La communication par e-mail a commencé en 1971 lorsque Ray Tomlinson s’est envoyé le premier e-mail. Alors que cette technologie a déjà 43 ans, des milliards d’e-mails sont envoyés chaque jour. Parfois, nous lisons et envoyons quotidiennement plus d’e-mails que de rencontrer de vraies personnes. Néanmoins, dans la communication par courrier électronique, nous commettons les mêmes erreurs, que nous devons éviter pour notre propre bien. Alors, comment améliorer nos e-mails?
Voici 10 conseils pour une communication électronique efficace:
Soyez clair et concis
La plupart des gens ont trop peu de temps dans la journée pour lire et répondre aux e-mails. Le corps de l’e-mail doit être informatif et direct. Gardez vos e-mails courts et clairs, votre lecteur l’appréciera. Envisagez d’utiliser des points à puces ou d’écrire un e-mail séparé pour chaque sujet dont vous avez besoin pour communiquer avec quelqu’un.
Rappelez-vous: Les longs e-mails sucent la vie des gens.
Soyez poli
Sauf si vous êtes en bons termes avec quelqu’un, évitez le langage informel, le jargon, l’argot et les abréviations inappropriées. Pensez à la façon dont votre e-mail « se sent” émotionnellement. Si vos émotions peuvent être mal comprises, trouvez un autre moyen de formuler vos mots. Soyez amical, respectueux et reconnaissant.
Voulez-vous savoir quand utiliser un ton décontracté, formel, sérieux ou amical?
Utilisez une ligne d’objet claire
Sur la base d’une ligne d’objet, les gens décident d’ouvrir un e-mail ou non. Beaucoup de gens reçoivent une énorme quantité d’e-mails, il est important de décrire ce que le lecteur trouvera à l’intérieur.
Faites attention à l’orthographe et à la grammaire
C’est un moyen facile de montrer que vous vous en souciez. Essayez de lire votre message à haute voix pour vous aider à détecter les erreurs de grammaire ou les phrasés gênants que vous pourriez manquer autrement.
Gardez à l’esprit que l’e-mail n’est jamais privé
Votre message peut être transmis à d’autres personnes à votre insu. Si vos informations sont hautement confidentielles, assurez-vous qu’elles parviennent à la bonne personne.
Mettez votre point principal au début
Si vous répondez à une question dans l’e-mail de quelqu’un, mettez la réponse près du début. La plupart des gens n’aiment pas lire de longs paragraphes pour obtenir le point principal à la fin du message.
Utilisez la touche de RÉPONSE
Incluez le message précédent lorsque vous répondez à un e-mail. Ne commencez pas un nouvel e-mail. Cette pratique vous fait gagner du temps et du temps à votre destinataire.
Soyez respectueux de l’environnement
Évitez d’imprimer des e-mails dans la mesure du possible. Vous serez en mesure de mieux organiser vos communications et de sauver des arbres.
Évitez DE CRIER
N’utilisez pas toutes les majuscules, cela implique de crier. Il est ÉGALEMENT PLUS DIFFICILE DE LIRE des lettres dactylographiées de la même taille, alors faites une pause à vos lecteurs.
Incluez votre signature
Ne vous cachez pas derrière un e-mail et incluez votre nom. Fermez votre message avec « Cordialement », « Cordialement », « Cordialement » ou « Tout le meilleur », selon la situation. N’oubliez pas d’écrire le nom d’une entreprise sous votre nom.
Réalisez qu’une fois votre message envoyé, il est impossible de le rappeler. En envoyant le mauvais message à quelqu’un, vous risquez d’endommager et de ruiner votre entreprise ou votre carrière. Vérifiez toujours votre message et la ligne du destinataire avant d’envoyer un e-mail.
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