Il est vrai que reconnaître correctement les e-mails professionnels améliorera votre taux de réussite, en faisant des affaires au 21e siècle. Un nombre incalculable d’e-mails dans le monde des affaires sont envoyés pour recevoir des informations, déposer une demande, déposer une plainte ou exécuter un plan. Pour reconnaître ces variétés d’e-mails de manière professionnelle, vous devez les reconnaître en fonction de la demande de l’expéditeur.
Il existe des façons particulières de reconnaître les e-mails que vous recevez professionnellement. Notez ces dix conseils pour accuser réception d’un e-mail en tant que propriétaire d’entreprise ou particulier.
1– Apprécier l’expéditeur
L’appréciation est un associé de reconnaissance. En tant que destinataire, vous pouvez gagner votre expéditeur en envoyant simplement une réponse de remerciement pour accuser réception de l’e-mail. Par exemple, votre client a envoyé un e-mail de réclamation. La première étape pour gagner un tel client n’est pas une réaction mais une appréciation. Vous pouvez envoyer un e–mail comme ceci:
Exemple I – Accusé de réception d’un e-mail Professionnellement
‘Merci, nous avons reçu votre e-mail.’
Les e-mails qui apprécient un expéditeur donneront certainement l’impression que le destinataire n’est pas un snob.
2- Soyez direct
Soyez direct lorsque vous souhaitez accuser réception d’un e-mail de manière professionnelle. Faites vos déclarations clairement et soyez précis. Accuser réception de l’e-mail en tant qu’individu ou représentant d’une entreprise.
3- Travailler sur le Point focal
Le point focal de l’e-mail que vous avez reçu doit être correctement travaillé pour montrer que vous accusez réception de l’e-mail. Vous pouvez recréer les points focaux en fonction des informations supplémentaires que vous souhaitez joindre en réponse à votre expéditeur.
4 – Envoyer un message limité dans le temps
Une entreprise peut révéler son niveau d’efficacité et d’efficience grâce à sa réponse aux e-mails des clients.
Dans le cas où un client envoie un e-mail de réclamation, vous pouvez accuser réception de l’e-mail en envoyant un délai pour régler les problèmes soulevés. Vous trouverez un exemple plus loin dans cet article.
Si vous recevez un e-mail auquel vous ne pouvez pas répondre rapidement, accusez réception de l’e-mail et indiquez à l’expéditeur l’heure à laquelle le problème sera résolu.
5 – Présentation polie
Le dicton ‘il y a deux côtés à une pièce de monnaie » confirme le fait que les conditions des choses peuvent être positives ou négatives.
Votre réponse à un e-mail doit être basée sur les informations que l’e-mail présente. Les informations peuvent être positives ou négatives. Reconnaître avoir reçu un e-mail ne doit pas refléter des émotions de colère et de frustration. Présentez votre accusé de réception de l’e-mail poliment pour vous montrer le point de vue de votre expéditeur.
6 – Donnez les suggestions nécessaires
Il arrive qu’un destinataire reconnaisse un e-mail parce que les problèmes ne sont pas tels qu’ils peuvent être réglés par e-mail. Dans des cas de cette nature, donnez les suggestions nécessaires sur la façon de résoudre les problèmes soulevés par l’expéditeur. L’expéditeur peut être amené à venir dans l’entreprise ou à rencontrer quelqu’un. Ces suggestions devraient être clairement énoncées.
Exemple II – Réception professionnelle d’un e-mail
Cher John,
Nous regrettons que vous ayez eu des problèmes avec le transfert d’argent que nous envoyons sur votre compte bancaire. Vous devrez peut-être vous rendre dans votre banque pour résoudre ce problème. Demandez à votre responsable de compte de nous écrire via notre e-mail de support client, et il ou elle devrait citer votre identifiant d’affilié pour nous permettre de vérifier votre identité.
Si cela ne résout pas ce problème, veuillez nous en informer afin que nous puissions prendre d’autres mesures. Merci.
Cordialement,
7 – Répondez aux questions
Il y a des e-mails qui regorgent de questions. Vous pouvez reconnaître avoir reçu de tels courriels en donnant des réponses à ces questions sans en exempter aucune. Si vous ne pouvez pas répondre rapidement à ces questions, donnez simplement un délai pour que les réponses soient envoyées.
Parfois, il y a des questions qui nécessitent des réponses urgentes. Pour les questions de cette nature, les réponses doivent être données sans délai.
8 – Impliquer l’expéditeur
Certains e-mails exigent que vous impliquiez l’expéditeur. En effet, l’expéditeur vous a contribué de manière positive et vous souhaitez accuser réception de sa contribution positive. Les impliquer en leur donnant la possibilité de poser des questions dans des e-mails ultérieurs ou de faire certaines demandes est un moyen d’impliquer l’expéditeur.
Vous pouvez également impliquer l’expéditeur en l’informant qu’il peut envoyer ses commentaires sur les activités auxquelles il a contribué via l’e-mail que vous avez reçu.
Exemple III – Reconnaissance professionnelle d’un e-mail
Bonjour James,
Merci pour une réponse rapide. Je suis heureux que vous ayez trouvé l’application Web très utile. Vous découvrirez certainement plus de fonctionnalités au cours des prochains jours.
N’hésitez pas à me contacter pour une demande de fonctionnalité, une suggestion ou une plainte à tout moment. Je serai très heureux d’aider de quelque manière que ce soit.
Cordialement,
9 – Mettez en évidence le caractère unique de Votre expéditeur
Vous pouvez recevoir un e-mail qui montre les capacités de l’expéditeur, par exemple, un e-mail qui traite de la demande d’emploi avec le CV de l’expéditeur joint à celui-ci. Votre accusé de réception de cet e-mail doit indiquer les réalisations professionnelles de l’expéditeur pour souligner le fait que le CV de l’expéditeur a été vérifié et que la société respecte les réalisations de l’expéditeur.
Exemple III – Reconnaissance professionnelle d’un e-mail
Chère Ruth,
Nous sommes heureux que vous soyez intéressé à travailler avec notre entreprise. Nous sommes ravis que vous ayez terminé votre MBA à un si jeune âge.
Votre CV a été transmis à notre service des ressources humaines. Vous pouvez nous contacter si vous ne recevez pas de message de leur part dans les cinq prochains jours ouvrables.
Nous vous souhaitons le meilleur dans votre candidature.
Cordialement,
10 – Informations détaillées
Des informations détaillées doivent être fournies dans les informations d’accusé de réception pour éviter toute confusion. Vous devez accuser réception de l’e-mail de l’expéditeur en fournissant des informations détaillées telles que les dates auxquelles les procédures nécessaires seront effectuées.
Par exemple, un accusé de réception pour un entretien d’embauche doit donner des informations détaillées sur la date de l’entretien, l’heure et le lieu.
Après qu’une entreprise a envoyé des e-mails à ses clients pour leur demander le niveau de satisfaction de leurs clients sur leurs biens et services, un client peut envoyer un e-mail d’accusé de réception pour apprécier les services de l’entreprise. Le client doit fournir des informations adéquates telles que des produits spécifiques qui font que les services de la société méritent l’e-mail d’appréciation.
Conclusion
En conclusion, gardez à l’esprit que l’importance de reconnaître professionnellement les courriels ne peut pas être surestimée. Faire cela tout le temps vous aidera à vous démarquer de la meute de concurrents et à faire revenir vos clients.