Verwenden von visuellen Hilfsmitteln während einer Präsentation oder Schulung

21. Juni 2018 – Gini Beqiri

Visuelle Hilfsmittel können Ihre Präsentationen verbessern – sie können das Verständnis des Publikums für Ihr Thema verbessern, Punkte erklären, Wirkung erzielen und Begeisterung wecken. Es ist wichtiger geworden, Informationen visuell darzustellen:

„Etwas passiert. Wir werden zu einer visuell vermittelten Gesellschaft. Für viele wird das Verständnis der Welt erreicht, nicht durch Worte, sondern durch das Lesen von Bildern“ – (Lester, 2006)

In diesem Artikel diskutieren wir, wie visuelle Hilfsmittel für Präsentationen oder Schulungen verwendet werden.

Was sind Sehhilfen?

Visuelle Hilfsmittel sind visuelle Elemente wie Grafiken, Fotos, Videoclips usw., die zusätzlich zu gesprochenen Informationen verwendet werden. Visuelle Hilfsmittel werden abhängig von ihrem Zweck ausgewählt, zum Beispiel möchten Sie:

• Informationen zusammenfassen.
• Reduzieren Sie die Anzahl der gesprochenen Wörter, z. B. können Sie ein Diagramm Ihrer Ergebnisse anzeigen, anstatt sie auszulesen.
• Verdeutlichen und Beispiele zeigen.
• Erstellen Sie mehr Einfluss, zum Beispiel, wenn Ihre Präsentation auf die gesundheitlichen Risiken des Rauchens ist, können Sie Bilder von den Auswirkungen des Rauchens auf den Körper zeigen, anstatt dies zu beschreiben. Sie müssen vorher überlegen, welche Art von Wirkung Sie erzielen möchten – möchten Sie, dass das Publikum traurig, glücklich, wütend usw. ist?
• Betonen Sie, was Sie sagen.
• Machen Sie einen Punkt unvergesslich.
• Steigern Sie Ihre Glaubwürdigkeit.
• Binden Sie das Publikum ein und halten Sie sein Interesse aufrecht.
• Dem Publikum etwas leichter verständlich machen.

Vorbereitung und Verwendung von visuellen Hilfsmitteln

Sobald Sie sich entschieden haben, eine visuelle Hilfe zu verwenden, müssen Sie sicherstellen, dass das Publikum das Bild schnell verstehen kann – es muss klar sein. Sie können während Ihrer Rede verwendet werden, aber versuchen Sie, nur visuelle Hilfsmittel für wesentliche Punkte zu verwenden, da es für das Publikum anstrengend sein kann, von einem Bild zum anderen zu springen.

Vorbereitung

• Überlegen Sie, wie eine visuelle Hilfe Ihre Botschaft unterstützen kann. Was soll das Publikum tun?
• Stellen Sie sicher, dass Ihre visuelle Hilfe dem folgt, was Sie sagen, sonst wird das Publikum verwirrt.
• Vermeiden Sie es, das Bild zu überladen, da es unordentlich und unklar aussehen kann.
• Visuelle Hilfsmittel müssen klar, prägnant und von hoher Qualität sein.
• Halten Sie den Stil konsistent, z. B. die gleiche Schriftart, Farben, Positionen usw.
• Verwenden Sie Grafiken und Diagramme, um Daten darzustellen.
• Das Publikum sollte nicht versuchen, gleichzeitig zu lesen und zuzuhören – verwenden Sie visuelle Hilfsmittel, um Ihre Punkte hervorzuheben.
• Eine Nachricht pro visueller Hilfe, zum Beispiel auf einer Folie sollte es nur einen Schlüsselpunkt geben.
• Verwenden Sie visuelle Hilfsmittel in Maßen – sie sind Ergänzungen, die Hauptpunkte betonen und unterstützen sollen.
• Stellen Sie sicher, dass Ihre Präsentation bei technischen Problemen auch ohne Ihre visuellen Hilfsmittel funktioniert.
• Üben Sie im Vorfeld den Umgang mit den Sehhilfen und bitten Sie Freunde und Kollegen um Feedback. Fragen Sie sie, ob sie die visuelle Hilfe klar sehen können und wie sie sie interpretieren.

Während der Präsentation

• Stellen Sie sicher, dass die visuellen Hilfsmittel von jedem im Publikum gesehen werden können.
• Stellen Sie sich die meiste Zeit dem Publikum und nicht dem Bild.
• Vermeiden Sie das Lesen von der visuellen Hilfe.
• Sobald Sie die visuelle Hilfe zeigen, wird die Aufmerksamkeit des Publikums darauf gelenkt, sodass Sie sie sofort erklären müssen. Sie werden ignoriert, wenn Sie über etwas anderes sprechen.
• Machen Sie dem Publikum klar, warum Sie es verwenden.
• Wenn Sie die visuelle Hilfe nicht mehr benötigen, stellen Sie sicher, dass das Publikum sie nicht sehen kann.

