Si escribir una carta hace cien años era el equivalente a sentarse con alguien en una habitación tranquila y hablar cara a cara, escribir un correo electrónico hoy es como gritarle a alguien al otro lado de una intersección ruidosa mientras se apresura a una cita.
Todos están sobrecargados y sobrecargados.
Todos están sobrecargados y sobrecargados. Existimos en un estado de atención parcial continua a medida que cambiamos ágilmente de un lado a otro entre el correo electrónico, los mensajes de texto, las redes sociales y la web. El correo electrónico que envías no solo compite con otro correo electrónico para llamar la atención de alguien, sino que compite con todo.
Las probabilidades son que su correo electrónico se lea en un teléfono, al igual que más del 50 por ciento de los correos electrónicos. Recortamos y recortamos nuestras bandejas de entrada sobre la marcha, respondiendo a artículos urgentes y marcando artículos menos urgentes para volver a visitarlos cuando volvamos a nuestros escritorios.
Eso significa que lo más probable es que su correo electrónico se digiera de un vistazo rápido mientras el receptor está en su teléfono, revoloteando entre otras tareas. En el mejor de los casos, su correspondencia recibirá un destello rápido de su atención. Si se considera convincente en esa mirada pasajera, probablemente volverán a él más tarde. Da una mala primera impresión, sin embargo, y se acabó el juego incluso antes de comenzar.
Nuestros cerebros llenos de información exigen un nuevo enfoque para el correo electrónico. Cuando todo el mundo está ocupado, ser respetuoso con su tiempo, ocupando lo menos posible, es una forma clave de hacer que la gente preste atención. Al redactar un correo electrónico, esto significa ser claro, conciso y procesable. Puedes lograr esto con algunas estrategias simples:
Este post es un extracto del libro Unsubscribe: How to Kill Email Anxiety, Avoid Distraction, and Get Real Work Done, de Jocelyn K. Glei.
Comienza con la pregunta.
Piense en lo que aparecerá en la vista previa de mensaje de dos líneas que verá el destinatario mientras se desplaza por su bandeja de entrada: ¿Captará su atención?
Sin ser brusco o agresivo, es importante poner su pregunta en la parte superior de su correo electrónico, dentro de la primera oración o dos si es posible. El objetivo es llamar la atención del lector y hacer que entienda la acción que se solicita de inmediato. Si pones un montón de rigmarole antes de tu pregunta, un lector impaciente podría nunca llegar a ella.
Por ejemplo, digamos que estás contactando con el CEO de una startup que admiras para invitarla a hablar en una conferencia. Puedes colocar la pregunta de la siguiente manera:
Hola Catherine, este es Mark Holland. Dirijo la popular conferencia Firestarters, que atrae a más de 5,000 empresarios al Staples Center en Los Ángeles cada año. Le escribo para extenderle una invitación para que hable en nuestro evento el 5 de marzo de 2016.
Catherine puede que no sepa qué demonios es la conferencia de Firestarters, pero sabe algo importante: De qué se trata este correo electrónico (una invitación para hablar). También ahora sabe la fecha y el lugar del evento y que tiene un número de asistentes bastante impresionante. Ahora que la pregunta es clara y su interés se despierta, es más probable que lea los detalles adicionales de Mark, donde puede incluir la historia de fondo del evento y estadísticas más impresionantes para hacer su caso aún más fuerte.
En un mundo de poca atención, es mejor ir al grano de inmediato y explicar más tarde. Piense en lo que aparecerá en la vista previa de dos líneas del mensaje que ve el destinatario mientras se desplaza por su bandeja de entrada: ¿Captará su atención?
Establece tu credibilidad.
¿Por qué debería importarme? es la pregunta tácita que se cierne en la mente de la mayoría de las personas cuando abren un correo electrónico, especialmente si es de alguien que no conocen. Esta es la razón por la que es crucial establecer su credibilidad al principio del mensaje. Dígale a su lector por qué usted es diferente, por qué se ha logrado, o por qué deben prestarle atención.
Por ejemplo, si envías correos electrónicos en frío a una marca para solicitar un patrocinio, podrías establecer tu credibilidad compartiendo puntos de datos sobre tu audiencia y los premios que has ganado.
Hola Tom – Soy Tracy Black, editora de Feed Daily, un sitio web galardonado con el premio Webby con más de 2 millones de visitantes al mes. Estoy armando una nueva serie de artículos que se dirige a creativos jóvenes ambiciosos, y quería ver si podrían estar interesados en patrocinarla.
Si está enviando un correo electrónico a alguien que conoce, por ejemplo, al ponerse en contacto con un compañero de trabajo sobre una tarea urgente, puede legitimar su solicitud indicando que está bajo presión del jefe (suponiendo que eso sea cierto).
Hola Tom-estoy haciendo un seguimiento para ver si pudo implementar la nueva función de registro de correo electrónico? El CEO quiere ver esto terminado para el final de la semana.
