Remarque de Beth: Bloquer le temps nécessaire au personnel de votre organisation à but non lucratif pour planifier et travailler dans des domaines tels que la culture organisationnelle est essentiel pour réussir. Concevoir la réunion de manière à ce qu’elle soit efficace et encourage le renforcement de l’équipe peut être délicat. Voici quelques conseils formidables de Sarah Axelson.
Comment concevoir une retraite efficace du personnel: Une leçon de vie – Message de Sarah Axelson de l’ETR
À quand remonte la dernière fois que votre organisation a organisé une retraite du personnel? Cela vous a-t-il aidé à atteindre vos objectifs organisationnels?
Il y a quelques semaines, ETR a tenu sa retraite annuelle du personnel. J’étais vraiment inspiré. Les planificateurs de cet événement ont offert des leçons précieuses à toute organisation sur la façon de concevoir des retraites efficaces et engageantes.
Je suis un employé relativement nouveau chez ETR. C’était ma première retraite, et je ne savais pas tout à fait à quoi m’attendre. « Retraites du personnel » peut signifier toutes sortes de choses: séances de planification stratégique d’une durée de plusieurs heures, examen des rapports annuels et des budgets, séances de rétroaction où le personnel est encouragé à poser des questions sur le leadership, mais personne ne prend la parole car tout le monde est dans la même pièce. La liste est longue.
J’étais optimiste sur le fait que la retraite d’ETR serait quelque chose de différent — qu’elle illustrerait en fait les principes de développement professionnel qui sont chers à ETR.
Connaissant ces principes, je m’attendais à ce que la retraite soit méticuleusement planifiée et organisée, avec une intention claire sur les objectifs. Le prétravail me préparerait pour les objectifs d’apprentissage. Il y aurait beaucoup d’activités qui me demandaient de réfléchir, d’interagir avec des collègues, de me déplacer dans la pièce et de passer du temps dans la réflexion personnelle. Il y aurait beaucoup d’opportunités de connexion en face à face significative avec d’autres ÉTRiens. Il y aurait un suivi.
Et bien sûr, nous nous amuserions pendant que nous faisions toutes ces choses. Heureusement pour nous, cette retraite livrée!
À propos du Processus d’Apprentissage Distributif
Les principes utilisés dans la retraite de l’ETR proviennent du Processus d’Apprentissage Distributif. Développé par ETR en 2014, il s’agit d’une approche basée sur la recherche pour la conception et la prestation de formations de renforcement des compétences. Il reflète les meilleures pratiques en matière d’apprentissage des adultes et fournit un cadre qui entraîne des changements positifs.
L’objectif est de s’assurer que les apprenants adultes sont prêts à apprendre de nouvelles informations, puis capables de transférer ces informations à l’application après l’événement. Maintenant, notre retraite du personnel n’était pas réellement conçue comme une formation de renforcement des compétences. Mais il s’avère que l’application des éléments pertinents du DLP dans les conceptions de retraite est un moyen efficace d’engager le personnel et de s’assurer que le contenu pertinent « colle. »
Étape 1: Soyez intentionnel Au sujet de l’intention
La première étape du DLP consiste à identifier les résultats projetés: que voulez-vous que les apprenants atteignent? Quels sont vos buts et objectifs? La clarté de l’intention est la clé de tout événement d’apprentissage.
L’équipe de planification de la retraite d’ETR a fixé des objectifs dont Boucles d’or elle-même aurait été fière. Ils n’ont pas placé la barre trop bas, visant uniquement à « réseauter” avec des collègues ou à « apprendre quelque chose de nouveau. »Ils n’ont pas non plus exagéré, promettant de fournir une compréhension approfondie des concepts organisationnels qui nécessiteraient des heures de discussion et de réflexion.
Au lieu de cela, les objectifs étaient justes. La journée comprenait un mélange sain de connexion et d’interaction sociale, avec un travail approprié sur des concepts organisationnels clés qui pourraient être suffisamment couverts pendant le temps dont nous disposions.
