Die Durchführung eines ordnungsgemäßen Pre-Employment-Screenings ist ein entscheidender Schritt bei der Einstellung eines Mitarbeiters an der University of Florida. Es ermöglicht dem einstellenden Manager, eine fundierte Entscheidung über die Einstellung zu treffen und die Investition zu schützen, die der einstellende Manager tätigen wird. Das Screening vor der Beschäftigung umfasst gegebenenfalls eine Überprüfung des kriminellen Hintergrunds, eine Überprüfung der Ausbildung, eine Überprüfung der Erfahrung, eine Referenzprüfung und eine Gesundheitsbewertung.
UF arbeitet mit First Advantage zusammen, um den Prozess bei der Durchführung der folgenden Vorsorgeuntersuchungen zu rationalisieren:
- Criminal Background Check
- Education Verification
- Employment Verification
Personalchefs müssen weiterhin persönlich Referenzprüfungen für ihre Mitarbeiter durchführen. Diese Art des Pre-Employment-Screenings liefert den Personalchefs die wichtigen Informationen zu ihren Einstellungen, die sich entscheidend auf ihre Einstellungsentscheidung auswirken können. Weitere Informationen zur Referenzprüfung, einschließlich Tipps oder Fragen, besuchen Sie bitte die Seite Nützliche Referenzprüfung durchführen im UFHR-Einstellungszentrum.First Advantage ist ein globales Unternehmen, das derzeit mehr als 35.000 Organisationen weltweit betreut und Hintergrundprüfungen in mehr als 200 Ländern durchführt. Durch die Partnerschaft von UF mit First Advantage können UF-Einstellungsabteilungen die folgenden Vorteile nutzen:
- Initiieren Sie die Überprüfung des kriminellen Hintergrunds, die Überprüfung der Ausbildung und die Überprüfung der Beschäftigung über das myUFL-System
- Verfolgen Sie alle eingereichten Anfragen über ihr eigenes Portal
- Ändern Sie die Anfrage für den Fall, dass ein Fehler (d. H. Die E-Mail-Adresse des Kandidaten) aufgetreten ist
- Stornieren Sie die Anfrage
- Erhalten Sie Benachrichtigungen, wenn sich die Anfrage in jedem der folgenden Schritte befindet: Die Bestellung wurde an den Mitarbeiter gesendet, die Bestellung die Hintergrundprüfung ergab zufriedenstellend.
Darüber hinaus interagieren alle Neueinstellungen mit First Advantage über ihre benutzerfreundliche und mobilfreundliche Oberfläche, um das elektronische Einwilligungsformular zu unterschreiben, die erforderlichen Informationen für die Anfrage bereitzustellen und den Fortschritt ihres Pre-Employment-Screenings zu verfolgen.
Zugriff auf das System
Um über First Advantage auf eine Hintergrundüberprüfung zuzugreifen oder diese einzureichen, müssen Sie über eine der folgenden Sicherheitsrollen verfügen:
- UF_EPAF_Department Admin
- UF_EPAF_Level 1 Approver
Um diese Rollen anzufordern, müssen Sie die entsprechenden Schulungskurse für diese Rollen absolvieren und eine Anfrage über Ihren Department Security Administrator (DSA) einreichen. Weitere Informationen zum Training finden Sie im Job and Position Action Toolkit. Eine Liste der Abteilungssicherheitsadministratoren für Ihre Abteilung finden Sie im Security Roles Toolkit.
Verifizierungs- /Screening-Typ
Um den Bestellvorgang zu vereinfachen, wurden die folgenden Pakete erstellt, um die folgenden Arten von Hires aufzunehmen:
| Paket | Art der Einstellung |
| Basic+Edu+Exp Verf | Dieses Paket ist speziell für Gehalt / Reguläre Fakultät, TEAMS, Adjuncts und PostDoc, die neu sind oder zu UF zurückkehren. Diese Art der Überprüfung umfasst die strafrechtliche Überprüfung, die Überprüfung des höchsten Bildungsniveaus (einschließlich des Abiturs), die Überprüfung der letzten 10 Beschäftigungsjahre und die globale Sanktionsliste, einschließlich der US-Terrorliste. |
| Basic | Dieses Paket ist speziell für OPS-Mitarbeiter, Studenten und Doktoranden. Für dieses Paket wird nur ein kriminelles Screening durchgeführt.