Los puntos de datos y la autoridad bruta no son sus únicas opciones, por supuesto. También puede establecer credibilidad siendo un observador entusiasta de la persona con la que se está comunicando. Podrías decirles cuánto tiempo has seguido su trabajo, lo que disfrutaste de la última publicación de blog que escribieron o cómo se podría mejorar su producto, ¡con tacto, por supuesto! Mientras no sea adulador, la mayoría de la gente aprecia ser notado, y hace que se fijen en ti.
Dejar claro el camino a seguir.
Con frecuencia recibo correos electrónicos de personas que están interesadas en algún tipo de intercambio de conocimientos, pero nunca aclaran cómo les gustaría que tomara medidas. ¿Quieren tomar un café? ¿Quieren hacer una llamada? No está claro, lo que significa que en lugar de decir: «¡Sí!»Tengo que responder preguntándoles lo que me están pidiendo en primer lugar, o, más probablemente, no responder en absoluto.
Es mucho más probable que obtenga una respuesta de alguien si está claro cuál es el siguiente paso. Eso hace que sea fácil para el destinatario decir que sí a su solicitud.
Digamos que estás contactando con un director de cine al que admiras para que te aconseje. No solo les envíes un correo electrónico con:
He sido fan de tu trabajo durante años, y me encantaría elegir tu cerebro. ¿Qué dices?
En su lugar, proponga algo específico:
Soy un admirador de su trabajo desde hace mucho tiempo y tengo el mayor respeto por su experiencia cinematográfica. Me encantaría hacerle algunas preguntas sobre cómo financió su primera película. ¿Te gustaría una llamada telefónica de 15-20 minutos la semana que viene? Mi horario está abierto todo el día jueves y viernes si tiene disponibilidad de entonces. Prometo ser breve.
El segundo ejemplo aclara el tema en cuestión y el hecho de que solo desea hacer una breve llamada telefónica. Esto significa que el destinatario sabe que el compromiso de tiempo será mínimo y, debido a que ya ha propuesto una fecha de calendario, sabe que el hilo de correo electrónico se puede cerrar de manera rápida y eficiente. En otras palabras, has respetado su tiempo, y ahora saben que tratar contigo no será otro dolor de cabeza que no necesiten.
Si está haciendo una pregunta, proponga una solución.
El correo electrónico no es un buen lugar para el debate. Por lo tanto, mensajes que no ofrecen más que una pregunta como «¿Qué piensas de X?»son generalmente ineficaces. Las personas ocupadas no quieren resolver tus problemas por ti, y no quieren escribir una respuesta larga. Quieren decir sí o no y luego pasar a la siguiente cosa. Por lo tanto, si desea obtener una respuesta y salirse con la suya, no se limite a hacer preguntas: Proponga soluciones.
Imaginemos que estás enviando un correo electrónico a tu jefe para preguntar si puedes asistir a una conferencia. Puedes escribir:
Hola Tina, me di cuenta de que la gente ya está reservando hoteles para la conferencia de SXSW del próximo año. Me gustaría ir. ¿Qué opinas?
O, puedes escribir,
Hola Tina – He estado pensando en formas de enriquecer mi conjunto de habilidades de trabajo, y parece que hay algunos oradores y talleres en SXSW el próximo año que serían muy útiles. También puedo armar un informe para compartir lo que he aprendido con el equipo después de regresar. He estimado el costo, y parece que un boleto, un hotel y un pasaje aéreo administrarían la compañía alrededor de 2 2,500. ¿Crees que la compañía podría patrocinarme para asistir?
El primer mensaje es corto pero perezoso y requerirá numerosos mensajes de ida y vuelta para aclarar lo que realmente está en juego. El segundo correo electrónico es más largo, pero incluye todo lo necesario para que la conversación se resuelva de inmediato. La escritora ha hecho su tarea, los costos y beneficios son claros, y es fácil para el jefe decir que sí. Ser proactivo en sus comunicaciones requiere más trabajo por adelantado, pero paga enormes dividendos a largo plazo.
Ser escaneable.
Los correos electrónicos tratan de obtener resultados, no de probar la comprensión de lectura de su destinatario.
Use viñetas, números y / o negritas para que su correo electrónico sea fácil de asimilar y digerir, enfatizando los puntos clave. Si te burlas de este tipo de información con cuchara, sigue adelante y supéralo. Los correos electrónicos se tratan de obtener resultados, no de probar la comprensión de lectura de su destinatario. Este es un ejemplo de cómo recapitular los siguientes pasos después de una reunión con el cliente.
Hola Sharon-Gran llamada de ayer! Estoy entusiasmado con los próximos pasos. Aquí hay un resumen de lo que discutimos hacer en la próxima semana para cumplir con nuestra fecha límite: Elementos de acción para Sharon & Equipo:
– Aprobar maquetas revisadas (Debido: Lun 4/9)- Proporcionar copia final para banners (Debido: Mié 4/11)- Suministrar fotografía de alta resolución (Debido: Mié 4/11)
Debido a que este correo electrónico requiere que el cliente haga algo, desea que los elementos de acción salgan del correo electrónico, por lo tanto, el texto en negrita, y se digieran fácilmente, por lo tanto, las viñetas. Las fechas de vencimiento también se compensan entre paréntesis para que sean fáciles de ver.
