Effectuer un dépistage pré-emploi approprié est une étape critique dans l’embauche d’un employé à l’Université de Floride. Cela permettra au gestionnaire d’embauche de prendre une décision éclairée sur l’embauche et de protéger l’investissement qu’il s’apprête à faire. Le dépistage préalable à l’emploi comprend une vérification des antécédents criminels, une vérification des études, une vérification de l’expérience, une vérification des références et une évaluation de la santé, le cas échéant.
UF collabore avec First Advantage pour rationaliser le processus de vérification préalable à l’embauche suivant :
- Vérification des antécédents criminels
- Vérification de l’éducation
- Vérification de l’emploi
Les gestionnaires d’embauche devront toujours effectuer personnellement des vérifications des références de leurs employés. Ce type de contrôle préalable à l’embauche fournira aux gestionnaires d’embauche de l’UF des informations importantes sur leurs embauches qui peuvent avoir un impact critique sur leur décision d’embauche. Pour plus d’informations sur la vérification des références, y compris des conseils ou des questions à poser, veuillez visiter la page Effectuer une vérification des références utile dans le Centre de recrutement de l’UFHR.
First Advantage est une entreprise mondiale qui dessert actuellement plus de 35 000 organisations dans le monde et effectue des vérifications des antécédents dans plus de 200 pays. Grâce au partenariat d’UF avec First Advantage, les départements d’embauche d’UF peuvent bénéficier des avantages suivants:
- Lancer la vérification des antécédents criminels, la vérification de l’éducation et la vérification de l’emploi via le système myUFL
- Suivre toutes les demandes soumises via leur propre portail
- Modifier la demande dans le cas où une erreur (c’est-à-dire l’adresse e-mail du candidat) a été commise
- Annuler la demande
- Recevoir des notifications lorsque la demande est à chacune des étapes suivantes: la commande a été envoyée à l’employé, la commande a été complétée et la commande a été jugée éligible parce que le criminel de l’employé la vérification des antécédents est revenue satisfaisante.
De plus, les nouveaux employés d’UF interagiront avec First Advantage grâce à leur interface conviviale et mobile pour signer le formulaire de consentement électronique, fournir les informations requises pour la demande et suivre les progrès de leur présélection avant l’emploi.
Accès au Système
Pour accéder ou soumettre une vérification des antécédents via First Advantage, vous devez avoir l’un des rôles de sécurité suivants:
- UF_EPAF_Department Admin
- UF_EPAF_Level 1 Approbateur
Pour demander ces rôles, vous devez suivre les cours de formation appropriés pour ces rôles et soumettre une demande par l’intermédiaire de l’administrateur de la sécurité de votre département (DSA). Pour plus d’informations sur la formation, veuillez consulter la boîte à outils d’action sur l’emploi et le poste. Pour obtenir la liste des administrateurs de sécurité de votre département, veuillez consulter la boîte à outils Rôles de sécurité.
Type de vérification/filtrage
Pour simplifier le processus de commande, les paquets suivants ont été créés pour accueillir les types d’embauches suivants :
| Paquet | Type d’embauche |
| Basic + Edu + Exp Verf | Ce package est spécifiquement destiné aux professeurs, ÉQUIPES, Auxiliaires et Post-doctorants qui sont nouveaux ou qui reviennent à l’UF. Ce type de contrôle comprend le dépistage criminel, la vérification du plus haut niveau d’éducation (y compris le diplôme d’études secondaires), la vérification des 10 dernières années d’emploi et la liste des sanctions mondiales, y compris la liste des terroristes des États-Unis. |
| Basic | Ce package est spécifiquement destiné au personnel de la FPO, aux étudiants et aux assistants diplômés. Seul un dépistage criminel est effectué pour ce paquet.
(Facultatif) Cette trousse peut être utilisée pour effectuer une vérification des antécédents criminels des employés de l’UF transférés d’un ministère à un autre sur le même plan salarial (p. ex. ÉQUIPES à ÉQUIPES). |
| Edu + Exp Verf | Ce package est uniquement destiné aux employés de salaire / professeurs réguliers, aux ÉQUIPES, aux auxiliaires et aux postdoctoraux qui sont nouveaux ou qui reviennent à l’UF et passeront par une vérification en direct FBI / 435.
Ce paquet est également utilisé pour le personnel de la FPO, les étudiants et les assistants diplômés embauchés dans un poste de professeur, d’ÉQUIPE, d’auxiliaire et de postdoctorant. Remarque importante: Le premier avantage ne sera pas de mener FBI ou 435 livescan. Les ministères qui embauchent devront toujours effectuer ces types de vérifications par l’intermédiaire de l’UFHR. |
Vérification de l’emploi
First Advantage tentera de contacter les employeurs du candidat trois fois dans les trois jours pour effectuer une vérification de l’emploi. S’ils ne parviennent pas à joindre l’employeur, ils concluront leur tentative, puis le service d’embauche devra travailler avec le candidat pour compléter la vérification de l’emploi. Le service d’embauche n’aura qu’à effectuer une vérification de l’emploi pour satisfaire aux années d’expérience requises pour le poste.
Vérification de l’éducation
First Advantage vérifiera un diplôme d’un établissement d’enseignement. First Advantage peut confirmer un diplôme d’études secondaires jusqu’au doctorat et peut vérifier les études à l’intérieur ou à l’extérieur des États-Unis. Si First Advantage n’est pas en mesure de vérifier les études de l’employé, le service d’embauche devra alors obtenir les documents appropriés (un diplôme d’études secondaires pour les études secondaires ou des relevés de notes officiels pour les diplômes postsecondaires).
