Contrata a un Asistente Virtual y comienza a Delegar

Llega un momento en la vida de cada propietario de una pequeña empresa cuando mira su lista de tareas pendientes y se da cuenta de que simplemente no puede hacerlo todo. Demasiados correos electrónicos para responder, demasiados clientes para integrar, demasiadas campañas de marketing para organizar, en cualquier caso, necesita ayuda. Entrar: asistentes virtuales.

Los asistentes virtuales (VAS) son contratistas remotos que pueden realizar una serie de «trabajos ocasionales» en su negocio. Pueden centrarse en un conjunto específico de tareas administrativas, o pueden servir como un gato de todos los oficios. De cualquier manera, delegar en un VA le ayudará a hacer crecer su negocio sin agotarse.

Cómo saber si necesita un Asistente Virtual

Puede ser difícil identificar el punto de inflexión para cuándo contratar a un asistente virtual, pero hay algunos signos comunes de que es hora de comenzar a delegar:

• Está trabajando largas horas de forma regular. Especialmente si dedicas gran parte de tu tiempo a tareas repetitivas o tediosas, como responder a comentarios de redes sociales o correos electrónicos de servicio al cliente, es posible que quieras pensar en delegar a un VA. Estamos hablando de más de una semana mala aquí o allá: busque patrones de estas largas y tediosas horas que suceden durante varias semanas seguidas.

• Estás perdiendo clientes o clientes porque no puedes responder a los correos electrónicos de manera oportuna. Una vez que comience a perder dinero porque no puede mantenerse al día con su correo electrónico, necesita absolutamente ayuda. Perder clientes no es una opción para un negocio en crecimiento.

• Estás dedicando tu tiempo a tareas de menor valor. Esta es su empresa, y debe dedicar su tiempo a agregar valor a la empresa de una manera que solo usted puede. El trabajo administrativo es un conjunto de habilidades específicas, pero es uno que se puede delegar. Su cerebro? Eso no es transferible.

• estás haciendo un trabajo que no te gusta. Si disfrutas de algunas de esas tareas tediosas, por supuesto, sigue con ellas. Pueden energizarte o generar ideas que de otro modo no tendrías. Pero asegúrate de que te gusta tu trabajo. Hacer tareas que no te gustan puede llevar al agotamiento, lo que tendrá un efecto negativo en tu productividad y en tu negocio.

Ejecutar los números

Su salud mental es el factor más importante aquí, pero está dirigiendo un negocio, por lo que debe echar un vistazo a los resultados finales y sopesarlos frente a cualquier agotamiento inminente. Cuando llegue el momento, debes asegurarte de que tu asistente te ahorrará más dinero del que te costará.

Comience por hacer un seguimiento de su tiempo. Eso es algo que deberías estar haciendo de todos modos: Es una manera fácil de detectar ineficiencias y ver exactamente hacia dónde se dirige su tiempo, en comparación con hacia dónde cree que se dirige. Consulte nuestra lista de las mejores herramientas de seguimiento de tiempo para comenzar y encontrar la mejor opción para usted. Una vez que sepas cuánto tiempo estás dedicando a cada tarea, es hora de hacer algunas matemáticas.

Escenario # 1: Pasas de seis a ocho horas a la semana tratando las preguntas de los clientes por teléfono y correo electrónico. A 2 22 / hora, le costaría outs 132-176/semana subcontratar a un asistente virtual. En esas mismas seis horas, podrías estar haciendo otra cosa (trabajo facturable con clientes, aumentar los esfuerzos de marketing en Instagram, lo que sea que tenga sentido para tu negocio) que te haría de $300 a4 400. En este caso, los números muestran que obtener un VA tiene sentido financiero para usted.

Escenario # 2: Pasas tres horas a la semana lidiando con una tarea administrativa de alto nivel que requiere cierto conocimiento de fondo tanto de la industria como de tu negocio/producto (por ejemplo, hablar con los fabricantes). Tendría que encontrar un VA que tenga el mismo nivel de conocimiento de fondo que usted (y pagar tarifas más altas en consecuencia, digamos, $30-35/hora), y no tiene una tarea rentable de inmediato que podría estar haciendo con el tiempo que ahorraría. En este caso, contratar un VA no vale la pena para usted, todavía. Una vez que tenga suficientes otras tareas para delegar, puede entregarlas, pero por ahora tiene más sentido financiero seguir transportándose por su cuenta.

Escenario # 3: Has analizado tus registros de tiempo y has descubierto que estás gastando de cinco a siete horas a la semana en trabajo administrativo. Usted tiene alrededor de dos o tres horas de trabajo rentable que podría estar haciendo en esa cantidad de tiempo, por lo que más o menos estaría recuperando el equilibrio al contratar a un asistente. Esta es a menudo la posición más complicada en la que estar, ya que no hay ganancia monetaria inmediata que obtener. Si odias el trabajo de administrador y solo lo quieres fuera de tu plato, contratar a un asistente vale la pena, aunque solo sea por tu tranquilidad y para evitar el agotamiento. También podría ser una buena idea contratar a un asistente ahora si tiene una temporada ocupada que se avecina en tres meses: Para cuando llegue la temporada alta, tendrá su VA completamente incorporado. Sin embargo, si disfrutas de usar esas tareas administrativas para relajarte al final de un día de trabajo, entonces la presión de delegar está apagada.

