Stellen Sie einen virtuellen Assistenten ein und beginnen Sie zu delegieren

Es kommt eine Zeit im Leben eines jeden Kleinunternehmers, in der er sich seine To-Do-Liste ansieht und feststellt, dass er einfach nicht alles erledigen kann. Zu viele E-Mails zum Beantworten, zu viele Kunden zum Einbinden, zu viele Marketingkampagnen zum Organisieren — in jedem Fall benötigen Sie Hilfe. Geben Sie ein: virtuelle Assistenten.Virtuelle Assistenten (VAs) sind Remote-Auftragnehmer, die eine Reihe von „Gelegenheitsjobs“ in Ihrem Unternehmen übernehmen können. Sie können sich auf bestimmte administrative Aufgaben konzentrieren oder als Tausendsassa dienen. In jedem Fall hilft Ihnen die Delegierung an eine VA dabei, Ihr Geschäft auszubauen, ohne auszubrennen.

So wissen Sie, ob Sie einen virtuellen Assistenten benötigen

Es kann schwierig sein, den Wendepunkt für die Einstellung eines virtuellen Assistenten zu ermitteln, aber es gibt einige häufige Anzeichen dafür, dass es Zeit ist, mit dem Delegieren zu beginnen:

• Sie arbeiten regelmäßig lange Stunden. Vor allem, wenn Sie viel Zeit mit sich wiederholenden oder langwierigen Aufgaben verbringen, z. B. mit der Beantwortung von Social-Media-Kommentaren oder Kundenservice-E-Mails, sollten Sie darüber nachdenken, an eine VA zu delegieren. Wir sprechen hier oder da von mehr als einer schlechten Woche — suchen Sie nach Mustern dieser langen, mühsamen Stunden, die mehrere Wochen hintereinander stattfinden.

• Sie verlieren Kunden oder Kunden, weil Sie nicht rechtzeitig auf E-Mails antworten können. Sobald Sie anfangen, Geld zu verlieren, weil Sie nicht mit Ihrer E-Mail Schritt halten können, brauchen Sie unbedingt Hilfe. Kunden zu verlieren ist keine Option für ein wachsendes Unternehmen.

• Sie verbringen Ihre Zeit mit Aufgaben von geringerem Wert. Dies ist Ihr Unternehmen, und Sie sollten Ihre Zeit damit verbringen, dem Unternehmen auf eine Weise Mehrwert zu verleihen, die nur Sie können. Verwaltungsarbeit ist eine bestimmte Fähigkeit, die Sie jedoch delegieren können. Dein Gehirn? Das ist nicht übertragbar.

• Du machst Arbeit, die du nicht magst. Wenn Sie einige dieser mühsamen Aufgaben genießen, dann bleiben Sie auf jeden Fall dabei. Sie könnten Sie anregen oder Ideen anregen, die Sie sonst nicht hätten. Aber stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Arbeit mögen. Aufgaben zu erledigen, die Sie nicht mögen, kann zu Burnout führen, was sich negativ auf Ihre Produktivität und Ihr Unternehmen auswirkt.

Die Zahlen laufen lassen

Ihre psychische Gesundheit ist hier der wichtigste Faktor, aber Sie führen ein Unternehmen, also müssen Sie einen Blick auf das Endergebnis werfen und das gegen jeden drohenden Burnout abwägen. Wenn es darauf ankommt, müssen Sie sicher sein, dass Ihr Assistent Ihnen mehr Geld spart, als er kostet.

Beginnen Sie mit der Verfolgung Ihrer Zeit. Das solltest du sowieso tun: Es ist eine einfache Möglichkeit, Ineffizienzen zu erkennen und genau zu sehen, wohin Ihre Zeit fließt — im Vergleich zu dem, was Sie denken. Schauen Sie sich unsere Liste der besten Zeiterfassungstools an, um loszulegen und die beste Wahl für Sie zu finden. Sobald Sie wissen, wie viel Zeit Sie für jede Aufgabe aufwenden, ist es Zeit, etwas zu rechnen.

