Qu’est-ce qu’un ERP Cloud et Comment Fonctionne-t-Il ?

Cloud ERP est un système de planification des ressources d’entreprise (ERP) qui s’exécute sur la plate-forme cloud d’un fournisseur, par opposition à un réseau sur site, permettant aux organisations d’accéder à Internet. Le logiciel ERP intègre et automatise les fonctions commerciales financières et opérationnelles essentielles et fournit une source unique de données, notamment la gestion des stocks, des commandes et de la chaîne d’approvisionnement, ainsi qu’une aide pour l’approvisionnement, la production, la distribution et l’exécution.

Compte tenu de cette portée, tout système ERP doit être hautement disponible pour toutes les unités commerciales, quel que soit le lieu de travail des employés, et fournir une vue unifiée et à jour des données. L’ERP en tant que service basé sur le cloud répond à ces exigences. Parce que les organisations accèdent au logiciel sur Internet, il suffit d’une connexion et d’un navigateur.

Qu’Est-Ce Qu’Un Logiciel ERP Cloud ?

Parce qu’il est hébergé par le fournisseur ERP et fourni en tant que service aux entreprises, le logiciel ERP cloud prend en charge les mêmes fonctionnalités, voire meilleures, que les systèmes sur site, sans la plupart des inconvénients, tels que les frais de licence initiaux.

Dans son rapport, IDC a déclaré: « la demande de systèmes ERP basés sur le cloud continue de croître en raison de leur capacité à accéder et à analyser des quantités massives de données en temps quasi réel. »

Cela signifie des informations sur les stocks en temps réel pour les équipes commerciales et libère les équipes financières pour surveiller de près les pistes de trésorerie et répondre rapidement aux audits ou autres appels à des données de performance.

Vidéo : Qu’est-ce que l’ERP Cloud ?

Composants du logiciel ERP Cloud

Tous les logiciels ERP basés sur le cloud offrent des fonctionnalités financières et comptables de base. À partir de là, les types de modules ou d’applications qu’une organisation choisit de mettre en œuvre dépendent de son secteur d’activité et de ses besoins spécifiques. Les modules ERP cloud disponibles incluent:

  • Finances et comptabilité
  • Gestion du capital humain (HCM) et/ ou Logiciel de gestion des ressources humaines (HRMS)
  • Gestion de la relation client (CRM)
  • Gestion des stocks
  • Gestion des commandes
  • Approvisionnement
  • Gestion de la chaîne d’approvisionnement
  • Gestion de projet
  • Planification des besoins en matériaux (MRP)

Concepts ERP Cloud

Il est important de comprendre certains concepts de base associés à l’ERP cloud pour approfondir le sujet :

  1. Stratégie de déploiement: Le logiciel ERP peut être déployé sur site /sur des serveurs hébergés privés ou acheté dans un modèle ”en tant que service ». La fonctionnalité Cloud ERP peut généralement être fournie plus rapidement, bien que dans les deux cas, les entreprises doivent consacrer du temps à la planification, à la migration des données, à la personnalisation et à la configuration et à la formation du personnel.
  2. ERP basé sur le cloud : Logiciel de planification des ressources d’entreprise hébergé hors site, sur les serveurs du fournisseur de l’ERP et fourni en tant que service, accessible via un navigateur Web.
  3. ERP sur site: Logiciel de planification des ressources d’entreprise installé localement, sur les ordinateurs et les serveurs d’une entreprise et géré par du personnel informatique interne ou contractuel. Le logiciel et son infrastructure de support sont gérés, stockés et maintenus en interne.
  4. ERP hébergé : Une entreprise ou un hébergeur gère le déploiement du logiciel ERP ainsi que l’infrastructure associée. Les modèles de déploiement hébergés sont souvent utilisés lorsque les entreprises cherchent à externaliser les opérations informatiques. Bien que cette configuration offre certains avantages du cloud, ce n’est pas un véritable modèle « en tant que service”.
  5. Sécurité de bout en bout: Une connexion sécurisée et cryptée entre un fournisseur ERP basé sur le cloud et ses clients.
  6. Licence d’abonnement: La société paie des frais d’abonnement fixes à des intervalles de temps spécifiques (annuels ou mensuels) pour utiliser le logiciel. Ces frais comprennent normalement toute la maintenance et les mises à niveau du logiciel et peuvent être facturés par utilisateur ou par organisation.

