Si vous possédez une petite entreprise, tôt ou tard, vous devrez suivre les dépenses quotidiennes de votre entreprise pendant que vous construisez votre entreprise à partir de zéro.
Cela peut sembler inutile lorsque vous débutez, car vos dépenses en capital plus modestes peuvent sembler non fondées et avoir peu d’effet sur votre entreprise. Mais plus tôt vous commencez à tenir un rapport de dépenses d’entreprise à intervalles réguliers, moins vous avez de travail à faire pendant la saison des impôts et les périodes où votre capital d’exploitation est faible.
Qu’est-ce qu’un Rapport de Dépenses d’entreprise?
Si le nom est une indication, les rapports de dépenses de l’entreprise semblent suivre chaque centime que vous dépensez pendant la gestion de votre entreprise, mais bien que cela soit vrai dans une certaine mesure, ce n’est pas exactement ce qu’ils sont. Les rapports de dépenses sont essentiellement des formulaires qui comptabilisent tout l’argent dépensé pour les voyages, les repas, l’hébergement, la formation, les faux frais et les divertissements qu’un employé ou un propriétaire d’entreprise achète de sa propre poche plutôt que d’utiliser un per diem fourni précédemment.
Le formulaire ou le rapport est rempli régulièrement (généralement mensuellement ou trimestriellement), puis soumis au comptable de l’entreprise, au service des comptes fournisseurs ou au propriétaire. Une fois que les dépenses ont été justifiées par un reçu pour l’achat et l’approbation de l’entreprise, la personne qui a déposé le rapport reçoit un chèque de remboursement des dépenses engagées.
Raisons pour lesquelles vous devez utiliser un Rapport de dépenses d’entreprise
Les rapports de dépenses peuvent être une corvée fastidieuse, mais ils servent finalement les meilleurs intérêts de l’entreprise en cas de litige financier ou d’audit. En déposant ces rapports régulièrement, vous pouvez vous assurer que vous et vos employés budgétisez correctement les dépenses nécessaires pour assurer la sécurité financière de votre entreprise, ainsi que le maintien du moral et de la bonne volonté de l’entreprise.
Aucun employé (ou propriétaire d’entreprise) ne voudrait jamais utiliser ses fonds personnels pour faire le travail pour lequel il est embauché moyennant un salaire. Ainsi, la tenue et le dépôt d’un rapport de dépenses laissent toutes les parties impliquées dans une meilleure situation financière que de permettre que ces coûts soient assumés par l’employé ou le propriétaire plutôt que par l’entreprise.
Si vous êtes un solopreneur ou si vous dirigez une micro-entreprise, les notes de frais peuvent sembler insensées, mais encore une fois, elles sont tout aussi importantes pour votre entreprise que pour un employé d’une entreprise comme Apple ou Disney. Le suivi de l’endroit où vous dépensez vos fonds pour exercer les activités professionnelles de votre petite entreprise fait partie du contrôle fiscal de votre entreprise et devrait être utilisé lors de la déclaration des impôts pour comptabiliser avec précision le montant d’argent dépensé par votre entreprise tout au long de l’année.
Comment créer un Rapport de dépenses adapté à votre entreprise
Les industries individuelles peuvent dicter ce que les formulaires de rapport de dépenses de votre petite entreprise doivent contenir en fonction des coûts standard pour que votre entreprise fasse des affaires. Par exemple, si un certain nombre de vos employés travaillent dans les ventes et qu’on s’attend à ce qu’ils emmènent occasionnellement des clients potentiels et établis déjeuner ou dîner, le formulaire de rapport de dépenses de votre entreprise devrait refléter la possibilité pour le membre de l’équipe de vente de soumettre un reçu pour la nourriture et les divertissements et les détails de la dépense facilement afin qu’ils puissent être remboursés du montant dépensé pour gagner et manger un client. Par conséquent, l’entrée ou le code pour les repas doit être standard sur le formulaire de rapport de dépenses de votre entreprise.
Un autre exemple d’adaptation efficace des rapports de dépenses de votre petite entreprise à vos besoins est de permettre un code ou une entrée dédiée aux frais de formation ou de conférence. Aujourd’hui, dans de nombreux secteurs, il est nécessaire de rester à l’affût des nouvelles technologies, des séances de remue-méninges de groupes de réflexion ou des renouvellements de certification pour rester compétitif. Si votre entreprise ne tient pas régulièrement compte de tels événements et ateliers dans le budget annuel, inclure cette option dans un rapport de dépenses personnalisé pour remboursement est un choix pratique et judicieux.& nbsp;
Des modèles ou des échantillons de rapports généraux sur les dépenses d’entreprise peuvent être facilement trouvés en ligne, mais chaque petite entreprise est unique et vous devez essayer de modifier les modèles pour refléter vos besoins spécifiques. Parfois, ces modèles sont uniquement en format papier imprimé et d’autres sont tous numériques. Quoi qu’il en soit, n’oubliez pas de vous assurer que tous les frais demandés pour le remboursement sont pris en charge par une facture ou un reçu. Ce n’est pas seulement une bonne mesure pour vos fichiers comptables, mais peut également être nécessaire si un contrôle fiscal est nécessaire.
Si vous n’avez jamais utilisé de rapport de dépenses auparavant et que vous ne pouvez pas déterminer si vous souhaitez utiliser un formulaire papier ou une option en ligne, commencez par un rapport papier jusqu’à ce que vous ayez l’habitude d’en remplir un avant de passer à un service cloud ou à une application numérique.
Un exemple de rapport de dépenses de base pour les petites entreprises est inclus ci-dessous :
Ce modèle peut être simpliste, mais il capture le minimum de ce que les rapports de dépenses de votre entreprise doivent suivre, et peut être facilement modifié pour inclure plus de catégories ou une variété d’événements. Les employés qui se rendent souvent à des conférences, divertissent des clients ou participent à plusieurs ateliers et sessions de formation chaque année devraient pouvoir entrer toutes leurs informations pour le mois (ou plus) sur chaque formulaire.
Si le modèle ci-dessus est trop rudimentaire, une simple recherche en ligne peut révéler un grand choix d’options de rapport de dépenses papier et numérique parmi lesquelles choisir. Si vous êtes intéressé par les services de suivi des notes de frais basés sur le cloud, des entreprises telles que Procurify, Zoho Expense et Rydoo proposent des systèmes populaires qui rendent l’enregistrement des dépenses simple et intuitif.
Comment prendre le contrôle fiscal de votre petite entreprise
Les propriétaires de petites entreprises seraient sages de commencer à utiliser les rapports de dépenses dès qu’ils sont en mesure de démarrer leur entreprise. En plus de vous donner la possibilité de suivre où va l’argent de votre petite entreprise à un moment donné, ils vous permettent de vous préparer à la saison des impôts et de rester en avance sur un audit, tout en assurant aux employés qu’ils se sentent valorisés en sachant que leur entreprise couvre les dépenses engagées pendant qu’ils se concentraient sur leur travail.
Une entreprise prospère est une entreprise où le contrôle fiscal est fermement assuré entre les mains du propriétaire de l’entreprise, et un système de rapport des dépenses d’entreprise établi peut vous aider à y parvenir.