Szenario #1: Sie verbringen sechs bis acht Stunden pro Woche mit Kundenfragen per Telefon und E-Mail. Bei $ 22 / hr würde das $ 132-176 / Woche kosten, um an einen virtuellen Assistenten auszulagern. In den gleichen sechs Stunden könnten Sie etwas anderes tun (abrechenbare Kundenarbeit, Steigerung der Marketingbemühungen auf Instagram, was auch immer für Ihr Unternehmen sinnvoll ist), mit dem Sie 300-400 US-Dollar verdienen würden. In diesem Fall zeigen die Zahlen, dass eine VA für Sie finanziell sinnvoll ist.Szenario 2: Sie verbringen drei Stunden pro Woche mit einer übergeordneten Verwaltungsaufgabe, die Hintergrundwissen sowohl über die Branche als auch über Ihr Unternehmen / Produkt erfordert (z. B. Gespräche mit Herstellern). Sie müssten einen VA finden, der über das gleiche Hintergrundwissen verfügt wie Sie (und entsprechend höhere Raten zahlen — sagen wir 30-35 USD / Stunde), und Sie haben keine sofort rentable Aufgabe, die Sie mit der Zeit erledigen könnten, die Sie sparen würden. In diesem Fall lohnt es sich für Sie noch nicht, einen VA zu mieten. Sobald Sie genug andere Aufgaben zu delegieren haben, können Sie dies weitergeben, aber im Moment ist es finanziell am sinnvollsten, selbst weiter zu fahren.Szenario 3: Sie haben Ihre Zeitprotokolle analysiert und festgestellt, dass Sie fünf bis sieben Stunden pro Woche für administrative Arbeiten aufwenden. Sie haben ungefähr zwei bis drei Stunden profitable Arbeit, die Sie in dieser Zeit erledigen könnten, Sie würden also mehr oder weniger die Gewinnschwelle erreichen, indem Sie einen Assistenten einstellen. Dies ist oft die schwierigste Position, da es keinen unmittelbaren monetären Gewinn gibt. Wenn Sie die Administrationsarbeit hassen und sie nur von Ihrem Teller haben wollen, lohnt es sich, einen Assistenten einzustellen — schon allein aus Gründen der Sicherheit und um Burnout zu vermeiden. Es kann auch eine gute Idee sein, jetzt einen Assistenten einzustellen, wenn in drei Monaten eine geschäftige Saison ansteht: Wenn die Hauptsaison beginnt, ist Ihr VA vollständig an Bord. Wenn Sie diese administrativen Aufgaben jedoch gerne am Ende eines Arbeitstages erledigen, ist der Delegationsdruck weg.

Virtueller Assistent vs. persönlicher Assistent

Wenn Sie festgestellt haben, dass Sie Hilfe benötigen, lohnt es sich immer noch zu entscheiden: Ist ein virtueller Assistent der richtige Weg? Manchmal könnte ein persönlicher Assistent das sein, wonach Sie suchen. Hier sind ein paar Dinge zu beachten, wenn Sie diese Entscheidung treffen:

• Aufgabentypen: Wenn Ihr Unternehmen viele Artikel für den Versand verpackt oder Besorgungen vor Ort erledigt, benötigen Sie einen persönlichen Assistenten.

• Ihre bevorzugte Form der Kommunikation: Wenn Sie völlig bequem per SMS, E-Mail, Slack und gelegentlichen Telefon- oder Videoanrufen kommunizieren können, reicht ein Remote-VA aus. Wenn Sie feststellen, dass Sie mit Face-to-Face-Kommunikation gedeihen, haben Sie möglicherweise Probleme, einen virtuellen Assistenten zu verwalten.