Notre intention: Rassembler Notre Mosaïque de connexions
Nous sommes une main-d’œuvre répartie de 90 personnes, avec des personnes situées dans tout le pays. Le personnel est dans l’un des trois bureaux en Californie ou fait partie de l’équipe distante (R-team pour les personnes qui travaillent dans leur communauté d’origine, où que ce soit). Il est rare que nous voyions tout le monde dans l’organisation, en même temps. C’est pourquoi les planificateurs ont demandé à tout le monde d’établir des liens lors de la retraite avec au moins 15 personnes qu’ils n’avaient pas connues bien auparavant. Suite à cette intention, les planificateurs ont présenté les activités qui ont rendu cela possible.
Ils voulaient également que le personnel établisse des liens avec nos énoncés de mission et de vision récemment remaniés, ainsi que notre document sur les normes organisationnelles récemment développé. Ils voulaient renforcer les liens avec le Cadre d’équité en santé de l’ETR, un modèle en évolution qui est essentiel à tout le travail que nous effectuons.
Notre thème, « Un patchwork de connexions”, nous a ramenés à ces objectifs tout au long de la journée.
Prendre soin de l’équipe R
Dans une main-d’œuvre distribuée comme celle d’ETR, l’une des clés pour construire une culture engagée et énergique est de faire un effort supplémentaire pour respecter et célébrer les travailleurs à distance. À cette fin, la veille de l’événement pour l’ensemble du personnel, l’équipe R a participé à une retraite d’une demi-journée. Leur retraite a aidé à solidifier les liens au sein de l’équipe et a identifié des étapes pratiques pour améliorer leur inclusion et leur leadership dans l’ensemble de l’organisation.
Étape 2: Préparer le terrain Grâce à l’amorçage
La phase d’amorçage du DLP prépare le terrain à l’apprentissage avant que l’événement ait lieu à travers deux processus: pré-évaluation et pré-travail. La pré-évaluation permet de se faire une idée des connaissances et des compétences actuelles des participants afin que les animateurs puissent adapter les conceptions de formation pour « rencontrer les participants là où ils se trouvent. »
De même, le prétravail permet aux participants de se concentrer sur le contenu qui sera livré pendant l’événement. Ils effectuent seuls quelques activités clés, réfléchissent aux problèmes, puis utilisent le temps de réunion pour traiter et appliquer l’information ensemble.
En tant qu’ETRiens, je pense qu’il est prudent de dire que nous savions que le travail préparatoire allait arriver. Et c’est le cas, mais pas de cette manière qui ressemble si souvent à un travail occupé. La pré-évaluation nous a demandé ce que nous voulions retirer de la retraite. Il comprenait des éléments amusants et nous faisait sentir partie de quelque chose de plus grand — comme ajouter une chanson que nous aimions à la playlist « ETR. »(Cette musique était jouée dans la salle de réunion pendant les transitions et les pauses. Des copies de la liste de lecture ont été incluses dans tous les dossiers des participants. Laissez-moi vous dire que notre personnel a un bon goût pour la musique!)
Nous avons également participé à des travaux préparatoires sur la diversité et l’inclusion. Nous avons engagé un dialogue réfléchi avec nos collègues sur des questions assez difficiles. C’est quelque chose dans lequel nous n’avons pas souvent l’occasion de plonger pendant les journées chargées. Ce travail était lié à une activité de la retraite portant sur des questions similaires.
Le travail d’amorçage n’a pas pris beaucoup de temps, mais la valeur du pré-travail était égale au travail que nous avons fait le jour de la retraite. Je ne peux pas exagérer l’importance de cette partie d’un événement d’apprentissage.
