Una lista de verificación detallada para tus planes de reunión familiar te mantendrá organizado y te dará una apariencia de orden y dirección mientras intentas organizar un evento exitoso para todo el clan.
Vídeo: Cómo Planificar una Reunión de la Familia
por Dónde empezar:
Lo ideal es que usted y sus ayudantes tengan al menos seis meses a 1 año para preparar, consolidar ideas y asesorar a todos con respecto al evento. Esto también debería dar a los participantes e invitados tiempo suficiente para hacer planes de viaje y otras reservaciones necesarias, así como para presentar avisos apropiados para tomarse tiempo libre del trabajo o la escuela. Si puede comenzar a planificar hasta un año antes de la reunión, mejor para usted y para toda la familia, ya que esto permitirá una planificación más completa.
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Lo que su lista de verificación debe incluir:
En la planificación de la reunión familiar, ningún detalle es demasiado pequeño o innecesario. Anote todo y, si es posible, mantenga su lista de verificación con usted en todo momento para que pueda anotar fácilmente las actualizaciones en cualquier momento del día. Es posible que de repente pienses en algo o recuerdes una tarea mientras compras en el supermercado, haces cola en el banco o hojeas revistas en la librería local. La inspiración y las ideas creativas están en todas partes, así que ten a mano tu lista de verificación.
*Consejo: Si desea digitalizarse, también hay listas de verificación en línea y herramientas de gestión de proyectos basadas en la Web que puede usar, como Checkvist o Basecamp. Las listas de verificación se pueden crear y asignar en línea, y los miembros pueden actualizar las tareas en sus propias computadoras, tabletas o teléfonos inteligentes.
6 meses o más antes de la Reunión Familiar
- Organice su (s) comité (s) de reunión
- Actualice el Directorio Familiar; asegúrese de que los números de teléfono y las direcciones de correo electrónico sean precisos
- Póngase en contacto con los miembros de la familia con respecto a las fechas y ubicaciones sugeridas
- Comience a buscar posibles lugares y costos
- Investigue y seleccione el tema de la reunión
5 meses antes de la Reunión Familiar
- Sincronice con los comités de planificación de reuniones con respecto al tema a seguir
- Finalice las fechas de la reunión
- Finalice la ubicación o el lugar y comience a hacer reservas
- Crear un presupuesto detallado
- Hacer o pedir invitaciones de reunión
- Enviar invitaciones
4 meses antes de la Reunión familiar
- Configurar el sitio web de reunión familiar; inicie actualizaciones de Facebook o Twitter
- Si prepara comidas por su cuenta, coordine con el comité de preparación de alimentos con respecto al menú de reunión familiar
- Si tiene servicio de catering de alimentos, comuníquese con posibles proveedores profesionales y obtenga cotizaciones de precios
- A medida que comience a recibir confirmaciones de asistencia de miembros de la familia, actualice las reservas con el lugar según sea necesario
- Póngase en contacto con los periféricos de entretenimiento y otros eventos según sea necesario
- Planifique juegos y actividades
3 meses h2>
- Póngase en contacto con un fotógrafo profesional o camarógrafo para documentar festividades
- Recopilar recuerdos familiares para mostrarlos durante la reunión
- Actualizar el sitio web de reunión familiar con recursos útiles, mapas y enlaces relacionados con el evento de reunión
- Informar a los miembros de la familia de los concursos, presentaciones de talentos y otras actividades para que puedan comenzar a prepararse
2 meses antes de la Reunión Familiar
- Pedir artículos de recuerdo de reunión, como bolígrafos, tazas, camisas u otra ropa
- Crear un calendario de ejemplo para las actividades planificadas durante la reunión
- Área de contacto restaurantes, hoteles y otros establecimientos y pregunte por descuentos o cupones para grupos grandes
1 mes antes de la Reunión Familiar
- Envíe mensajes de recordatorio en el sitio web de la reunión familiar, o por correo electrónico y Facebook/Twitter
- Compre equipos que se utilizarán para las actividades y juegos
- Confirme las reservas con el lugar, el alojamiento, los servicios de catering, el entretenimiento, etc.
- Finalizar las decoraciones temáticas para el evento
1-2 semanas antes de la Reunión familiar
- Confirme los detalles de última hora con los miembros de su comité
- Si se eligió una reunión de destino, haga arreglos de cuidado de mascotas para cualquier ser querido peludo que se quede en casa
- Si suministra alimentos para la reunión, planifique un viaje de compras
- Compre cualquier decoración y suministros de última hora si es necesario
- Asegúrese de que los artículos de recuerdo, los programas, las camisetas y otros materiales estén listos y en ruta
Su lista de verificación debe actualizarse constantemente a medida que complete cada paso del proceso de planificación y también sincronice con otros miembros de la familia que lo están ayudando con el evento. De esta manera, puede maximizar el tiempo y los recursos disponibles, y evitar desperdiciar esfuerzos teniendo que rehacer ciertos pasos o duplicar tareas innecesariamente debido a una mala organización.