• Verfügbarkeit und Kosten von Talenten: Je nachdem, wo Sie leben, können Sie möglicherweise keinen lokalen Assistenten mit den erforderlichen Fähigkeiten finden. Alternativ können Sie sich möglicherweise keinen lokalen Assistenten mit den erforderlichen Fähigkeiten leisten. Das wäre ein guter Zeitpunkt, um sich an eine VA zu wenden.

So finden und stellen Sie einen virtuellen Assistenten ein

Sie wissen, dass Sie einen Assistenten benötigen, und Sie haben eine ziemlich gute Vorstellung davon, welche Art von Arbeit er für Sie erledigen sollte. Der nächste Schritt: jemanden finden. Das Finden, Einstellen und Onboarding eines Auftragnehmers ist ein eingehender Prozess, aber hier sind einige Richtlinien, die Ihnen den Einstieg erleichtern.

Wo Sie nach einem virtuellen Assistenten suchen

Der beste Weg, einen virtuellen Assistenten zu finden, besteht darin, Ihr Netzwerk nach Empfehlungen zu fragen. Wie bei jeder Position haben Menschen, die mit einer Empfehlung kommen, viel eher das, wonach Sie suchen. Beginnen Sie mit dem Posten auf LinkedIn sowie in Slack- oder Facebook-Gruppen für Geschäftsinhaber. Stellen Sie sicher, dass Sie die Arten von Aufgaben angeben, bei denen Sie Hilfe suchen, und welche Art von Geschäft Sie betreiben. Je spezifischer Sie sind, desto besser ist die Qualität der Empfehlungen, die Ihnen gesendet werden können.

Wenn Sie nicht in der Lage sind, über Empfehlungen zu mieten, sind hier einige andere Optionen:

Verwenden Sie einen virtuellen Assistenten-Service.Virtual Assistant Services sind im Grunde Online-Agenturen für virtuelle Assistenten. Das bedeutet, dass Sie den Assistenten nicht selbst beschaffen müssen, was Ihnen Zeit sparen kann. Der Nachteil ist natürlich, dass Sie weniger wahrscheinlich jemanden finden, der sich auf Ihre spezifische Art von Geschäftsmodell oder Branche spezialisiert hat.

• Zirtual richtet sich speziell an Unternehmer und Fachleute. Pläne beginnen bei $ 398 / Monat für 12 Stunden Aufgaben von einem in den USA ansässigen, College-ausgebildeten Assistenten.

• UAssistMe ist erschwinglicher, konzentriert sich jedoch eher auf rein administrative Arbeiten (z.b. Buchhaltung, Kundenservice, Transkriptionen und E-Mail-Management). Pläne beginnen bei $ 299 / Monat für 20 Stunden Aufgaben.

Verwenden Sie einen allgemeinen freiberuflichen Marktplatz.

Freiberufliche Marktplätze ermöglichen es Auftragnehmern, ihre Arbeit im Wesentlichen Ihnen zu präsentieren. Sie können die Aufgaben posten, die Sie erledigen müssen, und die Leute antworten mit ihren Informationen und Preisen. Die Verwendung eines Marktplatzes kann Sie für viele qualifizierte Auftragnehmer öffnen, aber das hat einen Nachteil: Sie müssen eine große Anzahl von Anwendungen durchsuchen, von denen viele nicht so großartig sind. (Beliebte Beiträge erhalten 25 bis 100 Gebote und manchmal mehr). Sie sind auch gezwungen, das Messaging-System und die Abrechnungstools des Unternehmens zu durchlaufen, da Auftragnehmer dafür bestraft werden, dass sie sich außerhalb des integrierten Systems bewegen. Die Tatsache, dass Auftragnehmer die Gebühren, die der Marktplatz ihnen berechnet, berücksichtigen müssen, bedeutet oft, dass Sie anderswo bessere Preise erhalten können.

