El ERP en la nube es un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) que se ejecuta en la plataforma en la nube de un proveedor en lugar de en una red local, lo que permite a las organizaciones acceder a través de Internet. El software ERP integra y automatiza funciones empresariales operativas y financieras esenciales y proporciona una única fuente de datos, incluida la gestión de inventarios, pedidos y cadena de suministro, y ayuda con las adquisiciones, la producción, la distribución y el cumplimiento.
Dado este alcance, cualquier sistema ERP debe estar altamente disponible para todas las unidades de negocio, dondequiera que los empleados estén trabajando, y ofrecer una vista unificada y actualizada de los datos. El ERP como servicio basado en la nube cumple con estos requisitos. Debido a que las organizaciones acceden al software a través de Internet, todo lo que se necesita es conexión y un navegador.
¿Qué Es el Software ERP en la Nube?
Debido a que está alojado por el proveedor de ERP y se proporciona como servicio a las empresas, el software ERP en la nube admite la misma funcionalidad, o mejor, que los sistemas locales sin la mayoría de las desventajas, como las tarifas de licencia iniciales.
En su informe, IDC dijo que «la demanda de sistemas ERP basados en la nube sigue creciendo debido a su capacidad para acceder y analizar cantidades masivas de datos en tiempo casi real.»
Eso significa información de inventario en tiempo real para los equipos de ventas y liberar a los equipos de finanzas para que vigilen de cerca cash runway y respondan rápidamente a auditorías u otras solicitudes de datos de rendimiento.
Video: ¿Qué es ERP en la nube?
Componentes del software ERP en la nube
Todo el software ERP basado en la nube proporciona funciones financieras y contables básicas. A partir de ahí, los tipos de módulos o aplicaciones que una organización elige implementar dependen de su industria y de las necesidades comerciales específicas. Los módulos de ERP en la nube disponibles incluyen:
- Finanzas y contabilidad
- Gestión de capital humano (HCM) y/o Software de gestión de recursos humanos (HRMS)
- Gestión de relaciones con los clientes (CRM)
- Gestión de inventario
- Gestión de pedidos
- Compras
- Gestión de la cadena de suministro
- Gestión de proyectos
- Planificación de requisitos de materiales (MRP)
Conceptos de ERP en la nube
Es importante comprender algunos conceptos básicos asociados con el ERP en la nube a medida que profundizamos en el tema:
- Estrategia de implementación: El software ERP se puede implementar en las instalaciones / en servidores alojados privados o se puede comprar en un modelo «como servicio». La funcionalidad de ERP en la nube generalmente se puede entregar más rápidamente, aunque en ambos casos, las empresas deben reservar tiempo para la planificación, la migración de datos, la personalización y la configuración y la capacitación del personal.
- ERP basado en la nube: Software de planificación de recursos empresariales alojado fuera del sitio, en los servidores del proveedor de ERP y proporcionado como servicio, al que se accede a través de un navegador web.
- ERP en las instalaciones: Software de planificación de recursos empresariales que se instala localmente, en los ordenadores y servidores de una empresa y es administrado por personal de TI interno o contratado. El software y su infraestructura de soporte se gestionan, almacenan y mantienen internamente.
- ERP alojado: Una empresa o un proveedor de hosting gestiona la implementación de software ERP, así como la infraestructura asociada. Los modelos de implementación alojados a menudo se utilizan cuando las empresas buscan externalizar las operaciones de TI. Si bien esta configuración proporciona algunos beneficios en la nube, no es un verdadero modelo «como servicio».
- Seguridad de extremo a extremo: Una conexión segura y encriptada entre un proveedor de ERP basado en la nube y sus clientes.
- Licencia de suscripción: La compañía paga una tarifa de suscripción fija a intervalos de tiempo específicos (anual o mensual) para usar el software. Esa tarifa normalmente incluye todo el mantenimiento y las actualizaciones de software y puede cobrarse por usuario u organización.
ERP en la nube vs. ERP en las instalaciones
El desglose anterior probablemente plantea la pregunta: Si el ERP basado en la nube y los sistemas ERP en las instalaciones proporcionan una funcionalidad similar, ¿por qué elegir la nube?
El software ERP local está instalado y gestionado por el personal de TI de una empresa o un proveedor de servicios gestionados. La empresa obtiene licencias de la plataforma de software principal por adelantado y luego compra o arrienda servidores, redes y almacenamiento de nivel empresarial para ejecutar y alojar físicamente el software y los datos asociados. Las empresas que utilizan ERP en las instalaciones incurren en costos adicionales de mantenimiento, solución de problemas, software complementario, actualizaciones y personalizaciones. Los programas antivirus y de seguridad, así como los sistemas de almacenamiento y copia de seguridad de servidores, también son costes adicionales necesarios.
ERP basado en la nube, por el contrario, está alojado y administrado por el proveedor, que proporciona el software en un modelo «como servicio» a través de la nube. El proveedor es responsable de la aplicación, el almacenamiento de datos, el sistema operativo subyacente, los servidores, la infraestructura física del centro de datos y la instalación de actualizaciones de seguridad y mejoras de funciones.