Vérification des antécédents criminels
First Advantage effectuera une vérification des antécédents criminels au niveau du comté pour tous les endroits où l’employé peut avoir vécu. Les emplacements recherchés sont basés sur les adresses trouvées dans les antécédents de crédit de l’employé et / ou fournies par l’employé au moment de la signature du consentement.
Pour plus d’informations ou d’instructions sur la soumission d’une commande, veuillez consulter la sélection de fond À l’aide de la simulation et du guide d’instructions First Advantage.
Note importante: Toutes les commandes doivent être demandées par le biais de l’option Avantage direct dans Premier avantage, et non de la vérification de l’emploi.
Notification aux demandeurs
Lorsqu’une commande est soumise, si la case ”CC:Recruteur sur e-mail d’invitation » est cochée, le demandeur recevra un e-mail lorsque l’invitation sera envoyée à l’employé. Dans ce système, « recruteur” est le même que « demandeur. »
De plus, le demandeur recevra une notification lorsqu’un e-mail de rappel est envoyé au candidat, lorsque First Advantage termine la commande et lorsque la commande est désignée comme éligible.
Notification aux candidats
First Advantage enverra l’e-mail d’invitation initial au candidat peu de temps après la soumission de la commande. Le candidat dispose de six jours pour répondre à l’e-mail d’invitation initial, et First Advantage enverra un e-mail de rappel au candidat toutes les 24 heures.
En fonction de la vérification et du lieu de la recherche, First Advantage contactera le candidat par e-mail si des informations supplémentaires sont nécessaires. Si les informations supplémentaires requises sont pour une recherche aux États-Unis, le candidat a 48 heures pour répondre. Si les informations requises sont pour une recherche en dehors des États-Unis, le candidat a 72 heures pour répondre.
Rechercher une commande
Tous les demandeurs ont la possibilité d’examiner le statut et les résultats de leurs commandes, et ils peuvent rechercher leurs commandes soit par le biais de Director Advantage, soit par le filtrage de l’emploi dans First Advantage. Chaque option fournit des résultats de recherche différents.
Avantage direct
Cette option vous permettra uniquement de rechercher les commandes qui ont été initiées par le demandeur, qui n’ont pas été complétées par le candidat ou qui ont été complétées par First Advantage.
Vérification de l’emploi
Cette option permettra aux demandeurs de rechercher les commandes qu’ils ont initiées ainsi que les commandes qui ont été initiées par d’autres demandeurs d’UF. Cependant, cela ne vous permettra que de rechercher les commandes qui ont été complétées par le candidat.
Statuts et Résultat final
Lors de la recherche d’une commande, le demandeur peut voir les statuts de deux actions différentes : Statut du profil et Statut de la commande.
Statut du profil
Le statut du profil indique la réponse de l’employé au courriel d’invitation et au formulaire de consentement électronique. Voir la liste des statuts suivante:
| Statut | Définition |
| L’employé n’a pas répondu à l’e-mail d’invitation ou n’a pas commencé à remplir le formulaire. | |
| Démarré | L’employé est en train de fournir toutes les informations requises et de signer le formulaire de consentement. |
| Complété | Le formulaire de consentement est complet et prêt pour le Premier avantage pour commencer la recherche. |
Statut de la commande
Le statut de la commande reflète la progression de la recherche effectuée par First Advantage. Les statuts comprennent:
| Statut | Définition |
| First Advantage n’a pas commencé la recherche parce que l’employé n’a pas rempli le formulaire de consentement. | |
| En cours | Le premier avantage consiste à effectuer toutes les recherches demandées pour la commande. |
| Decisional | Le premier avantage a terminé la commande, et la commande tombe dans l’une des situations suivantes :
1.) Divergence entre les informations fournies par l’employé et les informations que First Advantage a pu vérifier. Ceci est indiqué par le mot « Jaune » à côté de l’élément commandé sur le rapport. Les ministères qui embauchent devront examiner les rapports/conclusions pour ces éléments, sauf pour la vérification des antécédents criminels. |
| Éligible | Le premier avantage a terminé la commande, et la commande tombe dans l’une des situations suivantes :
1.) Aucune divergence n’a été constatée entre les informations fournies par l’employé et les informations que First Advantage a pu vérifier. Ceci est indiqué par le mot « Vert » ou « Vert O » à côté de l’élément commandé sur le rapport. Les ministères qui embauchent devront toujours examiner le rapport/les conclusions pour s’assurer que la vérification de l’éducation et les vérifications de l’expérience sont satisfaisantes. |
| Inadmissible | Une commande ne sera passée dans ce statut qu’après que l’UFHR aura consulté le service d’embauche. Lorsqu’une commande est passée dans ce statut, les lettres de pré-opposition et d’action appropriées seront émises à l’employé. |
Loi sur l’annulation de l’offre et l’équité en matière d’information sur le crédit
Si un rapport n’est pas satisfaisant, un service d’embauche ne doit pas annuler l’offre sans consulter au préalable l’UFHR. Conformément à la Loi sur le rapport de crédit équitable, l’UFHR devra envoyer deux lettres à l’employé avant d’annuler l’offre. Cela donne à l’employé la possibilité d’exercer ses droits de contester les informations en vertu de la Fair Credit Reporting Act (FCRA). Pour plus d’informations sur la Fair Credit Reporting Act, veuillez cliquer ici.