Ein Project Management Office (PMO) ist eine unternehmensinterne oder unternehmensexterne Gruppe, die Standards für das Projektmanagement in dieser Organisation festlegt, aufrechterhält und sicherstellt. Sie sind die Hüter von Best Practices, Projektstatus und Richtung — alles an einem Ort.“Am Ende des Tages sind PMOs vorhanden, um Organisationen dabei zu unterstützen, ihren Stakeholdern einen Mehrwert für Projekte und Programme zu bieten“, sagt Brian Weiss, Vice President, Practitioner Career Development des Project Management Institute.Laut PM Solutions Research hatten 85 Prozent der Unternehmen im Jahr 2016 ein PMO, fünf Prozent mehr als 2014. Sie fanden auch heraus, dass 30 Prozent der Unternehmen ohne PMO planen, eines zu implementieren.Die Rolle des PMO könnte sich ändern, wenn künstliche Intelligenz und digitale Transformation Einzug halten, aber im heutigen Geschäftsklima sollten Sie Folgendes tun: Was ein PMO tun sollte, welche Arten Sie in Betracht ziehen sollten und wer eines wirklich benötigt.
Rollen und Verantwortlichkeiten eines PMO
Ein PMO stellt sicher, dass die Abläufe, Praktiken und Abläufe des Unternehmens korrekt ablaufen — pünktlich, im Rahmen des Budgets und auf die gleiche Weise. „PMOs sind da, um den Erfolg von Projekten und Programmen sicherzustellen, und das ist entscheidend, weil Organisationen durch Projekte und Programme Mehrwert schaffen“, sagte Weiss. „Wie sie das tun, hängt davon ab, wie sie sich innerhalb der Organisation befinden.“Laut PMIs Pulse of the Profession 2017 hatten die Unternehmen, die ihr unternehmensweites PMO an der Strategie ausrichteten, 38 Prozent mehr Projekte, die die ursprünglichen Ziele und Geschäftsabsichten erfüllten als diejenigen, die dies nicht taten. Sie hatten auch 33 Prozent weniger Projekte als gescheitert.
Michael Fritsch, Vice President PMO bei Confoe, das sowohl PMO-Services anbietet als auch Unternehmen bei der Erstellung eigener interner PMOs unterstützt, sagt, dass ein gutes PMO:
- Bietet greifbare, wiederholbare und langfristige Vorteile für das Unternehmen
- Passt sich der Unternehmensstrategie und -kultur an
- Ist agil genug, um sich bei Strategiewechseln anzupassen
- Ist ein wichtiger Faktor für die Hochleistungsorganisation
- Integriert Daten und Informationen aus strategischen Unternehmensprojekten /unterstützt die Balanced Scorecard
- Ermöglicht die gemeinsame Nutzung von Ressourcen, Methoden, Tools und Techniken für den Projekterfolg im gesamten Unternehmen
- Identifiziert und entwickelt Projektmanagement-Methodik, Best Practices und Standards
- Coaches, Mentoren, Züge und bietet Aufsicht für Projektmanager und Mitarbeiter
Während alle oben genannten Punkte wichtig sind, sagt Fritsch, dass der letzte Punkt auch eine Möglichkeit für Unternehmen ist, Talente zu entwickeln — auch außerhalb des PMO.
„Dieses Kompetenzzentrum kann auch der Karriereweg sein“, sagte er. „Es Hirten Leute durch Karriereentwicklung.“ Es ist nicht ungewöhnlich, sagt er, dass Projektmanager in einem Unternehmen auf die Führungsebene aufsteigen. Dies ist auch ein wichtiger Teil der Kundenbindung, sodass Projektmanager innerhalb des PMO dieses Büro nicht als Endpunkt ihrer Karriere (und möglicherweise als Sackgasse) betrachten und verlassen).
Weitere Informationen zum Aufbau eines erfolgreichen PMO finden Sie unter „So entwickeln Sie einen PMO-Strategieplan.“
Verschiedene Arten von PMO
In der Reihenfolge der geringsten Unterstützung für die meisten Unterstützung sind die drei allgemeinen Arten von PMO Unterstützend, kontrollierend und richtungsweisend.
