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Aktualisiert am 12. Januar 2021

Sie sind gesetzlich verpflichtet, Lohnsteuern im Namen Ihrer Mitarbeiter einzubehalten, aber es kann schwierig sein, Einbehalte und all diese anderen Lohnabzüge richtig zu machen. Unter den US-Arbeitern geben 82% an, irgendwann einen Fehler in ihrem Gehaltsscheck gefunden zu haben. Und wenn Uncle Sam etwas falsch findet, kann es eine Strafe von 15% oder mehr bedeuten!Während die Mathematik, die Sie tun müssen, um Abzüge und Einbehalte zu berechnen, nicht sehr komplex ist, kann es entmutigend sein, alle beweglichen Teile gerade zu halten. Aus diesem Grund haben wir diesen detaillierten Leitfaden mit allem zusammengestellt, was Sie wissen müssen. Und wenn Sie nach spezifischeren Beispielen für die Berechnung der Gehaltsabrechnung suchen, lesen Sie unseren detaillierten Leitfaden.

Wenn Sie etwas Bestimmtes suchen, können Sie auf eines der folgenden Themen klicken, um voranzukommen:

• Bruttolohn, Nettolohn und zu versteuernder Lohn
• Quellensteuer vs. abzüge
• Obligatorische Lohnabzüge
• Freiwillige Lohnabzüge
• Extra credit! Befreite vs. nicht befreite Mitarbeiter

Bruttolohn vs. Nettolohn

Abzüge und Quellensteuer machen die Differenz zwischen Bruttolohn und Nettolohn aus. Der Bruttolohn ist der Gesamtbetrag, den Ihr Mitarbeiter aus seinem Gehalt oder Stundenlohn zuzüglich Boni, Provisionen und anderen Formen der Entschädigung verdient. Wenn Sie beispielsweise zweimal im Monat Mitarbeiter bezahlen, verdient ein Angestellter, der 48.000 US-Dollar pro Jahr verdient, in jeder Zahlungsperiode 2.000 US-Dollar Bruttolohn. Bei diesem Bruttolohn beginnen die meisten Berechnungen für die „quellensteuerpflichtigen Löhne“ des IRS für Gehaltsschecks der Mitarbeiter.Einige Lohnabzüge sind obligatorische Lohnsteuern; andere Abzüge sind freiwillig, was bedeutet, dass Ihr Mitarbeiter die Möglichkeit hat, sie nicht zu zahlen. Viele freiwillige Abzüge wie Krankenversicherung oder 401 (k) Beiträge sind Vorsteuerabzüge, die den zu versteuernden Bruttolohn eines Mitarbeiters reduzieren. Sobald Einbehalte und Abzüge vorgenommen wurden, zahlen Sie den verbleibenden Nettolohn an Ihre Mitarbeiter.

Einbehaltung vs. Abzüge

Einbehalte und Abzüge werden in Ihren Gehaltsabrechnungen häufig als Synonyme behandelt. Technisch gesehen bezieht sich der Begriff Quellensteuer jedoch speziell auf Bundes- oder Landessteuern, die Sie von den Gehaltsschecks Ihrer Mitarbeiter abheben und an die Regierung senden. Alle Einbehalte sind obligatorisch.

Abzüge sind in der Regel freiwillig und beinhalten Opt-in-Altersvorsorge, Krankenversicherung oder Spenden. Es gibt auch einige unfreiwillige Abzüge, wie wenn Löhne garniert werden, um Steuern oder Kindergeld zurückzuzahlen. Einige Abzüge sind vor Steuern, was bedeutet, dass sie Ihre Bruttolöhne für Steuerberechnungen reduzieren. Andere werden genommen, nachdem Steuern einbehalten wurden. Machen Sie sich keine Sorgen, wenn dies verwirrend ist — wir werden uns die spezifischen Abzüge unten genauer ansehen.

Einbehalte und Abzüge haben zwei entscheidende Elemente gemeinsam: Den richtigen Betrag für jeden Mitarbeiter herausnehmen und diese Gelder dann an die richtige Steuerbehörde oder den richtigen Dienstleister senden.

Obligatorische Gehaltsabrechnung

Bundeseinkommensteuer

Es liegt in Ihrer Verantwortung als Unternehmer, die Bundeseinkommensteuer für Ihre Mitarbeiter einzubehalten und zu zahlen. Denken Sie zunächst daran, dass die Einkommensteuer von zwei Faktoren abhängt: 1) dem Bruttolohn oder den Löhnen, die Sie einem Mitarbeiter zahlen, und 2) den Quellensteuerinformationen, die die Mitarbeiter auf ihrem W-4-Formular angegeben haben. Sie kennen bereits ihren Lohnsatz. In ihrem W-4-Formular erfahren Sie, ob Sie Steuern zum verheirateten oder einzelnen Satz einbehalten müssen, wie viele Angehörige sie beansprucht haben und welche zusätzlichen Beträge der Mitarbeiter von diesen Einnahmen einbehalten möchte.

