La investigación de archivos es generalmente más compleja y requiere más tiempo que la investigación secundaria, y presenta desafíos para identificar, localizar e interpretar documentos relevantes. Aunque los archivos comparten características y características similares, también pueden variar de manera significativa. Si bien los archivos financiados con fondos públicos pueden tener mandatos que requieren que sean lo más accesibles posible, otros tipos, como los archivos corporativos, religiosos o privados, tendrán diversos grados de acceso y visibilidad. Algunos materiales pueden restringirse de otras maneras, como en aquellos que contienen información confidencial o clasificada, obras no publicadas, o impuestos por acuerdos con el donante de materiales. Además, los registros de archivo a menudo son únicos, y el investigador debe estar preparado para viajar para llegar a ellos. Incluso cuando los materiales están disponibles en formatos digitales, puede haber restricciones que prohíban el acceso a ellos fuera del sitio.
Localizar colecciones de archivoseditar
Antes de la búsqueda en línea, los catálogos de la unión eran una herramienta importante para encontrar materiales en bibliotecas y archivos. En los Estados Unidos, los investigadores han utilizado el National Union Catalog y el National Union Catalog of Manuscript Collections para localizar archivos, aunque gran parte de su información se ha migrado a sistemas en línea.
Se puede encontrar un número cada vez mayor de instituciones de archivo a través de una búsqueda en línea. Además, portales como Europeana, la Biblioteca Pública Digital de América y la Biblioteca Nacional de Australia ofrecen enlaces a las instituciones miembros.
En el Reino Unido, el JISC aloja el ArchivesHub, mientras que el ArchiveGrid de OCLC proporciona un portal internacional para instituciones basadas principalmente en bibliotecas, que utilizan MARC como herramienta de catalogación para sus existencias. La Asociación de Archiveros Canadienses (ACA) se ha asociado con la empresa de software Artefactual para crear ArchivesCanada, mientras que la Sociedad Australiana de Archiveros ha utilizado el mismo software para su Directorio de Archivos en Australia. Se han puesto a disposición muchas otras herramientas de búsqueda en línea para facilitar la búsqueda y el descubrimiento, incluido el Registro de Ubicación de Manuscritos Literarios y Cartas en inglés, la guía Janus de materiales de archivo en instituciones de Cambridge, Reino Unido, y CARTOMAC: Archives littéraires d’Afrique.
Si un archivo no se puede encontrar a través de la búsqueda en línea o de una colección listada públicamente, el investigador puede tener que rastrear su existencia a través de otros medios, como seguir las citas y referencias de otro investigador. Esto es particularmente cierto para los materiales en poder de corporaciones u otras organizaciones que no pueden emplear a un archivero y, por lo tanto, desconocen la extensión o el contenido de sus materiales.
En archivos muy restringidos, el acceso puede estar restringido solo a personas con ciertas credenciales o afiliaciones con instituciones como universidades y luego solo a aquellas de un cierto nivel. Aquellos que carecen de las credenciales necesarias pueden necesitar solicitar cartas de presentación de una persona o institución para proporcionarlas al archivo.
Localizar materiales dentro de archivoseditar
Los archivos generalmente contienen materiales únicos y su organización también puede ser completamente única o idiosincrásica de la institución u organización que los mantiene. Esta es una distinción importante con las bibliotecas donde el material está organizado de acuerdo con sistemas de clasificación estandarizados. Tradicionalmente, los archivos han seguido el principio de respeto de los fondos en el que se mantiene la procedencia y el orden original, aunque el archivero puede hacer algún reordenamiento, físico o intelectual, para facilitar su uso. Una guía básica para la descripción de archivos es el Estándar Internacional de Descripción de Archivos (General) (ISAD/G o ISAD), producido por el Consejo Internacional de Archivos (A). Las instituciones estadounidenses también pueden guiarse por la Descripción de Archivos: un estándar de contenido (DACS) y en Canadá por las Reglas de Descripción de Archivos (RAD). Comprender cómo se construyen las descripciones de archivo y las ayudas de búsqueda se conoce como inteligencia de archivo.
Además de estas normas y reglas para crear listados y catálogos impresos y en línea, los archiveros también pueden proporcionar acceso a sus catálogos a través de API o a través de los estándares de codificación EAD (Descripción de archivo codificado) (relacionados con los fondos, series y artículos) y EAC (Contexto de archivo codificado)(las organizaciones y personas que crearon los archivos).
Las ayudas de búsqueda son una herramienta de referencia común creada por los archiveros para localizar materiales. Vienen en una variedad de formas, como registros, catálogos de tarjetas o inventarios. Muchas ayudas para encontrar documentos de archivo ahora se alojan en línea como páginas web o se cargan como documentos, como en el Libro raro de la Biblioteca del Congreso & Colecciones especiales. El nivel de detalle en las ayudas de búsqueda puede variar desde descripciones granulares a nivel de elemento hasta descripciones gruesas a nivel de colección. Si un archivo tiene una gran cantidad de materiales sin procesar, es posible que no haya ningún tipo de ayuda para encontrar. Desde alrededor de 2005, una ideología conocida como «Más Producto, Menos Proceso», o MPLP, ha sido adoptada por muchos archivos de recolección de América del Norte que buscan reducir el tiempo de procesamiento o aliviar los atrasos para proporcionar acceso a materiales antes, cuyos resultados pueden describirse mínimamente como ayudas de búsqueda.
