Si es dueño de una pequeña empresa, tarde o temprano, necesitará hacer un seguimiento de los gastos diarios de su empresa a medida que construye su empresa desde cero.
Puede parecer innecesario cuando comienzas, ya que tus gastos de capital más pequeños pueden parecer infundados y tener poco efecto en tu negocio. Pero cuanto antes comience a mantener un informe de gastos comerciales en un intervalo regular, menos trabajo tendrá que hacer durante la temporada de impuestos y los momentos en que su capital operativo es bajo.
¿Qué es un Informe de Gastos de Negocio?
Si el nombre es una indicación, los informes de gastos de negocio parecen como si rastrearan cada centavo que gasta mientras dirige su empresa, pero si bien eso es cierto hasta cierto punto, eso no es exactamente lo que son. Los informes de gastos son esencialmente formularios que cuentan todo el dinero gastado en viajes, comidas, alojamiento, capacitación, gastos incidentales y entretenimiento que un empleado o propietario de un negocio compra de su propio bolsillo en lugar de usar un viático proporcionado previamente.
El formulario o informe se rellena de forma regular (normalmente mensual o trimestral), y luego se envía al contable de la empresa, al departamento de cuentas por pagar o al propietario. Una vez que los gastos se han justificado con un recibo de la compra y la aprobación de la empresa, se envía a la persona que presentó el informe un cheque para el reembolso de los gastos incurridos.
Razones por las que necesita usar un Informe de Gastos comerciales
Los informes de gastos pueden ser una tarea tediosa, pero en última instancia sirven a los mejores intereses de la empresa en caso de una disputa financiera o auditoría. Al presentar estos informes de forma regular, puede asegurarse de que usted y sus empleados estén presupuestando adecuadamente los gastos necesarios para mantener la seguridad financiera de su negocio, así como para mantener la moral y la buena voluntad de la empresa.
Ningún empleado (o propietario de un negocio) querría usar sus fondos personales para hacer el trabajo para el que están contratados por un salario. Por lo tanto, mantener y presentar un informe de gastos deja a todas las partes involucradas en una mejor situación financiera que permitir que dichos costos sean asumidos por el empleado o propietario en lugar de por la empresa.
Si eres un emprendedor solitario o si diriges una microempresa, los informes de gastos pueden parecer tontos, pero de nuevo, son tan importantes para tu empresa como lo son para un empleado de una corporación como Apple o Disney. El seguimiento de dónde gasta sus fondos para participar en las actividades profesionales de su pequeña empresa es parte del control fiscal de su empresa y debe usarse al presentar impuestos para contabilizar con precisión cuánto dinero ha gastado su empresa a lo largo del año.
Cómo hacer un informe de gastos Adaptado a su Negocio
Las industrias individuales pueden dictar lo que deben contener los formularios de informe de gastos de su pequeña empresa en función de los costos estándar para que su empresa haga negocios. Por ejemplo, si varios de sus empleados están en ventas, y se espera que ocasionalmente lleven a clientes potenciales y establecidos a almorzar o cenar, el formulario de informe de gastos de su empresa debe reflejar la oportunidad para que el miembro del equipo de ventas presente un recibo de comida y entretenimiento y los detalles del gasto fácilmente para que se les reembolse la cantidad gastada para ganar y cenar a un cliente. Por lo tanto, la entrada o el código para las comidas deben ser estándar en el formulario de informe de gastos de su empresa.
Otro ejemplo de adaptar eficazmente los informes de gastos de su pequeña empresa a sus necesidades es permitir un código o entrada dedicado a las tarifas de capacitación o conferencias. En muchas industrias de hoy en día, mantenerse al tanto de las nuevas tecnologías, las sesiones de lluvia de ideas de grupos de expertos o las renovaciones de certificaciones es necesario para seguir siendo competitivos. Si su empresa no contabiliza regularmente dichos eventos y talleres en el presupuesto anual, incluir esa opción en un informe de gastos personalizado para el reembolso es una opción conveniente y sensata.& nbsp;
Las plantillas o muestras de informes de gastos generales de la empresa se pueden encontrar fácilmente en línea, pero cada pequeña empresa es única y debe intentar modificar cualquier plantilla para reflejar sus necesidades comerciales específicas. A veces, estas plantillas solo están en un formato de papel impreso y otras son todas digitales. De cualquier manera, recuerde asegurarse de que todos los costos solicitados para el reembolso estén respaldados por una factura o recibo. Esto no solo es una medida sólida para sus archivos de contabilidad, sino que también puede ser necesario en caso de que sea necesaria una auditoría fiscal.
Si nunca ha utilizado un informe de gastos antes y no puede determinar si desea utilizar un formulario en papel o una opción en línea, comience con un informe en papel hasta que tenga el hábito de rellenarlo antes de pasar a un servicio basado en la nube o una aplicación digital.
A continuación se incluye un ejemplo de un informe básico de gastos de pequeñas empresas:
Esta plantilla puede ser simplista, pero captura el mínimo de lo que los informes de gastos de su empresa deben rastrear, y se puede modificar fácilmente para incluir más categorías o una variedad de eventos. Los empleados que a menudo viajan a conferencias, entretienen a clientes o participan en varios talleres y sesiones de capacitación cada año deben poder ingresar toda su información para el mes (o más) en cada formulario.
Si la plantilla anterior es demasiado rudimentaria, una simple búsqueda en línea puede revelar una gran selección de opciones de informes de gastos en papel y digitales para elegir. Si te interesan los servicios de seguimiento de informes de gastos basados en la nube, empresas como Procurify, Zoho Expense y Rydoo ofrecen sistemas populares que hacen que el registro de gastos sea simple e intuitivo.
Cómo Tomar el Control Fiscal de Su Pequeña Empresa
Los propietarios de pequeñas empresas deberían comenzar a usar informes de gastos tan pronto como puedan en el proceso de poner en marcha su empresa. Además de brindarle la oportunidad de hacer un seguimiento de a dónde va el dinero de su pequeña empresa en un momento dado, le permiten prepararse para la temporada de impuestos y adelantarse a una auditoría, así como asegurar a los empleados que se sienten valorados sabiendo que su empresa cubre los gastos incurridos mientras se enfocaban en hacer su trabajo.
Una empresa exitosa es aquella en la que el control fiscal está firmemente asegurado en manos del propietario del negocio, y un sistema establecido de informes de gastos comerciales puede ayudarlo a lograrlo.