Étape 3: Transfert d’apprentissage
Le transfert d’apprentissage est le cœur de tout événement d’apprentissage. Voici quelques éléments communs pour l’engagement:
Un environnement inclusif et axé sur l’apprenant
Interaction, discussion et partage de groupe
Élaboration de mesures concrètes
Notre retraite comportait tous ces éléments. J’ai été le plus impressionné par leur fluidité et la façon dont ils ont avancé la journée d’une manière passionnante et engageante.
Pendant les huit heures que nous avons passées ensemble, notre groupe a participé à plus de 15 activités, exercices ou discussions uniques. La conception de ces activités reflète deux principes importants de l’attention des adultes: (1) la plupart des adultes ont une capacité d’attention relativement courte et (2) l’attention sera améliorée lorsque les gens s’amusent, sont motivés dans ce qu’ils font et nourris (ou du moins n’ont pas faim, soif, stressés, etc.).).
Notre retraite avait beaucoup de bonne nourriture. Nous n’avons jamais été assis et écoutés pendant plus de 10 à 15 minutes. Les activités plus longues ont été interrompues par des mouvements physiques qui soutenaient les objectifs d’apprentissage (par exemple, « Tourner vers une nouvelle table et discuter de cette question… »).
Les activités étaient séparées par des Pop-Ups, de délicieux petits segments de trois minutes où les membres du personnel « surgissaient” et partageaient des informations sur quelque chose d’utile à savoir pour les autres. Nos pop-Ups couvraient notre groupe ETR Steppers actif, les heures de bureau de l’équipe de direction et les stratégies de médias sociaux au sein et au-delà de l’organisation.
À travers tout cela, ce qui importait, c’était que nous étions engagés dans l’apprentissage, même quand c’était juste amusant.
Étape 4: Mise en œuvre et au—delà
L’intention de la plupart des événements d’apprentissage est d’aider les apprenants à appliquer les informations – à changer quelque chose pour le mieux lorsqu’ils retournent dans leur milieu de travail. Le DLP suggère que cela est mieux réalisé grâce à un soutien de suivi et à une évaluation postérieure. Ces étapes renforcent le contenu, les compétences et les informations de l’événement d’apprentissage. Ils rappellent aux participants ce qu’ils ont appris et les encouragent à appliquer de nouvelles compétences, même s’ils ne sont plus dans l’environnement d’apprentissage.
Pas plus d’un jour ou deux après la retraite de notre personnel, l’équipe de planification opérationnalisait notre soutien de suivi. Ils ont envoyé par courriel une liste de contrôle « pour que nos apprentissages, nos liens et nos engagements à la retraite restent vivants. » Il comprenait des étapes d’action (littéralement: » Rejoignez les Steppers ETR et prospérez!”), des apprentissages clés et des rappels de l’endroit et de la façon d’accéder aux ressources discutées pendant la retraite.
N’oubliez pas le Plaisir!
Nous avons fait beaucoup de travail au cours de la journée, et nous avons modélisé le Processus d’Apprentissage Distributif d’une manière que j’ai trouvée incroyablement précieuse. Ce que j’ai le plus aimé de la retraite, cependant, c’est que rien de tout cela n’était au prix de m’amuser. Julie Dirksen, auteur de l’impressionnant livre Design pour How People Learn (2016), souligne que « beaucoup de ce qui fait une excellente expérience d’apprentissage ne concerne pas le contenu, mais la façon dont le contenu est enseigné. »
Pour ETR, cela signifiait de la musique, des jeux, des photos avec des collègues et bien plus encore. Ce fut vraiment une expérience merveilleuse, que j’ai hâte de répéter l’année prochaine. Je ne peux qu’espérer que ceux d’entre vous qui ne travaillent pas chez ETR puissent prendre un peu de notre retraite et l’infuser dans la vôtre, afin que les retraites de votre personnel puissent être des lieux d’apprentissage et de connexion toujours plus excitants.
Sarah Axelson, MSW, est Directrice de la formation chez ETR. Elle dirige la conceptualisation, l’expansion et la gestion du travail de formation et de développement professionnel d’ETR. Elle peut être jointe à [email protected] .