Vos Politiques et procédures Commerciales Aident-Elles Ou Entravent-Elles la croissance de votre Entreprise?
Très peu de gens peuvent réellement dire qu’ils « aiment » les règles (ou du moins ils ne l’admettront pas), mais certains types de « règles” sont une nécessité, du moins dans certaines situations. En ce qui concerne les fonctionnalités de votre entreprise et votre plan de croissance, les règles qui régissent votre entreprise sont appelées vos politiques et procédures.
Le terme « politiques et procédures » est assez vaguement utilisé de nos jours. Vous verrez le terme sur pratiquement n’importe quel site Web et il existe sous une forme ou une autre dans la plupart des entreprises. Avez-vous des politiques et des procédures spécifiques dans votre organisation? Si vous le faites, il est peut-être temps de revoir la façon dont vous gérez cet élément important de votre entreprise. Si vous ne le faites pas… examinons de près comment mettre en œuvre des politiques et des procédures de la manière la plus efficace pour soutenir la croissance de votre entreprise.
Lorsqu’elles sont écrites et présentées correctement, les politiques et procédures de votre entreprise peuvent constituer un 
lien stratégique distinct entre la vision de l’entreprise et ses opérations quotidiennes. Alors pourquoi est-ce important pour vous?
Politiques vs Procédures – Quelle est la Différence Entre Elles ?
En termes très simples, les politiques de votre entreprise livrent sa vision et ses objectifs, en se concentrant davantage sur la direction, tout en renvoyant directement à sa culture. Les procédures, d’autre part, sont un système spécifique d’actions qui permettent à votre équipe de mettre en œuvre efficacement ces politiques, atteignant ainsi ces objectifs. On pourrait dire que les politiques sont une image de votre destination, tandis que vos procédures sont la feuille de route pour y arriver.
Voici quelques lignes directrices spécifiques sur la différenciation entre les politiques et les procédures :
Politiques:
- Sont de nature générale
- Identifiez les règles de l’entreprise
- Expliquez pourquoi elles existent
- Indique quand la règle s’applique
- Décrit qui elle couvre
- Montre comment la règle est appliquée
- Décrit les conséquences
- Sont normalement décrites à l’aide de phrases simples & paragraphes
Procédures:
- Identifier les actions spécifiques
- Expliquer quand prendre des mesures
- Décrit les alternatives
- Montre les procédures d’urgence
- Inclure un avertissement &mises en garde
- Donne des exemples
- Montre comment remplir les formulaires
- Sont normalement écrits en utilisant un format de contour
Surmonter la P&P Défi
L’un des défis auxquels vous faites face lorsque vous développez vos politiques et procédures est la spécificité par rapport à la flexibilité. Bien sûr, vous souhaitez que vos politiques et procédures soient spécifiques, compréhensibles et exécutables, mais il est également important d’apporter un élément de flexibilité dans vos processus afin de ne pas courir le risque d’être trop « rigide”, ce qui peut créer une perte de motivation. Par exemple, il n’a pas beaucoup de sens de cultiver une culture de leadership, une mentalité de propriété et de responsabilité, mais chaque procédure nécessite des réunions ou des autorisations pour l’approbation d’un processus clé. Certaines procédures doivent être exactes, mais d’autres se prêtent bien à un petit assouplissement des règles. Assurez-vous d’écrire vos politiques et procédures afin de créer l’équilibre idéal entre exactitude et flexibilité.
Comment Savez-Vous Quand Vos Politiques et Procédures ne sont Pas efficaces?
Il peut y avoir des signes révélateurs que vos P &P actuels ne correspondent pas aux besoins actuels de votre entreprise. Vous pouvez commencer à remarquer une détérioration du moral ou une inefficacité de vos systèmes. Gardez les yeux ouverts pour des exemples des éléments suivants:
- Un nombre croissant d’accidents ou d’erreurs, des taux d’échec plus élevés ou des dépassements de coûts
- Un nombre inhabituel de questions sur les routines opérationnelles typiques ou un sentiment de confusion au sein des départements
- Une incohérence notable dans le rendement au travail des employés
- Une augmentation du niveau de stress de vos équipes
- Processus d’examen incohérent et augmentation du turn over des employés
- Un grand nombre de divergences dans l’administration des avantages sociaux, les exceptions ou le favoritisme
Si vous commencez à remarquer l’un de ces signes, il est peut-être temps de réévaluer la valeur de votre entreprise politiques et procédures.
Même s’il semble que tout se passe bien et que tout se passe comme d’habitude, pensez à revoir les politiques et procédures de votre entreprise sur une base annuelle, voire semestrielle, pour vous assurer qu’elles répondent à votre vision actuelle de la culture d’entreprise. Cela peut faire partie des séances de planification stratégique de votre entreprise lorsque vous évoluez vers de nouveaux objectifs et visions pour votre avenir.