ERP Cloud vs ERP sur site

La répartition ci-dessus pose probablement la question suivante: Si les systèmes ERP basés sur le cloud et ERP sur site offrent des fonctionnalités similaires, pourquoi choisir le cloud?

Le logiciel ERP sur site est installé et géré par le personnel informatique d’une entreprise ou un fournisseur de services gérés. L’entreprise accorde une licence initiale à la plate-forme logicielle principale, puis achète ou loue des serveurs, des réseaux et du stockage de niveau entreprise pour exécuter et héberger physiquement le logiciel et les données associées. Les entreprises utilisant un ERP sur site encourent des coûts supplémentaires pour la maintenance, le dépannage, les logiciels supplémentaires, les mises à jour et les personnalisations. Les logiciels antivirus et de sécurité ainsi que les systèmes de stockage et de sauvegarde des serveurs sont également des coûts supplémentaires nécessaires.

En revanche, l’ERP basé sur le cloud est hébergé et géré par le fournisseur, qui fournit le logiciel dans un modèle « en tant que service” via le cloud. Le fournisseur est responsable de l’application, du stockage des données, du système d’exploitation sous-jacent, des serveurs, de l’infrastructure du centre de données physique et de l’installation des mises à jour de sécurité et des mises à niveau des fonctionnalités.

Bien que la différence la plus évidente entre un ERP sur site et un ERP cloud réside dans l’endroit où le logiciel fonctionne et qui le gère, il existe d’autres distinctions importantes.

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Types de logiciels ERP Cloud

Pour commencer, tous les clouds ne sont pas égaux. Certains fournisseurs ERP existants ont modernisé leurs logiciels pour qu’ils s’exécutent à partir de leurs propres centres de données connectés à Internet. Les entreprises qui mettent en œuvre ces systèmes ERP peuvent passer à côté de tous les avantages de l’ERP basé sur le cloud, tels que les mises à niveau simplifiées et la force du modèle de centre de données cloud, où un pool massif de ressources prend en charge les applications plutôt que de dédier une infrastructure à des composants logiciels individuels.

Il existe également plusieurs types de logiciels ERP cloud :

  • SaaS multi-locataires : Une seule version du logiciel ERP et son infrastructure associée dessert plusieurs organisations. Cependant, alors que chaque organisation utilise le même logiciel et est hébergée sur les mêmes serveurs, les données d’une entreprise restent inaccessibles aux autres. Un véritable système ERP cloud est généralement un SaaS multi-locataires.
  • SaaS à locataire unique : Une seule version du logiciel ERP et de son infrastructure associée ne sert qu’une seule organisation. En d’autres termes, les données d’une organisation sont hébergées sur des serveurs privés exécutant une instance logicielle unique. Certains fournisseurs d’ERP cloud donneront aux clients le choix d’exécuter une instance privée ou une instance partagée. Cloud public : Appartenant au fournisseur de services, plusieurs organisations partagent des services de cloud computing. Cependant, les données et applications de chaque organisation sont inaccessibles aux autres. Les exemples de cloud public incluent Amazon Web Services, Google Cloud, Microsoft Azure et Oracle Cloud.
  • Cloud privé : Un service qui n’est partagé avec aucune autre organisation.
  • ERP hybride: Comme il semble, une approche ERP hybride combine un logiciel sur site avec un cloud privé ou un cloud public pour l’informatique, le stockage et les services.

8Avantages du logiciel ERP Cloud

Infrastructure initiale et coûts d’exploitation. L’un des plus grands avantages d’une solution ERP basée sur le cloud est la réduction globale des coûts, qui commence à la mise en œuvre. Avec un ERP sur site, une entreprise encourt des coûts initiaux d’achat de serveurs, de création de bases de données, de mise en œuvre initiale, de consultants, de dotation en personnel informatique, de sécurité et de sauvegarde.

