Una oficina de gestión de proyectos (PMO) es un grupo, interno o externo a una empresa, que establece, mantiene y garantiza estándares para la gestión de proyectos en toda la organización. Son los guardianes de las mejores prácticas, el estado y la dirección del proyecto, todo en un solo lugar.
«Al final del día, las PMO están implementadas para ayudar a las organizaciones a ofrecer valor a sus partes interesadas en proyectos y programas», dice Brian Weiss, vicepresidente de desarrollo profesional profesional del Instituto de Gestión de Proyectos.
De acuerdo con PM Solutions research, el 85 por ciento de las empresas tenían un PMO en 2016, un cinco por ciento más que en 2014. También descubrieron que el 30 por ciento de las empresas sin un plan de PMO implementarían uno.
El papel del PMO podría cambiar a medida que la inteligencia artificial y la transformación digital se arraiguen, pero en el clima empresarial actual, esto es lo que debe hacer un PMO, qué tipos debe considerar y quién realmente lo necesita.
Roles y responsabilidades de un PMO
Un PMO se asegura de que los procedimientos, prácticas y operaciones de la empresa funcionen a tiempo, dentro del presupuesto y de la misma manera. «Las PMO están ahí para garantizar el éxito de los proyectos y programas, y eso es fundamental porque las organizaciones entregan valor a través de proyectos y programas», dijo Weiss. «La forma en que lo hagan depende de cómo se encuentren dentro de la organización.»
De acuerdo con el Pulso de la profesión de 2017 de PMI, aquellas empresas que alinearon su PMO de toda la empresa con la estrategia tuvieron un 38 por ciento más proyectos que cumplieron los objetivos originales y la intención de negocio que aquellos que no lo hicieron. También tuvieron un 33 por ciento menos de proyectos considerados fracasos.
Michael Fritsch, vicepresidente de PMO de Confoe, que proporciona servicios de PMO y ayuda a las empresas a crear sus propios PMO internos, dice que una buena PMO:
- Proporciona beneficios tangibles, repetibles y a largo plazo para el negocio
- Se alinea con la estrategia y la cultura corporativas
- Es lo suficientemente ágil como para adaptarse a los cambios de estrategia
- Es un facilitador clave para la organización de alto rendimiento
- Integra datos e información de proyectos estratégicos corporativos/respalda el cuadro de mando integral
- Permite compartir recursos, metodologías, herramientas y técnicas para el éxito del proyecto en toda la empresa
- Identifica y desarrolla la gestión de proyectos metodología, mejores prácticas y estándares
- Entrenadores, mentores, trenes y proporciona supervisión para los gerentes de proyecto y el personal
Si bien todo lo anterior es importante, Fritsch dice que el último elemento también es una forma para que las empresas desarrollen talento, incluso fuera de la PMO.
«Ese centro de excelencia también puede ser la trayectoria profesional», dijo. «Guía a la gente a través de la progresión profesional.»No es raro, dice, que los gerentes de proyectos asciendan al nivel ejecutivo en una empresa. Esta es una parte clave de la retención, también, para que los gerentes de proyecto dentro de la PMO no vean esa oficina como el punto final de sus carreras (y, posiblemente, un callejón sin salida).
Para obtener más información sobre el establecimiento de una OMP exitosa, consulte » Cómo desarrollar un plan estratégico de OMP.»
Diferentes tipos de PMO
En orden de menor apoyo a mayor apoyo, los tres tipos generales de PMO son de Apoyo, Control y Directiva.
- Un PMO de apoyo es el tipo de PMO» kumbaya», dice Fritsch, donde un PMO proporciona ayuda si es necesario. «Entra, te daremos ideas, te daremos las mejores prácticas y puedes ignorarnos por completo y no diremos nada.»
- Un PMO de control no está completamente fuera de manos, pero tampoco es un maestro de tareas. «Pone en cierta medida el control de los proyectos», dijo Fritsch. Proporciona a la empresa plantillas, procedimientos e informes. Es «ese punto óptimo de punto medio de hacer cumplir algunos estándares, proporcionar todo ese soporte, pero el PMO no está a cargo de todo», dijo, y agregó que este es el tipo más común de PMO.
- Una PMO directiva es donde la PMO dirige la gestión del proyecto del trabajo, da soporte y controla el mundo, y no deja espacio para moverse sobre el seguimiento de las plantillas, los procedimientos y los requisitos de informes descritos por la PMO. Estos son más comunes en entornos altamente regulados y de alto riesgo.
Los PMOs también pueden ser de cara interna o externa. Los PMO internos «cierran la brecha entre los equipos que están haciendo un desarrollo ágil y un desarrollo muy iterativo», dijo Jeff Grieshaber, gerente sénior de World Wide Technology. También son comunes en organizaciones que ejecutan grandes programas de transformación de procesos de negocio.
Los PMO externos tienen muchas de las mismas cualidades que los internos, pero también son «muy buenos para comunicarse con los clientes, las partes interesadas y los equipos de productos que están desarrollando el trabajo que está gestionando», dijo Grieshaber.
Los PMO, como todo, evolucionarán y cambiarán durante la revolución digital. Gartner espera que el papel de la PMO cambie debido a la transformación digital, especialmente a medida que la inteligencia artificial se vuelve más generalizada y asume las funciones tradicionales de la PMO. Para 2030, predicen que múltiples PMO que ahora pueden existir dentro de una organización «se fusionarán en una función relacionada con el cambio, la estrategia, la evolución del proyecto y la gobernanza de la organización», según un informe de abril de 2017.
¿Necesita un PMO?
El mejor lugar para comenzar a considerar si necesita o no un PMO es echar un buen vistazo a cómo opera su empresa y ver si los diferentes segmentos de la misma ya están trabajando juntos en sistemas y grupos en armonía, o si operan como silos con diferentes sistemas y no se comunican a menudo entre sí. Si su empresa es la última, entonces un PMO puede ayudar. Además, si está a punto de implementar algún proyecto o cambio de estrategia significativo, o si la estrategia que ya tiene no se está cumpliendo, un PMO podría ser adecuado para su organización.
«Si ejecuta proyectos, los proyectos tienen un nivel significativo de costo o tienen un nivel significativo de impacto, entonces realmente puede beneficiarse de PMO», dijo Fritsch. «Ciertamente, cuanto más grandes son los proyectos, mayor es el presupuesto, más proyectos hay, y más se puede beneficiar de un PMO.»
Lo que las empresas reconocen como PMOs hoy en día podría no ser lo que ven en el futuro, sin embargo. Gartner espera que el número de PMO de TI disminuya como resultado de la revolución digital, aunque algunos se transformarán en funciones de gestión del cambio y pasarán a formar parte de la función de estrategia de nivel C. La firma de analistas también espera que, para 2030, las asociaciones entre humanos, máquinas inteligentes e inteligencia artificial eliminen «aproximadamente el 80 por ciento del’ trabajo ‘que representa la mayor parte de la disciplina, las prácticas y las actividades de gestión de proyectos de hoy», según el informe. Para los profesionales de PMO, eso significa adaptar el comportamiento y las prácticas. Para las empresas, eso significa aceptar cambios en la profesión para el beneficio de sus organizaciones y sus resultados.