Wenn Sie ein kleines Unternehmen besitzen, müssen Sie früher oder später die täglichen Ausgaben Ihres Unternehmens verfolgen, während Sie Ihr Unternehmen von Grund auf aufbauen.
Es mag unnötig erscheinen, wenn Sie zum ersten Mal anfangen, da Ihre kleineren Kapitalkosten unbegründet erscheinen und wenig Einfluss auf Ihr Unternehmen haben können. Aber je früher Sie beginnen, eine Geschäftskostenabrechnung in regelmäßigen Abständen zu führen, desto weniger Arbeit müssen Sie während der Steuersaison und in Zeiten, in denen Ihr Betriebskapital niedrig ist, leisten.
Was ist eine Spesenabrechnung?
Wenn der Name ein Hinweis darauf ist, scheinen Geschäftskostenabrechnungen jeden Cent zu verfolgen, den Sie während der Führung Ihres Unternehmens ausgeben, aber das stimmt zwar bis zu einem gewissen Grad, aber das ist nicht genau das, was sie sind. Spesenabrechnungen sind im Wesentlichen Formulare, die das gesamte Geld, das für Reisen, Mahlzeiten, Unterkunft, Training, Nebenkosten und Unterhaltung ausgegeben wird, das ein Angestellter oder Geschäftsinhaber aus eigener Tasche kauft, anstatt ein zuvor bereitgestelltes Tagegeld zu verwenden.
Das Formular oder der Bericht wird regelmäßig ausgefüllt (in der Regel monatlich oder vierteljährlich) und dann dem Buchhalter, der Kreditorenbuchhaltung oder dem Eigentümer des Unternehmens vorgelegt. Sobald die Kosten mit einer Quittung für den Kauf und die Genehmigung des Unternehmens begründet wurden, erhält die Person, die den Bericht eingereicht hat, einen Scheck über die Erstattung der angefallenen Kosten.
Gründe, warum Sie eine Spesenabrechnung verwenden müssen
Spesenabrechnungen mögen mühsam sein, aber letztendlich dienen sie im Falle eines Finanzstreits oder einer Prüfung dem besten Interesse des Unternehmens. Indem Sie diese Berichte regelmäßig einreichen, können Sie sicherstellen, dass Sie und Ihre Mitarbeiter die für die finanzielle Sicherheit Ihres Unternehmens erforderlichen Ausgaben ordnungsgemäß budgetieren und die Moral und den guten Willen des Unternehmens aufrechterhalten.
Kein Angestellter (oder Geschäftsinhaber) möchte jemals sein persönliches Geld für die Arbeit verwenden, für die er eingestellt wurde, um ein Gehalt zu erhalten. Wenn Sie also eine Spesenabrechnung führen und einreichen, befinden sich alle Beteiligten in einer besseren finanziellen Situation, als wenn diese Kosten vom Mitarbeiter oder Eigentümer und nicht vom Unternehmen übernommen werden.
Wenn Sie ein Solopreneur sind oder ein Kleinstunternehmen betreiben, können Spesenabrechnungen dumm erscheinen, aber auch hier sind sie für Ihr Unternehmen genauso wichtig wie für einen Mitarbeiter in einem Unternehmen wie Apple oder Disney. Die Verfolgung, wo Sie Ihr Geld ausgeben, um sich an den beruflichen Aktivitäten Ihres kleinen Unternehmens zu beteiligen, ist Teil der steuerlichen Kontrolle Ihres Unternehmens und sollte bei der Steuererklärung verwendet werden, um genau zu erklären, wie viel Geld Ihr Unternehmen im Laufe des Jahres ausgegeben hat.