Les entreprises disposant d’un système ERP sur site devront assumer des coûts supplémentaires de maintenance, de ressources spécialisées internes ou de garde, de mises à niveau et de mises à jour, ainsi que des serveurs supplémentaires à mesure que l’entreprise se développera. L’ERP Cloud coûte généralement environ 30% de moins que l’ERP sur site. Étant donné que le fournisseur ERP cloud héberge et gère le logiciel sur ses propres serveurs, les entreprises évitent les coûts initiaux d’infrastructure ainsi que les coûts supplémentaires pour le personnel informatique, la maintenance, la sécurité et les mises à jour. Le fournisseur fournit un support informatique continu.

Vitesse de mise en œuvre. L’un des plus gros obstacles de toute nouvelle solution ERP est le temps de mise en œuvre, qui peut affecter directement les temps d’arrêt de l’entreprise et le temps de valorisation — dans une étude, environ la moitié des entreprises ont déclaré que leurs implémentations étaient terminées dans le délai prévu. Une entreprise peut normalement être opérationnelle plus rapidement sur un système ERP basé sur le cloud que sur site, car elle ne nécessite pas de sélection et de configuration de matériel ni d’embauche et de formation de personnel informatique.

Accessibilité. Les utilisateurs d’ERP basés sur le cloud peuvent accéder aux informations commerciales en temps réel, de n’importe où et sur n’importe quel appareil. Cela garantit que les employés de toute l’organisation travaillent avec les mêmes données, peu importe l’unité commerciale ou l’emplacement, et peuvent prendre des décisions plus rapidement et en toute confiance.

Évolutivité. Sans les défis d’ajouter plus de serveurs pour plus d’utilisateurs, d’emplacements ou de filiales, les solutions ERP basées sur le cloud facilitent la mise à l’échelle d’une entreprise. Au fur et à mesure qu’une entreprise se développe, l’ERP cloud se développe.

Une organisation peut commencer avec les fonctionnalités de base et en ajouter au besoin — sans ajouter plus de matériel. Sans oublier qu’une solution ERP cloud permet aux utilisateurs du monde entier d’accéder aux informations commerciales en se connectant simplement à Internet. Aucun serveur local n’est nécessaire, de sorte qu’une entreprise se développe par fusion ou acquisition, de nouvelles unités peuvent être mises en ligne rapidement. Les fournisseurs de cloud possèdent généralement des centres de données dans le monde entier et conserveront les données de chaque client à plusieurs endroits, offrant un service meilleur et plus fiable que la plupart des entreprises pourraient gérer elles-mêmes. Les fournisseurs de logiciels de cloud visent généralement 99.disponibilité à 999% — ce qui signifie que les clients voient moins de huit minutes d’arrêt imprévu chaque année.

Personnalisations et agilité. Tout comme l’ERP basé sur le cloud peut évoluer avec une organisation, il peut également être plus facilement personnalisé pour répondre aux besoins de l’entreprise – dès le départ ou au fil du temps, à mesure qu’une entreprise se développe et évolue. Bien que les logiciels ERP sur site puissent être personnalisés, ces personnalisations sont liées au logiciel actuel et peuvent être difficiles à réimplémenter avec les versions futures, en particulier si les intégrations ont été développées en interne. C’est l’une des principales raisons pour lesquelles certaines entreprises évitent de mettre à niveau leurs systèmes ERP sur site et continuent à utiliser des technologies obsolètes.

De plus, les systèmes ERP cloud ont tendance à bien s’intégrer à d’autres produits basés sur le cloud, et de nouveaux modules peuvent être ajoutés à un système ERP cloud sans temps d’arrêt ni matériel supplémentaire. Ce type d’agilité permet à une entreprise de rester proactive plutôt que réactive, en s’adaptant plus rapidement aux changements du secteur, aux tendances de consommation, aux circonstances imprévues, etc.

