Actualizado el 12 de enero de 2021
La ley le exige retener los impuestos de nómina en nombre de sus empleados, pero obtener retenciones y todas esas otras deducciones de nómina puede ser difícil. Entre los trabajadores estadounidenses, el 82% reporta haber encontrado un error en su cheque de pago en algún momento. Y cuando el tío Sam encuentra algo mal, ¡puede significar una penalización del 15% o más!
Si bien las matemáticas que tienes que hacer para calcular deducciones y retenciones no son muy complejas, puede ser desalentador mantener todas las partes móviles rectas. Es por eso que hemos recopilado esta guía detallada con todo lo que necesita saber. Y si está buscando ejemplos más específicos de cómo calcular la nómina, consulte nuestra guía detallada.
Si está buscando algo específico, no dude en hacer clic en cualquiera de los temas a continuación para avanzar:
- Pago bruto, pago neto y salarios imponibles
- Retención vs. deducciones
- Obligatorio retenciones de nómina
- Voluntaria deducciones de nómina de pago
- crédito Extra! Empleados exentos vs. empleados no exentos
Sueldo bruto vs. sueldo neto
Las deducciones y retenciones compensan la diferencia entre el sueldo bruto y el sueldo neto. El salario bruto es la cantidad total que su empleado gana de su salario o salario por hora más cualquier bono, comisión y otras formas de compensación. Por ejemplo, si paga a sus empleados dos veces al mes, un empleado asalariado que gana 4 48,000 por año ganará wages 2,000 en salarios brutos por cada período de pago. Este pago bruto es donde la mayoría de los cálculos comienzan para los «salarios sujetos a retención» del IRS para los cheques de pago de los empleados.
Algunas retenciones de nómina son impuestos obligatorios sobre la nómina; otras deducciones son voluntarias, lo que significa que su empleado tiene la opción de no pagarlas. Muchas deducciones voluntarias, como el seguro de salud o las contribuciones 401(k), son deducciones antes de impuestos que tienen el efecto de reducir el salario bruto gravable de un empleado. Una vez que se han realizado retenciones y deducciones, el pago neto restante es lo que usted paga a sus empleados.
Retención vs. Deducciones
Las retenciones y deducciones a menudo se tratan como sinónimos en sus recibos de sueldo. Técnicamente, sin embargo, el término retención se refiere específicamente a los impuestos federales o estatales que usted saca de los cheques de pago de sus empleados y envía al gobierno. Todas las retenciones son obligatorias.
Las deducciones suelen ser voluntarias e incluyen ahorros para la jubilación, seguro de salud o donaciones. También hay algunas deducciones involuntarias, como cuando se embargan los salarios para pagar impuestos atrasados o manutención de los hijos. Algunas deducciones son antes de impuestos, lo que significa que reducen sus salarios brutos para los cálculos de impuestos. Otros se toman después de que se hayan retenido los impuestos. No se preocupe si esto es confuso, echaremos un vistazo más de cerca a las deducciones específicas a continuación.
Las retenciones y deducciones tienen dos elementos cruciales en común: sacar la cantidad correcta para cada empleado y luego enviar estos fondos a la agencia tributaria o proveedor de servicios adecuados.
Retenciones obligatorias de nómina
Impuesto federal sobre la renta
Es su responsabilidad como propietario del negocio retener y pagar el impuesto federal sobre la renta de sus empleados. En primer lugar, recuerde que el impuesto sobre la renta depende de dos factores: 1) el salario bruto o los salarios que paga a un empleado y 2) la información de retención que los empleados proporcionaron en su formulario W-4. Ya conoces su salario. Su formulario W-4 le dirá si necesita retener impuestos para ellos a la tasa de casados o solteros, cuántos dependientes reclamaron y cualquier cantidad adicional que el empleado quiera retener de esos ingresos.
Impuesto sobre la renta estatal y local
Al igual que el impuesto sobre la renta federal, utilizará el pago bruto como base para la cantidad de impuesto sobre la renta estatal y local a retener. Cada estado establece estas tasas individualmente (algunos estados no tienen impuesto sobre la renta en absoluto), por lo que deberá familiarizarse con las reglas que se aplican a su ubicación y empleados. También debe asegurarse de estar al día con las últimas tasas de impuestos sobre la nómina.
FICA
FICA, la Ley Federal de Contribuciones al Seguro, requiere que los empleadores retengan los impuestos del Seguro Social y Medicare de los salarios de los empleados. No solo debe retener un porcentaje del salario bruto gravable del empleado, sino también igualar esa contribución hasta el límite máximo de la base salarial. Estos porcentajes cambian, por lo que siempre asegúrese de retener y de igualar la cantidad correcta para el año fiscal. Para 2021, la tasa FICA para empleadores se desglosa a 6.2% para el Seguro Social y 1.45% para Medicare, o 7.65% total para cada uno. Lea más sobre cómo FICA y retención en detalle aquí.
