Las personas que trabajan por cuenta propia incurren en muchos gastos en el curso de obtener ingresos, pero el Servicio de Impuestos Internos les permite deducir la mayoría de estos costos de negocios, muchos de ellos dólar por dólar. Puedes restar un dólar de los ingresos imponibles de tu negocio por cada dólar que gastes cuando son totalmente deducibles, y eso es algo bueno de hecho. Los costos califican como deducciones si son «ordinarios y necesarios» en su oficio o negocio.
Aún puede obtener una exención de impuestos por pagar gastos que no son deducibles dólar por dólar.
Gastos comerciales» Ordinarios y necesarios «
De acuerdo con el IRS,» ordinario » significa que la mayoría de los contribuyentes autónomos que trabajan en el mismo negocio o comercio también pagan comúnmente por estas cosas. «Necesario» significa que cualquier cosa en la que gastes dinero te ayuda a hacer negocios. De hecho, es posible que no pueda hacer negocios y ganar dinero si no realiza estos gastos.
Por ejemplo, los libros de texto y los materiales didácticos serían tanto ordinarios como necesarios si trabajas como tutor. Pero comprar un conejillo de indias para mascotas para su espacio de trabajo podría no serlo, al menos si no puede convencer al IRS de que el pequeño es una herramienta de enseñanza. Incluso entonces, podría encontrarse con un problema con la parte «ordinaria» de la ecuación, al menos sin la ayuda de un buen profesional de impuestos.
Gastos comúnmente deducidos
Los gastos de negocio completamente deducibles más comunes incluyen:
- Gastos de contabilidad
- Publicidad
- Gastos bancarios
- Comisiones y costes de venta
- Gastos de consulta
- Costes de formación profesional continua
- Costes laborales por contrato
- Gastos de crédito y cobro
- Gastos de envío
- Cuotas y suscripciones
- Programas de beneficios para empleados
- Alquiler de equipos
- Gastos de fábrica
- Seguro
- Intereses pagados
- Suscripciones a Internet, nombres de dominio y alojamiento
- Lavandería
- Honorarios legales
- Licencias
- Mantenimiento y reparaciones
- Gastos de oficina y suministros
- Planes de pensiones y participación en beneficios
- Franqueo
- Gastos de impresión y copia
- Desarrollo profesional y honorarios de capacitación
- Honorarios profesionales
- Promoción
- Alquiler
- Sueldos, salarios y otras compensaciones
- Seguridad
- Herramientas y equipos pequeños
- Software
- Suministros
- Teléfono
- Descuentos comerciales
- Viajes
- Utilidades
Regalos a Clientes o clientes
No todos los gastos son totalmente deducibles, incluso si son ordinarios y necesarios, y hecho a sus clientes o clientes caen en esta categoría. Solo puede reclamar un porcentaje de estos costos. Son deducibles hasta 2 25 por persona.
Por ejemplo, solo puede reclamar una deducción de 2 25 si muestra su agradecimiento a su mejor cliente con una botella de bourbon de $100. Los otros 7 75 son para ti y tu amable corazón. Pero podría deducir todo el gasto si en su lugar les da una botella de vino de 2 20, porque esto está por debajo del límite de 2 25. La advertencia: Sé sabio con tu gratitud.
Regalos promocionales
No todos los regalos se consideran regalos a efectos fiscales. Algunos de estos costos pueden considerarse promocionales.
Este suele ser el caso de artículos que cuestan 4 4 o menos. Son totalmente deducibles hasta 4 4 cada uno, siempre y cuando lleven el nombre de su empresa y usted distribuya muchos de ellos, como bolígrafos que podría ofrecer a cualquier persona que firme un contrato con usted.
Gastos de comidas y entretenimiento
Solía ser que podía deducir hasta el 50% de los costos de entretenimiento que estaban directamente relacionados con la realización de negocios, como organizar una lujosa fiesta de vacaciones e invitar a sus clientes. Ya no. La Ley de Recortes de Impuestos y Empleos (TCJA, por sus siglas en inglés) eliminó esta disposición del código tributario en 2018.
Sin embargo, todavía tiene opciones. Puede deducir el 50% de las comidas de negocios si lleva a esos clientes a cenar individualmente. Usted, o al menos uno de sus empleados, debe estar presente y realizar negocios de alguna manera con un consultor, cliente, cliente u otro contacto comercial. La comida no puede ser extravagante.
Por lo tanto, si lleva a ese mismo cliente a cenar y pide una botella de bourbon de $100 para disfrutar con la comida en lugar de darles la botella como regalo, su deducción se duplica de 2 25 a 5 50, la mitad del precio de compra. Y puedes deducir la mitad del costo de la comida y la propina, también.
Gastos de automóvil y Transporte
Puede deducir la parte de sus gastos de automóvil y transporte equivalente a las millas que condujo con fines comerciales durante el año fiscal.
Esto no incluye los gastos de viaje si tiene que visitar otra ciudad o ubicación, es una categoría separada y es totalmente deducible. Los costos de transporte son aquellos en los que incurre en el curso diario de hacer negocios.
Su negocio millas deben ser separados de su personal millas. Es cierto que esto puede complicarse, por lo que es beneficioso mantener un registro, ya sea en su teléfono inteligente o en un bloc de notas escondido en la guantera.
Este es un ejemplo. Usted maneja su negocio desde casa y conduce 20 millas en cada sentido para dar servicio al sistema informático de un cliente. Luego, hace un viaje lateral de cinco millas para recoger algo de cena en su viaje de regreso a casa. Técnicamente, debe restar 10 millas, suponiendo que la recogida de la comida fuera de cinco millas por trayecto, del total de 50 millas que condujo en esa excursión. Por lo tanto, 40 de sus millas son deducibles de impuestos. No puedes añadir los otros 10.
