Un bureau de gestion de projet (PMO) est un groupe — interne ou externe à une entreprise — qui établit, maintient et assure des normes de gestion de projet dans l’ensemble de cette organisation. Ils sont les gardiens des meilleures pratiques, de l’état du projet et de l’orientation — le tout au même endroit.
» En fin de compte, des PMO sont en place pour aider les organisations à apporter de la valeur à leurs parties prenantes dans les projets et les programmes”, explique Brian Weiss, vice-président, développement de carrière des praticiens du Project Management Institute.
Selon PM Solutions Research, 85 % des entreprises avaient un PMO en 2016, en hausse de cinq pour cent par rapport à 2014. Ils ont également constaté que 30% des entreprises sans PMO prévoyaient d’en mettre en œuvre un.
Le rôle du PMO pourrait changer à mesure que l’intelligence artificielle et la transformation numérique s’installent, mais dans le climat des affaires d’aujourd’hui, voici ce qu’un PMO devrait faire, quels types vous devriez envisager et qui en a vraiment besoin.
Rôles et responsabilités d’un PMO
Un PMO veille à ce que les procédures, les pratiques et les opérations de l’entreprise se déroulent correctement — à temps, dans le respect du budget et de la même manière. « Les OPM sont là pour assurer le succès des projets et des programmes, et c’est essentiel car les organisations apportent de la valeur par le biais de projets et de programmes”, a déclaré Weiss. » La façon dont ils le font dépend de leur situation au sein de l’organisation. »
Selon le Pulse of the Profession 2017 de PMI, les entreprises qui alignent leur PMO à l’échelle de l’entreprise sur la stratégie ont eu 38% plus de projets répondant aux objectifs initiaux et à l’intention commerciale que celles qui ne l’ont pas fait. Ils ont également eu 33% moins de projets considérés comme des échecs.
Michael Fritsch, vice-président PMO chez Confoe, qui fournit à la fois des services PMO et aide les entreprises à créer leurs propres PMO internes, dit qu’un bon PMO:
- Fournit des avantages tangibles, reproductibles et à long terme à l’entreprise
- S’Aligne sur la stratégie et la culture de l’entreprise
- Est suffisamment agile pour s’adapter aux changements de stratégie
- Est un facilitateur clé pour l’organisation hautement performante
- Intègre les données et les informations provenant des projets stratégiques de l’entreprise / soutient le tableau de bord équilibré
- Permet le partage des ressources, des méthodologies, des outils et des techniques pour la réussite des projets dans toute l’entreprise
- Identifie et développe méthodologie de gestion de projet, meilleures pratiques et normes
- Coaches, mentors, trains et assure la supervision des chefs de projet et du personnel
Bien que tous les éléments ci—dessus soient importants, Fritsch affirme que le dernier élément est également un moyen pour les entreprises de développer les talents, même en dehors du PMO.
« Ce centre d’excellence peut aussi être le cheminement de carrière”, a-t-il déclaré. » Cela aide les gens à progresser dans leur carrière. » Il n’est pas rare, dit-il, que les chefs de projet atteignent le niveau de direction dans une entreprise. C’est aussi un élément clé de la rétention, afin que les chefs de projet au sein du cabinet du premier ministre ne voient pas ce bureau comme le point final de leur carrière (et, éventuellement, une impasse et un congé).
Pour en savoir plus sur l’établissement d’un cabinet du premier ministre réussi, voir » Comment élaborer un plan stratégique du cabinet du premier ministre. »
Différents types de PMO
Dans l’ordre du moins de soutien au plus de soutien, les trois types généraux de PMO sont le Soutien, le Contrôle et la directive.
