Etiquette des e-mails: Comment Demander des choses aux gens et Obtenir une réponse

Si écrire une lettre il y a cent ans équivalait à s’asseoir avec quelqu’un dans une pièce calme et à parler en face à face, écrire un e-mail aujourd’hui, c’est comme crier à quelqu’un de l’autre côté d’une intersection bruyante alors qu’il se précipite vers un rendez-vous.

Tout le monde est surchargé et surchargé. Nous existons dans un état d’attention partielle continue alors que nous nous déplaçons allègrement entre le courrier électronique, les messages texte, les médias sociaux et le Web. L’e-mail que vous envoyez n’est pas seulement en concurrence avec d’autres e-mails pour attirer l’attention de quelqu’un; il est en concurrence avec tout.

Il y a de fortes chances que votre e-mail soit lu sur un téléphone, tout comme plus de 50% des e-mails. Nous écumons et rognons nos boîtes de réception en déplacement, en répondant aux articles urgents et en signalant les articles moins pressants à revoir lorsque nous sommes de retour à nos bureaux.

Cela signifie que votre e-mail sera très probablement digéré en un coup d’œil lorsque le destinataire est sur son téléphone, faisant des allers-retours entre d’autres tâches. Au mieux, votre correspondance recevra un éclair rapide de leur attention. Si cela est jugé convaincant dans ce regard passant, ils y reviendront probablement plus tard. Faites une mauvaise première impression, cependant, et le jeu est terminé avant même de commencer.

Nos cerveaux enrichis d’informations exigent une nouvelle approche du courrier électronique. Lorsque tout le monde est occupé, être respectueux de son temps — en en prenant le moins possible — est un moyen clé d’attirer l’attention des gens. Lorsque vous composez un e-mail, cela signifie être clair, concis et exploitable. Vous pouvez y parvenir avec quelques stratégies simples:

Dirigez avec l’ask.

Sans être brusque ou insistant, il est important de placer votre demande en haut de votre e—mail – dans la première phrase ou deux si possible. L’objectif est d’attirer l’attention du lecteur et de lui faire comprendre immédiatement l’action demandée. Si vous mettez beaucoup de rigmarole avant votre demande, un lecteur impatient pourrait ne jamais y arriver.

Par exemple, disons que vous contactez le PDG d’une startup que vous admirez pour l’inviter à prendre la parole lors d’une conférence. Vous pouvez positionner l’ask comme ceci:

Salut Catherine — C’est Mark Holland. Je dirige la populaire conférence Firestarters, qui attire chaque année plus de 5 000 entrepreneurs au Staples Center de Los Angeles. Je vous écris pour vous inviter à prendre la parole lors de notre événement du 5 mars 2016.

Catherine ne sait peut-être pas ce qu’est la conférence des Firestarters, mais elle sait quelque chose d’important: De quoi parle cet e-mail (une invitation à parler). Elle connaît également maintenant la date et le lieu de l’événement et qu’il a des chiffres de fréquentation assez impressionnants. Maintenant que la demande est claire et que son intérêt est piqué, elle est plus susceptible de lire les détails supplémentaires de Mark, où il peut inclure une histoire sur l’événement et des statistiques plus impressionnantes pour rendre son cas encore plus fort.

Dans un monde à courte durée d’attention, il est préférable d’aller droit au but immédiatement et de faire vos explications plus tard. Pensez à ce qui apparaîtra dans l’aperçu du message sur deux lignes que le destinataire voit en faisant défiler sa boîte de réception: Cela captera-t-il son attention?

Établissez votre crédibilité.

Pourquoi devrais-je m’en soucier? la question tacite plane-t-elle dans l’esprit de la plupart des gens lorsqu’ils ouvrent un e-mail, surtout s’il s’agit de quelqu’un qu’ils ne connaissent pas. C’est pourquoi il est crucial d’établir votre crédibilité dès le début du message. Dites à votre lecteur pourquoi vous êtes différent, pourquoi vous êtes accompli ou pourquoi il devrait faire attention à vous.

Par exemple, si vous envoyez un e-mail à froid à une marque pour demander un parrainage, vous pouvez établir votre crédibilité en partageant des données sur votre audience et les récompenses que vous avez remportées.

Salut Tom – Je suis Tracy Black, la rédactrice en chef de Feed Daily, un site Web primé Webby avec plus de 2 millions de visiteurs par mois. Je prépare une nouvelle série d’articles qui cible de jeunes créatifs ambitieux, et je voulais voir si vous pourriez être intéressé à le sponsoriser?

Si vous envoyez un e-mail à quelqu’un que vous connaissez — en contactant un collègue pour une tâche urgente, par exemple — vous pouvez légitimer votre demande en indiquant que vous êtes sous la pression du patron (en supposant que c’est vrai).

Salut Tom — Je fais un suivi pour voir si vous avez pu implémenter la nouvelle fonctionnalité d’inscription par e-mail? Le PDG veut que cela se termine d’ici la fin de la semaine.

