Was ist Cloud ERP und wie funktioniert es?

Cloud ERP ist ein ERP-System (Enterprise Resource Planning), das auf der Cloud-Plattform eines Anbieters im Gegensatz zu einem lokalen Netzwerk ausgeführt wird und Organisationen den Zugriff über das Internet ermöglicht. ERP-Software integriert und automatisiert wesentliche finanzielle und operative Geschäftsfunktionen und bietet eine einzige Datenquelle, einschließlich Bestands-, Bestell- und Lieferkettenmanagement, und hilft bei Beschaffung, Produktion, Vertrieb und Fulfillment.

In diesem Umfang muss jedes ERP-System für alle Geschäftsbereiche, wo auch immer Mitarbeiter arbeiten, hochverfügbar sein und eine einheitliche, aktuelle Datenansicht liefern. Cloud-basiertes ERP as a Service erfüllt diese Anforderungen. Da Organisationen über das Internet auf die Software zugreifen, sind lediglich eine Verbindung und ein Browser erforderlich.

Was ist Cloud ERP Software?

Da es vom ERP-Anbieter gehostet und als Service für Unternehmen bereitgestellt wird, unterstützt Cloud-ERP-Software die gleiche oder bessere Funktionalität wie lokale Systeme, ohne die meisten Nachteile, wie z. B. Lizenzgebühren im Voraus.In seinem Bericht sagte IDC: „Die Nachfrage nach Cloud-basierten ERP-Systemen wächst weiter, da sie nahezu in Echtzeit auf große Datenmengen zugreifen und diese analysieren können.“

Das bedeutet, dass Vertriebsteams Echtzeit-Einblicke in den Lagerbestand erhalten und Finanzteams die Möglichkeit haben, die Cashflows genau im Auge zu behalten und schnell auf Audits oder andere Aufrufe von Leistungsdaten zu reagieren.

Video: Was ist Cloud ERP?

Komponenten der Cloud-ERP-Software

Alle Cloud-basierten ERP-Software bietet Kern Finanz- und Rechnungswesen-Funktionalität. Von dort aus hängen die Arten von Modulen oder Anwendungen, die ein Unternehmen implementiert, von seiner Branche und seinen spezifischen Geschäftsanforderungen ab. Zu den verfügbaren Cloud-ERP-Modulen gehören:

• Finanz- und Rechnungswesen
• Human Capital Management (HCM) und/oder Human Resource Management Software (HRMS)
• Customer Relationship Management (CRM)
• Bestandsmanagement
• Auftragsmanagement
• Beschaffung
• Supply Chain Management
• Projektmanagement
• Materialbedarfsplanung (MRP)

Cloud ERP Konzepte

Es ist wichtig, einige grundlegende Konzepte im Zusammenhang mit Cloud ERP zu verstehen, wenn wir tiefer in das Thema eintauchen:

1. Bereitstellungsstrategie: ERP-Software kann vor Ort / auf privaten gehosteten Servern bereitgestellt oder in einem „as a Service“ -Modell erworben werden. In beiden Fällen müssen Unternehmen jedoch Zeit für Planung, Datenmigration, Anpassung und Konfiguration sowie Schulung der Mitarbeiter einplanen.Cloud-basiertes ERP: Enterprise Resource Planning-Software, die offsite auf den Servern des ERP-Anbieters gehostet und als Service bereitgestellt wird, auf den über einen Webbrowser zugegriffen werden kann.
2. ERP vor Ort: Enterprise Resource Planning-Software, die lokal auf den Computern und Servern eines Unternehmens installiert und von internen oder vertraglich vereinbarten IT-Mitarbeitern verwaltet wird. Die Software und die unterstützende Infrastruktur werden intern verwaltet, gespeichert und gewartet.
3. Hosted ERP: Ein Unternehmen oder ein Hosting-Provider verwaltet die Bereitstellung von ERP-Software sowie die zugehörige Infrastruktur. Gehostete Bereitstellungsmodelle werden häufig verwendet, wenn Unternehmen IT-Vorgänge auslagern möchten. Dieses Setup bietet zwar einige Cloud-Vorteile, ist jedoch kein echtes „as a Service“ -Modell.
4. End-to-End-Sicherheit: Eine sichere und verschlüsselte Verbindung zwischen einem Cloud-basierten ERP-Anbieter und seinen Kunden.
5. Abonnementlizenzierung: Das Unternehmen zahlt eine feste Abonnementgebühr in bestimmten Zeitintervallen (jährlich oder monatlich), um die Software zu nutzen. Diese Gebühr beinhaltet normalerweise die gesamte Softwarewartung und Upgrades und kann pro Benutzer oder pro Organisation berechnet werden.