• Guru hat weltweit über drei Millionen Auftragnehmer, die ein breites Spektrum an Fähigkeiten abdecken. Zu den Zahlungsoptionen von Guru gehören das Bezahlen nach Aufgabe, nach Meilenstein oder stündlich; oder Sie können nach einem wiederkehrenden Zeitplan bezahlen, was für eine laufende Auftragnehmervereinbarung gut funktionieren könnte.

• Der Virtual Assistant Marketplace von Task Pigeon ist ein Ableger des General Task Marketplace. Dies ist zwar nicht das Hauptgeschäft von Task Pigeon, Sie erhalten jedoch die Zuverlässigkeit eines vertrauenswürdigen Task-Management-Teams, das die Assistenten überprüft. Für die Zahlung, Sie Pre-Kauf Stunden und dann angeben, was Ihre Bedürfnisse sind.

• MitPeoplePerHour können Sie einen Job veröffentlichen oder vorhandene Freiberufler durchsuchen, und der Talentpool deckt eine breite Palette professioneller Dienstleistungen ab, von Design über Webentwicklung bis hin zu Verwaltungsarbeiten. Die Preise sind entweder stündlich oder fest, je nach Projekt.

• Freelancer ist etwas mehr auf spezialisierte Freiberufler ausgerichtet (denken Sie an Designer, Texter usw.), also ist es ein großartiger Ort, wenn Sie jemanden mit einem bestimmten Hintergrund suchen. Zu den Zahlungsoptionen gehören Meilensteinzahlungen oder Zahlungen nach Abschluss.

Was Sie für einen virtuellen Assistenten erwarten können

Wie bei den meisten Berufen sind die Preise für VAs überall auf der Karte. Hier sind ein paar Dinge, die Sie beachten sollten, wenn Sie sich virtuelle Assistenten und deren Preise ansehen:

Art der Arbeit: Wenn Sie administrative Einstiegsarbeiten (E-Mail-Management, grundlegender Kundenservice usw.) betrachten.), werden Sie wahrscheinlich zahlen $15-25 / Stunde. Wenn Sie nach übergeordneten Aufgaben suchen (Projektmanagement, Content-Strategie, etc.), könnten Sie $ 50 / Stunde oder mehr betrachten. Upwork hat ihre Durchschnittspreise für verschiedene Aufgaben veröffentlicht, was Ihnen helfen kann, eine bessere Schätzung zu erhalten.

Geschwindigkeit: Denken Sie bei der Betrachtung der Stundensätze daran, dass manche Menschen schneller arbeiten als andere. Jemand, der $ 50 / Stunde berechnet, kann ein Projekt dreimal schneller und mit der gleichen Qualität abschließen wie jemand, der $ 25 / Stunde berechnet, was es für Sie finanziell vorteilhafter macht. Lassen Sie sich nicht von extrem niedrigen Stundensätzen täuschen.

Erfahrungslevel: Berücksichtigen Sie das Erfahrungslevel des VA. Es mag verlockend sein, sich für die billigste Option zu entscheiden, die Sie finden, aber umfangreiche Erfahrung kann den Unterschied zwischen Qualitätsarbeit und Arbeit ausmachen, die Sie am Ende selbst wiederholen müssen.

Kundenreferenzen: Schauen Sie sich Kundenreferenzen auf der Website der VA und / oder deren LinkedIn-Empfehlungen an und fragen Sie nach einigen Kundenreferenzen, die Sie per E-Mail erreichen können. Wenn jemand nicht in der Lage ist, Sie mit mindestens zwei oder drei Personen in Kontakt zu bringen, für die er zuvor gearbeitet hat, kann dies bedeuten, dass er weiß, dass er keine glühenden Empfehlungen erhalten würde.

Vorbereitung zum Delegieren

Bevor Ihre neue VA beginnt, sollten Sie mit zwei Arten von Dokumentation vorbereitet sein, die den Onboarding- und Delegierungsprozess erleichtern.

