Le remboursement ne peut pas dépasser le taux de l’IRS pour les voyages d’affaires. Le stationnement et les péages sont des déductions supplémentaires car ils ne sont pas inclus dans le tarif kilométrique standard.
Qu’est-ce qu’une » période de temps raisonnable »? L’IRS déclare qu’il s’agit d’une situation de faits et de circonstances. Cependant, il a des lignes directrices qui précisent ce qui constitue une période de temps raisonnable.
Si l’employé a reçu une avance, celle-ci doit avoir été versée dans les 30 jours suivant la date du voyage. La dépense doit être justifiée dans les 60 jours suivant le paiement de la dépense.
Remboursement excédentaire – Tout remboursement excédentaire doit être retourné dans les 120 jours suivant la réception d’un relevé de l’employeur qui énumère les avances en souffrance.
Ce sont des directives de l’IRS, et une entreprise est libre de mettre en œuvre des règles plus restrictives. Par exemple, la société peut exiger une justification pour les dépenses supérieures à 25 $, plutôt que la limite de 75 limit de l’IRS.
De même, l’entreprise peut payer le kilométrage à un tarif inférieur au tarif standard IRS. Les remboursements en vertu d’un régime comptable ne constituent pas un revenu imposable pour les employés et ne sont pas indiqués sur les 1040 des employés. Les dépenses non remboursées ne peuvent plus être déduites par les employés.
Régimes non comptables
L’alternative à un régime comptable est un régime d’allocation ou un régime non comptable. Par définition, un régime non imputable est un régime qui ne répond pas aux exigences d’un régime responsable.
Habituellement, ces régimes impliquent que l’employeur verse un montant fixe, ou une indemnité, à l’employé pour les déplacements. L’employé ne rend pas compte à l’employeur de la dépense de ces fonds.
Le montant de l’allocation est un revenu imposable et doit être inclus sur le W-2 de l’employé. Comme il a été mentionné ci-dessus, la TCJA a considérablement modifié l’effet des dépenses engagées sur le rendement d’un employé, car elles ne sont plus déductibles à titre de déduction détaillée.
Cela augmente l’importance de revoir les plans de remboursement et de s’assurer que les employés sont conscients de la façon dont ces changements peuvent les affecter
Ordinaire et nécessaire
Qu’une dépense soit remboursée par l’employeur ou incombe à l’employé, les mêmes lignes directrices de l’IRS s’appliquent. Une dépense doit être ordinaire et nécessaire en vertu des règles de l’IRS.
Les termes « ordinaire » et « nécessaire » ont des significations spécifiques à des fins fiscales, et l’usage courant de ces mots n’est pas applicable ici.
Les dépenses ordinaires sont des dépenses couramment utilisées et acceptées par les normes générales de l’industrie, c’est-à-dire des dépenses pour des choses généralement nécessaires à la gestion d’une entreprise. Une dépense est nécessaire si elle est utile et appropriée dans la gestion de l’entreprise.
Concentrez-vous sur le mot « utile. »La dépense est utile, mais pas nécessaire, pour mener une profession ou une entreprise correctement.
Ce qui est ordinaire et nécessaire dépend également de la situation individuelle. Il peut être ordinaire et nécessaire de discuter d’affaires avec un client dans un restaurant coûteux et de fournir un service de limousine pour négocier un contrat de plusieurs millions de dollars. En revanche, faire de même pour un client qui achète 500 annually par année ne serait pas considéré comme ordinaire et nécessaire.
Une dépense doit être à la fois ordinaire et nécessaire pour être déductible ou remboursable. L’IRS a également le droit d’appliquer un critère « somptueux » aux dépenses commerciales et peut refuser toute dépense qu’il juge somptueuse ou extravagante. Ce critère n’est normalement appliqué que dans des circonstances extrêmes.
Il est important d’un point de vue de l’IRS, ainsi que d’un point de vue éthique, que tous les remboursements des employés soient correctement et équitablement gérés. Cette zone peut facilement être abusée. Établir et suivre des politiques pour ces dépenses est une nécessité pour permettre à une entreprise d’être financièrement responsable et d’éviter les demandes de renseignements de l’IRS. Si vous avez des questions, veuillez contacter Victor Evans à [email protected] , Ross Walker à [email protected] ou votre conseiller fiscal VonLehman.