Embauchez un Assistant Virtuel et commencez à déléguer

Il arrive un moment dans la vie de chaque propriétaire de petite entreprise où il regarde sa liste de tâches et se rend compte qu’il ne peut tout simplement pas tout faire. Trop d’e—mails à répondre, trop de clients à intégrer, trop de campagnes marketing à organiser – quoi qu’il en soit, vous avez besoin d’aide. Entrez: assistants virtuels.

Les assistants virtuels (VAS) sont des entrepreneurs à distance qui peuvent assumer un certain nombre de « petits boulots » dans votre entreprise. Ils peuvent se concentrer sur un ensemble spécifique de tâches administratives, ou ils peuvent servir de touche-à-tout. De toute façon, déléguer à un VA vous aidera à développer votre entreprise sans vous épuiser.

Comment savoir Si Vous avez besoin d’un Assistant virtuel

Il peut être difficile d’identifier le point de basculement pour savoir quand embaucher un assistant virtuel, mais il y a quelques signes communs qu’il est temps de commencer à déléguer:

• Vous travaillez régulièrement de longues heures. Surtout si une grande partie de votre temps est consacrée à des tâches répétitives ou fastidieuses comme répondre aux commentaires des médias sociaux ou aux e-mails du service client, vous voudrez peut-être penser à déléguer à un VA. Nous parlons de plus d’une mauvaise semaine ici ou là — cherchez des modèles de ces longues heures fastidieuses qui se produisent pendant plusieurs semaines d’affilée.

• Vous perdez des clients ou des clients parce que vous ne pouvez pas répondre aux e-mails en temps opportun. Une fois que vous commencez à perdre de l’argent parce que vous ne pouvez pas suivre votre courrier électronique, vous avez absolument besoin d’aide. Perdre des clients n’est pas une option pour une entreprise en croissance.

• Vous passez votre temps sur des tâches de moindre valeur. C’est votre entreprise, et vous devriez passer votre temps à ajouter de la valeur à l’entreprise d’une manière que vous seul pouvez. Le travail administratif est une compétence spécifique, mais c’est une compétence que vous pouvez déléguer. Votre cerveau ? Ce n’est pas transférable.

• Vous faites un travail que vous n’aimez pas. Si vous aimez certaines de ces tâches fastidieuses, respectez-les par tous les moyens. Ils pourraient vous dynamiser ou susciter des idées que vous n’auriez pas autrement. Mais assurez-vous d’aimer votre travail. Faire des tâches que vous n’aimez pas peut entraîner un épuisement professionnel, ce qui aura un effet négatif sur votre productivité — et votre entreprise.

Exécuter les chiffres

Votre santé mentale est le facteur le plus important ici, mais vous dirigez une entreprise, vous devez donc jeter un coup d’œil au résultat net et le peser par rapport à tout épuisement imminent. Quand il s’agit de cela, vous devez être sûr que votre assistant vous fera économiser plus d’argent qu’il n’en coûtera.

Commencez par suivre votre temps. C’est quelque chose que vous devriez faire de toute façon: C’est un moyen facile de repérer les inefficacités et de voir exactement où va votre temps — par rapport à ce que vous pensez qu’il va. Consultez notre liste des meilleurs outils de suivi du temps pour commencer et trouver le meilleur choix pour vous. Une fois que vous savez combien de temps vous consacrez à chaque tâche, il est temps de faire des calculs.

Scénario #1:Vous passez six à huit heures par semaine à traiter les questions des clients par téléphone et par e-mail. À 22/ / heure, cela vous coûterait entre 132 et 176 $ / semaine pour externaliser à un assistant virtuel. Au cours de ces mêmes six heures, vous pourriez faire autre chose (travail client facturable, augmentation des efforts de marketing sur Instagram, tout ce qui a du sens pour votre entreprise) qui vous rapporterait entre 300 et 400 $. Dans ce cas, les chiffres montrent que l’obtention d’une VA a un sens financier pour vous.