So erstellen Sie eine auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Spesenabrechnung
Einzelne Branchen können vorschreiben, was die Spesenabrechnungsformulare Ihres kleinen Unternehmens enthalten müssen, je nachdem, welche Kosten für Ihr Unternehmen Standard sind. Wenn beispielsweise einige Ihrer Mitarbeiter im Vertrieb tätig sind und von ihnen erwartet wird, dass sie gelegentlich potenzielle und etablierte Kunden zum Mittag- oder Abendessen mitnehmen, sollte das Spesenabrechnungsformular Ihres Unternehmens die Möglichkeit für das Vertriebsteammitglied widerspiegeln, eine Quittung für Essen und Unterhaltung einzureichen und die Details der Spesenabrechnung, damit der für das Essen und Essen eines Kunden aufgewendete Betrag erstattet werden kann. Daher sollte die Eingabe oder der Code für Mahlzeiten auf dem Spesenabrechnungsformular Ihres Unternehmens Standard sein.Ein weiteres Beispiel für die effektive Anpassung der Spesenabrechnungen Ihres kleinen Unternehmens an Ihre Bedürfnisse besteht darin, einen Code oder Eintrag für Schulungs- oder Konferenzgebühren zuzulassen. In vielen Branchen ist es heute notwendig, über neue Technologien, Brainstorming-Sitzungen von Think Tanks oder Zertifizierungserneuerungen auf dem Laufenden zu bleiben, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Wenn Ihr Unternehmen solche Veranstaltungen und Workshops nicht regelmäßig im Jahresbudget berücksichtigt, ist es eine bequeme und sinnvolle Wahl, diese Option in eine maßgeschneiderte Spesenabrechnung zur Erstattung aufzunehmen.&
Vorlagen oder Beispiele für allgemeine Spesenabrechnungen finden Sie online leicht, aber jedes kleine Unternehmen ist einzigartig und Sie sollten versuchen, alle Vorlagen zu ändern, um Ihre spezifischen Geschäftsanforderungen widerzuspiegeln. Manchmal sind diese Vorlagen nur in einem gedruckten Papierformat und andere sind alle digital. Denken Sie in jedem Fall daran, sicherzustellen, dass alle zur Erstattung angeforderten Kosten durch eine Rechnung oder Quittung belegt sind. Dies ist nicht nur eine solide Maßnahme für Ihre Buchhaltung, sondern kann auch erforderlich sein, wenn eine Steuerprüfung erforderlich ist.Wenn Sie noch nie eine Spesenabrechnung verwendet haben und nicht feststellen können, ob Sie ein Papierformular oder eine Online-Option verwenden möchten, beginnen Sie mit einem Papierbericht, bis Sie es sich zur Gewohnheit gemacht haben, einen auszufüllen, bevor Sie zu einem Cloud-basierten Dienst oder einer digitalen Anwendung wechseln.
Nachfolgend finden Sie ein Beispiel für eine einfache Spesenabrechnung für kleine Unternehmen:
Diese Vorlage mag simpel sein, aber sie erfasst das Minimum dessen, was die Spesenabrechnungen Ihres Unternehmens verfolgen sollten, und kann leicht geändert werden, um mehr Kategorien oder eine Vielzahl von Ereignissen einzubeziehen. Mitarbeiter, die häufig zu Konferenzen reisen, Kunden unterhalten oder an mehreren Schulungsworkshops und -sitzungen pro Jahr teilnehmen, sollten in der Lage sein, alle ihre Informationen für den Monat (oder länger) in jedes Formular einzugeben.
Wenn die obige Vorlage zu rudimentär ist, kann eine einfache Online-Suche eine große Auswahl an Optionen für Papier- und digitale Spesenabrechnungen ergeben. Wenn Sie an Cloud-basierten Spesenabrechnungs-Tracking-Diensten interessiert sind, bieten Unternehmen wie Procurify, Zoho Expense und Rydoo beliebte Systeme an, die die Spesenerfassung einfach und intuitiv machen.
So übernehmen Sie die steuerliche Kontrolle über Ihr kleines Unternehmen
Kleinunternehmer sollten mit der Verwendung von Spesenabrechnungen beginnen, sobald sie in der Lage sind, ihr Unternehmen auf den Weg zu bringen. Sie bieten Ihnen nicht nur die Möglichkeit, jederzeit zu verfolgen, wohin das Geld Ihres kleinen Unternehmens fließt, sondern ermöglichen es Ihnen auch, sich auf die Steuersaison vorzubereiten und einer Prüfung einen Schritt voraus zu sein.Ein erfolgreiches Unternehmen ist eines, in dem die steuerliche Kontrolle fest in den Händen des Geschäftsinhabers gesichert ist, und ein etabliertes Spesenabrechnungssystem kann Ihnen dabei helfen, dies zu erreichen.