Cloud ERP vs. On-Premises ERP

Die obige Aufschlüsselung wirft wahrscheinlich die Frage auf: Wenn Cloud-basierte ERP- und On-Premises-ERP-Systeme ähnliche Funktionen bieten, warum sollten Sie sich für die Cloud entscheiden?

On-Premises-ERP-Software wird von den IT-Mitarbeitern eines Unternehmens oder einem Managed Service Provider installiert und verwaltet. Das Unternehmen lizenziert die Kernsoftwareplattform im Voraus und kauft oder vermietet dann Server, Netzwerke und Speicher der Unternehmensklasse, um die Software und die zugehörigen Daten physisch auszuführen und unterzubringen. Unternehmen, die On-Premises ERP nutzen, entstehen zusätzliche Kosten für Wartung, Fehlerbehebung, ergänzende Software, Updates und Anpassungen. Antiviren- und Sicherheitssoftware sowie Speicher- und Server-Backup-Systeme sind ebenfalls notwendige Zusatzkosten.Cloud-basiertes ERP wird dagegen vom Anbieter gehostet und verwaltet, der die Software in einem „as a Service“ -Modell über die Cloud bereitstellt. Der Anbieter ist für die Anwendung, den Datenspeicher, das zugrunde liegende Betriebssystem, die Server, die physische Rechenzentrumsinfrastruktur und die Installation von Sicherheitsupdates und Funktionsupgrades verantwortlich.Während der offensichtlichste Unterschied zwischen On-Premises- und Cloud-ERP darin besteht, wo die Software ausgeführt wird und wer sie verwaltet, gibt es andere wichtige Unterschiede.

Arten von Cloud-ERP-Software

Für den Anfang sind nicht alle Clouds gleich. Einige ältere ERP-Anbieter haben ihre Software für den Betrieb in ihren eigenen mit dem Internet verbundenen Rechenzentren nachgerüstet. Unternehmen, die diese ERP-Systeme implementieren, können die Vorteile eines Cloud-basierten ERP-Systems in vollem Umfang nutzen, z. B. vereinfachte Upgrades und die Stärke des Cloud-Rechenzentrumsmodells, bei dem ein riesiger Ressourcenpool Anwendungen unterstützt und keine Infrastruktur für einzelne Softwarekomponenten bereitgestellt wird.

Es gibt auch mehrere Arten von Cloud-ERP-Software:

• Mandantenfähiges SaaS: Eine einzelne Version der ERP-Software und der zugehörigen Infrastruktur dient mehreren Organisationen. Während jedoch jede Organisation dieselbe Software verwendet und auf denselben Servern gehostet wird, bleiben die Daten eines Unternehmens für andere nicht zugänglich. Ein echtes Cloud-ERP-System ist in der Regel ein mandantenfähiges SaaS.
• Single-Tenant SaaS: Eine einzelne Version der ERP-Software und der zugehörigen Infrastruktur dient nur einer Organisation. Mit anderen Worten, die Daten einer Organisation werden auf privaten Servern gehostet, auf denen eine eindeutige Softwareinstanz ausgeführt wird. Einige Cloud-ERP-Anbieter bieten Kunden die Möglichkeit, eine private Instanz oder eine gemeinsam genutzte Instanz auszuführen.
• Public Cloud: Im Besitz des Dienstanbieters teilen sich mehrere Organisationen Cloud-Computing-Dienste. Die Daten und Anwendungen jeder Organisation sind jedoch für andere nicht zugänglich. Beispiele für öffentliche Clouds sind Amazon Web Services, Google Cloud, Microsoft Azure und Oracle Cloud.
• Private Cloud: Ein Dienst, der mit keiner anderen Organisation geteilt wird. Hybrides ERP: So wie es sich anhört, kombiniert ein hybrider ERP-Ansatz lokale Software mit einer Private Cloud oder Public Cloud für Computing, Storage und Services.

