En Canadá, hay muchas oportunidades de subvenciones y financiamiento abiertas para organizaciones sin fines de lucro y empresas en crecimiento. Algunos están diseñados específicamente para apoyar la contratación o la capacitación, mientras que otros están orientados a programas de desarrollo social o proyectos de investigación innovadores.
Debido a que las subvenciones son fondos no reembolsables proporcionados por una corporación, fideicomiso, fundación o departamento gubernamental, la aprobación de las subvenciones es un proceso competitivo. El financiador al que se solicita querrá saber cómo planea gastar su dinero. Por lo tanto, para fundamentar su solicitud de subvención, deberá presentar un presupuesto de subvención de alta calidad como parte de su propuesta.
¿Qué es un Presupuesto de Subvenciones de Alta Calidad?
Un presupuesto de subvención de alta calidad es un esquema completo y preciso de los costos de su programa o proyecto y su elegibilidad bajo la subvención que está solicitando.
Proporcionar un presupuesto de alta calidad como parte de su solicitud de subvención:
- Aumenta su probabilidad de ser aprobado
- Facilita la ejecución de su programa, ya que sabrá exactamente cuánto puede gastar
- Le ayuda a preparar un informe preciso de subvenciones más rápido cuando es el momento de informar a su financiador
Escribir un presupuesto para una subvención no es lo mismo que crear el presupuesto operativo de su organización.
Mientras que un presupuesto operativo detalla sus ingresos y gastos esperados para el próximo año, un presupuesto de subvención describe los costos asociados con el proyecto que desea financiar durante el período de tiempo que cubre la subvención.
¿No está seguro de cómo preparar un presupuesto para una propuesta de subvención? Estos 3 pasos le mostrarán el camino.
Cómo preparar un Presupuesto para su Propuesta de Subvención
Paso 1: Comprender los Requisitos del Financiador
Antes de preparar el presupuesto de su programa o subvención de investigación, verifique el formato requerido. Mientras que algunos financiadores le permitirán usar su propia plantilla de presupuesto, otros le proporcionarán una plantilla que incorpore sus líneas y categorías presupuestarias.
Consejo profesional: Si no está obligado a utilizar la plantilla del financiador, alinee el presupuesto de su subvención con el plan de cuentas de su organización para facilitar la presentación de informes futuros.
Aquí hay algunos otros puntos clave que querrá aclarar antes de escribir un presupuesto para una subvención.
¿Qué información presupuestaria específica necesita proporcionar?
Quiere el financiador:
- Información relativa únicamente a la subvención que solicita,
- Información sobre el programa o proyecto que desea obtener financiación, O
- Su presupuesto operativo general
Si la solicitud no está clara en su solicitud, intente obtener una aclaración del financiador. De lo contrario, es mejor elegir por defecto un presupuesto de programa o proyecto y proporcionar información que sea coherente con la narrativa de la subvención (más sobre esto más adelante).
¿Qué tipo de gastos son elegibles y qué período de tiempo cubre la subvención?
- Si los gastos generales son elegibles, considere agregar una cantidad adicional (~10%) para cubrir costos como su espacio de oficina, equipo informático o sitio web, o proveedores de servicios como su contable o contador subcontratado. Algunos financiadores podrían establecer un límite a los gastos generales permitidos. Por lo tanto, debe obtener claridad del financiador sobre los gastos generales antes de crear el presupuesto.
- Comprender el período de tiempo cubierto por la subvención le permitirá crear un calendario similar para su presupuesto.
¿Qué nivel de detalle está buscando el financiador?
- Si está pidiendo dinero para pagar un salario, algunos financiadores querrán saber a quién se le paga el salario, cuánto tiempo están gastando en su programa y su salario anual
- Si está pidiendo dinero para pagar un evento o reunión, algunos financiadores querrán saber detalles como las fechas específicas y la ubicación precisa
- Si el financiador no requiere un presupuesto detallado, debe tratar de mantener el presupuesto simple. El presupuesto que proporcione formará la base de su informe final que presentará al financiador al final de la subvención. Por lo tanto, es de su mejor interés mantener el presupuesto recto y solo incluir información que agregue valor a la propuesta.
