Une liste de contrôle détaillée pour vos plans de réunion de famille vous gardera organisé et vous donnera un semblant d’ordre et de direction lorsque vous tenterez de mettre sur pied un événement réussi pour l’ensemble du clan.
Vidéo: Comment planifier une réunion de famille
Par où commencer:
Idéalement, vous souhaitez vous donner à vous-même et à vos assistants au moins six mois à 1 an pour préparer, consolider les idées et conseiller tout le monde concernant l’événement. Cela devrait également donner aux participants et aux invités suffisamment de temps pour faire des plans de voyage et d’autres réservations nécessaires, ainsi que pour déposer les avis appropriés pour prendre congé du travail ou de l’école. Si vous pouvez commencer à planifier jusqu’à un an avant la réunion, tant mieux pour vous et pour toute la famille car cela permettra une planification plus approfondie.
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Ce que votre liste de contrôle doit inclure:
Dans la planification de la réunion de famille, aucun détail n’est trop petit ou inutile. Répertoriez tout et, si possible, conservez votre liste de contrôle avec vous en tout temps afin de pouvoir facilement noter les mises à jour à tout moment de la journée. Vous pouvez vous retrouver soudainement à penser à quelque chose ou à vous souvenir d’une tâche en faisant vos courses, en faisant la queue à la banque ou en parcourant les magazines de votre librairie locale. L’inspiration et les idées créatives sont partout, alors gardez votre liste de contrôle à portée de main.
* Conseil: Si vous souhaitez passer au numérique, vous pouvez également utiliser des listes de contrôle en ligne et des outils de gestion de projet basés sur le Web, tels que Checkvist ou Basecamp. Des listes de contrôle peuvent être créées et attribuées en ligne, et les membres peuvent ensuite mettre à jour les tâches sur leurs propres ordinateurs, tablettes ou smartphones.
6 mois ou plus avant la Réunion de famille
- Organisez votre (vos) comité(s) de réunion
- Mettez à jour le Répertoire familial; assurez-vous que les numéros de téléphone et les adresses e-mail sont exacts
- Contactez les membres de la famille concernant les dates et les lieux suggérés
- Commencez à examiner les lieux et les coûts possibles
- Recherchez et sélectionnez le thème de la réunion
5 mois avant la réunion de famille
- Synchronisez-vous avec les comités de planification de la réunion concernant le thème à suivre
- Finalisez la / les date(s) de la réunion
- Finalisez le lieu ou le lieu et commencez à faire des réservations
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- Créer un budget détaillé
- Faire ou commander des invitations de réunion
- Envoyer des invitations
4 mois avant la Réunion de famille
- Mettre en place le site web de la réunion de famille; commencez les mises à jour Facebook ou Twitter
- Si vous préparez vos repas par vous-même, coordonnez-vous avec le comité de préparation des aliments concernant le menu de la réunion de famille
- Si vous avez un service de restauration, contactez d’éventuels traiteurs professionnels et obtenez des devis
- Lorsque vous commencez à recevoir des RSVP des membres de la famille, mettez à jour les réservations avec le lieu si nécessaire
- Contactez le divertissement et d’autres périphériques d’événement au besoin
- Planifiez des jeux et des activités
3 mois avant la réunion de famille
- Contactez un photographe professionnel ou un vidéaste pour documenter festivités
- Compiler des souvenirs de famille à afficher pendant la réunion
- Mettre à jour le site Web de la réunion de famille avec des ressources utiles, des cartes et des liens concernant l’événement de la réunion
- Informer les membres de la famille des concours, des présentations de talents et d’autres activités afin qu’ils puissent commencer à préparer
2 mois avant la réunion de famille
- Commander des articles souvenirs de la réunion tels que stylos, tasses, chemises ou autres vêtements
- Créer un exemple de calendrier pour les activités prévues pendant la réunion
- la réunion
- Zone de contact restaurants, hôtels et autres établissements et renseignez-vous sur les réductions ou les coupons pour les grands groupes
1 mois avant la Réunion de famille
- Envoyez des alertes de rappel sur le site de la réunion de famille, ou par e-mail et Facebook / Twitter
- Achetez du matériel qui sera utilisé pour les activités et les jeux
- Confirmez les réservations auprès du lieu, de l’hébergement, des traiteurs, des animations, etc.
- Finaliser les décorations thématiques pour l’événement
1 à 2 semaines avant la réunion de famille
- Confirmez tous les détails de dernière minute avec les membres de votre comité
- Si une réunion de destination a été choisie, prenez des dispositions pour les animaux de compagnie pour tout être cher à fourrure qui restera à la maison
- Si vous fournissez de la nourriture pour la réunion, planifiez un voyage d’épicerie
- Achetez des décorations et des fournitures de dernière minute si nécessaire
- Assurez-vous que les articles souvenirs, les programmes, les chemises et autres matériaux sont prêts et en route
Votre liste de contrôle doit être constamment mise à jour au fur et à mesure que vous terminez chaque étape du processus de planification et synchronisez-la avec les autres membres de la famille qui vous aident à organiser l’événement. De cette façon, vous pouvez maximiser le temps et les ressources disponibles, et éviter de gaspiller des efforts à refaire certaines étapes ou à dupliquer inutilement des tâches en raison d’une mauvaise organisation.