les instruments de recherche peuvent être encore plus rudimentaires ou inexistants.
Consultation de documents d’archivesmodifier
Sur siteEdit
Les documents d’archives sont généralement conservés en piles fermées et ne circulent pas. Les utilisateurs demandent à voir des documents spécifiques des archives et ne peuvent les consulter que sur place. Après avoir localisé l’emplacement de l’enregistrement pertinent à l’aide d’un outil de recherche ou d’un autre outil de découverte, un utilisateur peut alors devoir soumettre la demande aux archives, par exemple à l’aide d’un formulaire de demande. Si une partie de ses fonds d’archives est située dans un bâtiment ou une installation distincts, il faut des jours ou des semaines pour récupérer les documents, ce qui oblige l’utilisateur à soumettre sa demande avant une consultation sur place.
Une salle de lecture est un espace, généralement à l’intérieur ou à proximité des archives, où les utilisateurs peuvent consulter des documents d’archives sous la supervision du personnel. La nature unique, fragile ou sensible de certains matériaux nécessite parfois certains types de restrictions sur leur utilisation, leur manipulation et / ou leur duplication. De nombreuses archives restreignent les types d’objets pouvant être introduits de l’extérieur dans une salle de lecture, tels que des crayons, des blocs-notes, des sacs et même des vêtements, pour se prémunir contre le vol ou le risque de dommages aux matériaux. D’autres restrictions peuvent être imposées au nombre de matériaux pouvant être consultés à un moment donné, par exemple en limitant un utilisateur à une boîte à la fois et en exigeant que tous les matériaux soient posés à plat et visibles à tout moment. Certaines archives fournissent des fournitures de base, y compris du papier de rebut et des crayons ou des coins en mousse pour supporter des matériaux inhabituellement volumineux. Des services de duplication peuvent être disponibles aux archives, bien que les politiques, les coûts et le temps requis puissent varier. De plus en plus, les archives permettent également aux utilisateurs d’utiliser leurs propres appareils, tels que des appareils photo portables, des téléphones portables et même des scanners, pour dupliquer des documents. L’utilisation de gants blancs ou de tout autre gant, bien que populaire dans les émissions de télévision, n’est pas nécessairement nécessaire pour manipuler des documents d’archives, en raison de préoccupations concernant la fragilité des pages et du texte. Ils peuvent être nécessaires pour la manipulation de volumes avec de mauvaises fixations, si les gants sont retirés pour les pages internes afin d’empêcher le transfert de saleté et d’autres matériaux, et doivent être utilisés lors de la manipulation de photographies. Vérifiez toujours auprès de l’archiviste si des gants sont nécessaires ou non.
Les archives peuvent également donner accès au contenu par microfilm (y compris les fiches et autres formats) en raison de la fragilité ou de la popularité des archives originales. Des copies numériques peuvent également être fournies pour la même raison. Avant de demander l’accès à l’original, assurez-vous que les éléments qui ont été reformatés conviennent à l’utilisation dont vous avez besoin. Les raisons de demander l’accès au contenu original peuvent inclure la nécessité de visualiser une image en couleur (dessins en perspective architecturale et en élévation, cartes et plans, etc.) ou pour des raisons d’accessibilité (le vertige visuel mineur n’est généralement pas considéré comme une raison d’accès aux originaux, car l’effet peut être atténué par une lecture plus lente du film).
Certains documents peuvent contenir des informations qui concernent la vie privée et la confidentialité des personnes vivantes, telles que les dossiers médicaux et les dossiers d’étudiants, et nécessitent des soins particuliers. Les documents qui peuvent contenir des informations personnellement identifiables, telles que les numéros de sécurité sociale ou les noms, doivent être traités de manière appropriée, et une archive peut fournir des copies expurgées des documents ou refuser l’accès aux documents entièrement en raison de la vie privée ou d’autres préoccupations législatives.
Documents hors site et électroniquesdit
De plus en plus de documents d’archives sont numérisés ou naissent -numériques, ce qui leur permet d’être accessibles hors site via Internet ou d’autres services en réseau. Les archives qui ont des documents numériques accessibles au public peuvent rendre leurs fonds accessibles aux moteurs de recherche sur Internet en partageant ou en exposant leurs catalogues électroniques et / ou leurs métadonnées, en utilisant des normes telles que le Protocole d’Initiative d’Archives ouvertes pour la récolte de métadonnées (OAI-PMH). Certaines institutions ont des portails en ligne où les utilisateurs peuvent accéder librement aux documents numériques mis à disposition par les archives, tels que les Archives de la Bibliothèque publique de New York ou les Archives de la Smithsonian Institution. Les gouvernements et leurs institutions connexes peuvent utiliser ces salles de lecture » électroniques » ou » virtuelles » pour télécharger des documents et des documents demandés par le public, par exemple par le biais de demandes de FOIA ou conformément aux politiques de divulgation des documents.