8 Vorteile der Cloud-ERP-Software

Infrastruktur- und Betriebskosten im Voraus. Einer der größten Vorteile einer Cloud-basierten ERP-Lösung sind die insgesamt reduzierten Kosten, die bereits bei der Implementierung beginnen. Mit On-Premises ERP entstehen einem Unternehmen Vorlaufkosten für den Kauf von Servern, die Datenbankerstellung, die anfängliche Implementierung, Berater, IT-Personal, Sicherheit und Backup.

Unternehmen mit einem On-Premises-ERP-System werden zusätzliche Kosten für Wartung, spezialisierte Inhouse- oder On-Call-Ressourcen, Upgrades und Updates sowie zusätzliche Server haben, wenn das Unternehmen wächst. Cloud ERP kostet in der Regel etwa 30% weniger als On-Premises ERP. Da der Cloud-ERP-Anbieter die Software auf seinen eigenen Servern hostet und verwaltet, vermeiden Unternehmen im Voraus Infrastrukturkosten sowie zusätzliche Kosten für IT-Personal, Wartung, Sicherheit und Updates. Der Anbieter bietet fortlaufenden IT-Support.

Implementierungsgeschwindigkeit. Eine der größten Hürden für jede neue ERP-Lösung ist die Implementierungszeit, die sich direkt auf Ausfallzeiten und Time—to-Value auswirken kann – in einer Studie gab etwa die Hälfte der Unternehmen an, dass ihre Implementierungen in der geplanten Zeit abgeschlossen waren. Ein Unternehmen kann in der Regel schneller mit einem Cloud-basierten ERP-System als vor Ort arbeiten, da es keine Auswahl und Einrichtung von Hardware oder die Einstellung und Schulung von IT-Mitarbeitern erfordert.

Barrierefreiheit. Cloud-basierte ERP-Benutzer können von überall und auf jedem Gerät in Echtzeit auf Geschäftsinformationen zugreifen. Dies stellt sicher, dass Mitarbeiter im gesamten Unternehmen unabhängig von der Geschäftseinheit oder dem Standort mit denselben Daten arbeiten und Entscheidungen schneller und sicherer treffen können.

Skalierbarkeit. Ohne die Herausforderung, mehr Server für mehr Benutzer, Standorte oder Tochtergesellschaften hinzuzufügen, erleichtern cloudbasierte ERP-Lösungen die Skalierung eines Unternehmens. Wenn ein Unternehmen wächst, wächst das Cloud-ERP.

Eine Organisation kann mit der grundlegenden Kernfunktionalität beginnen und bei Bedarf weitere hinzufügen — ohne weitere Hardware hinzuzufügen. Ganz zu schweigen davon, dass eine Cloud-ERP-Lösung Benutzern auf der ganzen Welt den Zugriff auf Geschäftsinformationen ermöglicht, indem sie einfach eine Verbindung zum Internet herstellen. Es sind keine lokalen Server notwendig, da ein Unternehmen durch Fusion oder Akquisition wächst, können neue Einheiten schnell online gebracht werden. Cloud-Anbieter besitzen in der Regel Rechenzentren auf der ganzen Welt und speichern die Daten jedes Kunden an mehreren Standorten, um einen besseren und zuverlässigeren Service zu bieten, als die meisten Unternehmen selbst verwalten könnten. Cloud-Softwareanbieter streben in der Regel 99 an.999% Verfügbarkeit – was bedeutet, dass Kunden jedes Jahr weniger als acht Minuten ungeplanter Ausfallzeiten erleben.

Anpassungen und Agilität. So wie Cloud-basiertes ERP mit einer Organisation skaliert werden kann, kann es auch einfacher an die Geschäftsanforderungen angepasst werden — von Anfang an oder im Laufe der Zeit, wenn ein Unternehmen wächst und sich weiterentwickelt. Während lokale ERP-Software angepasst werden kann, sind diese Anpassungen an die aktuelle Software gebunden und können mit zukünftigen Versionen möglicherweise nur schwer neu implementiert werden, insbesondere wenn die Integrationen intern entwickelt wurden. Dies ist einer der Hauptgründe, warum einige Unternehmen ein Upgrade ihrer lokalen ERP-Systeme vermeiden und weiterhin veraltete Technologien einsetzen. Darüber hinaus lassen sich Cloud-ERP-Systeme in der Regel gut in andere Cloud-basierte Produkte integrieren, und neue Module können ohne Ausfallzeiten oder zusätzliche Hardware zu einem Cloud-ERP-System hinzugefügt werden. Diese Art von Agilität ermöglicht es einem Unternehmen, proaktiv statt reaktiv zu bleiben und sich schneller an Branchenveränderungen, Verbrauchertrends, unvorhergesehene Umstände und mehr anzupassen.

