Au Canada, de nombreuses subventions et possibilités de financement sont ouvertes aux organisations à but non lucratif et aux entreprises en croissance. Certains sont spécifiquement conçus pour soutenir l’embauche ou la formation professionnelle, tandis que d’autres sont axés sur des programmes de développement social ou des projets de recherche novateurs.
Comme les subventions sont des fonds non remboursables fournis par une société, une fiducie, une fondation ou un ministère gouvernemental, l’approbation des subventions est un processus concurrentiel. Le bailleur de fonds auquel vous postulez voudra savoir comment vous prévoyez dépenser son argent. Donc, pour justifier votre demande de subvention, vous devrez soumettre un budget de subvention de haute qualité dans le cadre de votre proposition.
Qu’est-ce qu’un Budget de subvention de Haute Qualité?
Un budget de subvention de haute qualité est un aperçu complet et précis des coûts de votre programme ou de votre projet et de leur admissibilité en vertu de la subvention pour laquelle vous postulez.
Fournir un budget de haute qualité dans le cadre de votre demande de subvention:
- Augmente vos chances d’être approuvé
- Facilite l’exécution de votre programme car vous saurez exactement combien vous pouvez dépenser
- Vous aide à préparer un rapport de subvention précis plus rapidement lorsqu’il est temps de faire rapport à votre bailleur de fonds
Rédiger un budget pour une subvention n’est pas la même chose que créer le budget de fonctionnement de votre organisation.
Alors qu’un budget de fonctionnement détaille vos revenus et dépenses prévus pour l’année à venir, un budget de subvention décrit les coûts associés au projet que vous souhaitez financer pour la période couverte par la subvention.
Vous ne savez pas comment préparer un budget pour une proposition de subvention? Ces 3 étapes vous montreront le chemin.
Comment préparer un budget pour votre Proposition de subvention
Étape 1: Comprendre les exigences du Bailleur de fonds
Avant de préparer votre budget de programme ou de subvention de recherche, vérifiez le format requis. Alors que certains bailleurs de fonds vous permettront d’utiliser votre propre modèle de budget, d’autres vous fourniront un modèle qui intègre leurs lignes et catégories budgétaires.
Conseil de pro: Si vous n’êtes pas tenu d’utiliser le modèle du bailleur de fonds, alignez votre budget de subvention avec le plan comptable de votre organisation pour faciliter les rapports futurs.
Voici quelques autres points clés que vous voudrez clarifier avant de rédiger un budget pour une subvention.
Quelles informations budgétaires spécifiques devez-vous fournir ?
Le bailleur de fonds veut-il:
- Informations relatives uniquement à la subvention pour laquelle vous demandez,
- Informations sur le programme ou le projet que vous cherchez à obtenir, OU
- Votre budget de fonctionnement global
Si la demande n’est pas claire sur leur demande, essayez d’obtenir des éclaircissements du bailleur de fonds. Sinon, il est préférable d’utiliser par défaut un budget de programme ou de projet et de fournir des informations cohérentes avec le récit de votre subvention (plus à ce sujet plus tard).
Quel type de dépenses sont admissibles et quelle période la subvention couvre-t-elle?
- Si les frais généraux sont admissibles, envisagez d’ajouter un montant supplémentaire (~ 10%) pour couvrir des coûts tels que votre espace de bureau, votre équipement informatique ou votre site Web, ou des fournisseurs de services tels que votre comptable ou comptable externalisé. Certains bailleurs de fonds pourraient fixer un plafond aux frais généraux autorisés. Par conséquent, vous devez obtenir de la part du bailleur de fonds des précisions sur les frais généraux avant de créer le budget.
- Comprendre la période couverte par la subvention vous permettra de créer un calendrier similaire pour votre budget.
Quel niveau de détail le bailleur de fonds recherche-t-il ?
- Si vous demandez de l’argent pour payer un salaire, certains bailleurs de fonds voudront savoir à qui le salaire est versé, combien de temps ils consacrent à votre programme et leur salaire annuel
- Si vous demandez de l’argent pour payer un événement ou un rassemblement, certains bailleurs de fonds voudront connaître des détails tels que la ou les dates précises et le lieu précis
- Si le bailleur de fonds n’a pas besoin d’un budget détaillé, vous devriez viser à garder le budget simple. Le budget que vous fournissez servira de base à votre rapport final que vous remettrez au bailleur de fonds à la fin de la subvention. Par conséquent, il est dans votre intérêt de garder le budget simple et de n’inclure que des informations qui ajoutent de la valeur à la proposition.