Staatliche und lokale Einkommensteuer

Genau wie die Bundeseinkommensteuer verwenden Sie den Bruttolohn als Grundlage für die Höhe der einzubehaltenden staatlichen und lokalen Einkommensteuer. Jeder Staat legt diese Sätze individuell fest (einige Staaten haben überhaupt keine Einkommensteuer), daher müssen Sie sich mit den Regeln vertraut machen, die für Ihren Standort und Ihre Mitarbeiter gelten. Sie sollten auch sicherstellen, dass Sie über die neuesten Lohnsteuersätze auf dem Laufenden sind.

FICA

FICA, das Bundesversicherungsbeitragsgesetz, verlangt von Arbeitgebern, Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern von den Löhnen der Arbeitnehmer einzubehalten. Sie müssen nicht nur einen Prozentsatz des zu versteuernden Bruttolohns des Arbeitnehmers einbehalten, sondern diesen Beitrag auch bis zur maximalen Lohngrundgrenze anpassen. Diese Prozentsätze ändern sich, Stellen Sie also immer sicher, dass Sie den richtigen Betrag für das Steuerjahr einbehalten und abgleichen. Für 2021 sinkt der FICA-Satz für Arbeitgeber auf 6.2% für soziale Sicherheit und 1.45% für Medicare oder 7,65% insgesamt für jeden. Lesen Sie mehr darüber, wie FICA und Quellensteuer im Detail hier.

Staatliche Arbeitslosenversicherung (SUI)

Jeder Staat legt seine eigene Arbeitslosenversicherungsrate fest, so dass es in den USA keinen Standard gibt. Die wichtige Sache zu erinnern, wenn SUI Berechnung ist, dass Sie diese Steuern zahlen müssen, basierend auf, wo Ihr Mitarbeiter lebt, nicht, wo Sie Ihr Unternehmen betreiben. Wenn Sie ein Team von Remote-Mitarbeitern haben, kann dies etwas kompliziert werden, aber die meisten Staaten verfügen über Online-Ressourcen, die Ihnen helfen, sich zurechtzufinden.

Staatliche Invalidenversicherung

Derzeit haben fünf Staaten eine Form der staatlichen Invalidenversicherung, die von den Gehaltsschecks der Mitarbeiter einbehalten wird: Kalifornien, Hawaii, New Jersey, New York und Rhode Island. Jeder hat unterschiedliche Anforderungen an die Quellensteuersätze sowie an die Definition von Löhnen und mehr.

Federal Unemployment Tax (FUTA)

Diese Steuer finanziert Arbeitslosengeld für Arbeitnehmer, die ihren Arbeitsplatz verlieren. Als Arbeitgeber müssen Sie 6% des Lohns berechnen, den jeder Arbeitnehmer verdient, um festzustellen, wie viel Sie an Bundesarbeitslosensteuern schulden. FUTA wird jedoch nicht vom Lohn des Mitarbeiters einbehalten, also machen Sie diesen Fehler nicht.Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, Arbeitslosensteuern zu zahlen, bis ein Arbeitnehmer $ 7.000 in steuerpflichtigen Löhnen für das Kalenderjahr erreicht. Danach ist Ihre Haftung für das Jahr für sie erfüllt. Bundesarbeitslosensteuern werden vierteljährlich gezahlt. Nicht sicher, ob Sie FUTA bezahlen müssen? Werfen Sie einen detaillierten Blick auf Bundesarbeitslosensteuern.

Obligatorische Lohnsteuern hinterlegen

Nachdem Sie die Gehaltsabrechnung abgeschlossen haben, müssen Sie die Bundeseinkommensteuern, Sozialversicherungs- und Medicare-Gelder hinterlegen, die Sie beim IRS einbehalten haben. Es gibt zwei Einzahlungszeitpläne – halbwöchentlich oder monatlich – für diese Zahlungen. Erfahren Sie mehr über den richtigen Zeitplan für Ihr Unternehmen in der IRS-Publikation 15-T. Denken Sie daran, Ihren vierteljährlichen Bericht auf Formular 941 oder jährlich auf Formular 944 einzureichen, in dem die von Ihnen gezahlten Löhne, die Trinkgelder, die Ihre Mitarbeiter Ihnen gemeldet haben, und Ihre Beschäftigungssteuern angegeben sind. Sie müssen auch die staatlichen Steuervorschriften einhalten.