Seguro de Desempleo Estatal (SUI)
Cada estado establece su propia tasa de seguro de desempleo, por lo que no hay un estándar en todo Estados Unidos.Cuando se registra en su estado como empleador, también le requerirán que se inscriba en la agencia de desempleo estatal. Lo importante que debe recordar al calcular SUI es que debe pagar estos impuestos en función de dónde vive su empleado, no de dónde opera su negocio. Si tiene un equipo de trabajadores remotos, esto puede complicarse un poco, pero la mayoría de los estados tienen recursos en línea para ayudarlo a encontrar el camino.
Seguro Estatal por Discapacidad
Actualmente, cinco estados tienen algún tipo de seguro estatal por discapacidad que se retiene de los cheques de pago de los empleados: California, Hawái, Nueva Jersey, Nueva York y Rhode Island. Cada uno tiene diferentes requisitos para las tasas de retención, así como la forma en que definen los salarios y más.
Impuesto Federal de Desempleo (FUTA)
Este impuesto financia los beneficios de desempleo para los empleados que pierden sus empleos. Como empleador, tendrá que calcular el 6% de los salarios que gana cada empleado para determinar cuánto debe en impuestos federales de desempleo. Sin embargo, FUTA no se retiene del salario del empleado, así que no cometa ese error.
Los empleadores están obligados por ley a pagar impuestos de desempleo hasta que un empleado alcance 7 7,000 en salarios imponibles para el año calendario. Después de eso, su responsabilidad por el año para ellos se cumple. Los impuestos federales de desempleo se pagan trimestralmente. ¿No está seguro de si está obligado a pagar FUTA? Eche un vistazo detallado a los impuestos federales de desempleo.
Depositar Impuestos Obligatorios sobre la Nómina
Después de completar la nómina, debe depositar en el IRS los fondos de impuestos federales sobre la renta, seguro social y Medicare que retuvo. Hay dos horarios de depósito, semianuales o mensuales, para estos pagos. Obtenga más información sobre el horario correcto para su negocio en la Publicación 15-T del IRS.Recuerde presentar su informe trimestral en el Formulario 941 o anualmente en el Formulario 944, mostrando los salarios que ha pagado, las propinas que sus empleados le han informado y sus impuestos laborales. También tendrá que cumplir con las reglas de depósito de impuestos estatales.
Deducciones voluntarias de nómina
Contribuciones al plan de jubilación
Como empleador, tiene algunas opciones de planes de ahorro para la jubilación para empleados de pequeñas empresas: SEP-IRA, SIMPLE-IRA o un 401k tradicional. La mayoría de las contribuciones para la jubilación son antes de impuestos y, a menudo, el empleador las iguala hasta un porcentaje específico. Para 2021, los empleados pueden contribuir hasta 1 19,500 a un plan 401k. Los trabajadores mayores de 50 años pueden agregar una contribución adicional de recuperación de 7 7,000 para llegar a $26,000 anualmente.
Beneficios de salud
Las pequeñas empresas con menos de 50 empleados equivalentes a tiempo completo no están obligadas a proporcionar beneficios de salud a sus empleados, pero es el principal beneficio que buscan los empleados. La mayoría de las veces, el cobro de los costos de los beneficios de atención médica se realiza como una deducción de nómina antes de impuestos. Recuerde que las deducciones de nómina de los planes de salud, incluidos los pagos de cuentas de gastos flexibles o cuentas de ahorros para la salud, deben configurarse como una cantidad en dólares y no como un porcentaje o el salario del empleado.
Seguro de vida o seguro de discapacidad
Muchos empleadores ofrecen programas de seguro de vida grupal, así como cobertura de discapacidad a corto y largo plazo para garantizar que los empleados sigan recibiendo una parte de su salario, incluso si quedan discapacitados. Al igual que los planes de atención médica, estos programas a menudo son administrados por una gran compañía de seguros que puede manejar los registros por usted. Deberá asegurarse de que se realicen y paguen las deducciones adecuadas por cada empleado que opte por el programa.
Los beneficios de estacionamiento o transporte urbano
Le permiten deducir el costo de las tarifas de estacionamiento o tránsito antes de impuestos para sus empleados. Tenga en cuenta que estos fondos no se pueden usar para compensar los costos de los gastos relacionados con el ciclismo, el combustible o el seguro de automóvil. A partir de 2021, el límite del IRS para gastos de transporte o estacionamiento es de 2 270 por empleado al mes, y las contribuciones ya no son deducibles de impuestos para el empleador.