Aunque la mayoría de los repositorios de archivos dan la bienvenida a los investigadores y tienen personal profesional encargado de ayudarlos, la gran cantidad de registros significa que encontrar ayudas puede ser de utilidad limitada: el investigador tendrá que buscar grandes cantidades de documentos en busca de material relevante para su investigación particular. Algunos registros pueden estar cerrados al acceso público por razones de confidencialidad; y otros pueden estar escritos en escritura arcaica, en idiomas antiguos o extranjeros, o en terminología técnica. Los documentos de archivo se crearon generalmente para fines prácticos o administrativos inmediatos, no para el beneficio de futuros investigadores, y puede ser necesaria una investigación contextual adicional para darles sentido. Muchos de estos problemas se agravan cuando los registros siguen bajo la custodia de la entidad generadora o en manos privadas, cuando los propietarios o custodios pueden no estar dispuestos a proporcionar acceso a investigadores externos, y cuando las ayudas para la búsqueda pueden ser aún más rudimentarias o inexistentes.
Materiales de archivo de consultaeditar
En el sitioeditar
Los materiales de archivo generalmente se mantienen en pilas cerradas y no circulan. Los usuarios solicitan ver materiales específicos de los archivos y solo pueden consultarlos in situ. Después de localizar la ubicación del registro relevante utilizando una ayuda de búsqueda u otra herramienta de descubrimiento, el usuario puede tener que enviar la solicitud a los archivos, como usar un formulario de solicitud. Si un archivo tiene parte de su patrimonio ubicado en un edificio o instalación separados, tardará días o semanas en recuperar los materiales, lo que requiere que el usuario envíe sus solicitudes antes de una consulta in situ.
Una sala de lectura es un espacio, generalmente dentro o cerca del archivo, donde los usuarios pueden consultar materiales de archivo bajo la supervisión del personal. La naturaleza única, frágil o sensible de algunos materiales a veces requiere ciertos tipos de restricciones en su uso, manejo y/o duplicación. Muchos archivos restringen qué tipos de artículos se pueden llevar a una sala de lectura desde el exterior, como lápices, libretas, bolsas e incluso ropa, para protegerse contra el robo o el riesgo de daños a los materiales. Se pueden imponer restricciones adicionales al número de materiales que se pueden consultar en un momento dado, como limitar al usuario a una caja a la vez y exigir que todos los materiales se coloquen planos y visibles en todo momento. Algunos archivos proporcionan suministros básicos, como papel de desecho y lápices o cuñas de espuma para soportar materiales inusualmente grandes. Los servicios de duplicación pueden estar disponibles en el archivo, aunque las políticas, los costos y el tiempo requerido pueden variar. Cada vez más, los archivos también permiten a los usuarios usar sus propios dispositivos, como cámaras portátiles, teléfonos celulares e incluso escáneres, para duplicar materiales. El uso de guantes blancos o de cualquier otro tipo, aunque es popular en los programas de televisión, no es necesariamente necesario para manejar documentos de archivo, debido a la preocupación por la fragilidad de las páginas y el texto. Pueden ser necesarios para manipular volúmenes con encuadernaciones deficientes, si se quitan los guantes para las páginas internas para evitar la transferencia de suciedad y otros materiales, y deben usarse cuando se manipulan fotografías. Siempre consulte con el archivero si se requieren guantes o no.Los archivos
también pueden proporcionar acceso al contenido a través de microfilmes (incluidas las fichas y otros formatos) debido a la fragilidad o popularidad del archivo original. También se pueden proporcionar copias digitales por el mismo motivo. Antes de solicitar acceso al original, asegúrese de que los artículos que han sido reformateados sean adecuados para el uso que necesita. Las razones para solicitar acceso al contenido original podrían incluir la necesidad de ver una imagen en color (perspectiva arquitectónica y planos de alzado, mapas y planos, etc.).) o por razones de accesibilidad (el vértigo visual menor generalmente no se considera una razón para acceder a los originales, ya que el efecto se puede mitigar al leer más lentamente la película).
Algunos materiales pueden contener información que se refiere a la privacidad y confidencialidad de individuos vivos, como registros médicos y estudiantiles, y requieren atención especial. Los materiales que puedan contener información de identificación personal, como números de seguro social o nombres, deben manejarse adecuadamente, y un archivo puede proporcionar copias editadas de materiales o denegar el acceso a materiales por completo debido a la privacidad u otras preocupaciones legislativas.
Material externo y electrónico Edit
Cada vez se digitalizan más materiales de archivo o nacen digitales, lo que permite acceder a ellos fuera del sitio a través de Internet u otros servicios en red. Los archivos que tienen materiales digitales accesibles al público pueden hacer que sus existencias puedan ser descubiertas por los motores de búsqueda de Internet al compartir o exponer sus catálogos electrónicos y/o metadatos, utilizando estándares como el Protocolo de la Iniciativa de Archivos Abiertos para la Recolección de Metadatos (OAI-PMH). Algunas instituciones tienen portales en línea donde los usuarios pueden acceder libremente a los materiales digitales que han sido puestos a disposición por el archivo, como los Archivos de la Biblioteca Pública de Nueva York o los Archivos de la Institución Smithsonian. Los gobiernos y sus instituciones relacionadas pueden usar estas salas de lectura» electrónicas «o» virtuales » para cargar documentos y materiales que hayan sido solicitados por el público, por ejemplo, a través de solicitudes de FOIA o de acuerdo con las políticas de divulgación de registros.