Scénario no 2: Vous passez trois heures par semaine à vous occuper d’une tâche administrative de niveau supérieur qui nécessite une connaissance approfondie de l’industrie et de votre entreprise / produit (par exemple, parler aux fabricants). Vous devrez trouver une VA qui a le même niveau de connaissances de base que vous (et payer des taux plus élevés en conséquence – disons 30-35/ / heure), et vous n’avez pas une tâche immédiatement rentable que vous pourriez faire avec le temps que vous économiseriez. Dans ce cas, l’embauche d’un VA n’en vaut pas la peine pour vous — encore. Une fois que vous avez suffisamment d’autres tâches à déléguer, vous pouvez les déléguer, mais pour l’instant, il est plus logique financièrement de continuer à vous transporter par camion.

Scénario #3 : Vous avez analysé vos chronologies et constaté que vous consacrez cinq à sept heures/semaine au travail administratif. Vous avez environ deux à trois heures de travail rentable que vous pourriez effectuer dans ce laps de temps, de sorte que vous seriez plus ou moins à la hauteur en embauchant un assistant. C’est souvent la position la plus délicate à occuper, car il n’y a pas de gain monétaire immédiat à obtenir. Si vous détestez le travail d’administrateur et que vous le souhaitez, l’embauche d’un assistant en vaut la peine, ne serait—ce que pour votre tranquillité d’esprit et pour éviter l’épuisement professionnel. Il pourrait également être judicieux d’embaucher un assistant maintenant si vous avez une saison chargée à venir dans trois mois: au moment où la saison chargée arrive, votre VA sera entièrement intégrée. Si, cependant, vous aimez utiliser ces tâches administratives pour vous détendre à la fin d’une journée de travail, la pression de délégation est éteinte.

Assistant virtuel vs assistant en personne

Si vous avez déterminé que vous avez besoin d’aide, cela vaut toujours la peine de décider: Un assistant virtuel est-il la voie à suivre? Parfois, un assistant en personne peut être ce que vous recherchez. Voici quelques éléments à prendre en compte lors de la prise de cette décision:

• Types de tâches: Si votre entreprise implique beaucoup d’articles pour l’expédition ou des courses locales, vous aurez besoin d’un assistant en personne.

• Votre forme de communication préférée: Si vous êtes tout à fait à l’aise de communiquer par SMS, e-mail, Slack et occasionnellement par téléphone ou appel vidéo, une VA à distance fera l’affaire. Si vous constatez que vous vous épanouissez avec la communication en face à face, vous pourriez avoir du mal à gérer un assistant virtuel.

• Disponibilité et coût des talents: Selon l’endroit où vous vivez, vous ne pourrez peut-être pas trouver un assistant local avec les compétences dont vous avez besoin. Sinon, vous pourriez ne pas être en mesure de vous offrir un assistant local avec les compétences dont vous avez besoin. Ce serait un bon moment pour se tourner vers un VA.

Comment trouver et embaucher un Assistant virtuel

Vous savez que vous avez besoin d’un VA et vous avez une assez bonne idée du type de travail qu’ils devraient faire pour vous. La prochaine étape: trouver quelqu’un. Trouver, embaucher et intégrer un entrepreneur est un processus approfondi, mais voici quelques lignes directrices pour vous aider à démarrer.

Où chercher un assistant virtuel

La meilleure façon de trouver un assistant virtuel est de demander des références à votre réseau. Comme pour tout poste, les personnes qui viennent avec une recommandation sont beaucoup plus susceptibles d’avoir ce que vous recherchez. Commencez par publier sur LinkedIn, ainsi que sur les groupes Slack ou Facebook pour les propriétaires d’entreprise. Assurez-vous d’inclure les types de tâches pour lesquelles vous recherchez de l’aide et le type d’entreprise que vous exécutez. Plus vous êtes spécifique, meilleure est la qualité des références que les gens peuvent vous envoyer.

Si vous n’êtes pas en mesure d’embaucher via des références, voici d’autres options:

Utilisez un service d’assistant virtuel.

Les services d’assistants virtuels sont essentiellement des agences en ligne pour assistants virtuels. Cela signifie que vous n’avez pas besoin de vous procurer l’assistant vous-même, ce qui peut vous faire gagner du temps. L’inconvénient, bien sûr, est que vous êtes moins susceptible d’obtenir quelqu’un spécialisé dans votre type spécifique de modèle d’affaires ou d’industrie.

