Usar ayudas visuales durante una presentación o sesión de capacitación

21 de junio de 2018 – Gini Beqiri

Las ayudas visuales pueden mejorar sus presentaciones: pueden aumentar la comprensión del público de su tema, explicar puntos, generar impacto y generar entusiasmo. Se ha vuelto más importante hacer que la información sea visual:

» Algo está sucediendo. Nos estamos convirtiendo en una sociedad mediada visualmente. Para muchos, la comprensión del mundo se logra, no a través de palabras, sino mediante la lectura de imágenes» – (Lester, 2006)

En este artículo, discutimos cómo usar ayudas visuales para presentaciones o sesiones de capacitación.

¿Qué son las ayudas visuales?

Las ayudas visuales son elementos de una manera visual, como gráficos, fotografías, clips de vídeo, etc., que se utilizan además de la información hablada. Las ayudas visuales se eligen en función de su propósito, por ejemplo, es posible que desee:

• Resumir la información.
• Reduzca la cantidad de palabras habladas, por ejemplo, puede mostrar un gráfico de sus resultados en lugar de leerlos.
• Aclarar y mostrar ejemplos.
• Crear un mayor impacto, por ejemplo, si su presentación es sobre los riesgos para la salud del tabaquismo, puede mostrar imágenes de los efectos del tabaquismo en el cuerpo en lugar de describirlo. Debe considerar qué tipo de impacto desea hacer de antemano: ¿desea que el público esté triste, feliz, enojado, etc.?
• Enfatiza lo que estás diciendo.
• Haz un punto memorable.
• Mejora tu credibilidad.
• Involucrar a la audiencia y mantener su interés.
• Hacer algo más fácil de entender para el público.

Preparación y uso de ayudas visuales

Una vez que haya decidido que desea utilizar una ayuda visual, debe asegurarse de que el público pueda comprender rápidamente la imagen, debe ser clara. Se pueden usar durante todo el discurso, pero trate de usar solo ayudas visuales para puntos esenciales, ya que puede ser agotador para el público saltar de una imagen a otra.

Preparación

• Piense en cómo puede una ayuda visual apoyar su mensaje. ¿Qué quieres que haga el público?
• Asegúrese de que su ayuda visual siga lo que está diciendo o esto confundirá a la audiencia.
• Evite saturar la imagen, ya que puede parecer desordenada y poco clara.
• Las ayudas visuales deben ser claras, concisas y de alta calidad.
• Mantenga el estilo consistente, por ejemplo, la misma fuente, colores, posiciones, etc
• Utilice gráficos y tablas para presentar los datos.
• El público no debe intentar leer y escuchar al mismo tiempo: use ayudas visuales para resaltar sus puntos.
• Un mensaje por ayuda visual, por ejemplo, en una diapositiva solo debe haber un punto clave.
• Use ayudas visuales con moderación, son adiciones destinadas a enfatizar y apoyar los puntos principales.
• Asegúrese de que su presentación siga funcionando sin sus ayudas visuales en caso de problemas técnicos.
• Practique el uso de las ayudas visuales con anticipación y pida comentarios a amigos y colegas. Pregúnteles si pueden ver claramente la ayuda visual y cómo se interpretan.

Durante la presentación

• Asegúrese de que todos los asistentes puedan ver las ayudas visuales.
• Mire a la audiencia la mayor parte del tiempo en lugar de la imagen.
• Evite leer desde la ayuda visual.
• Tan pronto como muestre la ayuda visual, la atención de la audiencia se dirigirá a ella, por lo que debe explicarla inmediatamente. Serás ignorado si hablas de otra cosa.
• Deje claro a la audiencia por qué lo está usando.
• Cuando ya no necesites la ayuda visual, asegúrate de que la audiencia no pueda verla.

Personalice a su audiencia

Elija sus ayudas visuales tácticamente para atraer a su audiencia. Esto significa encontrar imágenes con las que su audiencia se pueda relacionar, imágenes que encontrarán familiares e imágenes que les gustarán. También piense en qué estilo de ayuda visual es adecuado para el público; ¿es una presentación bastante seria? ¿Puedes ser gracioso? Es más formal o informal?

Ejemplo de uso de ayudas visuales

Tipos de ayudas visuales

Hay una variedad de diferentes tipos de ayudas visuales, debe decidir cuál se adaptará a su presentación y a su audiencia.

PowerPoint

Microsoft PowerPoint se usa ampliamente para presentaciones porque es fácil crear presentaciones atractivas y profesionales y es fácil modificar y reorganizar el contenido en comparación con otras ayudas visuales. Puede insertar una serie de elementos visuales en las diapositivas que mejorarán el enfoque de la audiencia. Además, la audiencia generalmente puede ver las presentaciones de diapositivas mejor que otras ayudas visuales y no tiene que alejarse de ellas. Sin embargo, su presentación puede parecer poco profesional si este software se utiliza mal.

