¿Qué Es El Reembolso?
El reembolso es una compensación pagada por una organización por gastos de bolsillo incurridos o pagos excesivos realizados por un empleado, cliente u otra parte. El reembolso de gastos de negocios, costos de seguros e impuestos pagados en exceso son ejemplos comunes. Sin embargo, a diferencia de la compensación típica, el reembolso no está sujeto a impuestos.
Comida para llevar
- El reembolso es dinero pagado a un empleado o cliente, u otra parte, como reembolso de un gasto comercial, seguro, impuestos u otros costos.
- Los reembolsos de gastos de negocios incluyen gastos de bolsillo, como los de viaje y comida.
- Las tarifas de viáticos son tarifas diarias pagadas a los empleados como reembolso por viajes de negocios.
- Los reembolsos de impuestos son una forma de reembolso.
- Las organizaciones tienen un interés personal en garantizar que los reembolsos solo se proporcionen por razones legítimas.
Entendiendo el reembolso
El reembolso se asocia más comúnmente con los gastos de la empresa. Muchas compañías tienen políticas que describen cuándo reembolsarán a los empleados los gastos de bolsillo. Por lo general, estos gastos están relacionados con los viajes y pueden incluir los costos asociados con hoteles, alimentos, transporte terrestre y vuelos (reembolso de viajes). Las empresas también pueden reembolsar a los empleados otros tipos de gastos, como el reembolso de matrícula para cursos universitarios o clases de educación continua.
Tipos de reembolso
Seguro
Más allá de los gastos comerciales, el reembolso también se utiliza en la industria de los seguros. Cuando un asegurado de seguro de salud necesita atención médica urgente, es poco probable que tenga tiempo para comunicarse con la aseguradora para determinar el grado en que la póliza cubre los gastos. El titular de la póliza puede tener que pagar de su bolsillo los medicamentos, los servicios médicos o los gastos relacionados.
Alternativamente, la póliza de seguro puede requerir que el titular de la póliza cubra ciertos gastos de su bolsillo antes de solicitar el reembolso. Esto es común en el caso del reembolso de aptitud física. Una aseguradora puede reembolsar hasta una cierta cantidad cada año si el titular de la póliza paga y participa activamente en un programa de acondicionamiento físico en un gimnasio calificado. En ambos casos, la parte que pagó los gastos de su bolsillo puede solicitar el reembolso de la compañía de seguros por cualquier gasto incurrido cubierto por la póliza de seguro.
Impuestos
El reembolso también es común con los impuestos pagados a los gobiernos estatales y federales. La mayoría de los contribuyentes de ingresos tienen impuestos federales retenidos en cada período de pago a través de deducciones de nómina, que no tienen en cuenta los créditos a los que un contribuyente puede tener derecho debido a otros impuestos pagados o gastos realizados. Los contratistas pagan sus impuestos en pagos de impuestos estimados trimestrales. Los reembolsos de impuestos proporcionados al contribuyente por el gobierno son una forma de reembolso, ya que el dinero que se devuelve al contribuyente se debe a un sobrepago anterior.
Legal
Un tipo de reembolso llamado pensión alimenticia de reembolso se aplica al sector legal. El reembolso de la pensión alimenticia es ordenado por un juez y es un pago hecho a un ex cónyuge como reembolso por el tiempo y el dinero invertido en las perspectivas financieras y el crecimiento del cónyuge. Una persona en un acuerdo de divorcio que trabajó a tiempo completo para mantener a su cónyuge a través de la universidad puede tener derecho a una pensión alimenticia de reembolso si el cónyuge se ha graduado y ahora está ganando ingresos.
Requisitos para el reembolso
En los Estados Unidos, las empresas a menudo utilizan las tarifas de viáticos creadas por la Administración de Servicios Generales (GSA). La GSA compila tasas de reembolso para varias ciudades y estados. La empresa también puede optar por utilizar su propia metodología para establecer las tasas de viáticos tomando como punto de base la tasa de viáticos de la GSA y ajustándola teniendo en cuenta factores específicos de la empresa. Por ejemplo, una empresa puede querer establecer una tasa de reembolso más alta para ejecutivos o vendedores que entretengan a los clientes. Las empresas también pueden optar por proporcionar a los empleados una tarifa fija por día.
Consideraciones especiales
Las organizaciones, ya sean empresas, aseguradoras o gobiernos, tienen un interés personal en garantizar que los reembolsos solo se efectúen por razones legítimas. Los empleados, los asegurados y los contribuyentes pueden solicitar un gasto que nunca ocurrió o inflar el valor de un gasto. Para ello, la organización que efectúa el reembolso debe elaborar procesos de control interno en un intento de detectar solicitudes de reembolso fraudulentas.
Otra situación en la que una empresa podría encontrarse reembolsando un gasto fraudulento ocurre en el sector bancario. Por ejemplo, si el titular de una cuenta es víctima de un robo de identidad o una filtración de datos. En este caso, el banco llevaría a cabo una investigación para asegurarse de que la cuenta estuviera efectivamente comprometida antes de reembolsar al cliente los fondos retirados de la cuenta de débito o crédito del titular de la cuenta.