Mientras que la diferencia más obvia entre ERP en las instalaciones y en la nube es dónde se ejecuta el software y quién lo administra, hay otras distinciones importantes.
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Tipos de software ERP en la nube
Para empezar, no todas las nubes son iguales. Algunos proveedores de ERP heredados han adaptado su software para que se ejecute desde sus propios centros de datos conectados a Internet. Las empresas que implementan estos sistemas ERP pueden perder todos los beneficios del ERP basado en la nube, como las actualizaciones simplificadas y la fortaleza del modelo de centro de datos en la nube, donde un gran conjunto de recursos admite aplicaciones en lugar de dedicar infraestructura a componentes de software individuales.
También hay varios tipos de software ERP en la nube:
- SaaS multi-tenant: Una única versión del software ERP y su infraestructura asociada sirve a múltiples organizaciones. Sin embargo, si bien cada organización utiliza el mismo software y está alojada en los mismos servidores, los datos de una empresa siguen siendo inaccesibles para otras. Un verdadero sistema ERP en la nube suele ser un SaaS multiinquilino.
- SaaS de un solo inquilino: Una única versión del software ERP y su infraestructura asociada sirve a una sola organización. En otras palabras, los datos de una organización se alojan en servidores privados que ejecutan una instancia de software única. Algunos proveedores de ERP en la nube ofrecen a los clientes la opción de ejecutar una instancia privada o una instancia compartida.
- Nube pública: Propiedad del proveedor de servicios, varias organizaciones comparten servicios de computación en la nube. Sin embargo, los datos y las aplicaciones de cada organización son inaccesibles para otras. Algunos ejemplos de nube pública son Amazon Web Services, Google Cloud, Microsoft Azure y Oracle Cloud.
- Nube privada: Un servicio que no se comparte con ninguna otra organización.
- ERP híbrido: Tal y como suena, un enfoque ERP híbrido combina software local con una nube privada o pública para computación, almacenamiento y servicios.
8 Beneficios del software ERP en la nube
Infraestructura inicial y costos operativos. Uno de los mayores beneficios de una solución ERP basada en la nube es la reducción general de costos, que comienza con la implementación. Con el ERP local, una empresa incurrirá en costos iniciales en la compra de servidores, la creación de bases de datos, la implementación inicial, consultores, personal de TI, seguridad y copias de seguridad.
Las empresas con un sistema ERP local tendrán costos adicionales de mantenimiento, recursos especializados internos o de guardia, actualizaciones y actualizaciones, así como servidores adicionales a medida que la empresa crezca. El ERP en la nube generalmente cuesta alrededor de un 30% menos que el ERP en las instalaciones. Dado que el proveedor de ERP en la nube aloja y administra el software en sus propios servidores, las empresas evitan los costos iniciales de infraestructura, así como los costos adicionales para el personal de TI, el mantenimiento, la seguridad y las actualizaciones. El proveedor proporciona soporte de TI continuo.
Velocidad de implementación. Uno de los mayores obstáculos de cualquier nueva solución ERP es el tiempo de implementación, que puede afectar directamente el tiempo de inactividad del negocio y el tiempo de generación de valor: en un estudio, aproximadamente la mitad de las empresas dijeron que sus implementaciones terminaron en el tiempo proyectado. Normalmente, una empresa puede ponerse en marcha más rápidamente en un sistema ERP basado en la nube que en las instalaciones, ya que no requiere seleccionar y configurar hardware ni contratar y capacitar al personal de TI.
Accesibilidad. Los usuarios de ERP basados en la nube pueden acceder a la información empresarial en tiempo real, desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo. Esto garantiza que los empleados de toda la organización trabajen con los mismos datos, sin importar la unidad de negocio o la ubicación, y que puedan tomar decisiones con mayor rapidez y confianza.
Escalabilidad. Sin los desafíos de agregar más servidores para más usuarios, ubicaciones o subsidiarias, las soluciones ERP basadas en la nube facilitan el escalado de un negocio. A medida que crece un negocio, crece el ERP en la nube.
Una organización puede comenzar con la funcionalidad básica y agregar más según sea necesario, sin agregar más hardware. Sin mencionar que una solución ERP en la nube permite a los usuarios de todo el mundo acceder a la información empresarial simplemente conectándose a Internet. No se necesitan servidores locales, por lo que a medida que una empresa crece por fusión o adquisición, se pueden poner en línea rápidamente nuevas unidades. Los proveedores de nube suelen poseer centros de datos en todo el mundo y mantendrán los datos de cada cliente en múltiples ubicaciones, proporcionando un servicio mejor y más confiable que el que la mayoría de las empresas podrían administrar por sí mismas. Los proveedores de software en la nube generalmente se esfuerzan por 99.999% de disponibilidad—lo que se traduce en que los clientes ven menos de ocho minutos de tiempo de inactividad no planificado cada año.
