La historia de las comunicaciones unificadas está vinculada a la evolución de la tecnología de soporte. Originalmente, los sistemas telefónicos de negocios eran una centralita telefónica privada (PBX) o un sistema telefónico clave proporcionado y administrado por la compañía telefónica local. Estos sistemas usaban circuitos analógicos o digitales de la compañía telefónica para entregar llamadas telefónicas desde una oficina central (CO) al cliente. El sistema, la centralita virtual o el sistema telefónico de llave, aceptó la llamada y la encaminó a la extensión o apariencia de línea adecuada en los teléfonos de la oficina del cliente.
En la década de 1980, los sistemas de correo de voz con características similares a IVR fueron reconocidos como un mecanismo de acceso a la información corporativa para empleados móviles, antes de la explosión de los teléfonos celulares y la proliferación de PC. El correo electrónico también comenzó a crecer en popularidad, y ya en 1985, las funciones de lectura de correo electrónico se pusieron a disposición para ciertos correos de voz.
El término comunicaciones unificadas surgió a mediados de la década de 1990, cuando la mensajería y las comunicaciones en tiempo real comenzaron a combinarse. En 1993, ThinkRite (VoiceRite) desarrolló el sistema de mensajería unificado, POET, para uso interno de IBM. Se instaló en 55 sucursales de IBM en Estados Unidos para 54.000 empleados, se integró con IBM OfficeVision / VM (PROFS) y proporcionó a los IBMers un número de teléfono para correo de voz, fax, paginación alfanumérica y sígueme. POETA estuvo en uso hasta el año 2000. A finales de la década de 1990, una organización con sede en Nueva Zelanda llamada IPFX desarrolló un producto de presencia disponible comercialmente, que permite a los usuarios ver la ubicación de sus colegas, tomar decisiones sobre cómo contactarlos y definir cómo se manejaban sus mensajes en función de su propia presencia. La primera oferta de telefonía convergente/UC con todas las funciones fue el producto Nortel Succession MX (Intercambio Multimedia), que más tarde se conoció como Nortel Multimedia Communications Server (MCS 5100).
El mayor inconveniente de este servicio fue la dependencia de la compañía telefónica o el proveedor asociado para administrar (en la mayoría de los casos) la centralita virtual o el sistema telefónico clave. Esto resultó en un costo residual recurrente para los clientes. Con el tiempo, la centralita se privatizó más, y se contrató a personal interno para administrar estos sistemas. Por lo general, esto lo hacían empresas que podían permitirse llevar esta habilidad internamente y, por lo tanto, reducir el requisito de notificar a la compañía telefónica o a su proveedor de centralita virtual local cada vez que se requería un cambio en el sistema. Esta creciente privatización desencadenó el desarrollo de programas informáticos más potentes que aumentaban la facilidad de uso y gestión del sistema.
A medida que las empresas comenzaron a implementar redes IP en su entorno, las empresas comenzaron a usar estas redes para transmitir voz en lugar de depender de los circuitos de red telefónica tradicionales. Algunos proveedores como Avaya y Nortel crearon paquetes de circuitos o tarjetas para sus sistemas PBX que podrían interconectar sus sistemas de comunicaciones a la red IP. Otros proveedores, como Cisco, crearon equipos que se podían colocar en enrutadores para transportar llamadas de voz a través de la red de una empresa de un sitio a otro. La terminación de circuitos PBX para ser transportados a través de una red y entregados a otro sistema telefónico se conoce tradicionalmente como Voz sobre IP (Protocolo de voz sobre Internet o VoIP). Este diseño requería hardware especial en ambos extremos del equipo de red para proporcionar la terminación y entrega en cada sitio. Con el paso del tiempo, Siemens, Alcatel-Lucent, Cisco, Nortel, Avaya, Wildix y Mitel se dieron cuenta del potencial de eliminar la centralita virtual tradicional o el sistema de claves y reemplazarlo por una solución basada en IP. Esta solución IP es impulsada únicamente por software y, por lo tanto, elimina la necesidad de «cambiar» el equipo en el sitio del cliente (guarde el equipo necesario para conectarse al mundo exterior). Esto creó una nueva tecnología, ahora llamada telefonía IP. Un sistema que solo utiliza servicios de telefonía basados en IP, en lugar de una centralita virtual heredada o un sistema de clave, se denomina solución de telefonía IP.
Con la llegada de la telefonía IP, el teléfono ya no era un dispositivo digital colgado de un bucle de cobre de una centralita virtual. En cambio, el teléfono vivía en la red como otro dispositivo informático. Por lo tanto, el transporte de audio ya no era una variación en voltajes o modulación de frecuencia, como con los teléfonos de antes, sino que codificaba la conversación utilizando un CÓDEC (G.711 originalmente) y transportarlo con un protocolo como el Protocolo de Transporte en tiempo real (RTP). Cuando el teléfono es solo otro ordenador conectado a la red, se pueden proporcionar funciones avanzadas al permitir que las aplicaciones informáticas se comuniquen con los ordenadores servidor en cualquier otro lugar de varias maneras; las aplicaciones incluso se pueden actualizar o instalar recientemente en el teléfono.
Al considerar los esfuerzos de los proveedores de soluciones de comunicaciones unificadas, el objetivo general es dejar de centrarse estrictamente en la parte de telefonía de las comunicaciones diarias. La unificación de todos los dispositivos de comunicación dentro de una sola plataforma proporciona las capacidades de movilidad, presencia y contacto que se extienden más allá del teléfono a todos los dispositivos que una persona puede usar o tener a su disposición.
Dado el amplio alcance de las comunicaciones unificadas, ha habido una falta de definición de comunidad, ya que la mayoría de las soluciones provienen de proveedores propietarios. Desde marzo de 2008, hay varios proyectos de código abierto con un enfoque UC, como Druid y Elastix, que se basan en Asterisk, un proyecto líder de telefonía de código abierto. El objetivo de estos proyectos de UC de código abierto es permitir que la comunidad de desarrolladores y usuarios de código abierto tenga voz en las comunicaciones unificadas y lo que significa.
IBM entró en el mercado de comunicaciones unificadas con varios productos, comenzando en 2006 con el lanzamiento actualizado de una plataforma de middleware de comunicaciones unificadas, IBM Lotus Sametime 7.5, así como productos y servicios relacionados, como IBM WebSphere Unified Messaging, IBM Global Technology Services, Servicios de comunicaciones convergentes, y más. En octubre de 2007, Microsoft entró en el mercado de la UC con el lanzamiento de Office Communications Server, una aplicación basada en software que se ejecuta en Windows. En marzo de 2008, Unison Technologies lanzó Unison, una solución de comunicaciones unificadas basada en software que se ejecuta en Linux y Windows.
En mayo de 2010, se anunció el Foro de Interoperabilidad de Comunicaciones Unificadas (UCIF). UCIF es una alianza independiente y sin fines de lucro entre empresas de tecnología que crea y prueba perfiles de interoperabilidad, directrices de implementación y mejores prácticas para la interoperabilidad entre los productos UC y las comunicaciones y aplicaciones empresariales existentes. Los miembros fundadores originales fueron HP, Juniper Networks, Logitech / LifeSize, Microsoft y Polycom.
Existe cierto debate sobre si las comunicaciones unificadas alojadas en las instalaciones de una empresa son lo mismo que las soluciones de comunicaciones unificadas alojadas por un proveedor de servicios o UCaaS (UC como Servicio). Si bien ambos ofrecen sus respectivas ventajas, todos estos enfoques se pueden agrupar en la categoría única de comunicaciones unificadas.