La Tarifa de Kilometraje Estándar frente a los Gastos reales
Ahora tiene que elegir. El IRS le permite deducir sus costos reales incurridos al conducir esas millas, o puede deducir la tasa de millas estándar de 57.5 centavos por milla para el año fiscal 2020. Esto se reduce a 56 centavos en 2021.
La tarifa de kilometraje estándar tiende a cambiar un poco anualmente porque está indexada a la inflación.
Las 40 millas que condujo para reparar el sistema informático reducirían $23 de sus ingresos comerciales utilizando la tarifa de millas estándar, 40 millas por 57,5 centavos por cada una de ellas. Pero debe hacer un poco más de matemáticas para determinar si reclamar sus costos reales resultaría en una deducción mayor.
Su deducción equivaldría al 50% de sus gastos reales de automóvil si condujo 30,000 millas durante el año en general, y si 15,000 de esas millas estaban relacionadas con el negocio, 15,000 es la mitad de 30,000. Estos costos incluyen cosas como depreciación, intereses de préstamos para automóviles, combustible, mantenimiento, seguro y registro. O simplemente podría deducir 8 8,625, o 15,000 millas por 57.5 centavos. Obviamente, querrás usar cualquier método que funcione para obtener más ahorros fiscales.
Gastos de oficina en el hogar
También puede reclamar una deducción por los gastos incurridos en el mantenimiento de una oficina en el hogar, y las reglas son similares a las que se aplican a los costos de automóvil y transporte. Tienes que separar el uso comercial del personal.
Solo puede deducir la parte de los gastos que están asociados con el área de su hogar que usa exclusivamente para negocios. Por ejemplo, puede reclamar una deducción por los pies cuadrados del espacio donde realmente trabaja, no por toda la habitación, si la habitación cumple una doble función como la sala de juegos de su hijo. Pero si dedica una habitación adicional completa a su trabajo y no hace nada más en esa habitación, el porcentaje de toda la habitación de su casa es deducible de impuestos.
El espacio también debe ser su centro de negocios principal. Esto no significa que no pueda salir para hacer visitas a domicilio a clientes o clientes, pero en realidad debe administrar su negocio desde esta ubicación de su hogar.
El Método Simplificado de Deducción de Oficina en el Hogar
La deducción de gastos de oficina en el hogar también es una decisión de uno u otro tipo. El IRS también le da la opción de elegir entre dos opciones. Una es usar el método simplificado y simplemente reclamar 5 5 por cada pie cuadrado de su casa dedicado a su negocio. Sin embargo, este método tiene un límite de 300 pies cuadrados, por lo que podría no ser beneficioso si su área de trabajo es más grande que esta.
Gastos de Oficina en el hogar-Costos Totales Reales
Su otra opción es deducir un porcentaje de los costos totales reales de mantenimiento de su hogar. El porcentaje sería igual al porcentaje de su casa que usa para fines comerciales.
Por ejemplo, toda su casa podría tener 2,500 pies cuadrados. Ha convertido el garaje en un espacio de oficina, y comprende 375 pies cuadrados. Eso equivale al 15% del espacio de su hogar. Usted podría reclamar una deducción de office 6,300 por oficina en el hogar si el costo total de mantener su hogar durante todo el año fuera de 4 42,000—15% de 4 42,000.
Solo obtendría una deducción de 1 1,500, o 5 5 por 300 pies cuadrados, si utilizara el método simplificado, dado que tendría que dejar 75 pies cuadrados en la mesa debido a la tapa de 300 pies cuadrados y tiene gastos domésticos relativamente altos.
Sus gastos reales incluyen alquiler o hipoteca, seguro, servicios públicos, reparaciones y mantenimiento realizados únicamente en su espacio de oficina. También incluyen la depreciación si usted es dueño de su casa en lugar de alquilar.
De nuevo, calcule la deducción de ambas maneras para determinar cuál funciona mejor en función de sus circunstancias personales. La mayoría de los contribuyentes encuentran que el método de porcentaje es más ventajoso.
Gastos comerciales no deducibles
Algunos costos comerciales nunca son deducibles, aunque puedan estar directamente relacionados con su oficio o profesión. Estos incluyen sobornos y sobornos, que generalmente son ilegales para empezar, y contribuciones a partidos políticos o candidatos. Las cuotas y cuotas de membresía que puede pagar por los clubes sociales no son deducibles, ni tampoco lo son los gastos de cabildeo, las sanciones y las multas.
La publicación 535, Gastos comerciales en el sitio web del IRS ofrece información más detallada sobre gastos no deducibles.
Cómo deducir los Gastos comerciales
Debe completar y presentar el Anexo C con su declaración de impuestos para detallar los costos comerciales y calcular la cantidad de ingresos comerciales que le sobran después de deducirlos. (El anexo C-EZ solo está disponible para el año fiscal 2019 y anteriores.)
El número resultante del Anexo C se ingresa en la línea 3 del Anexo 1 del Formulario 1040 de 2020. Este es su ingreso imponible de su negocio. El total del Anexo 1, que se encuentra en la línea 9, luego se transfiere a la línea 8 del Formulario 1040.
El formulario 1040 de 2020 es diferente de las declaraciones que se utilizaban en años anteriores. Con la excepción del Anexo C, estas líneas y listas de impuestos no se aplican a los años 2018 y anteriores.