Freiwillige Lohnabzüge

Beiträge zur Altersvorsorge

Als Arbeitgeber haben Sie einige Optionen für Altersvorsorgepläne für Mitarbeiter kleiner Unternehmen: SEP-IRA, SIMPLE-IRA oder ein traditionelles 401k. Die meisten Rentenbeiträge sind vor Steuern und werden häufig vom Arbeitgeber bis zu einem bestimmten Prozentsatz angepasst. Für 2021 können Mitarbeiter bis zu $ 19,500 zu einem 401k-Plan beitragen. Arbeitnehmer über 50 Jahre können einen zusätzlichen Aufholbeitrag von 7.000 US-Dollar hinzufügen, um sie auf 26.000 US-Dollar pro Jahr zu bringen.

Gesundheitliche Vorteile

Kleine Unternehmen mit weniger als 50 vollzeitäquivalenten Mitarbeitern sind nicht verpflichtet, ihren Mitarbeitern gesundheitliche Vorteile zu bieten, aber es ist der wichtigste Vorteil, den Mitarbeiter suchen. In den meisten Fällen erfolgt die Erhebung der Kosten für Gesundheitsleistungen als Lohnabzug vor Steuern. Denken Sie daran, dass Gesundheitsplan Lohnabzüge einschließlich Zahlungen für flexible Ausgabenkonten oder Gesundheitssparkonten als Dollarbetrag und nicht als Prozentsatz oder Lohn des Mitarbeiters eingerichtet werden sollten.

Lebensversicherung oder Invaliditätsversicherung

Viele Arbeitgeber bieten Gruppenlebensversicherungsprogramme sowie kurz- und langfristige Invaliditätsversicherung an, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter auch dann noch einen Teil ihres Gehalts erhalten, wenn sie behindert werden. Wie Gesundheitspläne werden diese Programme häufig von einer großen Versicherungsgesellschaft verwaltet, die Registrierungen für Sie abwickeln kann. Sie müssen sicherstellen, dass die richtigen Abzüge für jeden Mitarbeiter vorgenommen und bezahlt werden, der sich für das Programm entscheidet.

Parken oder Pendeln

Mit den Pendlerleistungen können Sie die Kosten für Park- oder Transitgebühren für Ihre Mitarbeiter vor Steuern abziehen. Bitte beachten Sie, dass diese Mittel nicht zum Ausgleich der Kosten für fahrradbezogene Ausgaben, Kraftstoff oder Kfz-Versicherungen verwendet werden können. Ab 2021 beträgt das IRS-Limit für Transport- oder Parkkosten 270 USD pro Mitarbeiter und Monat, und Beiträge sind für den Arbeitgeber nicht mehr steuerlich absetzbar.

Gesundheit & Wellness

Diese Programme können dazu beitragen, das Wohlbefinden am Arbeitsplatz zu fördern, und beinhalten häufig Lohnabzüge für ermäßigte Mitgliedschaften im Fitnessstudio, Programme zur Gewichtsreduktion, Raucherentwöhnungsprogramme und Vorsorgeuntersuchungen. Sie können auch Auszahlungen für das Erreichen bestimmter Ziele haben. Leistungen können steuerfrei sein, Erstattungen und Belohnungen für Mitarbeiter jedoch nicht. Subventionen für Fitness-Studio-Mitgliedschaftskosten können von den Arbeitgebern als Betriebsausgaben für das Steuerjahr, in dem sie bezahlt wurden, abgezogen werden.

Uniformen

Wenn Ihr Unternehmen Uniformen benötigt und den Mitarbeitern diese in Rechnung stellt, denken Sie daran, dass Lohnabzüge zur Deckung der Kosten den Stundensatz eines Arbeitnehmers nicht unter den Mindestlohn von 7,25 USD pro Stunde senken oder seine Überstundenvergütung nach dem Fair Labor Standards Act beeinträchtigen können. Sie dürfen den Abzug jedoch über einen bestimmten Zeitraum anteilig vornehmen, solange der Stundensatz nicht reduziert wird.