(Optional) Dieses Paket kann verwendet werden, um eine Überprüfung des strafrechtlichen Hintergrunds aller Mitarbeiter durchzuführen, die mit demselben Gehaltsplan von einer Abteilung in eine andere wechseln (z. TEAMS zu TEAMS). |
| Edu +Exp Verf | Dieses Paket ist nur für Gehalts- / reguläre Fakultäts-, TEAM-, Zusatz- und PostDoc-Mitarbeiter gedacht, die neu sind oder zu UF zurückkehren und den FBI / 435 Livescan-Check durchlaufen.Dieses Paket wird auch für OPS-Mitarbeiter, Studenten und Doktoranden verwendet, die für eine Gehalts- / reguläre Fakultät, TEAMS, Zusatz- und PostDoc-Position eingestellt wurden.
Wichtiger Hinweis: First Advantage führt weder FBI noch 435 Livescan durch. Einstellungsabteilungen müssen diese Art von Überprüfungen weiterhin über UFHR durchführen. |
Beschäftigungsüberprüfung
First Advantage wird versuchen, die Arbeitgeber des Bewerbers innerhalb von drei Tagen dreimal zu kontaktieren, um die Beschäftigungsüberprüfung durchzuführen. Wenn sie den Arbeitgeber nicht erreichen können, schließen sie ihren Versuch ab und die Einstellungsabteilung muss mit dem Kandidaten zusammenarbeiten, um die Beschäftigungsüberprüfung abzuschließen. Die Einstellungsabteilung muss nur eine Beschäftigungsüberprüfung durchführen, um die für die Position erforderliche jahrelange Erfahrung zu erfüllen.
Bildungsüberprüfung
First Advantage überprüft einen Abschluss einer Bildungseinrichtung. First Advantage kann ein Abitur bis zur Promotion bestätigen und die Ausbildung innerhalb oder außerhalb der USA überprüfen. Falls First Advantage die Ausbildung des Mitarbeiters nicht überprüfen kann, muss die Einstellungsabteilung entsprechende Unterlagen einholen (ein Abitur für die High School oder offizielle Zeugnisse für postsekundäre Abschlüsse).
Criminal Background Check
First Advantage führt eine Überprüfung des kriminellen Hintergrunds auf Bezirksebene für alle Standorte durch, an denen der Mitarbeiter möglicherweise gelebt hat. Die gesuchten Standorte basieren auf Adressen, die in der Kredithistorie des Mitarbeiters gefunden und / oder vom Mitarbeiter zum Zeitpunkt der Unterzeichnung der Zustimmung angegeben wurden.
Für weitere Informationen oder Anweisungen zum Absenden einer Bestellung lesen Sie bitte das Hintergrund-Screening mit First Advantage Simulation and instruction Guide.
Wichtiger Hinweis: Alle Bestellungen müssen über die Direct Advantage-Option in First Advantage angefordert werden, nicht über Employment Screening.
Benachrichtigung an Anforderer
Wenn eine Bestellung aufgegeben wird und das Kontrollkästchen „CC: Recruiter in Einladungs-E-Mail“ aktiviert ist, erhält der Anforderer eine E-Mail, wenn die Einladung an den Mitarbeiter gesendet wird. In diesem System ist „Recruiter“ dasselbe wie „Anforderer“.“
Darüber hinaus erhält der Antragsteller eine Benachrichtigung, wenn eine Erinnerungs-E-Mail an den Kandidaten gesendet wird, wenn First Advantage die Bestellung abschließt und wenn die Bestellung als berechtigt eingestuft wird.
Benachrichtigung der Kandidaten
First Advantage sendet die erste Einladungs-E-Mail kurz nach der Bestellung an den Kandidaten. Der Kandidat hat sechs Tage Zeit, um auf die erste Einladungs-E-Mail zu antworten, und First Advantage sendet dem Kandidaten alle 24 Stunden eine Erinnerungs-E-Mail.
Abhängig von der Prüfung und dem Ort der Suche wird First Advantage den Kandidaten per E-Mail kontaktieren, wenn zusätzliche Informationen erforderlich sind. Wenn die erforderlichen zusätzlichen Informationen für eine Suche in den USA erforderlich sind, hat der Kandidat 48 Stunden Zeit, um zu antworten. Wenn die erforderlichen Informationen für eine Suche außerhalb der USA erforderlich sind, hat der Kandidat 72 Stunden Zeit, um zu antworten.