Les points de données et l’autorité brute ne sont bien sûr pas vos seules options. Vous pouvez également établir votre crédibilité en étant un observateur attentif de la personne que vous contactez. Vous pouvez leur dire depuis combien de temps vous avez suivi leur travail, ce que vous avez apprécié du dernier article de blog qu’ils ont écrit ou comment leur produit pourrait être amélioré — avec tact bien sûr! Tant que ce n’est pas fawning, la plupart des gens apprécient d’être remarqués, et cela leur fait remarquer que vous revenez.

Indiquez clairement la voie à suivre.

Je reçois fréquemment des courriels de personnes intéressées par une sorte d’échange de connaissances, mais je ne précise jamais comment elles aimeraient que je passe à l’action. Veulent-ils prendre un café? Veulent-ils passer un coup de fil? Ce n’est pas clair, ce qui signifie qu’au lieu de dire: « Oui! »Je dois répondre en leur demandant ce qu’ils me demandent en premier lieu — ou, plus probablement, ne pas répondre du tout.

Vous êtes beaucoup plus susceptible d’obtenir une réponse de quelqu’un si la prochaine étape est claire. Cela permet au destinataire de dire facilement oui à votre demande.

Disons que vous contactez un réalisateur que vous admirez pour obtenir des conseils. Ne leur envoyez pas simplement un e-mail avec:

Je suis fan de votre travail depuis des années, et j’adorerais choisir votre cerveau. Que dis-tu?

Proposez plutôt quelque chose de spécifique:

Je suis un admirateur de longue date de votre travail et j’ai le plus grand respect pour votre expertise cinématographique. J’aimerais vous poser quelques questions sur la façon dont vous avez financé votre premier film. Seriez-vous prêt pour un appel téléphonique de 15 à 20 minutes la semaine prochaine? Mon emploi du temps est ouvert toute la journée jeudi et vendredi si vous avez des disponibilités alors. Je promets de rester bref.

Le deuxième exemple clarifie le sujet à traiter et le fait que vous souhaitez simplement passer un bref appel téléphonique. Cela signifie que le destinataire sait que l’engagement de temps sera minime et — parce que vous avez déjà proposé une date de calendrier — il sait que le fil de discussion peut être fermé rapidement et efficacement. En d’autres termes, vous avez respecté leur temps, et ils savent maintenant que traiter avec vous ne sera pas un autre casse-tête dont ils n’ont pas besoin.

Si vous posez une question, proposez une solution.

L’e-mail n’est pas un bon lieu de débat. Ainsi, des messages qui n’offrent rien d’autre qu’une question comme « Que pensez-vous de X? » sont généralement inefficaces. Les gens occupés ne veulent pas comprendre vos problèmes pour vous, et ils ne veulent pas écrire une longue réponse. Ils veulent dire oui ou non, puis passer à la chose suivante. Donc, si vous voulez obtenir une réponse — et obtenir votre chemin – ne vous contentez pas de poser des questions: Proposez des solutions.

Imaginons que vous envoyiez un e-mail à votre patron pour lui demander si vous pouvez assister à une conférence. Vous pourriez écrire:

Salut Tina – J’ai remarqué que les gens réservent déjà des hôtels pour la conférence SXSW l’année prochaine. J’aimerais y aller. Qu’en penses-tu?

Ou, vous pourriez écrire,

Salut Tina – J’ai réfléchi à des moyens d’enrichir mon ensemble de compétences professionnelles, et il semble qu’il y ait des conférenciers et des ateliers à SXSW l’année prochaine qui seraient très utiles. Je peux également rédiger un rapport pour partager ce que j’ai appris avec l’équipe après mon retour. J’ai estimé le coût, et il semble qu’un billet d’avion, un hôtel et un billet d’avion coûteraient environ 2 500 $ à l’entreprise. Pensez-vous que l’entreprise pourrait me parrainer pour participer?

Le premier message est court mais paresseux et nécessitera de nombreux allers-retours pour clarifier ce qui est vraiment en jeu. Le deuxième e-mail est plus long mais comprend tout le nécessaire pour que la conversation soit résolue immédiatement. L’écrivain a fait ses devoirs, les coûts et les avantages sont clairs, et il est facile pour le patron de dire oui. Être proactif dans vos communications demande plus de travail dès le départ, mais cela rapporte d’énormes dividendes à long terme.

Être scannable.

Utilisez des puces, des chiffres et/ ou des caractères gras pour rendre votre e-mail écrémable et digeste, en soulignant les points clés. Si vous vous moquez de ce type d’informations à la cuillère, allez-y et surmontez-le. Les e-mails visent à obtenir des résultats, pas à tester la compréhension en lecture de votre destinataire. Voici un exemple de la façon dont vous pouvez récapituler les étapes suivantes après une réunion client.