Mises à niveau. Les fournisseurs d’ERP Cloud gèrent généralement toutes les mises à niveau et mises à jour du système de manière continue, en tenant compte de l’évolution des besoins de l’entreprise et en veillant à ce que les clients utilisent la technologie la plus à jour. La mise à jour ou la mise à niveau d’un logiciel ERP sur site nécessite plus de temps et peut même impliquer l’embauche d’entrepreneurs pour gérer le processus. Avec l’ERP cloud, les mises à jour peuvent prendre aussi peu que 30 minutes et se produisent généralement pendant les heures creuses pour éviter les perturbations de l’activité.

Sécurité, conformité et reprise après sinistre. Compter sur un fournisseur externe pour héberger en toute sécurité les données commerciales d’une entreprise est une préoccupation compréhensible pour de nombreuses organisations. Cependant, les fournisseurs ERP basés sur le cloud peuvent offrir une sécurité et une conformité meilleures que celles que les entreprises pourraient autrement se permettre. En outre, une entreprise peut rester sûre que ses données sont toujours sauvegardées et que le fournisseur est armé de procédures de reprise après sinistre planifiées et pratiquées.

À moins que les organisations ne disposent d’un plan de reprise après sinistre et de continuité des activités, les solutions ERP sur site présentent un risque de perte de données catastrophique en cas de défaillance matérielle ou logicielle ou de catastrophe naturelle, d’incendie ou d’effraction.

Les fournisseurs de cloud offrent généralement une sécurité de niveau entreprise et un cryptage de bout en bout des données entre le fournisseur et l’organisation. Notez que les entreprises sont responsables de la gestion des identités et des accès des utilisateurs d’ERP cloud et de la sécurisation des appareils, tels que les PC ou les smartphones.

Résilience et accès au stockage. En cas de défaillance du matériel sur site, une entreprise pourrait consacrer beaucoup de temps et d’argent au transfert de données vers un nouveau système de stockage. Avec l’ERP basé sur le cloud, les données sont hébergées dans les centres de données du fournisseur, généralement de manière redondante et dispersée géographiquement. Cela est également bénéfique en termes d’accès aux informations et aux données commerciales sur Internet, une considération importante étant donné que de plus en plus d’emplois et d’opérations se déplacent en ligne et que les entreprises cherchent à automatiser et à rationaliser les processus métier.

Défis de l’ERP dans le cloud

Bien que la tendance soit clairement à une utilisation accrue du cloud, il existe des défis potentiels auxquels les organisations peuvent être confrontées :

Les systèmes hérités. Si une entreprise plus importante qui utilise un système ERP sur site depuis de nombreuses années cherche à passer à un ERP basé sur le cloud, la migration peut être difficile et nécessiter beaucoup de temps et d’expertise.

Résistance au changement. Les grandes entreprises avec de grandes équipes informatiques et administratives peuvent être repoussées par les principales parties prenantes. En déplaçant le logiciel ERP hors site, les administrateurs perdent un certain contrôle sur les processus qui deviennent automatisés, et le fournisseur gérant toute la maintenance et l’infrastructure, les équipes informatiques perdent le contrôle de certains processus opérationnels.

Conformité réglementaire. Les entreprises ayant des politiques de cybersécurité particulièrement strictes, des restrictions concernant l’hébergement des informations client dans le cloud et des problèmes de conformité réglementaire peuvent ne pas bénéficier de tous les avantages d’une solution ERP basée sur le cloud. Pourtant, les principaux fournisseurs de logiciels en tant que service ont fait des progrès dans la conformité aux réglementations telles que HIPAA et GDPR et peuvent généralement prendre en charge des mandats autour de la souveraineté et de la localité des données, alors ne supposez pas que vous êtes limité à un ERP sur site.

NetSuite ERP

NetSuite a été conçu pour le cloud et sert les petites et moyennes entreprises de tous les secteurs, offrant des informations en temps réel, un meilleur service client et des coûts de chaîne d’approvisionnement réduits en intégrant et automatisant les fonctions financières et opérationnelles essentielles. Découvrez comment NetSuite ERP peut faire passer votre organisation au niveau supérieur.

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