Personalizaciones y agilidad. Del mismo modo que el ERP basado en la nube se puede escalar con una organización, también se puede personalizar más fácilmente para adaptarse a las necesidades del negocio, desde el principio o con el tiempo, a medida que el negocio crece y evoluciona. Si bien el software ERP local se puede personalizar, esas personalizaciones están vinculadas al software actual y tal vez sea difícil volver a implementarlo con versiones futuras, especialmente si las integraciones se desarrollaron internamente. Esta es una de las principales razones por las que algunas empresas evitan actualizar sus sistemas ERP locales y continúan utilizando tecnología obsoleta.
Además, los sistemas ERP en la nube tienden a integrarse bien con otros productos basados en la nube, y se pueden agregar nuevos módulos a un sistema ERP en la nube sin tiempo de inactividad ni hardware adicional. Este tipo de agilidad permite a una empresa mantenerse proactiva en lugar de reactiva, ajustándose más rápidamente a los cambios de la industria, las tendencias de los consumidores, las circunstancias imprevistas y más.
Actualizaciones. Los proveedores de ERP en la nube suelen administrar todas las actualizaciones y actualizaciones del sistema de forma continua, para mantenerse al día con las necesidades empresariales en evolución y garantizar que los clientes utilicen la tecnología más actualizada. La actualización o actualización del software ERP en las instalaciones requiere más tiempo e incluso puede implicar la contratación de contratistas para administrar el proceso. Con el ERP en la nube, las actualizaciones pueden tardar tan solo 30 minutos y, por lo general, ocurren fuera del horario de trabajo para evitar interrupciones en el negocio.
Seguridad, cumplimiento y recuperación ante desastres. Confiar en un proveedor externo para almacenar de forma segura los datos comerciales de una empresa es una preocupación comprensible para muchas organizaciones. Sin embargo, los proveedores de ERP basados en la nube pueden ofrecer una mejor seguridad y cumplimiento de lo que las empresas podrían permitirse de otro modo. Además, una empresa puede confiar en que sus datos siempre están respaldados, y el proveedor está armado con procedimientos de recuperación ante desastres planificados y practicados.
A menos que las organizaciones tengan un plan de recuperación ante desastres y continuidad de las operaciones, las soluciones de ERP en las instalaciones conllevan el riesgo de una pérdida de datos catastrófica en caso de fallo de hardware o software o de un desastre natural, incendio o robo.
Los proveedores de nube suelen ofrecer seguridad de nivel empresarial y cifrado de extremo a extremo de los datos entre el proveedor y la organización. Tenga en cuenta que las empresas son responsables de la gestión de la identidad y el acceso de los usuarios de ERP en la nube y de la seguridad de los dispositivos, como PC o teléfonos inteligentes.
Resiliencia y acceso al almacenamiento. Si el hardware local falla, una empresa podría gastar una cantidad considerable de tiempo y dinero en transferir datos a un nuevo sistema de almacenamiento. Con el ERP basado en la nube, los datos se alojan en los centros de datos del proveedor, generalmente de forma redundante y geográficamente dispersos. Esto también es beneficioso en términos de proporcionar acceso a información y datos comerciales a través de Internet, una consideración importante a medida que más trabajos y operaciones se mueven en línea y las empresas buscan automatizar y agilizar los procesos comerciales.
Desafíos de ERP en la nube
Si bien la tendencia es claramente hacia un mayor uso de la nube, hay desafíos potenciales que las organizaciones pueden enfrentar:
Sistemas heredados. Si una empresa más grande que ha estado utilizando un sistema ERP local durante muchos años busca cambiar a un ERP basado en la nube, la migración puede ser desafiante y requerir tiempo y experiencia significativos.
Resistencia al cambio. Las empresas más grandes con grandes equipos administrativos y de TI pueden experimentar el rechazo de las partes interesadas clave. Trasladar el software ERP fuera del sitio resulta en que los administradores pierden cierto control sobre los procesos que se automatizan, y con el proveedor gestionando todo el mantenimiento y la infraestructura, los equipos de TI pierden el control sobre ciertos procesos operativos.
Cumplimiento normativo. Las empresas con políticas de ciberseguridad especialmente estrictas, restricciones en torno al alojamiento de información de clientes en la nube y problemas de cumplimiento normativo pueden no experimentar todos los beneficios de una solución ERP basada en la nube. Sin embargo, los principales proveedores de software como servicio han avanzado en el cumplimiento de normas como HIPAA y GDPR y, por lo general, pueden adaptarse a los mandatos en torno a la soberanía de los datos y la localidad, por lo que no asuma que está restringido a ERP en las instalaciones.
NetSuite ERP
NetSuite se creó para la nube y sirve a pequeñas y medianas empresas de todos los sectores, ofreciendo información en tiempo real, mejor servicio al cliente y costos reducidos de la cadena de suministro mediante la integración y automatización de funciones financieras y operativas esenciales. Descubra cómo NetSuite ERP puede llevar a su organización al siguiente nivel.