Consejos:

1. Tener un fondo claro y sencillo.
2. Evite usar demasiados tipos de fuentes o tamaños de fuente diferentes.
3. Solo use animaciones para un propósito, como revelar las etapas de un proceso, de lo contrario, esto puede distraer y parecer amateur.
4. Utilice un tamaño de fuente grande, un mínimo de 24 puntos.
5. Utilice viñetas para resumir los puntos clave.
6. Considere proporcionar folletos de diagramas porque el público encontrará los diagramas más fáciles de leer.
7. Evite poner demasiado texto en una diapositiva.
8. Evite usar texto rojo o verde, ya que es difícil de leer.
9. Solo debe haber un punto clave para cada diapositiva.
10. Siempre tenga un plan de respaldo en caso de que haya un problema técnico y no pueda mostrar las imágenes en el día, por ejemplo, llevar folletos o un póster.Las pizarras blancas

son excelentes para proporcionar explicaciones adicionales, como mostrar el orden de un proceso, crear diagramas o explicar palabras o frases complejas. A menudo se usan para mostrar encabezados y escribir sugerencias de audiencia. Las pizarras blancas también son ideales para mostrar información importante durante toda la presentación, como definiciones clave, porque el público puede echar un vistazo a la pizarra para un recordatorio.

Consejos:

• Asegúrese de que ha pasado el tiempo suficiente para que el público tome notas antes de frotar algo de la pizarra.
• Escribe concisamente para evitar alejarte de la audiencia durante demasiado tiempo.
• La escritura a mano debe ser grande y legible.
• Practique de antemano, ya que puede sentirse nervioso por escribir frente a una audiencia en ese momento.

Folletos

Los folletos son documentos que contienen información clave de su presentación o pueden proporcionar más información. Le impiden abrumar a la audiencia, ya que habrá menos información en las diapositivas y, por lo tanto, menos información que necesitan escribir.

Consejos:

Debes tener en cuenta cuando quieras dar a la audiencia los folletos:

• Si se da al principio y a la mitad de la presentación, el público puede estar leyendo en lugar de escucharte o puede que no preste atención a lo que estás diciendo, ya que ya tienen la información.
• Si se da al final de su presentación, el público puede estar tratando de tomar muchas notas que pueden reducir la cantidad de información que realmente entienden.

Para gestionar esto, proporcione a la audiencia folletos parcialmente completados para que tengan que escuchar lo que está diciendo para poder llenar los vacíos. Proporcionar a la audiencia gráficos y tablas de antemano también es beneficioso porque la audiencia los encontrará más fáciles de leer que, por ejemplo, de una diapositiva.

• Consejos para crear folletos para su presentación

Los videoclips

Usar videos es una gran espera para atraer a la audiencia y aumentar su interés. Utilice el vídeo para incorporar movimiento, imágenes y audio a su presentación.

Consejos:

• Asegúrese de que los vídeos utilizados sean relevantes para el contenido de la presentación.
• Solo muestra la cantidad de vídeo que sea necesario.
• Nunca mostrar un clip muy largo.
• Los videos pueden ser difíciles de encajar en la estructura de una presentación, así que asegúrate de decirle a esa audiencia por qué les estás mostrando un clip y decirles qué buscar.
• Informar a la audiencia cuánto durará el video.

Rotafolio

Los rotafolios ofrecen una solución de bajo costo y baja tecnología para grabar y transmitir información mientras habla. Son más beneficiosas para audiencias más pequeñas y son preferidas para sesiones de lluvia de ideas, ya que puedes recopilar ideas fácilmente. Los rotafolios también se utilizan ampliamente para resumir información y, como con una pizarra, puede usarlos para mostrar información de fondo permanente.

Consejos:

• Antes de la presentación, coloque el rotafolio en una ubicación a la que pueda acceder fácilmente.
• Prepare las hojas que pueda con anticipación, incluso si solo puede escribir los encabezados.
• Los rotafolios se pueden mover para que no te alejes de la audiencia, párate junto a ella y sigue mirando a la audiencia.
• Solo tiene una idea principal por hoja.
• Escriba de forma legible, en gran parte y en mayúsculas para que sea más visible.
• Compruebe con el público que puede leer el texto-no use un rotafolio si hay un público grande.
• Solo escriba en tinta negra y azul. La tinta roja es buena para rodear o subrayar.
• Con un lápiz, escribe notas para ti mismo de antemano para que recuerdes qué incluir; el público no verá esta escritura. También dibujar líneas con lápiz de antemano puede mantener su escritura recta.
• Retroceda a través de las hojas para consolidar puntos.
• Practique la escritura en el rotafolio, ya que puede sentirse nervioso en el momento de la presentación.

