Es ist wahr, dass die ordnungsgemäße Bestätigung von Geschäfts-E-Mails Ihre Erfolgsquote bei der Geschäftstätigkeit im 21. Unzählige E-Mails in der Geschäftswelt werden gesendet, um Informationen zu erhalten, eine Anfrage zu stellen, eine Beschwerde einzureichen oder einen Plan auszuführen. Um diese Arten von E-Mails professionell zu bestätigen, müssen Sie sie basierend auf der Anforderung des Absenders bestätigen.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die E-Mails, die Sie professionell erhalten, zu bestätigen. Beachten Sie diese zehn Tipps, um den Empfang einer E-Mail als Geschäftsinhaber oder Einzelperson zu bestätigen.
1 – Schätzen Sie den Absender
Wertschätzung ist ein Assoziierter der Anerkennung. Als Empfänger können Sie Ihren Absender gewinnen, indem Sie einfach eine Dankesantwort senden, um den Empfang der E-Mail zu bestätigen. Zum Beispiel hat Ihr Kunde eine Beschwerde-E-Mail gesendet. Der erste Schritt, um einen solchen Kunden zu gewinnen, ist keine Reaktion, sondern Wertschätzung. Sie können eine E–Mail wie folgt senden:
Beispiel I – Eine E-Mail professionell bestätigen
‘Danke, wir haben Ihre E-Mail erhalten.‘
E-Mails, die einen Absender schätzen, erwecken definitiv den Eindruck, dass der Empfänger kein Snob ist.
2 – Seien Sie unkompliziert
Seien Sie direkt, wenn Sie eine E-Mail professionell bestätigen möchten. Machen Sie Ihre Aussagen klar und spezifisch. Bestätigen Sie den Empfang der E-Mail als Einzelperson oder Vertreter eines Unternehmens.
3 – Arbeiten Sie am Schwerpunkt
Der Schwerpunkt der E-Mail, die Sie erhalten haben, sollte angemessen bearbeitet werden, um zu zeigen, dass Sie den Erhalt der E-Mail tatsächlich bestätigen. Sie können die Fokuspunkte neu erstellen, um sie an die zusätzlichen Informationen anzupassen, die Sie als Antwort an Ihren Absender anhängen möchten.
4 – Senden Sie eine zeitgebundene Nachricht
Ein Unternehmen kann seine Effektivität und Effizienz durch seine Antwort auf Kunden-E-Mails zeigen.
In einem Fall, in dem ein Kunde eine Beschwerde-E-Mail sendet, können Sie die E-Mail bestätigen, indem Sie eine Frist festlegen, wann die aufgeworfenen Probleme behoben werden. Ein Beispiel finden Sie später in diesem Beitrag.
Wenn Sie eine E-Mail erhalten, die Sie nicht umgehend bearbeiten können, bestätigen Sie die E-Mail und teilen Sie dem Absender mit, wann das Problem behoben wird.
5 – Höfliche Präsentation
Das Sprichwort ‚Eine Münze hat zwei Seiten‘ bestätigt die Tatsache, dass die Bedingungen der Dinge entweder positiv oder negativ sein können.
Ihre Antwort auf eine E-Mail sollte auf den Informationen basieren, die die E-Mail enthält. Die Informationen können entweder positiv oder negativ sein. Das Bestätigen des Empfangs einer E-Mail sollte keine Gefühle von Wut und Frustration widerspiegeln. Präsentieren Sie Ihre Bestätigung der E-Mail höflich, um Ihnen die Ansichten Ihres Absenders zu zeigen.
6 – Geben Sie die erforderlichen Vorschläge
Es gibt Zeiten, in denen ein Empfänger eine E-Mail bestätigt, da die Probleme nicht über eine E-Mail gelöst werden können. Geben Sie in solchen Fällen die erforderlichen Vorschläge zur Lösung der vom Absender aufgeworfenen Probleme. Der Absender muss möglicherweise zur Firma kommen oder jemanden treffen. Solche Vorschläge sollten klar formuliert sein.
Beispiel II – Eine E-Mail professionell bestätigen
Lieber John,
Wir bedauern, dass Sie Probleme mit der Überweisung hatten, die wir auf Ihr Bankkonto senden. Möglicherweise müssen Sie Ihre Bank aufsuchen, um dieses Problem zu beheben. Bitten Sie Ihren Kundenbetreuer, uns über unsere Kundensupport-E-Mail zu schreiben, und er oder sie sollte Ihre Partner-ID angeben, damit wir Ihre Identität überprüfen können.