Standardarbeitsanweisungen

Standardarbeitsanweisungen (SOPs) sind im Wesentlichen Anleitungen für die Aufgaben, die der Assistent ausführen soll. Sie sollten dem Assistenten alle Informationen geben, die er benötigt, um die Arbeit zu erledigen.

Sie könnten es natürlich in ein Dokument schreiben, aber wir würden vorschlagen, mit einem Screencast zu beginnen. Wenn Sie sich selbst aufzeichnen, während Sie die Aufgabe abschließen, können Sie sicherstellen, dass in der Dokumentation keine Schritte verpasst werden. Wenn Sie etwas aus dem Gedächtnis schreiben, ist es leicht, die kleinen Details zu übersehen.

• Jing ist kostenlos und schnell einzurichten. Sobald Sie Ihren Screencast aufgenommen haben, können Sie ihn auf den Server hochladen und einen Screencast erhalten.com-Link zum Senden an Ihren Assistenten – oder Sie können ihn als Datei herunterladen. Jing hat ein Zeitlimit von fünf Minuten, aber wenn Sie hauptsächlich schnelle Screencasts erstellen möchten und nicht für den Service bezahlen möchten, ist dies die beste Wahl.

• Snagit gibt Ihnen die Möglichkeit, Anmerkungen zu Ihren Videos für zusätzliche Klarheit hinzuzufügen. Wenn Sie komplizierte Aufgaben haben, deren Erklärung länger als ein paar Minuten dauert, oder wenn Sie bestimmte Teile des Bildschirms hervorheben oder Hinweise auf dem Bildschirm hinzufügen möchten, ist dies eine gute Option. Preis: $ 49.95 ohne Screencasting-Zeitlimit.

Sobald Sie den Screencast erstellt haben, können Sie die Anweisungen transkribieren, wenn Sie sie auch schriftlich haben möchten. (Es lohnt sich, Ihren Assistenten zu fragen, ob dies für ihn von Vorteil wäre.) Vergessen Sie nicht, Links zu allen Screencasts in einen Google Drive-Ordner oder ein Evernote-Notizbuch zu legen und diese für den Assistenten freizugeben, damit er problemlos suchen kann.

Vorlagen

Wenn Sie noch keine Vorlagen für Ihre Arbeit haben, sollten Sie diesen Dokumentationsprozess starten. Sie sollten Ihrem neuen Assistenten auch Beispiele für ausgefüllte Vorlagen zur Verfügung stellen, damit er Ihren Kommunikationsstil bei der Verbindung mit externen Parteien besser verstehen kann.

Mit Automatisierung als VA

Nach sorgfältiger Überlegung können Sie entscheiden, dass Sie nicht ganz bereit sind, einen virtuellen Assistenten einzustellen, entweder weil es finanziell nicht sinnvoll ist oder weil Sie nicht genug delegieren können. Oder vielleicht müssen Sie sofort etwas Arbeit von Ihrem Teller nehmen, während Sie nach einem Assistenten suchen. In jedem Fall ist die Automatisierung Ihrer Prozesse ein guter Anfang.

Zapier kann fast jeden Prozess automatisieren, aber hier sind ein paar fertige Vorschläge für Aufgaben, die Sie sonst an einen VA übergeben könnten.

• Fügen Sie Ihre Blog-Beiträge automatisch zu sozialen Medien hinzu.

• Optimieren Sie Ihren Onboarding-Prozess für neue Kunden.

• Inventar ohne manuelle Dateneingabe aktualisieren.

Die Einstellung eines virtuellen Assistenten ist ein großes Engagement, aber es kann sich sowohl finanziell als auch mental lohnen. Wenn Sie recherchieren, gut einstellen und den Grundstein legen, sind Sie für den Erfolg gerüstet. Und sobald Ihre neue VA betriebsbereit ist, haben Sie mehr Zeit und Energie für die Dinge, die Ihnen und Ihrem Unternehmen am wichtigsten sind.

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