• Zirtual s’adresse spécifiquement aux entrepreneurs et aux professionnels. Les plans commencent à 398 $ / mois pour 12 heures de tâches d’un assistant universitaire basé aux États-Unis.

• UAssistMe est plus abordable mais se concentre davantage sur le travail strictement administratif (e.g. tenue de livres, service à la clientèle, transcriptions et gestion des e-mails). Les plans commencent à 299 $ / mois pour 20 heures de tâches.

Utilisez un marché freelance général.

Les marchés freelance permettent aux entrepreneurs de vous présenter essentiellement leur travail. Vous pouvez publier les tâches dont vous avez besoin, et les gens répondront avec leurs informations et leurs tarifs. L’utilisation d’un marché peut vous ouvrir à de nombreux entrepreneurs qualifiés, mais cela présente un inconvénient: vous devrez passer au crible un grand nombre d’applications, dont beaucoup ne sont pas si géniales. (Les messages populaires obtiendront de 25 à 100 offres, et parfois plus). Vous êtes également obligé de passer par le système de messagerie et les outils de facturation de l’entreprise, car les entrepreneurs sont pénalisés pour avoir quitté le système intégré. Le fait que les entrepreneurs doivent tenir compte des frais que le marché leur facture souvent signifie que vous pouvez obtenir de meilleurs taux ailleurs.

• Guru compte plus de trois millions d’entrepreneurs dans le monde, couvrant un large éventail de compétences. Les options de paiement de Guru incluent le paiement par tâche, par jalon ou à l’heure; ou vous pouvez payer selon un calendrier récurrent, ce qui pourrait bien fonctionner pour un accord d’entrepreneur en cours.

• Le marché des assistants virtuels de Task Pigeon est une émanation de son marché général des tâches. Bien que ce ne soit pas l’activité principale de Task Pigeon, vous bénéficiez de la fiabilité d’une équipe de gestion des tâches de confiance qui vérifie les assistants. Pour le paiement, vous pré-achetez des heures, puis spécifiez quels sont vos besoins.

• PeoplePerHour vous permet de publier un emploi ou de parcourir les pigistes existants, et le bassin de talents couvre un large éventail de services professionnels, de la conception au développement Web en passant par le travail administratif. La tarification est horaire ou fixe, selon le projet.

• Freelancer est un peu plus orienté vers les pigistes spécialisés (pensez aux concepteurs, aux rédacteurs, etc.), c’est donc un excellent endroit où aller si vous cherchez quelqu’un avec un arrière-plan spécifique. Les options de paiement comprennent les paiements d’étape ou les paiements à l’achèvement.

Ce que vous pouvez vous attendre à payer pour un assistant virtuel

Comme pour la plupart des professions, les tarifs des SAV sont partout sur la carte. Voici quelques points à garder à l’esprit lorsque vous examinez les assistants virtuels et leurs tarifs:

Type de travail: Si vous envisagez un travail administratif d’entrée de gamme (gestion des e-mails, service client de base, etc.), vous paierez probablement 15-25 $ / heure. Si vous recherchez des tâches de plus haut niveau (gestion de projet, stratégie de contenu, etc.), vous pourriez être à la recherche de 50/ / heure ou plus. Upwork a affiché ses taux moyens pour diverses tâches, ce qui peut vous aider à obtenir une meilleure estimation.

Vitesse: Gardez à l’esprit lorsque vous regardez les taux horaires que certaines personnes travaillent plus vite que d’autres. Quelqu’un qui facture 50/ / heure peut terminer un projet trois fois plus rapidement — et avec la même qualité — que quelqu’un qui facture 25/ / heure, ce qui le rend plus avantageux financièrement pour vous. Ne vous laissez pas berner par des taux horaires ultra-bas.

Niveau d’expérience : Prenez en compte le niveau d’expérience de l’AV. Il peut être tentant d’opter pour l’option la moins chère que vous trouvez, mais une vaste expérience peut faire la différence entre un travail de qualité et un travail que vous finissez par devoir refaire vous-même.