Asistente virtual vs. asistente en persona

Si ha determinado que necesita ayuda, aún vale la pena decidir: ¿Es un asistente virtual el camino a seguir? A veces, un asistente en persona puede ser lo que estás buscando. Estas son algunas cosas a tener en cuenta al tomar esa decisión:

• Tipos de tareas: Si su negocio implica empacar muchos artículos para el envío o hacer recados locales, necesitará un asistente en persona.

• Su forma de comunicación preferida: Si se siente totalmente cómodo comunicándose a través de mensajes de texto, correo electrónico, Slack y una llamada telefónica o de video ocasional, un dispositivo virtual remoto hará el truco. Si descubres que prosperas con la comunicación cara a cara, es posible que tengas problemas para administrar un asistente virtual.

• Disponibilidad y costo del talento: Dependiendo de dónde vivas, es posible que no puedas encontrar un asistente local con el conjunto de habilidades que requieres. Alternativamente, es posible que no pueda pagar a un asistente local con el conjunto de habilidades que necesita. Ese sería un buen momento para recurrir a un asistente de Veteranos.

Cómo Encontrar y contratar un Asistente Virtual

Usted sabe que necesita un AV y tiene una idea bastante buena de qué tipo de trabajo deberían estar haciendo por usted. El siguiente paso: encontrar a alguien. Encontrar, contratar e incorporar a un contratista es un proceso en profundidad, pero aquí hay algunas pautas para comenzar.

Dónde buscar un asistente virtual

La mejor manera de encontrar un asistente virtual es pedir referencias a su red. Al igual que con cualquier posición, las personas que vienen con una recomendación son mucho más propensas a tener lo que estás buscando. Comienza publicando en LinkedIn, así como en cualquier grupo de Slack o Facebook para propietarios de negocios. Asegúrese de incluir el tipo de tareas con las que está buscando ayuda y el tipo de negocio que está ejecutando. Cuanto más específico sea, mejor calidad de las referencias que la gente le puede enviar.

Si no puede contratar a través de referencias, aquí hay otras opciones:

Use un servicio de asistente virtual.

Los servicios de asistente virtual son básicamente agencias en línea para asistentes virtuales. Eso significa que no tiene que buscar al asistente usted mismo, lo que puede ahorrarle algo de tiempo. La desventaja, por supuesto, es que es menos probable que obtenga a alguien especializado en su tipo específico de modelo de negocio o industria.

• Zirtual está dirigido específicamente a empresarios y profesionales. Los planes comienzan en 3 398 / mes por 12 horas de tareas de un asistente universitario con sede en los Estados Unidos.

• UAssistMe es más asequible, pero se centra más en el trabajo estrictamente administrativo (e.ej., contabilidad, servicio al cliente, transcripciones y administración de correo electrónico). Los planes comienzan en 2 299 / mes por 20 horas de tareas.

Utilice un mercado independiente general.

Los mercados independientes permiten a los contratistas esencialmente presentarle su trabajo. Puedes publicar las tareas que necesitas hacer, y las personas responderán con su información y tarifas. El uso de un mercado puede abrirle a una gran cantidad de contratistas calificados, pero eso tiene un inconveniente: tendrá que examinar una gran cantidad de aplicaciones, muchas de ellas no tan grandes. (Las publicaciones populares obtendrán entre 25 y 100 pujas, y a veces más). También se ve obligado a pasar por el sistema de mensajería y las herramientas de facturación de la compañía porque los contratistas son penalizados por mudarse fuera del sistema incorporado. El hecho de que los contratistas tengan que dar cuenta de las tarifas que el mercado les cobra a menudo significa que puede obtener mejores tarifas en otros lugares.

• Guru tiene más de tres millones de contratistas en todo el mundo, cubriendo una amplia gama de habilidades. Las opciones de pago de Guru incluyen pagar por tarea, por hito o por hora; o puede pagar en un horario recurrente, lo que podría funcionar bien para un acuerdo de contratista continuo.

• El mercado de asistentes virtuales de Task Pigeon es una rama de su mercado de tareas general. Si bien este no es el negocio principal de Task Pigeon, obtienes la confiabilidad de un equipo de administración de tareas confiable que investiga a los asistentes. Para el pago, usted pre – compra horas y luego especifica cuáles son sus necesidades.

• PeoplePerHour le permite publicar un trabajo o explorar freelancers existentes, y el grupo de talentos cubre una amplia gama de servicios profesionales, desde diseño hasta desarrollo web y trabajo administrativo. El precio es por hora o fijo, dependiendo del proyecto.