Nach einem Auftrag suchen
Alle Anforderer haben die Möglichkeit, den Status und die Ergebnisse ihrer Aufträge zu überprüfen, und sie können entweder über Director Advantage oder Employment Screening in First Advantage nach ihren Aufträgen suchen. Jede Option bietet unterschiedliche Suchergebnisse.
Direkter Vorteil
Mit dieser Option können Sie nur nach Aufträgen suchen, die vom Anforderer initiiert wurden, die vom Kandidaten nicht abgeschlossen wurden oder die vom ersten Vorteil abgeschlossen wurden.
Employment Screening
Mit dieser Option können Anforderer nach Aufträgen suchen, die sie initiiert haben, und auch nach Aufträgen, die von anderen UF-Anforderern initiiert wurden. Dadurch können Sie jedoch nur nach Aufträgen suchen, die vom Kandidaten abgeschlossen wurden.
Status und Endergebnis
Bei der Suche nach einer Bestellung kann der Anforderer Status für zwei verschiedene Aktionen sehen: Profilstatus und Bestellstatus.
Profilstatus
Der Profilstatus bezeichnet die Antwort des Mitarbeiters auf die Einladungs-E-Mail und das elektronische Einwilligungsformular. Siehe die folgende Statusliste:
| Status | Definition |
| Nicht gestartet | Der Mitarbeiter hat nicht auf die Einladungs-E-Mail geantwortet oder das Formular nicht ausgefüllt. |
| Gestartet | Der Mitarbeiter ist dabei, alle erforderlichen Informationen bereitzustellen und das Einverständnisformular zu unterzeichnen. |
| Abgeschlossen | Das Einwilligungsformular ist vollständig und für First Advantage bereit, um mit der Suche zu beginnen. |
Bestellstatus
Der Bestellstatus spiegelt den Fortschritt der von First Advantage durchgeführten Suche wider. Zu den Status gehören:
| Status | Definition |
| Nicht bestellt | First Advantage hat die Suche nicht begonnen, da der Mitarbeiter das Einverständnisformular nicht ausgefüllt hat. |
| In Bearbeitung | Der erste Vorteil besteht darin, alle angeforderten Suchvorgänge für die Bestellung durchzuführen. |
| Decisional | First Advantage hat die Bestellung abgeschlossen und die Bestellung fällt in eine der folgenden Situationen:
1.) Diskrepanz zwischen den vom Mitarbeiter bereitgestellten Informationen und den Informationen, die First Advantage überprüfen konnte. Dies wird durch das Wort „Gelb“ neben dem bestellten Artikel im Bericht angezeigt. Einstellungsabteilungen müssen die Berichte / Ergebnisse für diese Elemente überprüfen, mit Ausnahme der Überprüfung des kriminellen Hintergrunds. |
| First Advantage hat die Bestellung abgeschlossen und die Bestellung fällt in eine der folgenden Situationen:
1.) Es wurden keine Diskrepanzen zwischen den Angaben des Mitarbeiters und den Angaben festgestellt, die First Advantage überprüfen konnte. Dies wird durch das Wort „Grün“ oder „Grünes O“ neben dem bestellten Artikel im Bericht angezeigt. Die Einstellungsabteilungen müssen den Bericht / die Ergebnisse noch überprüfen, um sicherzustellen, dass die Bildungsüberprüfung und die Erfahrungsüberprüfungen zufriedenstellend sind. |
|
| Nicht teilnahmeberechtigt | Eine Bestellung wird nur in diesem Status aufgegeben, nachdem UFHR die Einstellungsabteilung konsultiert hat. Wenn eine Bestellung in diesem Status aufgegeben wird, werden dem Mitarbeiter die entsprechenden Vorbestellungen und Aktionsbriefe ausgestellt. |
Rücktrittsangebot und Fair Credit Reporting Act
Wenn ein Bericht unbefriedigend zurückkehrt, darf eine Einstellungsabteilung das Angebot nicht ohne vorherige Rücksprache mit UFHR zurücktreten. In Übereinstimmung mit dem Fair Credit Report Act muss UFHR dem Mitarbeiter zwei Briefe ausstellen, bevor er das Angebot widerruft. Dies gibt dem Mitarbeiter die Möglichkeit, seine Rechte auszuüben, um die Informationen unter dem Fair Credit Reporting Act (FCRA) zu bestreiten. Weitere Informationen zum Fair Credit Reporting Act finden Sie hier.