Aktualisierungen. Cloud-ERP-Anbieter verwalten in der Regel alle System-Upgrades und -updates fortlaufend, um mit den sich entwickelnden Geschäftsanforderungen Schritt zu halten und sicherzustellen, dass Kunden die aktuellste Technologie verwenden. Die Aktualisierung oder Aktualisierung der lokalen ERP-Software erfordert mehr Zeit und kann sogar die Einstellung von Auftragnehmern zur Verwaltung des Prozesses erfordern. Mit Cloud ERP können Aktualisierungen nur 30 Minuten dauern und in der Regel außerhalb der Geschäftszeiten erfolgen, um Betriebsstörungen zu vermeiden.

Sicherheit, Compliance und Disaster Recovery. Sich auf einen externen Anbieter zu verlassen, um die Geschäftsdaten eines Unternehmens sicher zu speichern, ist für viele Organisationen ein verständliches Anliegen. Cloud-basierte ERP-Anbieter bieten jedoch möglicherweise eine bessere Sicherheit und Compliance, als es sich Unternehmen sonst leisten könnten. Darüber hinaus kann ein Unternehmen darauf vertrauen, dass seine Daten immer gesichert werden, und der Anbieter ist mit geplanten und geübten Disaster Recovery-Verfahren ausgestattet.

Sofern Unternehmen nicht über einen Notfallwiederherstellungs- und Geschäftskontinuitätsplan verfügen, sind lokale ERP-Lösungen mit dem Risiko eines katastrophalen Datenverlusts im Falle eines Hardware- oder Softwarefehlers oder einer Naturkatastrophe, eines Brandes oder eines Einbruchs verbunden.

Cloud-Anbieter bieten in der Regel Sicherheit auf Unternehmensniveau und eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung der Daten zwischen dem Anbieter und der Organisation. Beachten Sie, dass Unternehmen für das Identitäts- und Zugriffsmanagement von Cloud-ERP-Benutzern und die Sicherung von Geräten wie PCs oder Smartphones verantwortlich sind.

Speicherresilienz und Zugriff. Wenn die lokale Hardware ausfällt, kann ein Unternehmen viel Zeit und Geld für die Übertragung von Daten auf ein neues Speichersystem aufwenden. Bei einem Cloud-basierten ERP sind die Daten in den Rechenzentren des Anbieters untergebracht, in der Regel redundant und geografisch verteilt. Dies ist auch im Hinblick auf den Zugang zu Geschäftsinformationen und -daten über das Internet von Vorteil, eine wichtige Überlegung, da immer mehr Arbeitsplätze und Abläufe online gehen und Unternehmen Geschäftsprozesse automatisieren und rationalisieren möchten.

Cloud-ERP-Herausforderungen

Während der Trend eindeutig zu einer stärkeren Nutzung der Cloud geht, gibt es potenzielle Herausforderungen für Unternehmen:

Legacy-Systeme. Wenn ein größeres Unternehmen, das seit vielen Jahren ein lokales ERP-System verwendet, auf Cloud-basiertes ERP umsteigen möchte, kann die Migration eine Herausforderung darstellen und viel Zeit und Fachwissen erfordern.

Widerstand gegen Veränderung. Größere Unternehmen mit großen IT- und Verwaltungsteams können von wichtigen Interessengruppen zurückgedrängt werden. Die Verlagerung der ERP-Software führt dazu, dass Administratoren die Kontrolle über automatisierte Prozesse verlieren, und da der Anbieter die gesamte Wartung und Infrastruktur verwaltet, verlieren IT-Teams die Kontrolle über bestimmte Betriebsprozesse.

Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Unternehmen mit besonders strengen Cybersicherheitsrichtlinien, Einschränkungen beim Hosting von Kundeninformationen in der Cloud und Problemen bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften können möglicherweise nicht alle Vorteile einer cloudbasierten ERP-Lösung nutzen. Dennoch haben große Software-as-a-Service-Anbieter Fortschritte bei der Einhaltung von Vorschriften wie HIPAA und DSGVO gemacht und können in der Regel Mandate in Bezug auf Datensouveränität und Lokalität erfüllen.

NetSuite ERP

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