Gewerkschaftsbeiträge

Gewerkschaftsbeiträge werden in der Regel als vorgegebener Prozentsatz des Bruttolohns des Arbeitnehmers berechnet und regelmäßig an Ihre örtliche Gewerkschaft gezahlt. Das Urteil des Obersten Gerichtshofs von 2018 Janus v. American Federation of State, County, and Municipal Employees (AFSCME) änderte die Regeln für die Erhebung von Gebühren von nicht gewerkschaftlich organisierten Mitarbeitern, die in Gewerkschaftsgeschäften arbeiten. Jetzt müssen sich nicht gewerkschaftlich organisierte Mitarbeiter aktiv dafür entscheiden, dass diese Gebühren erhoben werden. Die meisten Gewerkschaften haben auch spezifische Anforderungen an Lohnskalen und Gehaltsabrechnung, Nehmen Sie sich also die Zeit, die Regeln und Vorschriften mit Ihrem Gewerkschaftspartner zu überprüfen. Gewerkschaftsbeiträge gelten nicht als Vorsteuerabzüge.

529 Education Savings plans

Fast alle Staaten haben jetzt irgendeine Form von steuerbegünstigten 529 Education Savings Plan, der eine bequeme Möglichkeit für die Mitarbeiter bietet, um zu sparen. Einige staatliche Pläne haben Mindestbeitragsanforderungen zusammen mit anderen 529-Planregeln. Die meisten werden von großen Investmentgesellschaften verwaltet, aber jeder Staat hat eine nützliche Website voller Informationen über 529 Lohnabzüge.

Workplace giving or charitable contributions

Mit Automatic giving können Mitarbeiter ihre bevorzugte Sache unterstützen, indem sie das ganze Jahr über einen vorgewählten Betrag von ihrem Gehaltsscheck abziehen lassen. Denken Sie daran, ein schriftliches oder elektronisches Opt-In für diese Art von Abzug zu erhalten und mit einem seriösen Partner wie United Way zusammenzuarbeiten.

Lohnpfändung

Während die Arbeitnehmer den Anordnungen zur Pfändung ihres Lohns nicht zustimmen müssen, gelten sie dennoch als freiwillig, da sie nicht Teil der obligatorischen staatlichen Steuerabzüge sind. Ein Gericht kann verlangen, dass ein Arbeitgeber Löhne wegen Nichtzahlung von Schulden oder Kindergeld oder aus anderen Gründen zahlt. In der Regel enthält eine Pfändungsanordnung Anweisungen, wie Sie diese Zahlungen senden müssen.

Zusätzliches Guthaben! Befreite vs. nicht befreite Mitarbeiter

Das Fair Labor Standards Act hat den aktuellen Mindestlohn, die Überstundenregeln und andere Arbeitsstandards festgelegt, mit denen Sie vertraut sein müssen, um die Gehaltsabrechnung richtig zu gestalten. Es wurden auch Mitarbeiterkategorien definiert, die sich hauptsächlich auf den Schutz vor Überstunden beziehen.

• „Nicht befreite“ Mitarbeiter können Überstunden in Höhe des 1,5-fachen ihres regulären Stundensatzes verdienen und müssen mindestens den bundesstaatlichen Mindestlohn von 7,25 USD pro Stunde erhalten.
• „Befreite“ Mitarbeiter (diejenigen, die von Überstunden befreit sind) müssen angestellt sein, mindestens 455 US-Dollar pro Woche verdienen und Jobfunktionen wie exekutive, administrative oder berufliche Aufgaben wahrnehmen.

Das Verständnis dieser Unterscheidung ist für Ihre Gehaltsabrechnung (und letztendlich für Ihre Abzüge) von wesentlicher Bedeutung, da Sie die Überstundenvergütung als Teil des Bruttolohns für nicht befreite Mitarbeiter berechnen müssen. Ganz zu schweigen davon, dass Verstöße teuer sein können; Arbeitgeber, die gegen die FLSA-Mindestlohn- oder Überstundenvergütungsgesetze verstoßen, können sowohl für den Lohnausfall als auch für Schäden haftbar gemacht werden. Die Regierung bietet diesen praktischen Leitfaden an, um sicherzustellen, dass Sie konform sind. Denken Sie daran, Ihre staatlichen Überstundenanforderungen auch hier zu überprüfen.

Wie funktioniert dieser Faktor in Lohnabzüge? Unter bestimmten Umständen können Arbeitgeber Lohn abziehen, wenn befreite Angestellte Arbeit vermissen.

Das ist (endlich) alles, Leute!

Lohnabzüge machen vielleicht nicht immer Spaß, aber sie richtig zu machen, ist ein wichtiger Teil, um Ihr Unternehmen erfolgreich zu führen. Wir hoffen, dass dieser Leitfaden für Sie hilfreich war, wenn Sie Ihren nächsten Gehaltsabrechnungslauf planen und das Team aufbauen, mit dem Sie alle Ihre Ziele erreichen können.