Auf Ihr Publikum zugeschnitten

Wählen Sie Ihre visuellen Hilfsmittel taktisch aus, damit Sie Ihr Publikum ansprechen. Dies bedeutet, Bilder zu finden, mit denen sich Ihr Publikum identifizieren kann, Bilder, die ihm vertraut sind, und Bilder, die ihm gefallen. Überlegen Sie auch, welche Art von visueller Hilfe für das Publikum geeignet ist. Ist es eine ziemlich ernsthafte Präsentation? Kannst du humorvoll sein? Ist es eher formell oder informell?

Beispiel für die Verwendung von visuellen Hilfsmitteln

Arten von visuellen Hilfsmitteln

Es gibt eine Vielzahl von verschiedenen Arten von visuellen Hilfsmitteln, müssen Sie entscheiden, welche Ihre Präsentation und Ihr Publikum passen.

PowerPoint

Microsoft PowerPoint wird häufig für Präsentationen verwendet, da es im Vergleich zu anderen visuellen Hilfsmitteln einfach ist, attraktive und professionelle Präsentationen zu erstellen und Inhalte einfach zu ändern und neu zu organisieren. Sie können eine Reihe von visuellen Elementen in die Folien einfügen, die den Fokus des Publikums verbessern. Außerdem kann das Publikum Diashows im Allgemeinen besser sehen als andere visuelle Hilfsmittel, und Sie müssen sich nicht von ihnen abwenden. Ihre Präsentation kann jedoch unprofessionell aussehen, wenn diese Software schlecht verwendet wird.

Tipps:

1. Haben Sie einen klaren und einfachen Hintergrund.
2. Vermeiden Sie zu viele verschiedene Schriftarten oder Schriftgrößen.
3. Verwenden Sie Animationen nur zu einem bestimmten Zweck, z. B. um die Phasen eines Prozesses anzuzeigen.
4. Verwenden Sie eine große Schriftgröße – mindestens 24pt.
5. Verwenden Sie Aufzählungszeichen, um wichtige Punkte zusammenzufassen.
6. Erwägen Sie, Handouts mit Diagrammen bereitzustellen, da das Publikum die Diagramme leichter lesen kann.
7. Vermeiden Sie zu viel Text auf einer Folie.
8. Vermeiden Sie roten oder grünen Text, da er schwer zu lesen ist.
9. Es sollte nur einen Schlüsselpunkt für jede Folie geben.
10. Haben Sie immer einen Backup-Plan, falls es ein technisches Problem gibt und Sie die Bilder am Tag nicht zeigen können, z. B. Handouts oder ein Poster.

Whiteboards

Whiteboards eignen sich hervorragend für weitere Erklärungen, z. B. um die Reihenfolge eines Prozesses anzuzeigen, Diagramme zu erstellen oder komplexe Wörter oder Phrasen zu erklären. Sie werden häufig verwendet, um Überschriften anzuzeigen und Zielgruppenvorschläge aufzuschreiben. Whiteboards sind auch ideal, um wichtige Informationen für die gesamte Dauer der Präsentation anzuzeigen, z. B. Schlüsseldefinitionen, da das Publikum zur Erinnerung einfach auf das Whiteboard schauen kann.

Tipps:

• Stellen Sie sicher, dass genügend Zeit für das Publikum vergangen ist, um sich Notizen zu machen, bevor Sie etwas vom Whiteboard abreiben.
• Schreiben Sie prägnant, um zu vermeiden, dass Sie sich zu lange vom Publikum abwenden.
• Die Handschrift muss groß und gut lesbar sein.
• Übe vorher, da du vielleicht nervös bist, wenn du gerade vor Publikum schreibst.

Handouts

Handouts sind Papiere, die wichtige Informationen aus Ihrer Präsentation enthalten oder weitere Informationen enthalten. Sie verhindern, dass Sie das Publikum überwältigen, da es weniger Informationen auf den Folien gibt und daher weniger Informationen, die sie aufschreiben müssen.

Tipps:

Sie müssen berücksichtigen, wenn Sie dem Publikum die Handzettel geben möchten:

• Wenn Sie zu Beginn und in der Mitte Ihrer Präsentation gegeben werden, liest das Publikum Sie möglicherweise eher, als dass es Ihnen zuhört, oder es achtet möglicherweise nicht auf das, was Sie sagen, da es bereits über die Informationen verfügt.
• Wenn es am Ende Ihrer Präsentation gegeben wird, versucht das Publikum möglicherweise, viele Notizen zu machen, was die Menge an Informationen, die es tatsächlich versteht, verringern kann.