Témoignages de clients: Regardez les témoignages de clients sur le site Web de l’AV et / ou leurs recommandations LinkedIn, et demandez quelques références de clients à contacter par e-mail. Si quelqu’un n’est pas en mesure de vous mettre en contact avec au moins deux ou trois personnes pour lesquelles il a déjà travaillé, cela pourrait signifier qu’il sait qu’il ne recevrait aucune recommandation élogieuse.

Se préparer à déléguer

Avant que votre nouvelle VA ne démarre, vous devez être préparé avec deux types de documentation qui faciliteront le processus d’intégration et de délégation.

Procédures opérationnelles normalisées

Les Procédures opérationnelles normalisées (SOP) sont essentiellement des manuels pratiques pour les tâches que vous demanderez à l’assistant de s’attaquer. Ils devraient donner à l’assistant toutes les informations dont il a besoin pour pouvoir faire le travail.

Vous pouvez, bien sûr, l’écrire dans un document, mais nous vous suggérons de commencer par un screencast. Si vous vous enregistrez alors que vous terminez la tâche, vous pouvez vous assurer qu’il n’y aura pas d’étapes manquées dans la documentation. Si vous écrivez quelque chose de mémoire, il est facile de manquer les petits détails.

• Jing est gratuit et rapide à mettre en place. Une fois que vous avez enregistré votre screencast, vous pouvez le télécharger sur leur serveur et obtenir un screencast.lien com à envoyer à votre assistant — ou vous pouvez le télécharger sous forme de fichier. Jing a une limite de temps de cinq minutes, mais si vous voulez surtout faire des screencasts rapides – et ne voulez pas payer pour le service — c’est votre meilleur choix.

• Snagit vous donne la possibilité d’ajouter des annotations à vos vidéos pour plus de clarté. Si vous avez des tâches compliquées qui prendront plus de quelques minutes à expliquer, ou si vous souhaitez pouvoir mettre en évidence des parties spécifiques de l’écran ou ajouter des indices à l’écran, c’est une bonne option. Prix: 49,95 $ sans limite de temps de screencasting.

Une fois que vous avez fait la screencast, vous pouvez choisir de transcrire les instructions si vous le souhaitez également par écrit. (Il vaut la peine de demander à votre assistant si cela serait bénéfique pour lui.) N’oubliez pas de mettre des liens vers tous les screencasts dans un dossier Google Drive ou un bloc-notes Evernote et de les partager avec l’assistant, afin qu’ils puissent facilement effectuer des recherches.

Modèles

Si vous n’avez pas déjà de modèles pour votre travail, vous voudrez démarrer ce processus de documentation. Vous devez également fournir à votre nouvel assistant des exemples de modèles complétés afin qu’il puisse mieux comprendre votre style de communication lors de l’interfaçage avec des parties externes.

En utilisant l’automatisation comme VA

Après mûre réflexion, vous pouvez décider que vous n’êtes pas tout à fait prêt à embaucher un assistant virtuel, soit parce que cela n’a pas de sens financier, soit parce que vous n’avez pas assez de choses à déléguer. Ou peut-être avez-vous besoin de prendre du travail immédiatement pendant que vous cherchez un assistant. Quoi qu’il en soit, l’automatisation de vos processus est un bon point de départ.

Zapier peut automatiser presque tous les processus, mais voici quelques suggestions toutes faites pour les tâches que vous pourriez autrement confier à un VA.

• Ajoutez automatiquement vos articles de blog aux médias sociaux.

• Rationalisez votre processus d’intégration des nouveaux clients.

• Mettre à jour l’inventaire sans la saisie manuelle des données.

Embaucher un assistant virtuel est un gros engagement, mais cela peut être payant à la pelle, à la fois financièrement et mentalement. Si vous faites vos recherches, embauchez bien et posez les bases, vous serez prêt pour le succès. Et une fois que votre nouvel AV sera opérationnel, vous aurez plus de temps et d’énergie à consacrer aux choses qui comptent le plus pour vous et votre entreprise.

Image du héros de FirmBee via. Image de deux personnes avec des cahiers de rawpixel.com via Pexels.