Recuerde: si realmente desea hacer las cosas, el éxito depende de facilitar que su lector procese rápidamente el correo electrónico y comprenda los puntos sobresalientes.
Dales una fecha límite.
¿Su correo electrónico es urgente? ¿Necesita una respuesta ahora? En dos días? En dos semanas? Puede sorprenderte saber que a las personas ocupadas les encantan los plazos porque ayudan a priorizar exactamente cuándo deben hacerse las cosas. De hecho, he descubierto que los correos electrónicos que no tienen horarios son más propensos a ser ignorados. Ciertamente no quieres ser imperioso o demasiado exigente, pero dale a tu lector un contexto educado para el momento oportuno.
Si está enviando un correo electrónico a un colega cercano sobre una tarea urgente, puede ser bastante directo sobre el calendario:
Para que el proyecto se mantenga en el horario previsto, necesitaré una respuesta suya en las próximas 24 horas si es posible.
Si estás extendiendo una invitación a alguien que no has conocido, puedes compartir amablemente tu cronología de seguimiento:
Estoy seguro de que está ocupado y querrá tiempo para reflexionar sobre esta oportunidad. Haré un seguimiento en dos semanas si no tengo noticias tuyas.
O digamos que desea permitir que su jefe o un cliente intervenga en una decisión, pero necesita avanzar si no responden a tiempo:
Si no recibo respuesta de usted para este viernes, 17 de agosto, seguiré adelante y continuaré con la solución que he propuesto anteriormente.
Incluir una fecha límite es como soltar un ancla: Corrige su solicitud en el espacio y el tiempo, lo que hace que sea más probable que se note y se haga.
Escribe tus líneas de asunto como titulares.
Para que su correo electrónico sea leído, debe abrirse. Tu objetivo debe ser componer una línea de asunto clara e, idealmente, provocativa. Es muy parecido a escribir un titular atractivo para un artículo o publicación de blog en el que quieres que la gente haga clic.
Digamos que eres un músico exitoso contactando con un diseñador para hacer la portada de tu nuevo disco. Tienes una audiencia de tamaño decente, por lo que esperas que el álbum funcione bien. Puedes usar:
Asunto: Design Gig
Es preciso, pero carece de especificidad y hace que tu correo electrónico suene como una oferta monótona. Alternativamente, puedes usar:
Asunto: Diseño de portada para el lanzamiento de álbumes de alto perfil?
Esto sigue siendo preciso, pero despierta la curiosidad al aclarar qué es exactamente el proyecto y prometer una buena exposición. Especialmente cuando escribes un correo electrónico de «preguntar» a alguien que nunca has conocido antes, la línea de asunto funciona como una primera impresión. Y sólo tienes una oportunidad de causar una primera impresión.
Sin embargo, asegúrate de no sobrevender el título de tu correo electrónico, ya que es uno de los 20 errores principales que debes evitar.
Edita tus mensajes sin piedad.
Después de haber redactado su correo electrónico, vuelva a examinarlo con un ojo antipático y elimine todo lo innecesario. Ser claro y conciso desde el primer momento ahorra tiempo a todos. Se necesita más tiempo para elaborar un correo electrónico ajustado y preciso, pero ese correo electrónico editado también tendrá muchas más probabilidades de obtener una respuesta.
Para echar un segundo vistazo a tus correos electrónicos, consulta estas 25 aplicaciones para perfeccionar el asunto, el cuerpo y más de tu correo electrónico.
Previsualice todos los mensajes en su teléfono.
Como se mencionó anteriormente, lo más probable es que su mensaje de correo electrónico se abra primero en un teléfono. Por lo tanto, es aconsejable comprender cómo se verá tu mensaje en las aplicaciones de correo electrónico móviles. Lo que parece digerible en una pantalla de escritorio masiva a menudo se parece a _ Guerra y Paz _ en un teléfono móvil. Obtenga una vista previa de su mensaje en la pantalla pequeña y, si aún parece demasiado largo, edítelo de nuevo sin piedad. Si tu mensaje da la impresión de ser abrumador, probablemente será ignorado.
Asegúrese de que sus correos electrónicos se vean bien en todas partes y funcionen bien con nuestra guía para probar a/b sus correos electrónicos, que incluye herramientas para probar sus correos electrónicos en dispositivos móviles.
Si crees que todo esto parece mucho trabajo para un correo electrónico un poco viejo, piénsalo de esta manera: Si te tomas el tiempo para considerar a tu audiencia y adaptar tu mensaje a su capacidad de atención por adelantado, tus correos electrónicos serán más efectivos, tendrás más probabilidades de obtener lo que quieres y, en última instancia, tendrás que pasar menos tiempo en el correo electrónico. ¿No es lo que todos quieren?
¿Quieres una mejor aplicación que te ayude a administrar tu propia bandeja de entrada de correo electrónico? Echa un vistazo a nuestro resumen de las 10 mejores aplicaciones de correo electrónico o usa nuestra guía de Gmail para optimizar Gmail para tu flujo de trabajo.
Todas las ilustraciones de la artista Tomba Lobos del libro Unsubscribe.