Health& wellness
Estos programas pueden ser una forma de ayudar a promover el bienestar en el lugar de trabajo y a menudo incluyen deducciones de nómina por membresías de gimnasio con descuento, programas para perder peso, programas para dejar de fumar y exámenes preventivos de salud. También pueden tener pagos por alcanzar ciertos objetivos. Los beneficios pueden ser libres de impuestos, pero los reembolsos y recompensas para los empleados no lo son. Los empleadores pueden deducir los subsidios para los gastos de afiliación al gimnasio como gastos comerciales para el año fiscal en el que se pagaron.
Uniformes
Si su empresa requiere uniformes y cobra a los empleados por ellos, recuerde que las deducciones de nómina para cubrir el costo no pueden reducir la tarifa de pago por hora de un trabajador por debajo del salario mínimo de 7 7.25 por hora ni afectar su pago de horas extras según la Ley de Normas Laborales Justas. Sin embargo, se le permite prorratear la deducción durante un período de tiempo, siempre y cuando su tarifa por hora no se reduzca.
Cuotas sindicales
Las cuotas sindicales generalmente se calculan como un porcentaje predeterminado del salario bruto del trabajador y se pagan regularmente a su sindicato local. El fallo de la Corte Suprema de 2018 Janus v. American Federation of State, County, and Municipal Employees (AFSCME) cambió las reglas para cobrar las tarifas de los empleados no sindicalizados que trabajan en tiendas sindicales. Ahora, los empleados no sindicalizados deben optar activamente para que se recauden estas cuotas. La mayoría de los sindicatos también tienen requisitos específicos para las escalas salariales y la nómina, así que tómese el tiempo para revisar las reglas y regulaciones con su socio sindical. Las cuotas sindicales no califican como deducciones antes de impuestos.
planes de ahorro para la educación 529
Casi todos los estados tienen ahora algún tipo de plan de ahorro para la educación 529 con impuestos diferidos que ofrece una forma conveniente de ahorrar para los empleados. Algunos planes estatales tienen requisitos de contribución mínima junto con otras reglas del plan 529. La mayoría son administradas por grandes compañías de inversión, pero cada estado tiene un sitio web útil lleno de información sobre 529 deducciones de nómina.
Donaciones en el lugar de trabajo o contribuciones caritativas
Las donaciones automáticas permiten a los empleados apoyar su causa favorita al tener una cantidad preseleccionada deducida de su cheque de pago durante todo el año. Recuerde obtener una suscripción escrita o electrónica para este tipo de deducción y trabajar con un socio de buena reputación como United Way.
Embargo de salario
Si bien los empleados no tienen que dar su consentimiento a las órdenes de embargo de sus salarios, todavía se consideran voluntarios ya que no forman parte de las retenciones impositivas obligatorias del gobierno. Un tribunal de justicia puede requerir que un empleador embargue el salario por falta de pago de la deuda o manutención de los hijos, u otras razones. Por lo general, una orden de embargo vendrá con instrucciones sobre cómo deberá enviar estos pagos.
crédito Extra! Empleados exentos vs. No exentos
La Ley de Normas Laborales Justas estableció el salario mínimo actual, las reglas de horas extras y otras normas laborales con las que debe estar familiarizado para obtener una nómina correcta. También definió categorías de empleados que se relacionan principalmente con las protecciones de horas extras.
- Los empleados»no exentos» pueden ganar el pago de horas extras a una tarifa de 1.5 veces su tarifa por hora regular y deben recibir al menos el salario mínimo federal de 7 7.25 por hora.
- Los empleados» exentos » (aquellos exentos de ganar horas extras) deben ser asalariados, ganar al menos 4 455 por semana y realizar funciones laborales como tareas ejecutivas, administrativas o profesionales.
Comprender esta distinción es esencial para su nómina (y, en última instancia, sus deducciones) porque debe calcular el pago de horas extras como parte del pago bruto para empleados no exentos. Sin mencionar que las violaciones pueden ser costosas; los empleadores que violan el salario mínimo de la FLSA o las leyes de compensación de horas extras pueden ser legalmente responsables tanto por el déficit salarial como por los daños. El gobierno ofrece esta guía práctica para asegurarse de que cumple con los requisitos. Recuerde revisar los requisitos de horas extras de su estado aquí también.
¿Cómo se tiene en cuenta este factor en las deducciones de nómina? Bajo ciertas circunstancias, los empleadores pueden deducir el pago cuando los empleados exentos faltan al trabajo.
¡Eso es (finalmente) todo, amigos!
Las deducciones de nómina pueden no ser siempre divertidas, pero hacerlas bien es una parte importante de administrar su negocio con éxito. Esperamos que esta guía le haya sido útil a medida que planifica su próxima carrera de nómina y crea el equipo que lo ayudará a alcanzar todas sus metas.