- Un cabinet de soutien est le genre de cabinet de premier ministre » kumbaya”, dit Fritsch, où un cabinet de premier ministre fournit de l’aide en cas de besoin. « Entrez, nous vous donnerons des idées, vous donnerons les meilleures pratiques et vous pourrez nous ignorer complètement et nous ne dirons rien. »
- Un PMO contrôlant n’est pas entièrement autonome, mais ce n’est pas non plus un maître de tâche. ”Cela permet de contrôler dans une certaine mesure les projets », a déclaré Fritsch. Il fournit des modèles, des procédures et des rapports à l’entreprise. C’est « ce point intermédiaire idéal pour appliquer certaines normes, fournir tout ce soutien, mais le cabinet du premier ministre n’est pas responsable de tout”, a-t-il déclaré, ajoutant qu’il s’agissait du type de cabinet du premier ministre le plus courant.
- Un PMO directif est l’endroit où le PMO dirige la gestion de projet du travail, soutient et contrôle le monde, et ne laisse aucune marge de manœuvre pour suivre les modèles, les procédures et les exigences en matière de rapports décrites par le PMO. Ceux-ci sont les plus courants dans les environnements hautement réglementés et à haut risque.
Les PMOS peuvent également être des parements internes ou externes. Les PMO internes » comblent le fossé entre les équipes qui font du développement agile et du développement très itératif ”, a déclaré Jeff Grieshaber, directeur principal chez World Wide Technology. Ils sont également courants dans les organisations qui exécutent de grands programmes de transformation des processus métier.
Les PMO externes ont beaucoup des mêmes qualités que les PMO internes, mais sont également » très bons pour communiquer avec les clients, les parties prenantes et les équipes produits qui s’occupent du développement du travail que vous gérez ”, a déclaré Grieshaber.
Les PMO, comme tout, vont évoluer et changer pendant la révolution numérique. Gartner s’attend à ce que le rôle du PMO change en raison de la transformation numérique, d’autant plus que l’intelligence artificielle devient plus omniprésente et prend des fonctions traditionnelles du PMO. D’ici 2030, ils prédisent que plusieurs PMO qui peuvent maintenant exister au sein d’une organisation « fusionneront en une seule fonction concernée par le changement, la stratégie, l’évolution des projets et la gouvernance de l’organisation”, selon un rapport d’avril 2017.
Avez-vous besoin d’un PMO ?
Le meilleur point de départ pour déterminer si vous avez besoin ou non d’un PMO est de bien regarder le fonctionnement de votre entreprise et de voir si différents segments de celle-ci travaillent déjà ensemble dans des systèmes et des groupes en harmonie, ou s’ils fonctionnent en silos avec des systèmes différents et ne se parlent pas souvent. Si votre entreprise est cette dernière, un PMO peut vous aider. De plus, si vous êtes sur le point de mettre en œuvre des projets ou des changements de stratégie importants — ou si la stratégie que vous avez déjà n’est pas respectée, un PMO peut convenir à votre organisation.
« Si vous exécutez des projets, les projets ont un niveau de coût important ou ont un niveau d’impact important, alors vous pouvez vraiment bénéficier du PMO », a déclaré Fritsch. « Certes, plus les projets sont importants, plus le budget est important, plus il y a de projets, plus vous pouvez bénéficier d’un PMO. »
Ce que les entreprises reconnaissent comme PMO aujourd’hui n’est peut-être pas ce qu’elles voient à l’avenir, cependant. Gartner s’attend à ce que le nombre de PMO informatiques diminue à la suite de la révolution numérique, même si certains se transformeront en fonctions de gestion du changement et feront partie de la fonction de stratégie de niveau C. Le cabinet d’analystes s’attend également à ce que, d’ici 2030, les partenariats entre humains, machines intelligentes et IA éliminent « environ 80% du ”travail » qui représente l’essentiel de la discipline, des pratiques et des activités de gestion de projet d’aujourd’hui », selon le rapport. Pour les professionnels du cabinet du premier ministre, cela signifie adapter les comportements et les pratiques. Pour les entreprises, cela signifie adopter des changements dans la profession au profit de leurs organisations — et de leurs résultats.