Étape 2: Travaillez avec vos collègues pour déterminer les coûts
La création de la justification budgétaire des subventions nécessite de travailler avec les membres de l’équipe qui exécuteront votre programme ou projet pour déterminer leurs besoins anticipés et les coûts associés.
Notez que les coûts d’exécution de votre programme sont considérés comme des coûts directs, tandis que les frais généraux qui prennent en charge l’infrastructure de votre organisation sont des coûts indirects. Assurez-vous d’utiliser des » chiffres réels ” qui reflètent fidèlement ces coûts lorsque vous déterminez ce qu’il faut inclure dans votre budget de subvention.
Voici quelques éléments à considérer:
- Dépenses salariales: Incluez des détails sur le temps que les membres de votre programme ou de votre personnel de recherche devront consacrer à votre projet
- Dépenses matérielles: Fournissez une ventilation des types et des quantités de fournitures dont vous aurez besoin
- Frais de déplacement: Incluez des informations telles que le nombre de voyages prévus et le nombre de jours et de personnes pour chaque voyage
- Coûts de l’événement: Ceux-ci peuvent inclure le coût de la location d’un espace pour votre événement ou l’embauche de fournisseurs d’équipement audio et visuel
- Frais de restauration: Si votre événement ou votre programme sera pris en charge, fournissez des détails tels que le nombre de personnes présentes et le coût par tête
- Frais de cadeaux: Bien que souvent négligés, les avantages marginaux tels que les cadeaux de remerciement pour les bénévoles et les honoraires pour les conférenciers doivent également être inclus
Voici un exemple de ce que vous pouvez inclure dans un budget pour votre proposition de subvention:
N’oubliez pas qu’il peut y avoir des coûts liés à l’accessibilité de votre programme ou événement. Si votre programme aide les nouveaux Canadiens à travailler sur leur anglais, par exemple, vous devrez peut-être prévoir un budget pour la garde d’enfants des participants qui sont parents ou un traducteur pour faciliter votre programme.
Rappelez-vous: Plus vous investissez de temps dans la recherche de prix, l’obtention de devis de fournisseurs et la vérification de l’addition de tous vos coûts, plus votre préparation budgétaire sera précise et fiable. En examinant attentivement les informations que vous avez rassemblées, vous vous assurez également de disposer des ressources et de la technologie nécessaires pour mener à bien votre projet ou programme.
Étape 3: Assurez-vous que Votre budget s’aligne sur Votre récit
En plus de votre budget, la plupart des bailleurs de fonds voudront recevoir un récit de proposition de subvention expliquant le but et les objectifs de votre programme ou projet, la façon dont il sera exécuté et les résultats prévus.
Pour améliorer vos chances d’être approuvé, assurez-vous que votre budget de subvention est cohérent avec votre récit de subvention. Vous pouvez le faire en vérifiant que tout ce qui est dans votre récit avec un coût qui y est attaché est reflété dans le budget que vous avez préparé.
Par exemple:
- Si le vôtre est un programme d’une année, votre récit doit clairement indiquer que le programme durera un an, et votre budget doit refléter les dépenses de la même année
- Si votre récit indique que votre programme offre des cours d’anglais aux nouveaux immigrants, assurez-vous que votre budget comprend les dépenses salariales des traducteurs, le temps consacré au personnel du programme ou les coûts de location d’espace pour accueillir vos électeurs
Compte tenu des nombreuses possibilités de financement offertes à votre organisation, il vaut la peine de prendre le temps de comprendre comment préparer un budget pour une subvention proposition. Si vous avez besoin d’aide pour créer un budget précis pour votre demande de subvention, Enkel peut vous aider. Communiquez avec nous pour savoir comment nous aidons les entreprises et les organismes à but non lucratif de partout au Canada dans leur tenue de livres, leurs rapports financiers et leur budgétisation.