Carteles

Las cartulinas para carteles se pueden crear utilizando una variedad de dispositivos visuales, como gráficos e imágenes. Por lo general, son bastante portátiles y puedes hacerlos tan elaborados como quieras. Sin embargo, pueden ser costosos de producir si el póster es bastante complejo.

Consejos:

• Un póster por mensaje o tema
• Usar color
• Usar mayúsculas
• Evitar el uso de pósters cuando se presenten a grandes audiencias, ya que no podrán ver el contenido

Productos, objetos o artefactos

Los objetos pueden ser herramientas útiles para hacer un impacto o incluso para hacer que un tema aburrido sea más interesante. A veces se necesitan por razones técnicas y prácticas, como mostrar un modelo o realizar un experimento.

Consejos:

• Si se presenta a un público pequeño, considere pasar el objeto, pero proporcione tiempo suficiente para que no tengan que dividir su atención entre el objeto y lo que está diciendo.
• Si la audiencia es grande, asegúrese de mover el objeto para que todos lo vean.
• La audiencia se distraerá más de lo que estás diciendo cuando esté mirando el objeto, así que manténgalo oculto hasta el momento adecuado y proporcione la información de fondo antes de revelarlo.
• Explica por qué estás usando el objeto.
• Si está realizando un experimento o demostración, muévase lentamente con movimientos exagerados para que el público pueda seguirlo. También explique con precisión lo que está pasando.

Dos ejemplos de vivir demostraciones de productos:

puntos Clave para el uso de ayudas visuales

Trate de averiguar lo que la presentación es como la sala de antemano, tales como, el diseño de la habitación, el equipo, etc, así puedes ver si tu ayudas visuales son apropiados y si van a trabajar allí, pero siempre tiene un plan de contingencia independientemente. También recuerde que el público debe ser capaz de entender una imagen casi de inmediato.

Practique

Antes de su presentación, asegúrese de practicar con sus ayudas visuales para saber cómo operar el equipo. Si algo sale mal, tendrás más posibilidades de resolver el problema.

Use color

La investigación sugiere que el uso del color aumenta la motivación de las personas para leer y su entusiasmo por una presentación. Software como PowerPoint es ideal para producir imágenes en color.

Usar la rueda de colores puede ayudarte a elegir los colores de tu presentación:

• Los colores opuestos en la rueda son complementarios y crean contraste. El uso de colores complementarios hace que su texto sea más legible.
• Los colores uno al lado del otro son análogos y armoniosos. El uso de colores análogos hace que su presentación sea más unificada.

La rueda de colores de Adobe, que le ayuda a elegir colores complementarios para el diseño de su presentación.

Evite usar demasiados colores en su presentación, ya que esto puede parecer desordenado y poco profesional, y mantenga sus temas de color continuos, por ejemplo, si resalta todas las palabras clave en una diapositiva en azul, continúe haciendo esto durante toda la presentación. También tenga cuidado con las asociaciones de colores, por ejemplo, en muchas culturas el rojo está vinculado al peligro. Trate de representar sus palabras y temas con colores que tengan sentido y sean apropiados.

Muchas personas son daltónicas azul verdosas o rojo verdosas, así que evita poner estos colores uno al lado del otro, por ejemplo, en un gráfico. Si no puede evitar colocar estos colores uno al lado del otro, use texto para etiquetar claramente los elementos.

Evidencia

La investigación sugiere que la información que se muestra visualmente es bien recordada: «la retención de información tres días después de una reunión u otro evento es seis veces mayor cuando la información se presenta por medios visuales y orales que cuando la información se presenta solo por la palabra hablada.» (ESTADOUNIDENSE. Departamento de Trabajo, Oficina de Capacitación y Educación de la OSHA, 1996)

También hay evidencia significativa que sugiere que la mayoría del aprendizaje ocurre visualmente; algunos investigadores sugieren que el 83% del aprendizaje humano ocurre visualmente. El psicólogo Bruner realizó múltiples estudios que sugieren que las personas recuerdan el 80% de lo que ven y hacen, el 20% de lo que leen y solo el 10% de lo que escuchan.

En resumen

Vale la pena incluir ayudas visuales en sus presentaciones porque pueden ayudarlo a explicar la información de manera más coherente, lo que facilita la presentación para usted y el aprendizaje para el público. También ayudan a agregar variedad a su presentación, lo que la hace más interesante para el público. Si la audiencia entiende lo que estás diciendo y está más comprometida, es más probable que la convenzas.