Helfen oder behindern Ihre Geschäftsrichtlinien und -verfahren das Wachstum Ihres Unternehmens?
Nur sehr wenige Menschen können tatsächlich sagen, dass sie Regeln „mögen“ (oder zumindest nicht zugeben), aber einige Arten von „Regeln“ sind zumindest in bestimmten Situationen eine Notwendigkeit. Wenn es um die Funktionalität Ihres Unternehmens und Ihren Wachstumsplan geht, werden die Regeln, die Ihr Unternehmen regeln, als Richtlinien und Verfahren bezeichnet.
Der Begriff „Richtlinien und Verfahren“ wird heutzutage ziemlich locker verwendet. Sie werden den Begriff auf praktisch jeder Website sehen und er existiert in irgendeiner Form in den meisten Unternehmen. Haben Sie spezifische Richtlinien und Verfahren in Ihrer Organisation? Wenn Sie dies tun, ist es möglicherweise an der Zeit, den Umgang mit dieser wichtigen Komponente Ihres Unternehmens zu überdenken. Wenn nicht … schauen wir uns genauer an, wie Sie Richtlinien und Verfahren auf die effektivste Weise implementieren, um das Wachstum Ihres Unternehmens zu unterstützen.
Wenn sie richtig geschrieben und präsentiert werden, können die Richtlinien und Verfahren Ihres Unternehmens eine 
eindeutige strategische Verbindung zwischen der Vision des Unternehmens und seinen täglichen Aktivitäten sein. Warum ist Ihnen das wichtig?
Policies vs Procedures – Was ist der Unterschied zwischen ihnen?
In sehr einfachen Worten ausgedrückt, liefern die Richtlinien Ihres Unternehmens seine Vision und Ziele, konzentrieren sich mehr auf die Richtung und spiegeln direkt seine Kultur wider. Prozeduren hingegen sind ein spezifisches System von Aktionen, die es Ihrem Team ermöglichen, diese Richtlinien effektiv umzusetzen und damit diese Ziele zu erreichen. Man könnte sagen, dass Richtlinien ein Bild Ihres Ziels sind, während Ihre Verfahren die Straßenkarte sind, um dorthin zu gelangen.
Hier sind einige spezifische Richtlinien zur Unterscheidung zwischen Richtlinien und Verfahren:
Richtlinien:
- Sind allgemeiner Natur
- Unternehmensregeln identifizieren
- Erklären, warum sie existieren
- Sagt, wann die Regel gilt
- Beschreibt, wen sie abdeckt
- Zeigt, wie die Regel durchgesetzt wird
- Beschreibt die Konsequenzen
- Werden normalerweise in einfachen Sätzen beschrieben & Absätze
Verfahren:
- Spezifische Aktionen identifizieren
- Erklären, wann Maßnahmen zu ergreifen sind
- Beschreibt Alternativen
- Zeigt Notfallverfahren
- Warnung einschließen & Vorsichtsmaßnahmen
- Gibt Beispiele
- Zeigt, wie Formulare ausgefüllt werden
- Werden normalerweise in einem Gliederungsformat geschrieben
&P Herausforderung
Eine der Herausforderungen, vor denen Sie bei der Entwicklung Ihrer Richtlinien und Verfahren stehen, ist Spezifität gegenüber Flexibilität. Natürlich möchten Sie, dass Ihre Richtlinien und Verfahren spezifisch, verständlich und ausführbar sind, aber es ist auch wichtig, ein Element der Flexibilität in Ihre Prozesse einzubringen, damit Sie nicht das Risiko eingehen, zu „steif“ zu sein, was zu einem Motivationsverlust führen kann. Zum Beispiel macht es wenig Sinn, eine Führungskultur, eine Eigentümermentalität und Rechenschaftspflicht zu pflegen, aber dann jedes Verfahren Meetings oder Genehmigungen für die Genehmigung eines Schlüsselprozesses erfordern zu lassen. Bestimmte Verfahren müssen genau sein, aber andere eignen sich gut für ein wenig Regelbiegung. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Richtlinien und Verfahren schreiben, damit Sie das ideale Gleichgewicht zwischen Genauigkeit und Flexibilität schaffen.
Woher wissen Sie, wann Ihre Richtlinien und Verfahren nicht wirksam sind?
Es kann einige verräterische Anzeichen dafür geben, dass Ihre aktuellen P&Ps nicht den aktuellen Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen. Möglicherweise bemerken Sie eine Verschlechterung der Moral oder der Effektivität Ihrer Systeme. Halten Sie die Augen offen für Beispiele der folgenden:
- Eine steigende Anzahl von Unfällen oder Fehlern, höhere Ausfallraten oder Kostenüberschreitungen
- Eine ungewöhnliche Anzahl von Fragen zu typischen Betriebsabläufen oder ein Gefühl der Verwirrung innerhalb der Abteilungen
- Eine spürbare Inkonsistenz in der Arbeitsleistung der Mitarbeiter
- Eine Zunahme des Stresslevels in Ihren Teams
- Inkonsistenter Überprüfungsprozess und Zunahme des Mitarbeiterumsatzes
- Eine hohe Anzahl von Diskrepanzen in der Leistungsverwaltung, Ausnahmen oder Bevorzugung
Wenn Sie eines dieser Anzeichen bemerken, ist es möglicherweise an der Zeit, das Ihres Unternehmens neu zu bewerten richtlinien und Verfahren.Auch wenn es so aussieht, als ob alles gut läuft und es „business as usual“ ist, sollten Sie die Richtlinien und Verfahren Ihres Unternehmens jährlich oder sogar halbjährlich überprüfen, um sicherzustellen, dass sie Ihrer aktuellen Vision der Unternehmenskultur entsprechen. Dies kann Teil der strategischen Planungssitzungen Ihres Unternehmens sein, während Sie sich zu neuen Zielen und Visionen für Ihre Zukunft entwickeln.