- Ein unterstützendes PMO ist „die Kumbaya“ Art von PMO, sagt Fritsch, wo ein PMO Hilfe bietet, wenn es gebraucht wird. „Komm rein, wir geben dir Ideen, geben dir Best Practices und du kannst uns komplett ignorieren und wir werden nichts sagen.“
- Ein kontrollierendes PMO ist nicht ganz freihändig, aber es ist auch kein Task-Master. „Es bringt ein gewisses Maß an Kontrolle über die Projekte“, sagte Fritsch. Es gibt dem Unternehmen Vorlagen, Verfahren und Berichte. Es ist „der Mid-Point-Sweet-Spot, um einige Standards durchzusetzen und all diese Unterstützung zu bieten, aber das PMO ist nicht für alles verantwortlich“, sagte er und fügte hinzu, dass dies die häufigste Art von PMO ist.
- Ein direktives PMO ist, wo das PMO das Projektmanagement der Arbeit leitet, die Welt unterstützt und kontrolliert und keinen Raum für Spielraum lässt, um die vom PMO umrissenen Vorlagen, Verfahren und Berichtspflichten zu befolgen. Diese treten am häufigsten in stark regulierten Umgebungen mit hohem Risiko auf.
PMOs können auch intern oder extern ausgerichtet sein. Interne PMOs „schließen die Lücke zwischen Teams, die agile Entwicklung und sehr iterative Entwicklung betreiben“, sagte Jeff Grieshaber, Senior Manager bei World Wide Technology. Sie sind auch in Organisationen üblich, die große Programme zur Geschäftsprozesstransformation ausführen.
Externe PMOs haben viele der gleichen Qualitäten wie interne, sind aber auch „sehr gut in der Kommunikation mit den Kunden und den Stakeholdern und Produktteams, die die Entwicklung der von Ihnen geleiteten Arbeit durchführen“, sagte Grieshaber.
PMOs werden sich, wie alles, im Zuge der digitalen Revolution weiterentwickeln und verändern. Gartner erwartet, dass sich die Rolle des PMO aufgrund der digitalen Transformation ändern wird, insbesondere da künstliche Intelligenz immer weiter verbreitet ist und traditionelle PMO-Funktionen übernimmt. Bis 2030 sagen sie voraus, dass mehrere PMOs, die jetzt innerhalb einer Organisation existieren können, „zu einer Funktion verschmelzen werden, die sich mit Veränderung, Strategie, Projektentwicklung und Organisationsführung befasst“, so ein Bericht vom April 2017.
Benötigen Sie ein PMO?
Wenn Sie überlegen, ob Sie ein PMO benötigen oder nicht, sollten Sie sich genau ansehen, wie Ihr Unternehmen funktioniert, und prüfen, ob verschiedene IT-Segmente bereits system- und gruppenübergreifend harmonisch zusammenarbeiten oder ob sie als Silos mit verschiedenen Systemen arbeiten und nicht oft miteinander sprechen. Wenn Ihr Unternehmen letzteres ist, kann ein PMO helfen. Wenn Sie im Begriff sind, wichtige Projekte oder Strategieänderungen umzusetzen — oder die Strategie, die Sie bereits haben, nicht eingehalten wird, ist ein PMO möglicherweise das Richtige für Ihr Unternehmen.
„Wenn Sie Projekte durchführen, die erhebliche Kosten verursachen oder erhebliche Auswirkungen haben, können Sie wirklich von PMO profitieren“, sagte Fritsch. „Je größer die Projekte, je größer das Budget, je mehr Projekte es gibt, desto mehr können Sie von einem PMO profitieren.“
Was Unternehmen heute als PMOs erkennen, ist möglicherweise nicht das, was sie in Zukunft sehen. Gartner erwartet, dass die Zahl der IT-PMOs aufgrund der digitalen Revolution zurückgehen wird, obwohl sich einige in Change-Management-Funktionen verwandeln und Teil der C-Level-Strategiefunktion werden. Das Analystenhaus erwartet auch, dass Partnerschaften zwischen Menschen, intelligenten Maschinen und KI bis 2030 „rund 80 Prozent der „Arbeit“ eliminieren werden, die den Großteil der heutigen Projektmanagement-Disziplin, -Praktiken und -aktivitäten ausmacht“, heißt es in dem Bericht. Für PMO-Profis bedeutet das, Verhalten und Praktiken anzupassen. Für Unternehmen bedeutet das, Veränderungen im Beruf zum Wohle ihrer Organisationen — und ihres Endergebnisses – anzunehmen.