Um dies zu verwalten, stellen Sie dem Publikum teilweise ausgefüllte Handzettel zur Verfügung, damit es sich anhören muss, was Sie sagen, um die Lücken füllen zu können. Die Bereitstellung von Grafiken und Diagrammen für das Publikum im Voraus ist ebenfalls von Vorteil, da sie für das Publikum leichter lesbar sind als beispielsweise von einer Folie.

• Tipps zum Erstellen von Handouts für Ihre Präsentation

Videoclips

Die Verwendung von Videos ist eine großartige Möglichkeit, das Publikum zu begeistern und sein Interesse zu wecken. Verwenden Sie Video, um Bewegung, Bilder und Audio in Ihre Präsentation zu bringen.

Tipps:

• Stellen Sie sicher, dass alle verwendeten Videos für den Inhalt der Präsentation relevant sind.
• Zeige nur so viel vom Video wie nötig.
• Zeige niemals einen wirklich langen Clip.
• Es kann schwierig sein, Videos in die Struktur einer Präsentation einzufügen, also stellen Sie sicher, dass Sie dem Publikum mitteilen, warum Sie ihm einen Clip zeigen, und ihm sagen, wonach er suchen soll.
• Informieren Sie das Publikum, wie lange das Video dauern wird.

Flipchart

Flipcharts bieten eine kostengünstige und Low-Tech-Lösung, um Informationen während des Sprechens aufzuzeichnen und zu vermitteln. Sie sind für kleinere Zielgruppen vorteilhafter und werden für Brainstorming-Sitzungen bevorzugt, da Sie leicht Ideen sammeln können. Flipcharts werden auch häufig zur Zusammenfassung von Informationen verwendet und können wie bei einem Whiteboard verwendet werden, um permanente Hintergrundinformationen anzuzeigen.

Tipps:

• Platzieren Sie das Flipchart vor Ihrer Präsentation an einem Ort, auf den Sie leicht zugreifen können.
• Bereiten Sie alle Blätter vor, die Sie im Voraus können, auch wenn Sie nur die Überschriften aufschreiben können.
• Flipcharts können verschoben werden, um zu vermeiden, dass Sie vom Publikum wegschauen – stellen Sie sich daneben und stellen Sie sich weiterhin dem Publikum.
• Habe nur eine Hauptidee pro Blatt.
• Schreiben Sie leserlich, groß und in Großbuchstaben, damit es besser sichtbar ist.
• Erkundigen Sie sich beim Publikum, ob es den Text lesen kann – verwenden Sie kein Flipchart, wenn es ein großes Publikum gibt.
• Nur mit schwarzer und blauer Tinte schreiben. Rote Tinte eignet sich gut zum Kreisen oder Unterstreichen.
• Schreiben Sie sich vorher mit einem Bleistift Notizen, damit Sie sich daran erinnern, was Sie einschließen sollen – das Publikum wird diese Schrift nicht sehen. Wenn Sie vorher auch Linien mit Bleistift zeichnen, bleibt Ihre Handschrift gerade.
• Blättern Sie durch die Blätter, um die Punkte zu konsolidieren.
• Üben Sie das Schreiben auf dem Flipchart, da Sie sich zum Zeitpunkt der Präsentation möglicherweise nervös fühlen.

Poster

Plakattafeln können mit einer Vielzahl von visuellen Geräten wie Grafiken und Bildern erstellt werden. Sie sind im Allgemeinen ziemlich portabel und Sie können sie so aufwendig gestalten, wie Sie möchten. Sie können jedoch teuer in der Herstellung sein, wenn das Poster recht komplex ist.

Tipps:

• Ein Poster pro Nachricht oder Thema
• Verwenden Sie Farbe
• Verwenden Sie Großbuchstaben
• Vermeiden Sie die Verwendung von Postern, wenn Sie einem großen Publikum präsentieren, da es den Inhalt nicht sehen kann

Produkt, Objekte oder Artefakte

Objekte können nützliche Werkzeuge sein, um Wirkung zu erzielen oder sogar ein langweiliges Thema interessanter zu gestalten. Manchmal werden sie aus technischen und praktischen Gründen benötigt, z. B. um ein Modell zu zeigen oder ein Experiment durchzuführen.