Salut Sharon — Super appel hier! Je suis excité par les prochaines étapes. Voici un récapitulatif de ce que nous avons discuté de faire dans la semaine à venir pour respecter notre délai: Éléments d’action pour Sharon &Équipe:

– Approuver les maquettes révisées (Dû: Lun 4/9) – Fournir une copie finale pour les bannières (Dû: Mer 4/11) – Fournir des photographies haute résolution (Dû: Mer 4/11)

Parce que cet e-mail nécessite que le client fasse quelque chose, vous voulez que les éléments d’action sortent de l’e—mail — donc le texte en gras — et soient facilement digérés – donc les puces. Les dates d’échéance sont également décalées entre parenthèses afin qu’elles soient faciles à voir.

Rappelez-vous: si vous voulez vraiment faire avancer les choses, le succès dépend de la facilité avec laquelle votre lecteur traite rapidement l’e-mail et comprend les points saillants.

Donnez-leur un délai.

Votre email est-il urgent ? A-t-il besoin d’une réponse maintenant? Dans deux jours ? Dans deux semaines ? Cela peut vous surprendre d’apprendre que les gens occupés aiment les délais, car ils aident à prioriser exactement le moment où les choses doivent être faites. En fait, j’ai constaté que les e-mails sans calendrier sont plus susceptibles d’être ignorés. Vous ne voulez certainement pas être impérieux ou trop exigeant, mais donnez à votre lecteur un contexte poli pour le timing.

Si vous envoyez un e-mail à un collègue proche au sujet d’une tâche urgente, vous pouvez être assez simple sur le timing:

Pour que le projet reste dans les délais prévus, j’aurai besoin d’une réponse de votre part dans les prochaines 24 heures si possible.

Si vous adressez une invitation à quelqu’un que vous n’avez pas rencontré, vous pouvez partager poliment votre chronologie de suivi:

Je suis sûr que vous êtes occupé et que vous voudrez avoir le temps de réfléchir à cette opportunité. Je ferai un suivi dans deux semaines si je n’ai pas de nouvelles de vous.

Ou dites que vous voulez permettre à votre patron ou à un client de peser sur une décision mais que vous devez avancer s’ils ne répondent pas à temps:

Si je n’ai pas de nouvelles de vous d’ici ce vendredi 17 août, je vais aller de l’avant et procéder à la solution que j’ai proposée ci-dessus.

Inclure une date limite, c’est comme jeter une ancre: Il corrige votre demande dans l’espace et le temps, ce qui la rend plus susceptible de se faire remarquer et de se faire remarquer.

Écrivez vos lignes d’objet comme des titres.

Pour que votre email soit lu, il doit être ouvert. Votre objectif devrait être de composer une ligne d’objet claire et, idéalement, provocante. C’est un peu comme écrire un titre convaincant pour un article ou un article de blog sur lequel vous souhaitez que les gens cliquent.

Disons que vous êtes un musicien à succès, contactez un designer pour faire la pochette de votre nouvel album. Vous avez un public de taille décente, vous vous attendez donc à ce que l’album fonctionne bien. Vous pouvez utiliser:

Sujet: Design Gig

C’est précis, mais il manque de spécificité et fait ressembler votre e-mail à une offre banale. Alternativement, vous pouvez utiliser:

Sujet: Conception de la couverture pour une sortie d’album de haut niveau?

Ceci est toujours exact, mais il pique la curiosité en clarifiant ce qu’est exactement le projet et en promettant une bonne exposition. Surtout lorsque vous écrivez un e-mail « demander » à quelqu’un que vous n’avez jamais rencontré auparavant, la ligne d’objet fonctionne comme une première impression. Et vous n’avez qu’une seule chance de faire une première impression.

Modifiez vos messages sans pitié.

Après avoir rédigé votre e-mail, réexaminez-le d’un œil antipathique et éliminez tout ce qui n’est pas nécessaire. Être clair et concis dès le départ permet de gagner du temps pour tout le monde. Il faut plus de temps pour créer un e-mail serré et précis, mais cet e-mail modifié sera également beaucoup plus susceptible d’obtenir une réponse.

Prévisualisez tous les messages sur votre téléphone.

Comme mentionné précédemment, votre message électronique sera probablement ouvert en premier sur un téléphone. Par conséquent, il est sage de comprendre à quoi ressemblera votre message dans les applications de messagerie mobile. Ce qui semble digeste sur un écran de bureau massif ressemble souvent à _la guerre et la paix _sur un téléphone portable. Prévisualisez votre message sur le petit écran, et s’il semble encore trop long, modifiez-le à nouveau sans pitié. Si votre message donne l’impression d’être accablant, il sera probablement ignoré.

Si vous pensez que tout cela ressemble à beaucoup de travail pour un petit e-mail ancien, pensez-y de cette façon: Si vous prenez le temps de considérer votre public et d’adapter votre message à leur portée d’attention dès le départ, vos e-mails seront plus efficaces, vous aurez plus de chances d’obtenir ce que vous voulez, et vous devrez finalement passer moins de temps sur les e-mails. N’est-ce pas ce que tout le monde veut ?

Toutes les illustrations de l’artiste Tomba Lobos du livre Se désabonner.