Son Sus Políticas y Procedimientos Helpingor Obstaculizar el Crecimiento de Su Empresa?
Muy pocas personas pueden decir que» les gustan » las reglas (o al menos no lo admitirán), pero algunos tipos de «reglas» son una necesidad, al menos en ciertas situaciones. Cuando se trata de la funcionalidad de su empresa y su plan de crecimiento, las reglas que rigen su negocio se llaman sus Políticas y Procedimientos.
El término «políticas y procedimientos» se difumina bastante en estos días. Verá el término en prácticamente cualquier sitio web y existe de alguna forma en la mayoría de las empresas. ¿Tiene Políticas y Procedimientos específicos en su organización? Si lo hace, puede ser el momento de revisar cómo está manejando este componente importante de su negocio. Si no lo hace, echemos un vistazo de cerca a cómo implementar Políticas y Procedimientos de la manera más efectiva para apoyar el crecimiento de su empresa.
Cuando se escriben y presentan correctamente, las Políticas y Procedimientos de su empresa pueden ser 
vínculo estratégico distintivo entre la visión de la empresa y sus operaciones cotidianas. Entonces, ¿por qué es importante para ti?
Políticas frente a procedimientos: ¿Cuál es la Diferencia entre Ellos?
En términos muy simples, las políticas de su empresa ofrecen su visión y objetivos, centrándose más en la dirección, al tiempo que reflejan directamente su cultura. Los procedimientos, por otro lado, son un sistema específico de acciones que permiten a su equipo implementar efectivamente esas políticas, cumpliendo así con esos objetivos. Se podría decir que las políticas son una imagen de su destino, mientras que sus procedimientos son la hoja de ruta para llegar allí.
Aquí hay algunas pautas específicas para diferenciar entre Políticas y Procedimientos:
Políticas:
- Son de naturaleza general
- Identificar las reglas de la empresa
- Explicar por qué existen
- Indica cuándo se aplica la regla
- Describe a quién cubre
- Muestra cómo se aplica la regla
- Describe las consecuencias
- Normalmente se describen mediante oraciones simples & Procedimientos
:
- Identificar acciones específicas
- Explicar cuándo tomar acciones
- Describe alternativas
- Muestra procedimientos de emergencia
- Incluye advertencia & advertencias
- Da ejemplos
- Muestra cómo completar los formularios
- Normalmente se escriben utilizando un formato de esquema
P&P Challenge
Uno de los desafíos a los que se enfrenta a medida que desarrolla sus políticas y procedimientos es la especificidad frente a la flexibilidad. Por supuesto, desea que sus políticas y procedimientos sean específicos, comprensibles y ejecutables, pero también es importante aportar un elemento de flexibilidad a sus procesos para no correr el riesgo de ser demasiado «rígido», lo que puede crear una pérdida de motivación. Por ejemplo, no tiene mucho sentido cultivar una cultura de liderazgo, una mentalidad de propiedad y responsabilidad, pero luego hacer que cada procedimiento requiera reuniones o permisos para aprobar un proceso clave. Ciertos procedimientos deben ser exactos, pero otros se prestan bien a un poco de flexión de reglas. Asegúrese de escribir sus políticas y procedimientos para crear el equilibrio ideal entre exactitud y flexibilidad.
¿Cómo Sabe Cuándo Sus Políticas y Procedimientos No Son Efectivos?
Puede haber algunos signos indicativos de que sus P&P no coinciden con las necesidades actuales de su empresa. Es posible que empieces a notar un deterioro en la moral o en la efectividad de tus sistemas. Mantén los ojos abiertos para ver ejemplos de lo siguiente:
- Un número creciente de accidentes o errores, mayores tasas de fallos o sobrecostos
- Un número inusual de preguntas sobre rutinas operativas típicas o una sensación de confusión dentro de los departamentos
- Una inconsistencia notable en el rendimiento laboral de los empleados
- Un aumento en los niveles de estrés en sus equipos
- Un proceso de revisión inconsistente y un aumento en la rotación de los empleados
- Una gran cantidad de discrepancias en la administración de beneficios, excepciones o favoritismo
Si comienza a notar cualquiera de estos signos, puede ser el momento de reevaluar la políticas y procedimientos.
Incluso si parece que todo va bien y es «como de costumbre», considere revisar las políticas y procedimientos de su empresa de forma anual o incluso semestral para asegurarse de que cumplen con su visión actual de la cultura de la empresa. Esto puede formar parte de las sesiones de planificación estratégica de su empresa a medida que evoluciona hacia nuevos conjuntos de objetivos y visiones para su futuro.