Wenn dies das Problem nicht löst, lassen Sie es uns bitte wissen, damit wir weitere Schritte unternehmen können. Danke.
Grüße,
7 – Beantworte die Fragen
Es gibt E-Mails, die voller Fragen sind. Sie können den Erhalt solcher E-Mails bestätigen, indem Sie Antworten auf diese Fragen geben, ohne diese zu befreien. Wenn Sie diese Fragen nicht sofort beantworten können, geben Sie einfach eine Frist an, bis die Antworten gesendet werden.
Manchmal gibt es Fragen, die dringend beantwortet werden müssen. Auf Fragen dieser Art sollten Antworten unverzüglich gegeben werden.
8 – Den Absender einbeziehen
Es gibt einige E-Mails, bei denen Sie den Absender einbeziehen müssen. Dies liegt daran, dass der Absender positiv zu Ihnen beigetragen hat und Sie den Erhalt seines positiven Beitrags bestätigen möchten. Sie einzubeziehen, indem Sie ihnen die Möglichkeit geben, in nachfolgenden E-Mails Fragen zu stellen oder Anfragen zu stellen, ist eine Möglichkeit, den Absender einzubeziehen.
Sie können den Absender auch einbeziehen, indem Sie ihn darüber informieren, dass er seine Kommentare zu den Aktivitäten, zu denen er beigetragen hat, über die von Ihnen erhaltene E-Mail senden kann.
Beispiel III – Professionelle Bestätigung einer E-Mail
Hallo James,
Vielen Dank für eine schnelle Antwort. Ich bin froh, dass Sie die Web-App sehr nützlich fanden. Sie werden in den nächsten Tagen definitiv mehr Funktionalität entdecken.
Sie können mich jederzeit für eine Funktionsanfrage, einen Vorschlag oder eine Beschwerde kontaktieren. Ich werde sehr froh sein, in irgendeiner Weise zu helfen.
Mit freundlichen Grüßen,
9 – Heben Sie die Einzigartigkeit Ihres Absenders hervor
Möglicherweise erhalten Sie eine E-Mail, die die Fähigkeiten des Absenders zeigt, z. B. eine E-Mail, die sich mit der Bewerbung befasst, wobei der Lebenslauf des Absenders beigefügt ist. Ihre Bestätigung einer solchen E-Mail sollte die beruflichen Leistungen des Absenders angeben, um darauf hinzuweisen, dass der Lebenslauf des Absenders überprüft wurde und das Unternehmen die Leistungen des Absenders respektiert.
Beispiel III – Professionelle Bestätigung einer E-Mail
Liebe Ruth,
Wir freuen uns, dass Sie an einer Zusammenarbeit mit unserem Unternehmen interessiert sind. Wir freuen uns, dass Sie Ihren MBA in so jungen Jahren abgeschlossen haben.
Ihr Lebenslauf wurde an unsere Personalabteilung weitergeleitet. Sie können uns kontaktieren, wenn Sie innerhalb der nächsten fünf Werktage keine Nachricht von ihnen erhalten.
Wir wünschen Ihnen alles Gute für Ihre Bewerbung.
Grüße,
10 – Detaillierte Informationen
Detaillierte Informationen müssen in den Bestätigungsinformationen angegeben werden, um Verwechslungen zu vermeiden. Sie sollten die E-Mail des Absenders bestätigen, indem Sie einige detaillierte Informationen angeben, z. B. Daten, an denen die erforderlichen Verfahren durchgeführt werden.
Zum Beispiel sollte eine Bestätigung für ein Vorstellungsgespräch detaillierte Informationen über das Datum des Interviews, die Zeit und den Ort geben.
Nachdem ein Unternehmen E-Mails an seine Kunden gesendet hat, in denen die Zufriedenheit seiner Kunden mit seinen Waren und Dienstleistungen angefordert wird, kann ein Kunde eine Bestätigungs-E-Mail senden, um die Dienstleistungen des Unternehmens zu würdigen. Der Kunde sollte angemessene Informationen wie bestimmte Produkte zur Verfügung stellen, die die Dienstleistungen des Unternehmens verdienen die Wertschätzung E-Mail machen.
Fazit
Denken Sie abschließend daran, dass die Bedeutung der professionellen Bestätigung von E-Mails nicht genug betont werden kann. Wenn Sie dies ständig tun, heben Sie sich von der Konkurrenz ab und sorgen dafür, dass Ihre Kunden wiederkommen.