Tipps:

• Wenn Sie einem kleinen Publikum präsentieren, sollten Sie das Objekt weitergeben, aber genügend Zeit einplanen, damit es seine Aufmerksamkeit nicht zwischen dem Objekt und dem, was Sie sagen, aufteilen muss.
• Wenn das Publikum groß ist, stellen Sie sicher, dass Sie das Objekt bewegen, damit es jeder sieht.
• Das Publikum wird mehr von dem abgelenkt, was Sie sagen, wenn sie das Objekt betrachten, also halten Sie es bis zum richtigen Zeitpunkt verborgen und geben Sie die Hintergrundinformationen an, bevor Sie es enthüllen.
• Erklären Sie, warum Sie das Objekt verwenden.
• Wenn Sie ein Experiment oder eine Demonstration durchführen, bewegen Sie sich langsam mit übertriebenen Bewegungen, damit das Publikum folgen kann. Erklären Sie auch genau, was los ist.

Zwei Beispiele für Live-Produktdemos:

Wichtige Punkte für die Verwendung von visuellen Hilfsmitteln

Versuchen Sie im Voraus herauszufinden, wie der Präsentationsraum aussieht, z. B. die Raumaufteilung, die Ausrüstung usw., damit Sie sehen können, ob Ihre visuellen Hilfsmittel angemessen sind und ob sie dort funktionieren, aber immer eine gute Notfallplan unabhängig. Denken Sie auch daran, dass das Publikum ein Bild fast sofort verstehen kann.

Praxis

Stellen Sie vor Ihrer Präsentation sicher, dass Sie mit Ihren Sehhilfen üben, damit Sie wissen, wie Sie das Gerät bedienen. Wenn etwas schief geht, haben Sie eine bessere Chance, das Problem zu lösen.

Verwenden Sie Farbe

Untersuchungen legen nahe, dass die Verwendung von Farbe die Motivation der Menschen zum Lesen und ihre Begeisterung für eine Präsentation erhöht. Software wie PowerPoint eignet sich hervorragend für die Erstellung von Farbvisualisierungen.

Die Verwendung des Farbrads kann bei der Auswahl der Farben Ihrer Präsentation hilfreich sein:

• Farben, die sich im Rad gegenüberstehen, sind komplementär und erzeugen einen Kontrast. Die Verwendung von Komplementärfarben macht Ihren Text besser lesbar.
• Farben nebeneinander sind analog und sie sind harmonisch. Die Verwendung analoger Farben macht Ihre Präsentation einheitlicher.

Das Adobe-Farbrad, mit dem Sie Komplementärfarben für Ihr Präsentationsdesign auswählen können.Vermeiden Sie es, zu viele Farben in Ihrer Präsentation zu verwenden, da dies überladen und unprofessionell aussehen kann, und halten Sie Ihre Farbthemen kontinuierlich, wenn Sie beispielsweise alle Schlüsselwörter auf einer Folie blau hervorheben, tun Sie dies während der gesamten Präsentation. Seien Sie auch vorsichtig mit Farbassoziationen, zum Beispiel ist Rot in vielen Kulturen mit Gefahr verbunden. Versuchen Sie, Ihre Worte und Themen mit Farben darzustellen, die sinnvoll und angemessen sind.

Viele Menschen sind blau-grün oder rot-grün farbenblind, also vermeiden Sie es, diese Farben nebeneinander zu setzen, zum Beispiel in einer Grafik. Wenn Sie es nicht vermeiden können, diese Farben nebeneinander zu platzieren, verwenden Sie Text, um Elemente eindeutig zu kennzeichnen.

Evidenz

Untersuchungen legen nahe, dass visuell angezeigte Informationen gut in Erinnerung bleiben: „Die Aufbewahrung von Informationen drei Tage nach einer Besprechung oder einem anderen Ereignis ist sechsmal größer, wenn Informationen visuell und mündlich dargestellt werden Mittel, als wenn die Informationen allein durch das gesprochene Wort präsentiert werden.“ (USA. Department of Labor OSHA Office of Training and Education, 1996)

Es gibt auch signifikante Hinweise darauf, dass das meiste Lernen visuell stattfindet – einige Forscher vermuten, dass 83% des menschlichen Lernens visuell stattfindet. Der Psychologe Bruner führte mehrere Studien durch, die darauf hindeuten, dass sich Menschen an 80% dessen erinnern, was sie sehen und tun, 20% dessen, was sie lesen und nur 10% dessen, was sie hören.

Zusammenfassend

Visuelle Hilfsmittel sind es wert, in Ihre Präsentationen aufgenommen zu werden, da sie Ihnen helfen können, Informationen kohärenter zu erklären, was das Präsentieren für Sie und das Lernen für das Publikum erleichtert. Sie tragen auch dazu bei, Ihrer Präsentation Abwechslung zu verleihen und sie für das Publikum interessanter zu machen. Wenn das Publikum versteht, was Sie sagen, und es engagierter ist, wird es eher von Ihnen überzeugt.