• Freelancer está un poco más orientado a freelancers especializados (diseñadores de ideas, redactores, etc.).) , por lo que es un gran lugar para ir si estás buscando a alguien con un fondo específico. Las opciones de pago incluyen pagos por hitos o pagos al finalizar.

Lo que puede esperar pagar por un asistente virtual

Al igual que con la mayoría de las profesiones, las tarifas para VAS están en todo el mapa. Estas son algunas cosas que debes tener en cuenta mientras buscas asistentes virtuales y sus tarifas:

Tipo de trabajo: Si estás buscando trabajo administrativo de nivel básico (administración de correo electrónico, servicio básico al cliente, etc.).), probablemente pagará 1 15-25 / hora. Si buscas tareas de alto nivel (gestión de proyectos, estrategia de contenidos, etc.)), usted podría estar buscando $50 / hora o más. Upwork ha publicado sus tarifas promedio para varias tareas, lo que puede ayudarlo a obtener una mejor estimación.

Velocidad: Tenga en cuenta al mirar las tarifas por hora que algunas personas trabajan más rápido que otras. Alguien que cobra 5 50 / hora puede completar un proyecto tres veces más rápido, y con la misma calidad, que alguien que cobra 2 25/hora, lo que lo hace más beneficioso financieramente para usted. No se deje engañar por tarifas por hora ultrabajas.

Nivel de experiencia: Tenga en cuenta el nivel de experiencia del VA. Puede ser tentador optar por la opción más barata que encuentre, pero la amplia experiencia puede ser la diferencia entre el trabajo de calidad y el trabajo que termina teniendo que rehacer usted mismo.

testimonios de clientes: Consulte los testimonios de los clientes en el sitio web del VA y / o sus recomendaciones de LinkedIn, y solicite algunas referencias de clientes para comunicarse por correo electrónico. Si alguien no puede ponerte en contacto con al menos dos o tres personas para las que ha trabajado antes, puede significar que saben que no recibirán ninguna recomendación brillante.

Preparándose para delegar

Antes de que comience su nuevo VA, debe estar preparado con dos tipos de documentación que facilitarán el proceso de incorporación y delegación.

Procedimientos Operativos estándar

Los Procedimientos Operativos Estándar (SOP) son esencialmente manuales prácticos para las tareas que le pedirá al asistente que aborde. Deben dar al asistente toda la información que necesitan para poder hacer el trabajo.

Podría, por supuesto, escribirlo en un documento, pero le sugerimos comenzar con un screencast. Si te registras mientras estás completando la tarea, puedes asegurarte de que no se omitan pasos en la documentación. Si está escribiendo algo de memoria, es fácil perderse los pequeños detalles.

• Jing es gratuito y rápido de configurar. Una vez que grabes tu screencast, puedes subirlo a su servidor y obtener un screencast.enlace de comunicación para enviar a su asistente—o puede descargarlo como un archivo. Jing tiene un límite de tiempo de cinco minutos, pero si la mayoría de las veces quieres hacer screencasts rápidos y no quieres pagar por el servicio, es tu mejor opción.

• Snagit te da la opción de añadir anotaciones a tus vídeos para mayor claridad. Si tiene tareas complicadas que tardarán más de unos minutos en explicarse, o desea poder resaltar partes específicas de la pantalla o agregar señales en pantalla, esta es una buena opción. Precio: 4 49.95 sin límite de tiempo de screencasting.

Una vez que haya hecho el screencast, puede optar por transcribir las instrucciones si también desea tenerlo por escrito. (Vale la pena preguntarle a su asistente si eso sería beneficioso para ellos.) No olvides poner enlaces a todos los screencasts en una carpeta de Google Drive o un cuaderno de Evernote y compartirlo con el asistente, para que puedan buscar fácilmente.

Plantillas

Si aún no tiene plantillas para su trabajo, querrá iniciar el proceso de documentación. También debe proporcionar a su nuevo asistente ejemplos de plantillas completadas para que puedan comprender mejor su estilo de comunicación al interactuar con partes externas.

Usando la automatización como su VA

Después de una cuidadosa consideración, puede decidir que no está listo para contratar a un asistente virtual, ya sea porque no tiene sentido financiero o porque no tiene suficiente para delegar. O tal vez necesite quitarse un poco de trabajo de su plato inmediatamente mientras busca un asistente. De cualquier manera, automatizar sus procesos es un buen lugar para comenzar.

Zapier puede automatizar casi cualquier proceso, pero aquí hay algunas sugerencias listas para realizar para tareas que de otro modo podría entregar a un VA.

• Agrega automáticamente tus publicaciones de blog a las redes sociales.

• Optimizar su cliente nuevo proceso de incorporación.

• Actualizar el inventario sin la entrada manual de datos.

Contratar a un asistente virtual es un gran compromiso, pero se puede pagar en picas, tanto financieramente y mentalmente. Si hace su investigación, contrata bien y sienta las bases, estará preparado para el éxito. Y una vez que su nuevo VA esté en funcionamiento, tendrá más tiempo y energía para gastar en las cosas que más le importan a usted y a su negocio.

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