La comunicación por correo electrónico comenzó en 1971 cuando Ray Tomlinson se envió el primer correo electrónico a sí mismo. Si bien esta tecnología ya tiene 43 años, se envían miles de millones de correos electrónicos todos los días. A veces a diario leemos y enviamos más correos electrónicos que personas reales. Sin embargo, en la comunicación por correo electrónico cometemos los mismos errores, que debemos evitar por nuestro propio bien. Entonces, ¿cómo mejorar nuestros correos electrónicos?
A continuación se muestran 10 consejos para una comunicación eficaz por correo electrónico:
Sea claro y conciso
La mayoría de las personas tienen muy poco tiempo en el día para leer y responder a los correos electrónicos. El cuerpo del correo electrónico debe ser informativo y directo. Mantenga sus correos electrónicos cortos y claros, su lector lo apreciará. Considere usar puntos con viñetas o escribir un correo electrónico separado para cada tema que necesite para comunicarse con alguien.
Recuerde: Los correos electrónicos largos le chupan la vida a la gente.
Sé cortés
A menos que estés en buenos términos con alguien, evita el lenguaje informal, la jerga, la jerga y las abreviaturas inapropiadas. Piensa en cómo «se siente» emocionalmente tu correo electrónico. Si sus emociones pueden ser malinterpretadas, encuentre otra manera de expresar sus palabras. Sé amable, respetuoso y agradecido.¿Quieres saber cuándo usar un tono informal, formal, serio o amigable?
Use una línea de asunto clara
Sobre la base de una línea de asunto, las personas deciden si abrir un correo electrónico o no. Muchas personas reciben una gran cantidad de correos electrónicos, es importante describir lo que el lector encontrará en su interior.
Presta atención a la ortografía y la gramática
Esta es una forma fácil de demostrar que te importa. Intenta leer tu mensaje en voz alta para que te ayude a detectar cualquier error gramatical o fraseo inconveniente que de otra manera podrías pasar por alto.
Tenga en cuenta que el correo electrónico nunca es privado
Su mensaje podría ser reenviado a otras personas sin su conocimiento. Si su información es altamente confidencial, asegúrese de que llegue a la persona adecuada.
Ponga su punto principal al principio
Si está respondiendo una pregunta en el correo electrónico de alguien, ponga la respuesta cerca del principio. A la mayoría de las personas no les gusta leer párrafos largos para obtener el punto principal al final del mensaje.
Utilice la tecla de respuesta
Incluya el mensaje anterior cuando responda un correo electrónico. No empieces un nuevo e-mail. Esta práctica ahorra su tiempo y el tiempo de su destinatario.
Sea respetuoso con el medio ambiente
Evite imprimir correos electrónicos siempre que sea posible. Podrá mantener sus comunicaciones mejor organizadas y, además, salvar árboles.
Evite GRITAR
No use mayúsculas, implica gritar. También es MÁS DIFÍCIL LEER letras mecanografiadas del mismo tamaño, así que dele un respiro a sus lectores.
Incluya su firma
No se oculte detrás de un correo electrónico e incluya su nombre. Cierre su mensaje con «Atentamente», «Saludos » o» Todo lo mejor», dependiendo de la situación. No olvide escribir el nombre de una empresa a su nombre.
Tenga en cuenta que una vez que se envía su mensaje, es imposible recordarlo. Al enviar el mensaje equivocado a alguien, puede dañar y arruinar su negocio o carrera. Siempre revise su mensaje y la línea del destinatario antes de enviar cualquier correo electrónico.
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