Paso 2: Trabaja con tus Compañeros de equipo para determinar los Costos
Crear la justificación del presupuesto para las subvenciones requiere trabajar con los miembros del equipo que ejecutarán tu programa o proyecto para determinar sus necesidades anticipadas y los costos asociados.
Tenga en cuenta que los costos de ejecución de su programa se consideran costos directos, mientras que los gastos generales que respaldan la infraestructura de su organización son costos indirectos. Asegúrese de usar «números reales» que reflejen con precisión estos costos al determinar qué incluir en el presupuesto de su subvención.
Estos son algunos elementos a tener en cuenta:
- Gastos de nómina: Incluya detalles sobre cuánto tiempo se requerirá que los miembros del personal de su programa o investigación inviertan en su proyecto
- Gastos de materiales: Proporcione un desglose de los tipos y cantidades de suministros que necesitará
- Gastos de viaje: Incluya información como el número de viajes planificados y el número de días y personas para cada viaje
- Costos del evento: Estos pueden incluir el costo de alquilar un espacio para su evento o contratar proveedores de equipos audiovisuales
- Gastos de catering: Si se atenderá su evento o programa, proporcione detalles como el número de personas que asisten y el costo por cabeza
- Gastos de regalo: Aunque a menudo se pasan por alto, también se deben incluir beneficios adicionales como regalos de agradecimiento de voluntarios y honorarios para oradores
Este es un ejemplo de lo que puede incluir en un presupuesto para su propuesta de subvención:
no olvides que puede haber costes asociados para asegurar que su programa o evento es accesible. Si su programa ayuda a los nuevos canadienses a trabajar en su inglés, por ejemplo, es posible que necesite un presupuesto para el cuidado de niños para los participantes que son padres o un traductor para ayudar a facilitar su programa.
Recuerde: Cuanto más tiempo invierta en investigar precios, obtener cotizaciones de proveedores y verificar que todos sus costos se sumen, más precisa y confiable será la preparación de su presupuesto. Revisar a fondo la información que ha reunido también garantiza que tendrá los recursos y la tecnología necesarios para llevar a cabo con éxito su proyecto o programa.
Paso 3: Asegúrese de que Su Presupuesto se Alinee con Su Narrativa
Además de su presupuesto, la mayoría de los financiadores querrán recibir una narrativa de propuesta de subvención que explique el propósito y los objetivos de su programa o proyecto, cómo se ejecutará y su resultado anticipado.
Para mejorar sus posibilidades de obtener la aprobación, asegúrese de que el presupuesto de su subvención sea coherente con la descripción de su subvención. Puedes hacerlo comprobando que cualquier parte de tu narrativa con un costo asociado a ella se refleje en el presupuesto que has preparado.
Por ejemplo:
- Si el suyo es un programa de un año de duración, su narrativa debe indicar claramente que el programa se ejecutará durante un año, y su presupuesto debe reflejar los gastos para ese mismo año
- Si su narrativa indica que su programa ofrece clases de inglés a nuevos inmigrantes, asegúrese de que su presupuesto incluya los gastos de nómina de traductores, el tiempo dedicado al personal del programa o los costos de alquiler de espacio para acomodar a sus constituyentes
Con las muchas oportunidades de financiamiento disponibles para su organización, vale la pena tomarse el tiempo para comprender cómo preparar un presupuesto para una subvención propuesta. Si necesita ayuda para crear un presupuesto preciso para su solicitud de subvención, Enkel puede ayudarlo. Póngase en contacto con nosotros para averiguar cómo ayudamos a las empresas y organizaciones sin fines de lucro en todo Canadá con su contabilidad, informes financieros y presupuestos.